Wer ehrenamtlich in einer Hilfsorganisation engagiert ist, weiß: Retten, helfen, versorgen – das geht nur im Team. Und dazu braucht es motivierte Unterstützer.

Genau da setzt der Helf-O-Mat an. Dabei handelt es sich um ein Online-Tool auf helfenkannjeder.de, das Menschen anhand ihrer Interessen und Möglichkeiten passende Ehrenamtsoptionen vorschlägt.
Ob Feuerwehr, DLRG oder Hilfsorganisationen im Sanitätsbereich… der Helf-O-Mat bringt neue Helfer:innen mit erfahrenen Teams zusammen.

Damit der Helf-O-Mat auch weiterhin viele Menschen für das Ehrenamt begeistert, braucht es Menschen, die sich im Hintergrund einbringen. Wir glauben an die Idee der Plattform und deshalb unterstützen wir sie mit dem, was wir am besten können: wir kümmern uns (gemeinsam mit unseren Kollegen von Ayedo) darum, den helf-o-mat stabil und zuverlässig auf redundanter Infrastruktur zu betreiben.

Jetzt ist der Moment, an dem noch mehr Engagement gebraucht wird, und zwar aus der Community selbst.
Gesucht werden Ehrenamtliche mit IT-Know-how, die Lust haben, ihre Fähigkeiten in Frontend, Backend oder UX einzubringen.
Ziel ist es, den Helf-O-Mat funktional und visuell fit für die Zukunft zu machen.

🧑‍💻 Wenn du also im Einsatz die Ärmel hochkrempelst und im Alltag mit Code, Design oder DevOps arbeitest, dann ist dies deine Chance, beides zu verbinden.
Das GitHub-Repo des Projekts liegt hier bei: github.com/HelfenKannJeder/helf-o-mat

👉 Wer Interesse hat, kann sich für weitere Infos direkt an das Team von HelfenKannJeder e.V. wenden: info@helfenkannjeder.de

Am Dienstag, den 15. Juli 2025, war die Erreichbarkeit von HiOrg-Server gestört. Die Ursache lag jedoch nicht bei HiOrg-Server selbst, sondern in der Infrastruktur unseres Rechenzentrums Hetzner.

Was war die Ursache?

Der Auslöser des Ausfalls lag in der Infrastruktur unseres Rechenzentrums Hetzner. Dort kam es zu einer massiven Störung im Bereich der sogenannten Loadbalancer. Das sind virtuelle Maschinen, die den Datenverkehr aus dem Internet zu den jeweiligen Servern leiten. Bildlich gesprochen: Die „Tür ins Rechenzentrum“ blieb plötzlich verschlossen. Grund dafür war ein unerwarteter Neustart mehrerer dieser Systeme.

Unsere eigenen Systeme (inklusive HiOrg-Server und alle Datenbanken) liefen währenddessen stabil und fehlerfrei. Es handelte sich also um ein reines Zugangsproblem von außen.

Warum dauerte es länger als erwartet?

Die Art der Störung ließ zunächst auf eine schnell behebbare Ursache schließen. Daher haben wir bewusst davon abgesehen, unmittelbar eine alternative Infrastrukturlösung in Gang zu setzen. Diese hätte unter Umständen eine vollständige Datenmigration mit sich gebracht und in der Folge eine längere geplante Downtime beim späteren Wechsel zurück zum Normalbetrieb erfordert.

Leider stellte sich im Verlauf heraus, dass sowohl das Ausmaß als auch die Behebung komplexer waren als anfangs kommuniziert. Auch von Hetzner selbst erfolgte nur spärliche Information in längeren Zeitabständen. Erst um 13:49 Uhr wurde die vollständige Wiederherstellung der Loadbalancer-Funktion offiziell bestätigt.


Auch wenn der Ursprung der Störung außerhalb unseres direkten Einflussbereichs lag, nehmen wir die Situation sehr ernst. Gemeinsam mit unserem Hosting-Partner Ayedo prüfen wir aktuell, welche zusätzlichen Redundanzen künftig implementiert werden können, um vergleichbare Situationen in Zukunft besser abzufedern.

Wir wissen, wie wichtig ein stabiler Service für euch ist, besonders im Einsatz- und Arbeitsalltag. Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten, die euch möglicherweise durch diese Unterbrechung entstanden sind.
Euer Vertrauen ist uns sehr wichtig, deshalb setzen wir alles daran, die Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit von HiOrg-Server weiterhin auf höchstem Niveau sicherzustellen.


[Behoben] Aktuelle Störung – Statusupdate

Derzeit ist die Erreichbarkeit von HiOrg-Server gestört, aufgrund von Problemen im Bereich der Loadbalancer unseres Rechenzentrums Hetzner.

Die Techniker bei Hetzner arbeiten mit Hochdruck daran, die Ursache der Störung zu analysieren und zu beheben.

Aufgrund unserer redundaten Datenbank sowie der mehrstufigen Backup-Strategie rechnen wir nicht mit einem Datenverlust.

Sobald uns weitere Informationen vorliegen (z.B. auch eine Schätzung, wann die Störung behoben sein wird), werden wir dies hier als Update veröffentlichen.

Update 09:31 Uhr: Hetzner hat in einer Statusmeldung die o.g. vermutete Ursache bestätigt

Update 10:03 Uhr: Hetzner meldet, dass das „Verhalten behoben“ sei, und alle Loadbalancer nun den Betrieb wieder aufnehmen werden (dies kann einige Zeit dauern, da es sehr viele LB sind). Die Ursache wird weiter analysiert.

Update 10:41 Uhr: Hetzner schreibt, die Funktion aller Loadbalancer sei wiederhergestellt. HiOrg-Server ist weiterhin nicht erreichbar, wir rechnen aber mit einer Rückkehr zum Normalbetrieb in den nächsten Minuten.

Update 11:05 Uhr: Hetzner schreibt: „Einige der Load Balancer sind noch nicht wiederhergestellt. Wir werden dieses Problem in Kürze beheben.

Update 12:25 Uhr: Unsere Kollegen von Ayedo berichten, dass einige LB bei anderen Kunden inzwischen wieder online sind.

Update 13:49 Uhr: Die Störung ist (endlich) behoben.

Wir entschuldigen uns für die Ihnen evtl. entstandenen Unannehmlichkeiten.

Das neue BFSG: Was bedeutet das für euch und die Nutzung von HiOrg-Server?

Edit 01.07.2025: Abschnitt Ausnahmeregelung und FAQ ergänzt.

Ab dem 28. Juni 2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) – und damit neue Pflichten für alle, die digitale Angebote für Verbraucher:innen bereitstellen. Das betrifft auch euch, wenn ihr HiOrg-Server nutzt, um öffentliche Kurse anzubieten, Teilnehmende anzumelden oder digitale Dokumente zu verschicken. Hier erfahrt ihr, was das konkret für euch bedeutet und worauf ihr achten müsst.

Hinweis: Nutzt ihr unsere Software ausschließlich intern (z. B. für die Verwaltung im Unternehmen oder rein B2B), seid ihr vom Gesetz nicht betroffen.

Ausnahme: Es gibt Ausnahmeregelungen für Kleinstunternehmen, die weniger als zehn Personen beschäftigen und deren Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme höchstens 2 Millionen Euro beträgt und die ausschließlich Dienstleistungen anbieten.

FAQ zum Barrierefreiheitsstärkungsgesetz:
https://www.bundesfachstelle-barrierefreiheit.de/DE/Fachwissen/Produkte-und-Dienstleistungen/Barrierefreiheitsstaerkungsgesetz/FAQ/faq_node.html

Was müsst ihr beachten, wenn ihr HiOrg-Server nutzt?

🤔 Fall: Kursangebote an Privatpersonen über eure eigene Website
Barrierefreiheitspflicht ab 28.06.2025
💡 Eure Webseite muss barrierefrei sein.

🤔 Fall: Nutzung unserer Widgets, bspw. öffentl. Kursangebote & TN-Anmeldung (unverändert eingebettet)
Barrierefreiheitspflicht ab 28.06.2025
💡 Wir sorgen für die technische Barrierefreiheit der Komponenten, ihr sorgt für den barrierefreien Rahmen auf eurer Webseite (z. B. Kontraste, keine Überlagerungen).

🤔 Fall: Digitale Zertifikate oder Formulare für Teilnehmende
Barrierefreiheitspflicht ab 28.06.2025
💡 PDF-Dokumente müssen barrierefrei gestaltet sein.

🤔 Fall: Nutzung nur intern (z. B. B2B)
Barrierefreiheitspflicht: Nicht betroffen
💡 Das BFSG gilt nicht, solange keine Verbraucher:innen angesprochen werden.

🤔 Fall: Bestehende Webseite bleibt unverändert
Barrierefreiheitspflicht: Übergangsfrist bis Juni 2030
💡 Ihr habt Zeit bis 28.06.2030 – aber nur, wenn ihr nichts Wesentliches ändert.

Wann entfällt die Übergangsfrist?

Die Übergangsfrist bis Juni 2030 gilt nur, wenn eure Website oder euer digitales Angebot bereits vor dem 28.06.2025 öffentlich zugänglich war und ihr keine wesentlichen Änderungen vornehmt.

Die Frist entfällt, wenn ihr z. B.:

  • eure Website technisch oder gestalterisch grundlegend überarbeitet (Relaunch, neues CMS)
  • neue Funktionen (z. B. Kursbuchung, Zahlungsabwicklung, zusätzliche Zertifikate) einbaut
  • die Einbettung unserer Komponenten maßgeblich verändert

Sobald das passiert, müsst ihr die Barrierefreiheitsanforderungen sofort erfüllen!

Was bedeutet Barrierefreiheit konkret?

Barrierefreiheit heißt hier, dass eure digitalen Angebote für alle Menschen zugänglich und nutzbar sind – auch für Menschen mit Behinderungen. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Ausreichende Farbkontraste
  • Bedienbarkeit mit der Tastatur
  • Alternativtexte für Bilder
  • Barrierefreie PDF-Dokumente
  • Klare und verständliche Navigation
  • Kompatibilität mit Screenreadern

Die technischen Anforderungen richten sich nach der Norm EN 301 549 und den WCAG 2.1 (Level AA).

Wer ist wofür verantwortlich?

Wir haben die Verantwortung, dass unsere Widgets (= die vom HiOrg-Server erstellten Inhalte, die in eurer Webseite eingebunden / angezeigt werden) technisch barrierefrei sind.

Ihr sorgt dafür, dass die Einbettung und der Kontext auf eurer Webseite barrierefrei sind (z. B. keine störenden Überlagerungen, ausreichende Kontraste).

Hinweis: Bei Verstößen gegen das BFSG können Bußgelder die Folge sein.

🛟 Ihr habt Fragen oder braucht Unterstützung? Meldet euch gerne bei uns – wir helfen euch weiter!
Gemeinsam machen wir eure digitalen Angebote fit für die Zukunft – und für alle Menschen zugänglich!

Mit HiOrg-Server KURSE lassen sich Schulungsangebote wie Erste-Hilfe- oder Brandschutzkurse nicht nur intern verwalten, sondern auch direkt auf der eigenen Webseite veröffentlichen – inklusive komfortabler Online-Anmeldung.

Da es sich hierbei um ein verbindliches Angebot handelt, gelten auch die Regelungen der Preisangabenverordnung (PAngV) – insbesondere zur transparenten Ausweisung von Steuern.

Was ist neu?

In der öffentlichen Teilnehmeranmeldung werden Preise jetzt transparenter – und für euch flexibler – dargestellt, um Missverständnisse zu vermeiden und unterschiedlichen Zielgruppen gerecht zu werden.

Mit der Einführung der E-Rechnungsfunktion wurde die Angabe von Steuersätzen angepasst. Dadurch wurden bei der öffentlichen Teilnehmeranmeldung systembedingt Bruttopreise mit in Klammern angegebenem Netto-Betrag angezeigt – unabhängig davon, ob tatsächlich Umsatzsteuer erhoben wurde oder nicht. Das führte teils zu Irritationen bei den Teilnehmenden, die sich zu einem Kurs anmelden wollten:

  • Endkunden befürchteten, dass auf den ausgewiesenen Betrag noch Umsatzsteuer „aufgeschlagen“ werde.
  • Geschäftskunden wünschten sich dagegen eine klarere Netto-Ausweisung zur besseren Vergleichbarkeit von Angeboten.

Die Lösung: Flexible Steueranzeige nach Zielgruppe

Ab sofort passt sich die Preisdarstellung in der öffentlichen Teilnehmeranmeldung an – je nach Kurstyp-Einstellung und Steuersatz-Konfiguration.

👉 Für Endkunden / gemischte Zielgruppen:

  • Die Mehrwertsteuer wird in Prozent angegeben, auch bei den Zusatzleistungen.
  • Im Gesamtbetrag wird sie als absoluter Betrag ausgewiesen.
  • Bei Steuerbefreiung wird der Befreiungsgrund mit angezeigt.

👉 Für Geschäftskunden (B2B):

  • Preise können optional netto dargestellt werden. Dazu gibt es im jeweiligen Kurstyp die neue Checkbox „Beträge als Nettopreise im Rahmen der öffentlichen Teilnehmer-Anmeldung ausweisen“
  • Automatischer Zusatz „zzgl. MwSt.“ wird bei allen Preisangaben angezeigt.

Diese Einstellungen werden einfach pro Kurstyp hinterlegt – je nachdem, an wen sich das Kursangebot richtet.

So bleiben eure Angebote rechtskonform, verständlich und auf eure Zielgruppe abgestimmt.

Oft sind im Server bereits mehrere Arten von Helferstunden hinterlegt, manche davon sehr speziell und nur kurzzeitig benötigt, was die Auswahl des korrekten Typs unübersichtlich macht. Und das Löschen einzelner Typen verfälscht die Statistik. Daher gibt es hier ein Update: Helferstunden-Typen können jetzt deaktiviert werden.

Übersicht Helferstunden-Typen

👉 In der Liste der Helferstunden-Typen  (System > Einstellungen > Mitglieder – Helferstunden) könnt ihr jetzt per Checkbox markieren, welche Typen noch aktiv sind. Nur diese erscheinen dann bei der Erfassung neuer Stunden – auch in der Mobile-App!
👉 Nicht mehr genutzte Typen lassen sich durch Entfernen des Häkchens einfach inaktiv setzen: Sie tauchen nicht mehr in der Auswahl auf, bleiben aber für Auswertungen in der Statistik bestehen.
👉 Das Löschen von Typen ist weiterhin nur möglich, wenn es keine Einträge dazu gibt.

Dieses Update hilft, die Erfassung von Helferstunden noch übersichtlicher und schneller zu machen – ohne Datenverlust und mit voller Kontrolle über eure Typenstruktur.

Helferstunden

Nach einer Veranstaltung (Dienst / Termin / Kurs) können für alle beteiligten Personen Helferstunden erfasst / eingereicht werden. Beim Erfassen wird ein Helferstunden-Typ ausgewählt. Den Standardtyp legt ihr zentral in den Einstellungen fest – er kann aber bei jeder Veranstaltung individuell angepasst werden.

Über den Menüpunkt Helferstunden > Statistik kann eine aufgeschlüsselte Auflistung nach Dienstanforderungen und nach Helferstunden-Typen erzeugt werden.

Die Funktionen zum Eintragen, Kontrollieren, Freigeben und Ändern von Helferstunden benötigen das Recht stunden. Zum Bearbeiten der Einstellungen ist das Recht admin nötig.

Personen mit dem Recht eigenestunden können selbstständig Stunden eintragen, die unabhängig von einer Veranstaltung geleistet wurden.

Wie bereits in früheren Blogposts zur Schnittstelle zwischen HiOrg-Server und meineQSEH beschrieben, erleichtert euch unsere Anbindung die gesetzlich geforderten Kursmeldungen an die Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe (QSEH).

Noch in dieser Woche gibt es ein Update bei der Ansprechperson für einen Kurs. Die QSEH fordert bei der Kursmeldung die Nennung einer Ansprechperson (Organisator) vor Ort. Bisher wurde diese standardmäßig beim Kursort hinterlegt. Das hat manchmal zu Problemen geführt – zum Beispiel, wenn an einem Kursort mehrere Kontaktpersonen für unterschiedliche Fachbereiche tätig sind.

👉 Neu: Nun kann der „Organisator vor Ort“ direkt beim Kurs angegeben werden.

Organisator beim Kurs eintragen | Schnittstelle meineQSEH

Wenn beim Anlegen eines neuen Kurses ein Kursort ausgewählt wird, übernimmt das System automatisch die beim Kursort (unter System > Einstellungen > Orte für Kurse) hinterlegte Ansprechperson als Vorschlag. Diese Angabe kann dann übernommen oder individuell angepasst werden, ohne dass der ursprüngliche Adressdatensatz verändert wird.

So bleibt ihr flexibel und könnt für jeden Kurs gezielt die passende Kontaktperson hinterlegen – genau so, wie es die QSEH erwartet. Sobald die Funktion live ist, werden wir euch mit einem Insight im System informieren.

Wir freuen uns, euch mitteilen zu können, dass die neue E-Rechnungsfunktion seit letzter Woche offiziell im HiOrg-Server zur Verfügung steht! 🎉

Mit der Einführung unterstützen wir die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 – und machen eure Rechnungsprozesse fit für die Zukunft. Die Funktion wurde bereits von vielen Organisationen erfolgreich eingerichtet. 💪

Nach dem Release gab es noch ein paar kleinere Optimierungen, wir bedanken uns hier für eure Rückmeldungen! Wenn euch noch etwas Ungewöhnliches auffällt, meldet euch gerne bei unserem Support!

Wir sind für euch da:

Falls ihr Fragen habt oder Unterstützung benötigt, stehen euch folgende Ressourcen zur Verfügung:

Ein großes Dankeschön geht an unsere Testpersonen, die die neuen Funktionen im Vorfeld ausprobiert haben: Mit eurer Hilfe konnte dieses Release so glatt über die Bühne gehen 🫶.