Kalender-Abos für Veranstaltungen, Material und Verfügbarkeit

Kalender aus HiOrg-Server lassen sich jetzt noch flexibler nutzen: Unter „Mein Konto > Kalender-Abos“ könnt ihr eigene Kalender zusammenstellen und anschließend in anderen Programmen, auf Webseiten oder auf einem Bildschirm anzeigen.

Dabei könnt ihr selbst festlegen, welche Inhalte im Kalender erscheinen sollen – vom persönlichen Kalender mit eigenen Terminen und Diensten bis hin zu Materialbelegungen oder einer laufenden Übersicht über verfügbare Fahrzeuge und andere Materialien.

Was ist neu?

Bisher gab es bereits Möglichkeiten, Termine mit externen Kalendern zu synchronisieren oder eine Materialverfügbarkeitsübersicht auf einem separaten Monitor anzuzeigen. Mit den neuen Kalender-Abos werden diese Möglichkeiten an einer zentralen Stelle zusammengeführt und erweitert.

Neu ist dabei unter anderem die Möglichkeit, Materialbelegungen als Kalender abzurufen. Das wurde in der Vergangenheit häufig angefragt – insbesondere aus dem Kurse-Bereich, beispielsweise um Raumbelegungen übersichtlich außerhalb von HiOrg-Server anzuzeigen.

Auch bei der zeitlichen Auswahl gibt es mehr Möglichkeiten: Ein Kalender kann jetzt bis zu 18 Monate in die Vergangenheit konfiguriert werden. So lassen sich beispielsweise auch länger zurückliegende Termine oder Belegungen in einem Kalender-Abo abbilden.

Und natürlich können Kalender-Abos auch gezielt für andere Personen oder Organisationen bereitgestellt werden. So könnt ihr beispielsweise eine Ansicht erstellen, über die eine Nachbar- oder übergeordnete Gliederung Einblick in die unterbesetzten Dienste des kommenden Monats erhält.

Ihr könnt drei verschiedene Arten von Kalendern anlegen:

Veranstaltungen

Hier könnt ihr Termine, Dienste und Kurse nach euren Anforderungen zusammenstellen. Dafür stehen verschiedene Filter zur Verfügung, beispielsweise nach Typ, Gruppe, Leistungsart, Kurstyp oder Zeitraum. Auch Textfilter sowie die Einschränkung auf eigene Meldungen und Einteilungen sind möglich.

Material

Mit einem Materialkalender könnt ihr die Belegungen einzelner Fahrzeuge, Räume oder anderer Gegenstände anzeigen und beispielsweise außerhalb von HiOrg-Server sichtbar machen oder in eine eigene Webseite einbinden.

Verfügbarkeit

Die bekannte Verfügbarkeitsübersicht findet ihr ebenfalls bei den Kalender-Abos.

Sie eignet sich vor allem für Ansichten, die dauerhaft auf einem Bildschirm angezeigt werden. So könnt ihr beispielsweise in der Fahrzeughalle auf einen Blick sehen, welche Fahrzeuge verfügbar, verplant, im Einsatz oder defekt sind. Auch eine Übersicht über die aktuelle Belegung von Räumen lässt sich auf diese Weise darstellen.

Die Verfügbarkeitsübersicht entsteht weiterhin über die Filterfunktion des Kalenders. Die dafür benötigte Abruf-Adresse wird jetzt als eigenes Kalender-Abo verwaltet.

Unterschiedliche Ausgabeformate

Je nachdem, was ihr mit dem Kalender vorhabt, könnt ihr zwischen verschiedenen Ausgabeformaten wählen:

• iCal: zum Abonnieren in Outlook, Google Kalender, Apple Kalender und anderen Kalenderprogrammen
• JSON: zur Weiterverarbeitung in eigenen Systemen oder Anwendungen
• HTML: als vollständige Seite, als Tabelle für ein iFrame oder als reine Tabelle zur direkten Einbindung in eine bestehende Webseite

Damit sind sowohl persönliche Kalender als auch externe Ansichten und technische Einbindungen möglich.

Wer kann Kalender-Abos anlegen?

Welche Inhalte in einem Kalender verfügbar sind, hängt weiterhin von den Rechten der jeweiligen Person ab.

• Einen persönlichen Kalender kann grundsätzlich jede angemeldete Person anlegen. Ohne zusätzliche Rechte enthält dieser nur Informationen, die die Person ohnehin sehen darf (bspw. eigene Meldungen / Einteilungen, freigegebene Einträge).

• Für weitergehende Inhalte gelten die jeweiligen Berechtigungen. Organisationsweite Kalender und Verfügbarkeitsansichten können ausschließlich mit dem Recht admin angelegt und verwaltet werden.

• Für Material-, Dienst- oder Kursinhalte muss der jeweilige Bereich in eurer Organisation freigeschaltet sein.

Ein Kalender-Abo erweitert also nicht automatisch die Sichtbarkeit von Daten, nicht freigegebene Einträge erscheinen nur für die jeweils berechtigten Personen.

Abruf ohne Anmeldung

Für jeden Kalender wird eine eigene, zufällig erzeugte Abruf-Adresse erstellt.

Wer diese Adresse kennt, kann den Kalender darüber ohne Anmeldung bei HiOrg-Server abrufen. Das ist beispielsweise notwendig, wenn ein Kalender in Outlook abonniert, auf einer Webseite eingebunden oder auf einem Monitor angezeigt werden soll.

⚠️ Behandelt die Abruf-Adressen daher entsprechend vertraulich und gebt sie nur an die vorgesehenen Empfänger weiter.

Wo findet ihr die neuen Kalender-Abos?

Ihr erreicht die Funktion über:

• „Mein Konto >Kalender-Abos“
• den Link „Kalender-Abos“ auf der Übersicht
• den Link „Kalender-Abos“ im Kalender

Die eingerichteten Verfügbarkeitsansichten bleiben außerdem über den bisherigen Eintrag im obersten Menüblock erreichbar. Sie öffnen sich jetzt in einem neuen Browser-Tab.

Wichtig: Übergangsphase für bestehende Links

Eure bisherigen Verfügbarkeitsansichten wurden automatisch als Kalender-Abos übernommen und stehen in der Liste bereit.

Bereits ausgegebene oder eingebundene alte Links funktionieren übergangsweise noch bis zum 31.03.2027. Bitte stellt diese Verknüpfungen auf die neuen Kalender-Abos um:

• eingebettete Ansichten (Webseite / iFrame) und Monitor-Links auf die neuen Adressen aus der Liste umstellen
• neue Abruf-Adresse unter „Kalender-Abos“ erzeugen bzw. prüfen (nur mit den passenden Rechten möglich, s.o.)
• in Kalender-Apps abonnierte Feeds („verknüpfen“) durch die neue Adresse ersetzen.

⚠️ Nach dem 31.03.2027 sind nur noch die neuen Abo-Adressen gültig.

Wenn ihr bisher keine externen Kalender oder Verfügbarkeitsansichten nutzt, müsst ihr nichts unternehmen. Und wenn ihr schon immer mal Termine, Material oder Verfügbarkeiten außerhalb von HiOrg-Server anzeigen wolltet: Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, euch die neuen Kalender-Abos einmal anzusehen und sie für eure Organisation zu nutzen. 😃