Bevor du mit der Konfiguration der E-Rechnungsfunktion in HiOrg-Server beginnst, möchten wir dir eine kurze Einführung geben. So verstehst du besser, was die neue Funktion beinhaltet und wie du sie optimal einrichtest.

Wenn während der Einrichtung oder Nutzung Fragen auftauchen, steht dir unser Support-Team gerne zur Seite. Du erreichst uns per E-Mail unter support@hiorg-server.de oder telefonisch.

👉 Tipp: Zu jedem Bereich führt dich unser Kollege Marco in einem Erklärvideo Schritt für Schritt durch die Konfiguration.

Du kannst auch direkt zu diesen Themen springen:

Erste Schritte

🎥 Video Ersteinrichtung

1. Zugang zu den Systemeinstellungen

Logge dich in deinen HiOrg-Server ein und navigiere zu:
System → Einstellungen → Rechnungen / Anforderungsformular

In diesem Bereich kannst du alle relevanten Angaben für die E-Rechnungsstellung hinterlegen.

2. Kontaktperson für Rechnungswesen eintragen

Für Rückfragen zur Rechnung ist die Angabe einer verantwortlichen Person verpflichtend. Bitte trage im entsprechenden Feld folgende Daten ein:

• Name
• Funktion / Abteilung (optional)
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

Diese Angaben werden für eventuelle Rückfragen mit der E-Rechnung übermittelt.

3. Bankverbindung hinterlegen

Auch die Bankverbindung der Organisation muss für die E-Rechnung vollständig hinterlegt werden. Gib hier bitte ein:

• Kontoinhaber
• Kreditinstitut
• IBAN
• BIC

💡 Hinweis: Diese Daten erscheinen sowohl auf klassischen PDF-Rechnungen als auch in E-Rechnungen und sind wichtig für den Rechnungsprozess.

4. Steuernummer / Umsatzsteuer-ID eintragen

Je nach Organisationsform und Besteuerung musst du entweder eine Steuernummer und/oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) hinterlegen.

Nur mit diesen Angaben können gültige E-Rechnungen erzeugt werden.

5. Steuersätze anlegen und verwalten

Ein Standardsteuersatz wurde bereits aus der alten Konfiguration übernommen. Bitte prüfe, ob dieser korrekt ist, und ergänze bei Bedarf weitere Steuersätze. Denk daran:

• Du kannst mehrere Steuersätze anlegen (z. B. 7 %, 19 %, 0 %).
• Für umsatzsteuerbefreite Leistungen muss ein Befreiungsgrund hinterlegt werden (z. B. “§4 Nr. 21 UStG – Bildungsleistungen”).

✅ Aktiviere nur die Steuersätze, die aktuell relevant sind.

6. Steuersätze bei Materialanforderungen prüfen

Öffne die Liste der anforderbaren Materialien und überprüfe die zugewiesenen Steuersätze. Falls notwendig, passe diese entsprechend an. Dies gilt auch für Dienstleistungen wie Personalabrechnungen.

7. Kurstypen prüfen und anpassen (nur HiOrg-Server Kurse)

Wenn du im HiOrg-Server Kurse verwaltest, überprüfe auch dort die Steuersätze:

• Teilnahmegebühren: z. B. 19 % oder 16 % je nach Region und Art des Angebots
• Zusatzleistungen: z. B. Sehtest, Passbilder, Verpflegung etc.

Die Steuersätze können direkt in den Einstellungen des jeweiligen Kurstyps hinterlegt werden.

💡 Allgemeine Tipps zur Rechnungsstellung

• Trage Kundendaten (inkl. Leitweg-ID, Ansprechpartner etc.) möglichst frühzeitig im Kundenverzeichnis ein – so werden sie automatisch in der Rechnung übernommen.
• Nutze unser Support-Angebot bei Fragen rund um die E-Rechnungsfunktion:

💬 Forum Austausch mit anderen Nutzenden
📧 E-Mail: support@hiorg-server.de
📞 Telefon: 06894-894905-0

Bonus-Tipp:

Nutze nach der Einrichtung gerne den offiziellen Validator, um eine Testrechnung zu prüfen:
👉 https://erechnungsvalidator.service-bw.de/

E-Rechnung zu Diensten

🎥 Video Dienstrechnung

Nachdem du die Grundkonfiguration abgeschlossen und alle erforderlichen Daten im System hinterlegt hast, zeigen wir dir im Folgenden, wie du die E-Rechnungsfunktion für Dienstabrechnungen nutzen kannst.

1. Steuersätze für Einsatzkräfte und Zusatzmaterial festlegen

Lege die passenden Steuersätze für Einsatzkräfte sowie zusätzliches Material im HiOrg-Server fest. Diese werden später beim Erstellen der Dienstrechnung herangezogen.

ℹ️ Hinweis: In der externen Dienstanforderung werden die Steuersätze nicht angezeigt.

2. Dienst abrechnen

Stelle sicher, dass im Dienst alle notwendigen Angaben vollständig sind – insbesondere die Helferstunden. Sobald der Dienst abgeschlossen ist, wechsle zu:

Rechnungen → Dienst abrechnen

Stehen alle benötigten Informationen zur Verfügung, so werden dir hier die abgeschlossenen Dienste zur Abrechnung vorgeschlagen.

3. Rechnungsdetails prüfen und anpassen

Beim Schreiben der Rechnung kannst du alle vom System vorgeschlagenen Informationen prüfen – z. B.:

• Leitweg-ID
• Lieferantennummer
• Rechnungsformat (PDF, ZUGFeRD, XRechnung)

Falls nötig, kannst du die Angaben manuell anpassen.

💡 Tipp: Du kannst viele dieser Informationen bereits im Vorfeld in der Liste aller Veranstalter hinterlegen – so werden sie bei der Abrechnung automatisch vorausgefüllt.

4. Mengeneinheit & Steuersatz festlegen

Lege für jede Position die passende Mengeneinheit (z. B. Stunde) sowie den korrekten Steuersatz fest. Optional kannst du:

• Zuschläge oder Rabatte hinzufügen
• eine Zahlungsmethode auswählen (z. B. Überweisung, Lastschrift)
• ein Fälligkeitsdatum definieren

💡 Den zu verwendenden Steuersatz und die bevorzugte Zahlungsart erhältst du ggf. von der Buchhaltung deiner Organisation.

5. Rechnung speichern

Sobald alle Angaben vollständig und korrekt sind, kannst du die Rechnung speichern. Im Anschluss öffnet sich die fertige Rechnung in einem neuen Fenster. Dort kannst du:

• sie herunterladen
• direkt verschicken
• oder ausdrucken

ℹ️ Hinweis: Wenn du eine Rechnung löschst, wird der zugehörige Dienst wieder zur Abrechnung freigegeben.

6. E-Rechnung versenden

Klicke auf die Rechnungsnummer, um eine erstellte Rechnung zu öffnen. In diesem Dialog kannst du:

• das Rechnungsformat für den Versand auswählen
• den Versandstatus einsehen (offen / versendet)
• die Rechnung nochmals herunterladen

💡Zusatzinfo: Freie Rechnungen erstellen

🎥 Video Freie Rechnung

Zusätzlich zur Abrechnung konkreter Dienste kannst du auch freie Rechnungen erstellen – etwa für individuelle Leistungen ohne zugeordneten Dienst.

1. Stelle sicher, dass unter Einstellungen → Funktionen aktivieren die Rechnungsstellung für Dienste aktiviert ist.
2. Gehe zu Rechnungen → Freie Rechnung erstellen.

3. Trage einen Empfänger manuell ein (da kein Dienstbezug besteht).

4. Folge den bekannten Schritten zur Erstellung und dem Versand einer Rechnung.

Kurse abrechnen

🎥 Video Kursrechnung

Auch für die Kursabrechnung kannst du die E-Rechnung im HiOrg-Server nutzen. Im Folgenden zeigen wir dir die wichtigsten Schritte:

1. Steuersätze für Kurstypen eintragen

Hinterlege für jeden Kurstyp die gültigen Steuersätze – sowohl für:

• Teilnahmegebühren
• Zusatzleistungen (z. B. Sehtest, Passbilder)

ℹ️ Diese Angaben werden u. a. in der externen Teilnehmeranmeldung sowie auf der Teilnehmerliste angezeigt.

2. Steuersatz bei einzelnen Teilnehmern anpassen (optional)

Falls ein Teilnehmer eine abweichende Besteuerung benötigt (z. B. wegen Sonderkonditionen), kannst du den Steuersatz manuell ändern:

1. Wähle den Teilnehmer (z. B. Martin Muster)
2. Klicke auf das Stiftsymbol
3. Ändere den Steuersatz

Die verfügbaren Steuersätze basieren auf den Grundeinstellungen deines HiOrg-Servers.

3. Kurs abrechnen

Stelle sicher, dass alle Kursdaten vollständig sind – insbesondere:

• Teilnehmer- und Firmendaten
• Leistungsumfang

Wechsle dann zu:

Rechnungen → Kurs abrechnen

Das System schlägt dir automatisch abrechenbare Kurse vor. Falls Daten fehlen, erhältst du einen entsprechenden Hinweis.

4. Rechnungsdetails prüfen und anpassen

Prüfe im nächsten Schritt die Empfängerdaten, z. B.:

• Lieferantennummer
• Leitweg-ID
• Bestellreferenz

Wähle anschließend das gewünschte Rechnungsformat aus.

💡 Tipp: Die Empfängerdaten kannst du vorab im Kundenverzeichnis hinterlegen, damit sie automatisch vorausgefüllt werden.

5. Mengeneinheit & Steuersatz festlegen

Wähle für die Rechnungsposten:

• eine geeignete Mengeneinheit (z. B. Dienstleistung)
• den passenden Steuersatz

Du kannst auch Rabatte oder Abschläge einfügen und eine bevorzugte Zahlungsmethode sowie ein Fälligkeitsdatumangeben.

6. Rechnung speichern

Nach dem Speichern öffnet sich die fertige Rechnung, die du wie gewohnt:

• herunterladen
• verschicken
• oder ausdrucken kannst

ℹ️ Hinweis: Gelöschte Rechnungen machen den zugehörigen Kurs erneut zur Abrechnung verfügbar.

7. E-Rechnung versenden

Öffne eine gespeicherte Rechnung über einen Klick auf die Rechnungsnummer. Anschließend kannst du:

• das Rechnungsformat auswählen (PDF, ZUGFeRD, XRechnung)
• den Versandstatus einsehen
• die Rechnung erneut herunterladen

Mahnungen

🎥 Video Mahnungen erstellen

Neben der Rechnungsstellung kannst du im HiOrg-Server auch Mahnungen erstellen und verwalten. In den folgenden Schritten zeigen wir dir, wie du Mahnungen erzeugst und versendest.

1. Grundeinstellungen für Mahnungen festlegen

Die Einstellungen zur Mahnungsfunktion findest du unter:
System → Einstellungen → Rechnungen / Anforderungsformular → Mahnungen

Hier legst du grundlegende Optionen fest, z. B.:

• Textbausteine für Mahnschreiben
• Standard-Mahngebühren
• Zeitabstände zwischen den Mahnstufen

2. Mahnungen erzeugen

Nach dem Speichern deiner Einstellungen steht dir unter:
Rechnungen → Mahnungen
eine Übersicht aller überfälligen Rechnungen zur Verfügung.

Dort kannst du:

• Neue Mahnungen erstellen
• Offene Mahnungen verwalten
• Den Zahlungsstatus einsehen

3. Mahnung erstellen

Wähle eine überfällige Rechnung aus und klicke auf “Mahnung erstellen”. In diesem Schritt kannst du:

• Den Mahntext individuell anpassen
• Eine Mahngebühr hinzufügen
• Einen optionalen Hinweis im Feld „Text zur Mahngebühr“ einfügen

💡 Tipp: Falls kein Standardtext hinterlegt ist, kannst du das Feld frei verwenden.

4. Versand der Mahnung

Die erstellte Mahnung findest du wieder im Bereich Rechnungen → Mahnungen. Über einen Klick auf „1. Mahnung“ (oder entsprechende Folgestufen) kannst du:

• Die Mahnung öffnen
• Herunterladen, ausdrucken oder als PDF per E-Mail versenden

ℹ️ Hinweis: Mahnungen werden weiterhin nicht als E-Rechnung, sondern als klassisches PDF-Dokument erzeugt, da der E-Rechnungsstandard Mahnungen nicht abdeckt.

Standardvorlagen & neue Variablen

🎥 Video Standardvorlagen

Für die Einführung der E-Rechnung & der erweiterten Möglichkeitenn bei den Steuersätzen wurden die Standardvorlagen angepasst und erweitert. 

Daneben stehen euch nun auch viele neue Variablen zur Verfügung (alte Rechnungen bleiben aber weiterhin lesbar). Solltest du eigene Vorlagen in deinem HiOrg-Server nutzen, bitten wir dich zu prüfen, ob diese nach wie vor korrekt ausgegeben werden. Alternativ kannst du unsere Standardvorlage zur E-Rechnung nutzen.

1. Neue Standardvorlagen für Rechnungen und Mahnungen

Du findest die überarbeiteten Vorlagen unter:
System → Einstellungen → Formulare

Hier kannst du unterscheiden zwischen:

• Rechnung – Dienst
• Rechnung – Kursteilnahme (nur HiOrg-Server KURSE – für Privatpersonen, Arbeitgeber, BG)
• Mahnungen

💡 Du kannst eigene Vorlagen weiterhin verwenden – prüfe aber, ob sie mit den neuen Variablen korrekt funktionieren. Alternativ kannst du auch die aktualisierten Standardvorlagen als Grundlage übernehmen.

2. Neue Variablen für Rechnungen und Mahnungen

Mit den neuen Formular- bzw. Rechnungsvorlagen stehen dir auch zahlreiche zusätzliche Variablen zur Verfügung – etwa für:

• Strukturierte Rechnungsposten
• Zahlungsinformationen
• Steuerinformationen
• Mahngebühren

Eine vollständige Liste aller verfügbaren Variablen findest du am Ende der Bearbeitungsseite einer Vorlage im HiOrg-Server.

🔔 Wichtig bei Mahnungen:
Mahngebühren werden nicht mehr über [[zeilen_intab*]] ausgegeben, sondern über eine neue Variable:
[[mahnung_liste]]
So wird:

• die ursprüngliche Rechnung wie bisher dargestellt (inkl. mehrerer Steuersätze)
• und die Mahngebühr separat und korrekt steuerlich ausgewiesen