Kalender-Abos für Veranstaltungen, Material und Verfügbarkeit

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Kalender aus HiOrg-Server lassen sich jetzt noch flexibler nutzen: Unter „Mein Konto > Kalender-Abos“ könnt ihr eigene Kalender zusammenstellen und anschließend in anderen Programmen, auf Webseiten oder auf einem Bildschirm anzeigen.

Dabei könnt ihr selbst festlegen, welche Inhalte im Kalender erscheinen sollen – vom persönlichen Kalender mit eigenen Terminen und Diensten bis hin zu Materialbelegungen oder einer laufenden Übersicht über verfügbare Fahrzeuge und andere Materialien.

Was ist neu?

Bisher gab es bereits Möglichkeiten, Termine mit externen Kalendern zu synchronisieren oder eine Materialverfügbarkeitsübersicht auf einem separaten Monitor anzuzeigen. Mit den neuen Kalender-Abos werden diese Möglichkeiten an einer zentralen Stelle zusammengeführt und erweitert.

Kalender-Abos Dashboard
Kalender-Abos - Einstellung

Neu ist dabei unter anderem die Möglichkeit, Materialbelegungen als Kalender abzurufen. Das wurde in der Vergangenheit häufig angefragt – insbesondere aus dem Kurse-Bereich, beispielsweise um Raumbelegungen übersichtlich außerhalb von HiOrg-Server anzuzeigen.

Auch bei der zeitlichen Auswahl gibt es mehr Möglichkeiten: Ein Kalender kann jetzt bis zu 18 Monate in die Vergangenheit konfiguriert werden. So lassen sich beispielsweise auch länger zurückliegende Termine oder Belegungen in einem Kalender-Abo abbilden.

Und natürlich können Kalender-Abos auch gezielt für andere Personen oder Organisationen bereitgestellt werden. So könnt ihr beispielsweise eine Ansicht erstellen, über die eine Nachbar- oder übergeordnete Gliederung Einblick in die unterbesetzten Dienste des kommenden Monats erhält.

Ihr könnt drei verschiedene Arten von Kalendern anlegen:

Veranstaltungen

Hier könnt ihr Termine, Dienste und Kurse nach euren Anforderungen zusammenstellen. Dafür stehen verschiedene Filter zur Verfügung, beispielsweise nach Typ, Gruppe, Leistungsart, Kurstyp oder Zeitraum. Auch Textfilter sowie die Einschränkung auf eigene Meldungen und Einteilungen sind möglich.

Material

Mit einem Materialkalender könnt ihr die Belegungen einzelner Fahrzeuge, Räume oder anderer Gegenstände anzeigen und beispielsweise außerhalb von HiOrg-Server sichtbar machen oder in eine eigene Webseite einbinden.

Verfügbarkeit

Die bekannte Verfügbarkeitsübersicht findet ihr ebenfalls bei den Kalender-Abos.

Sie eignet sich vor allem für Ansichten, die dauerhaft auf einem Bildschirm angezeigt werden. So könnt ihr beispielsweise in der Fahrzeughalle auf einen Blick sehen, welche Fahrzeuge verfügbar, verplant, im Einsatz oder defekt sind. Auch eine Übersicht über die aktuelle Belegung von Räumen lässt sich auf diese Weise darstellen.

Die Verfügbarkeitsübersicht entsteht weiterhin über die Filterfunktion des Kalenders. Die dafür benötigte Abruf-Adresse wird jetzt als eigenes Kalender-Abo verwaltet.

Unterschiedliche Ausgabeformate

Je nachdem, was ihr mit dem Kalender vorhabt, könnt ihr zwischen verschiedenen Ausgabeformaten wählen:

  • iCal: zum Abonnieren in Outlook, Google Kalender, Apple Kalender und anderen Kalenderprogrammen
  • JSON: zur Weiterverarbeitung in eigenen Systemen oder Anwendungen
  • HTML: als vollständige Seite, als Tabelle für ein iFrame oder als reine Tabelle zur direkten Einbindung in eine bestehende Webseite

Damit sind sowohl persönliche Kalender als auch externe Ansichten und technische Einbindungen möglich.

Wer kann Kalender-Abos anlegen?

Welche Inhalte in einem Kalender verfügbar sind, hängt weiterhin von den Rechten der jeweiligen Person ab.

  • Einen persönlichen Kalender kann grundsätzlich jede angemeldete Person anlegen. Ohne zusätzliche Rechte enthält dieser nur Informationen, die die Person ohnehin sehen darf (bspw. eigene Meldungen / Einteilungen, freigegebene Einträge).
  • Für weitergehende Inhalte gelten die jeweiligen Berechtigungen. Organisationsweite Kalender und Verfügbarkeitsansichten können ausschließlich mit dem Recht admin angelegt und verwaltet werden.
  • Für Material-, Dienst- oder Kursinhalte muss der jeweilige Bereich in eurer Organisation freigeschaltet sein.

Ein Kalender-Abo erweitert also nicht automatisch die Sichtbarkeit von Daten, nicht freigegebene Einträge erscheinen nur für die jeweils berechtigten Personen.

Abruf ohne Anmeldung

Für jeden Kalender wird eine eigene, zufällig erzeugte Abruf-Adresse erstellt.

Wer diese Adresse kennt, kann den Kalender darüber ohne Anmeldung bei HiOrg-Server abrufen. Das ist beispielsweise notwendig, wenn ein Kalender in Outlook abonniert, auf einer Webseite eingebunden oder auf einem Monitor angezeigt werden soll.

⚠️ Behandelt die Abruf-Adressen daher entsprechend vertraulich und gebt sie nur an die vorgesehenen Empfänger weiter.

Wo findet ihr die neuen Kalender-Abos?

Ihr erreicht die Funktion über:

  • „Mein Konto >Kalender-Abos“
  • den Link „Kalender-Abos“ auf der Übersicht
  • den Link „Kalender-Abos“ im Kalender

Die eingerichteten Verfügbarkeitsansichten bleiben außerdem über den bisherigen Eintrag im obersten Menüblock erreichbar. Sie öffnen sich jetzt in einem neuen Browser-Tab.

Wichtig: Übergangsphase für bestehende Links

Eure bisherigen Verfügbarkeitsansichten wurden automatisch als Kalender-Abos übernommen und stehen in der Liste bereit.

Bereits ausgegebene oder eingebundene alte Links funktionieren übergangsweise noch bis zum 31.03.2027. Bitte stellt diese Verknüpfungen auf die neuen Kalender-Abos um:

  • eingebettete Ansichten (Webseite / iFrame) und Monitor-Links auf die neuen Adressen aus der Liste umstellen
  • neue Abruf-Adresse unter „Kalender-Abos“ erzeugen bzw. prüfen (nur mit den passenden Rechten möglich, s.o.)
  • in Kalender-Apps abonnierte Feeds („verknüpfen“) durch die neue Adresse ersetzen.

⚠️ Nach dem 31.03.2027 sind nur noch die neuen Abo-Adressen gültig.

Wenn ihr bisher keine externen Kalender oder Verfügbarkeitsansichten nutzt, müsst ihr nichts unternehmen. Und wenn ihr schon immer mal Termine, Material oder Verfügbarkeiten außerhalb von HiOrg-Server anzeigen wolltet: Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, euch die neuen Kalender-Abos einmal anzusehen und sie für eure Organisation zu nutzen. 😃

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Updates aus der Entwicklung

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Oft sind es kleine Funktionen, die einen bestehenden Ablauf einfacher machen oder zusätzliche Möglichkeiten schaffen.

Mit den aktuellen Updates gibt es gleich drei solcher Verbesserungen: eigene Kürzel für zusätzliche Fahrerlaubnisklassen, eine digitale Meldekarte per QR-Code und zusätzliche Einwilligungen bei der Kursanmeldung.

Eigene Kürzel für Fahrerlaubnisklassen

In HiOrg-Server können bis zu drei zusätzliche Fahrerlaubnisklassen definiert werden, die für die eigene Organisation relevant sind. So lassen sich beispielsweise besondere Zusatzführerscheine oder organisationsspezifische Fahrerlaubnisse abbilden und den entsprechenden Mitgliedern zuweisen.

Neu ist nun die Möglichkeit, für diese zusätzlichen Fahrerlaubnisklassen eigene Kürzel zu hinterlegen.

Die Kürzel werden unter System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste festgelegt und sind anschließend bei den Mitgliedseinstellungen im Auswahlfeld verfügbar.

zusätzliche Fahrerlaubnisklasssen

So können die zusätzlichen Fahrerlaubnisklassen genau so bezeichnet werden, wie es in der eigenen Organisation üblich ist.

Meldekarte jetzt auch als QR-Code in der MobileApp

Bei Großereignissen und Katastropheneinsätzen müssen Einsatzkräfte häufig schnell und zuverlässig erfasst werden. Die klassische Meldekarte als Druckvorlage gibt es in HiOrg-Server dafür bereits seit Langem.

Mit der aktuellen Version der HiOrg-Server MobileApp kommt nun eine digitale Variante hinzu: Über den Menüpunkt „Meldekarte“ kann ein persönlicher QR-Code aufgerufen werden.

Nach dem Vorbild von Meldekarte.de können diese Daten bei der Registrierung schnell und fehlerfrei übernommen werden. Weil der QR-Code direkt aus den aktuellen persönlichen und organisatorischen Daten in HiOrg-Server erzeugt wird, sind die Angaben auf dem neuesten Stand – sofern die eigenen Daten entsprechend gepflegt sind.

Zusätzlich gibt es eine Variante des QR-Codes, die an das Format der DRK Hier!-App angelehnt ist. Da dieses Format keine User-ID enthält, weist die App auf die fehlende User-ID hin, die übrigen Daten können aber trotzdem übernommen werden.

Die neue Meldekarte ist ab Version 6.1.11 verfügbar. Außerdem enthält das Update kleinere Fehlerbehebungen und Verbesserungen bei der Performance.

Also: Am besten gleich die aktuelle Version der MobileApp laden. 😃

KURSE: Zusätzliche Einwilligungen je Kurstyp

Bei der Anmeldung zu einem Kurs werden je nach Lehrgang manchmal mehrere Einwilligungen benötigt. In HiOrg-Server KURSE können solche zusätzlichen Einwilligungen jetzt abhängig vom jeweiligen Kurstyp festgelegt werden.

Die Einstellungen findest du unter System > Einstellungen > Öffentliche Kursangebote & Teilnehmer-Anmeldung.

Zusätzliche Einwilligung bei Kursanmeldung

Für jeden Kurstyp können dort eigene zusätzliche Einwilligungen definiert werden, die bei der Online-Anmeldung abgefragt werden. Die erteilten Zustimmungen werden anschließend in der Teilnehmer-Historie protokolliert und sind damit nachvollziehbar dokumentiert.

Optional kann auch der Versand einer E-Mail mit den Teilnehmerdaten an eine weitere Empfängeradresse aktiviert werden.

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Gemeinsame Dienste: Partner-Organisationen informieren

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Gemeinsame Dienste sind schnell organisiert aber Änderungen gehören genauso dazu. Verschiebt sich die Treffzeit, ändert sich der Veranstaltungsort oder wird ein anderer Ansprechpartner hinterlegt, müssen alle beteiligten Organisationen informiert werden.

Genau das übernimmt der HiOrg-Server jetzt auf Wunsch automatisch.

Was wird übermittelt?

Ändert ihr bei einem gemeinsam durchgeführten Dienst wichtige Planungsdaten, können die beteiligten Partner-Organisationen automatisch per E-Mail informiert werden.

Berücksichtigt werden dabei folgende Angaben:

  • Name der Veranstaltung
  • Veranstaltungsort
  • Ansprechpartner vor Ort
  • Datum und Uhrzeit
  • Treffpunkt und Treffzeit

Die E-Mail zeigt jeweils den bisherigen und den neuen Wert an. So sehen die Empfänger sofort, was sich geändert hat und können ihre Planung entsprechend anpassen. Versendet wird die Benachrichtigung an die in der Partner-Organisation hinterlegte Adresse „E-Mail Dienste“.

So funktioniert’s

Bei gemeinsam genutzten Diensten erscheint im Dienstformular die Option „Verknüpfte Organisation(en) informieren“.

Sobald ihr eines der relevanten Felder ändert, wird diese automatisch aktiviert. Vor dem Speichern könnt ihr selbstverständlich jederzeit entscheiden, ob die Benachrichtigung versendet werden soll oder nicht.

Eine E-Mail wird nur verschickt, wenn tatsächlich eine relevante Änderung vorgenommen wurde.

Gut zu wissen

Damit nur sinnvolle Benachrichtigungen versendet werden, berücksichtigt der HiOrg-Server einige Besonderheiten:

  • Nur die Organisation, die den Dienst ursprünglich an Partner weitergegeben hat, kann eine Benachrichtigung auslösen. Änderungen durch Partner selbst erzeugen daher keine E-Mails.
  • Änderungen an einzelnen Zeiträumen (Datum/Uhrzeit, Treffpunkt oder Treffzeit) erhalten ausschließlich die Partner, die an diesem Zeitraum beteiligt sind.
  • Neu hinzugefügte Zeiträume lösen keine Benachrichtigung aus, da sie noch nicht mit Partnern geteilt wurden.
  • Beim Veranstaltungsort und Ansprechpartner wird nur informiert, wenn im Dienst eine andere Adresse ausgewählt wird. Wird dagegen ein bereits hinterlegter Adressdatensatz nachträglich im Adressverwaltungs-Bereich bearbeitet (z. B. eine Straße oder Telefonnummer korrigiert), gilt das nicht als Änderung des Dienstes und verschickt keine Info
  • Fehlt bei einer Partner-Organisation die Adresse „E-Mail Dienste“, weist euch der HiOrg-Server darauf hin. So könnt ihr die Organisation bei Bedarf auf anderem Weg informieren.

So bleiben alle beteiligten Organisationen auf dem gleichen Stand – ohne dass Änderungen zusätzlich manuell weitergegeben werden müssen.

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Digitales Patientenprotokoll in HiOrg-Server

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Bei Sanitätsdiensten gehören Patientenprotokolle zum Alltag. In der Praxis bedeutet das häufig: Papierformulare, Klemmbrett, Stift… und später zusätzlicher Aufwand für Ablage, Nachfragen oder Archivierung.

Gleichzeitig fehlen gerade kleineren oder ehrenamtlich getragenen Organisationen oft die Mittel für eine vollständige digitale Ausstattung, etwa mit NIDA-Pads oder vergleichbaren Lösungen.
Genau hier möchten wir ansetzen.

Wir brauchen eure Rückmeldung

Wir prüfen aktuell, ob und wie digitale Patientenprotokolle sinnvoll in den HiOrg-Server integriert werden können.

Digitale Patientenprotokolle betreffen sensible Prozesse, unterschiedliche Organisationsstrukturen und sehr konkrete Rahmenbedingungen im Einsatzalltag.

  • Wir möchten eine Lösung entwickeln, die im Dienstalltag wirklich hilft
  • Anforderungen unterscheiden sich je nach Organisation, Größe und Dienstart
  • Eure Antworten beeinflussen Funktionsumfang und Prioritäten
  • Die besten Lösungen entstehen gemeinsam mit den Anwendenden

Um besser zu verstehen, ob und unter welchen Bedingungen digitale Patientenprotokolle für eure Organisation sinnvoll wären, haben wir eine Warteliste eingerichtet. Wenn ihr euch grundsätzlich vorstellen könnt, digitale Patientenprotokolle im HiOrg-Server zu nutzen, freuen wir uns über eure Rückmeldung.

Zur Warteliste:

https://patientenprotokoll.hiorg-server.de

Die Anmeldung dauert nur wenige Minuten. Auf der Warteliste erhaltet ihr:

  • Updates zum Stand der Planung
  • Einblick in mögliche Nutzungsszenarien
  • die Möglichkeit, Anforderungen und Feedback einzubringen
  • frühzeitig Informationen zur Umsetzung

Ausgewählte Organisationen erhalten zudem die Möglichkeit, eine Testversion frühzeitig auszuprobieren.

Die Warteliste ist keine Vorbestellung und kein Verkaufsangebot.
Es geht ausschließlich darum, gemeinsam herauszufinden, wie digitale Patientenprotokolle im HiOrg-Server-Umfeld sinnvoll umgesetzt werden können.

Wie könnte das konkret aussehen?

Um diesen Ansatz technisch und fachlich umzusetzen, prüfen wir aktuell eine Schnittstelle zu Sanboard.

Marc von Sanboard mit Felix von HiOrg-Server

Sanboard & HiOrg-Server

Sanboard bietet ein digitales, rechtssicheres Patientenprotokoll, das speziell für den Einsatz im Sanitätsdienst entwickelt wurde. Aktuell arbeiten wir an der Idee, dieses Patientenprotokoll künftig über eine Schnittstelle direkt über HiOrg-Server nutzbar zu machen.

Bevor wir diese Integration weiter vorantreiben, möchten wir verstehen, ob und unter welchen Bedingungen eine solche Lösung für eure Organisation sinnvoll wäre.

Zur Warteliste:

https://patientenprotokoll.hiorg-server.de

Vielen Dank, dass ihr euch die Zeit nehmt, und damit die Zukunft der digitalen Unterstützung im Sanitätsdienst praxisnah mitgestaltet. 🤝

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Tester gesucht: Rechnungen korrigieren & Versionen speichern

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Mit der Einführung der E-Rechnung haben wir unsere Rechnungsfunktion bereits erweitert. Jetzt folgt in Kürze der nächste Schritt: Rechnungsversionierung.

Was bedeutet das konkret für euch?

  • Rechnungskorrekturen: Ihr könnt weiterhin Rechnungen anpassen, z.B. bei einem nachträglichen Rabatt oder wenn sich der Empfänger ändert. Neu ist, dass ihr eine korrigierte Version der Rechnung speichern könnt, ohne vorherige Versionen zu überschreiben.
  • Versionen nachvollziehbar: Alle Versionen eurer Rechnungen sind jederzeit abrufbar.
  • E-Rechnung: Bei E-Rechnungen wird der entsprechende Typ „Rechnungskorrektur“ gesetzt.
  • Individuelle Bemerkung: Für jede Version könnt ihr einen Kommentar hinterlegen – praktisch für interne Vermerke.
  • Auswahl Rechnungsempfänger: Die Auswahl von Absende- und Empfängeradresse wurde angepasst.

Ihr behaltet volle Transparenz über euren gesamten Rechnungsprozess und erfüllt zugleich die gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnung. Änderungen sind klar dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.

Mitmachen: Wir suchen 3 Test-Orgas

Um die neuen Erweiterungen im Praxisbetrieb zu testen, suchen wir drei freiwillige Organisationen mit folgenden Eckdaten:

  • Nutzung der Rechnungsfunktion im HiOrg-Server (nicht zwingend E-Rechnung)
  • mehr als 30 Rechnungen / Jahr
  • idealerweise alle Arten von Rechnungsempfängern (Kunde / Veranstalter, BG, Selbstzahler)
  • es kommt vor, dass Rechnungen nachträglich geändert werden müssen
    (Anpassung Re-Empfänger, Posten, Rabatte, …)
  • Testzeitraum Anfang Oktober 

👉 Wenn ihr Interesse habt, meldet euch bitte direkt bei unserem Support-Team. Vielen Dank!

🗓️ Für alle anderen Accounts rechnen wir mit einer Veröffentlichung Mitte / Ende Oktober.

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Helferstunden-Typen deaktivieren

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Oft sind im Server bereits mehrere Arten von Helferstunden hinterlegt, manche davon sehr speziell und nur kurzzeitig benötigt, was die Auswahl des korrekten Typs unübersichtlich macht. Und das Löschen einzelner Typen verfälscht die Statistik. Daher gibt es hier ein Update: Helferstunden-Typen können jetzt deaktiviert werden.

Übersicht Helferstunden-Typen

👉 In der Liste der Helferstunden-Typen  (System > Einstellungen > Mitglieder – Helferstunden) könnt ihr jetzt per Checkbox markieren, welche Typen noch aktiv sind. Nur diese erscheinen dann bei der Erfassung neuer Stunden – auch in der Mobile-App!
👉 Nicht mehr genutzte Typen lassen sich durch Entfernen des Häkchens einfach inaktiv setzen: Sie tauchen nicht mehr in der Auswahl auf, bleiben aber für Auswertungen in der Statistik bestehen.
👉 Das Löschen von Typen ist weiterhin nur möglich, wenn es keine Einträge dazu gibt.

Dieses Update hilft, die Erfassung von Helferstunden noch übersichtlicher und schneller zu machen – ohne Datenverlust und mit voller Kontrolle über eure Typenstruktur.

Helferstunden

Nach einer Veranstaltung (Dienst / Termin / Kurs) können für alle beteiligten Personen Helferstunden erfasst / eingereicht werden. Beim Erfassen wird ein Helferstunden-Typ ausgewählt. Den Standardtyp legt ihr zentral in den Einstellungen fest – er kann aber bei jeder Veranstaltung individuell angepasst werden.

Über den Menüpunkt Helferstunden > Statistik kann eine aufgeschlüsselte Auflistung nach Dienstanforderungen und nach Helferstunden-Typen erzeugt werden.

Die Funktionen zum Eintragen, Kontrollieren, Freigeben und Ändern von Helferstunden benötigen das Recht stunden. Zum Bearbeiten der Einstellungen ist das Recht admin nötig.

Personen mit dem Recht eigenestunden können selbstständig Stunden eintragen, die unabhängig von einer Veranstaltung geleistet wurden.

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E-Rechnung veröffentlicht

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Wir freuen uns, euch mitteilen zu können, dass die neue E-Rechnungsfunktion seit letzter Woche offiziell im HiOrg-Server zur Verfügung steht! 🎉

Mit der Einführung unterstützen wir die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 – und machen eure Rechnungsprozesse fit für die Zukunft. Die Funktion wurde bereits von vielen Organisationen erfolgreich eingerichtet. 💪

Nach dem Release gab es noch ein paar kleinere Optimierungen, wir bedanken uns hier für eure Rückmeldungen! Wenn euch noch etwas Ungewöhnliches auffällt, meldet euch gerne bei unserem Support!

Wir sind für euch da:

Falls ihr Fragen habt oder Unterstützung benötigt, stehen euch folgende Ressourcen zur Verfügung:

Ein großes Dankeschön geht an unsere Testpersonen, die die neuen Funktionen im Vorfeld ausprobiert haben: Mit eurer Hilfe konnte dieses Release so glatt über die Bühne gehen 🫶.

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