Schlagwortarchiv für: HiOrg-Server PRO

Gemeinsame Dienste: Partner-Organisationen informieren

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Gemeinsame Dienste sind schnell organisiert aber Änderungen gehören genauso dazu. Verschiebt sich die Treffzeit, ändert sich der Veranstaltungsort oder wird ein anderer Ansprechpartner hinterlegt, müssen alle beteiligten Organisationen informiert werden.

Genau das übernimmt der HiOrg-Server jetzt auf Wunsch automatisch.

Was wird übermittelt?

Ändert ihr bei einem gemeinsam durchgeführten Dienst wichtige Planungsdaten, können die beteiligten Partner-Organisationen automatisch per E-Mail informiert werden.

Berücksichtigt werden dabei folgende Angaben:

  • Name der Veranstaltung
  • Veranstaltungsort
  • Ansprechpartner vor Ort
  • Datum und Uhrzeit
  • Treffpunkt und Treffzeit

Die E-Mail zeigt jeweils den bisherigen und den neuen Wert an. So sehen die Empfänger sofort, was sich geändert hat und können ihre Planung entsprechend anpassen. Versendet wird die Benachrichtigung an die in der Partner-Organisation hinterlegte Adresse „E-Mail Dienste“.

So funktioniert’s

Bei gemeinsam genutzten Diensten erscheint im Dienstformular die Option „Verknüpfte Organisation(en) informieren“.

Sobald ihr eines der relevanten Felder ändert, wird diese automatisch aktiviert. Vor dem Speichern könnt ihr selbstverständlich jederzeit entscheiden, ob die Benachrichtigung versendet werden soll oder nicht.

Eine E-Mail wird nur verschickt, wenn tatsächlich eine relevante Änderung vorgenommen wurde.

Gut zu wissen

Damit nur sinnvolle Benachrichtigungen versendet werden, berücksichtigt der HiOrg-Server einige Besonderheiten:

  • Nur die Organisation, die den Dienst ursprünglich an Partner weitergegeben hat, kann eine Benachrichtigung auslösen. Änderungen durch Partner selbst erzeugen daher keine E-Mails.
  • Änderungen an einzelnen Zeiträumen (Datum/Uhrzeit, Treffpunkt oder Treffzeit) erhalten ausschließlich die Partner, die an diesem Zeitraum beteiligt sind.
  • Neu hinzugefügte Zeiträume lösen keine Benachrichtigung aus, da sie noch nicht mit Partnern geteilt wurden.
  • Beim Veranstaltungsort und Ansprechpartner wird nur informiert, wenn im Dienst eine andere Adresse ausgewählt wird. Wird dagegen ein bereits hinterlegter Adressdatensatz nachträglich im Adressverwaltungs-Bereich bearbeitet (z. B. eine Straße oder Telefonnummer korrigiert), gilt das nicht als Änderung des Dienstes und verschickt keine Info
  • Fehlt bei einer Partner-Organisation die Adresse „E-Mail Dienste“, weist euch der HiOrg-Server darauf hin. So könnt ihr die Organisation bei Bedarf auf anderem Weg informieren.

So bleiben alle beteiligten Organisationen auf dem gleichen Stand – ohne dass Änderungen zusätzlich manuell weitergegeben werden müssen.

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Schon gewusst… Leistungsarten für Dienste

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Mit einem kürzlichen Update wurde der Einstellungsbereich übersichtlicher gestaltet: Die bisherige Kachel „Rechnungen / Anforderungsformular“ wurde in die beiden Bereiche „Dienste“ und „Rechnungsstellung“ aufgeteilt.

So sind die einzelnen Funktionen schneller zu finden und logisch voneinander getrennt. In diesem Zuge wurde auch die Verwaltung der Leistungsarten überarbeitet.

💡 Schon gewusst? Unter System > Einstellungen > Dienste könnt ihr beliebig viele unterschiedliche Leistungsarten hinterlegen, passend zu den Aufgaben eurer Organisation. Ob Sanitätsdienst, Verpflegung, Betreuung, Führungsdienst oder andere Einsatzarten: Die Leistungsarten lassen sich jetzt übersichtlich einzeln verwalten und jederzeit ergänzen.

Beim Anlegen eines Dienstes kann dann aus den eingetragenen Leistungsarten ausgewählt werden.

Einstellungen Leistungsarten
Leistungsarten werden jetzt übersichtlich im Bereich Dienste verwaltet. Für jede Leistungsart lässt sich optional festlegen, ob sie auch im externen Anforderungsformular auswählbar sein soll.

Externes Anforderungsformular

Falls ihr das externe Anforderungsformular nutzt, könnt ihr außerdem für jede Leistungsart festlegen, ob sie dort zur Auswahl angeboten werden soll. So bleiben interne Leistungsarten intern, während externe Anfragende nur die für sie relevanten Optionen sehen. Das externe Anforderungsformular könnt ihr auch unter System > Einstellungen > Dienste aktivieren.

Übrigens: Standardmäßig ist lediglich die Leistungsart „Sanitätsdienst“ im System hinterlegt. Weitere Leistungsarten können jederzeit ergänzt werden.

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Update: Materialsystem jetzt mit gemeinsamer Sollmenge

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Mit dem Materialsystem von HiOrg-Server verwaltet ihr Fahrzeuge, Verbrauchsmaterial, Medikamente, Kleidung und viele weitere Materialien zentral an einem Ort. Unterschiedliche Materialtypen bringen passende Zusatzfunktionen mit, etwa für Wartungen, Einweisungen oder Verfallsdaten. Gleichzeitig behaltet ihr Bestände, Lagerorte und Sollmengen jederzeit im Blick.

Mit dem aktuellen Update vereinfachen wir einen wichtigen Teil der Materialverwaltung: die Sollmenge.
Sie wird künftig gemeinsam je Lagerort, Modell und Größe geführt. Das bildet die tatsächliche Lagerhaltung besser ab und sorgt für mehr Übersicht.

Was ändert sich?

Bisher wurde die Sollmenge (Mindestbestand) für jede einzelne Bestandszeile eines Materials separat hinterlegt. Ab sofort gilt sie gemeinsam für eine Gruppe aus Lagerort, Modell und (falls relevant) Größe.

Update Material: gemeinsame Sollmengen

Warum?

In der Praxis gibt es dasselbe Material häufig mehrfach am gleichen Lagerort, etwa Verbrauchsmaterial oder Medikamente mit unterschiedlichen Chargen oder Verfallsdaten. Entscheidend ist dabei nicht die einzelne Bestandszeile, sondern der Gesamtbestand dieses Materials an diesem Lagerort.

Genau das bildet die neue gemeinsame Sollmenge ab. Gleichzeitig bleibt die Sollmenge jetzt erhalten, selbst wenn der Bestand einer Gruppe zwischenzeitlich auf 0 sinkt.

Was ist neu?

Bearbeiten-Maske

Die Sollmenge wird pro Gruppe nur noch einmal erfasst. Oberhalb jeder Gruppe seht ihr den aktuellen Gesamtbestand sowie die hinterlegte Sollmenge auf einen Blick – inklusive Hinweis, falls Material fehlt (z. B. „Ist 25 / Soll 30 – es fehlen 5“). Materialien, die nur aus einer Bestandszeile bestehen, verhalten sich wie bisher. Dort wird die Sollmenge weiterhin direkt in der Zeile eingetragen.

Eingabehilfe

Für die Felder Modell und Größe werden bereits verwendete Werte vorgeschlagen. Das erleichtert eine einheitliche Bezeichnung. Genau diese ist wichtig, da sie bestimmt, welche Bestandszeilen zu einer gemeinsamen Gruppe gehören.

Materialliste

Bestandszeilen werden jetzt nach ihrer Gruppe zusammengefasst. Als Zwischenüberschrift seht ihr jeweils den aktuellen Gesamtbestand und die gemeinsame Sollmenge.

Nachbestell-Übersicht („Material auffüllen“)

Fehlbestände werden nun gruppenweise berechnet. Dadurch entspricht die Übersicht der tatsächlichen Sollmenge je Lagerort, Modell und Größe.

Export und Import

Die Spalte heißt jetzt „Sollmenge (gemeinsam je Lagerort / Modell / Größe)“. Bestehende Importdateien mit der bisherigen Spalte „Sollmenge“ könnt ihr weiterhin ohne Anpassungen verwenden.

Müsst ihr etwas tun?

Nein. Eure bestehenden Sollmengen werden bei der Umstellung automatisch übernommen. Dabei werden die bisherigen Sollmengen aller Bestandszeilen einer Gruppe zusammengeführt.

👉 Werft nach dem Update bei Gelegenheit trotzdem einen kurzen Blick auf eure Sollmengen. So könnt ihr prüfen, ob die automatisch übernommenen Werte eurem gewünschten Mindestbestand entsprechen.

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Update: Rechnungsempfänger flexibel auswählen

Beim Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen werden Kunde und Rechnungsadresse bereits getrennt ausgewählt. Das sorgt für eine saubere Zuordnung, war aber in manchen Fällen nicht ausreichend.

Mit dem aktuellen Update kommt eine zusätzliche Steuerungsmöglichkeit hinzu.

Bezeichnung des Empfängers festlegen

Ihr könnt nun festlegen, ob als Empfänger die Kundenbezeichnung oder die Bezeichnung der gewählten Rechnungsadresse verwendet wird, wenn diese voneinander abweichen.

Dazu gibt es eine neues DropDown-Feld unterhalb der Rechnungsadresse. Damit lässt sich steuern, welche Organisationseinheit auf der Rechnung im Empfängerfeld erscheint.

Rechnungsempfänger auswählen

Neu: Vorschau der Empfängerdarstellung

Eine integrierte Vorschau rechts von der Auswahl zeigt nun direkt, wie der Empfänger in der Standard-Rechnungsvorlage dargestellt wird. So seht ihr vor dem Speichern, welche Bezeichnung tatsächlich ausgegeben wird.

Gerade bei größeren Kunden mit mehreren Einzelstandorten ist das relevant:

  • Zentrale als Vertragspartner
  • Abweichende Rechnungsadresse je Standort
  • Unterschiedliche Bezeichnungen gewünscht

Mit der neuen Option entscheidet ihr gezielt, welche Bezeichnung auf der Rechnung erscheint. Das reduziert Rückfragen und sorgt für konsistente Dokumente.

Die neue Einstellung zur Empfängerbezeichnung greift direkt in der Rechnung und wird in der Standard-Vorlage berücksichtigt. Im Zuge des Updates haben wir zusätzlich eine Meldung integriert, die auf eine geänderte Adresse hinweist.

Zur Erinnerung: Für das Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen ist das Recht rechnung erforderlich.

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HiOrg-Workflows startet ins Beta-Programm

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Viele Abläufe im Organisationsalltag funktionieren bis heute nach dem gleichen Muster:
Checklisten auf Papier, Abhaken mit Stift, Rückfragen per Zuruf oder E-Mail – und am Ende die Frage, wo die Dokumentation eigentlich abgelegt ist 🙈.

Genau hier setzen wir mit einem neuen Modul an.

Von Papier zu Pixel: Digitale Checklisten in HiOrg-Server

Mit HiOrg-Workflows entwickeln wir aktuell eine neue Möglichkeit, wiederkehrende Abläufe direkt in HiOrg-Server digital abzubilden.

Der Einstieg: digitale Checklisten.
Daraus entstehen strukturierte Workflows, mit denen Aufgaben sauber abgearbeitet, nachverfolgt und dokumentiert werden können.

Nach einer internen Prototyp-Phase (unter anderem vorgestellt auf dem Tag der Johanniter) sind wir jetzt bereit für den nächsten Schritt.

Nur 50 Plätze, teste HiOrg-Workflows vor allen anderen

Bevor wir das Feature für alle freischalten, starten wir HiOrg-Workflows in ein Beta-Programm mit ausgewählten Testgruppen. Im ersten Schritt haben wir 50 Plätze vorgesehen – wer sich zuerst registriert ist dabei.

👉 Jetzt HiOrg-Workflows entdecken

Was euch in der Beta erwartet:

  • früher Zugang zu HiOrg-Workflows
  • Einsatz im echten Organisationsalltag
  • regelmäßige Updates zum Entwicklungsstand
  • die Möglichkeit, mit Feedback aktiv Einfluss zu nehmen

Wenn ihr regelmäßig mit Checklisten arbeitet – egal ob als Admin, Disponent oder im operativen Dienst – freuen wir uns über eure Teilnahme am Beta-Programm.

Hinweis: Diese Warteliste bezieht sich ausschließlich auf HiOrg-Workflows und ist unabhängig von anderen laufenden Themen oder Wartelisten.

Das könnt ihr mit HiOrg-Workflows bereits testen

Im Beta-Fokus stehen digitale Checklisten, die direkt im Alltag nutzbar sind:

✅ Checklisten digital statt Papier
Ihr führt Checklisten direkt am Smartphone oder Tablet durch, ganz ohne Zettel, ohne Abschreiben, ohne Medienbrüche.

✅ Checklisten per QR-Code starten
Gegenstände wie Rucksäcke, AEDs oder Fahrzeuge bekommen einen QR-Code. Nach dem Scannen landet ihr sofort in der passenden Checkliste.

✅ Klare Zustände statt Rückfragen
Offene Punkte oder Auffälligkeiten werden automatisch weitergegeben, z. B. per E-Mail an die richtigen Verantwortlichen.

✅ Nachweise entstehen automatisch
Aus erledigten Checklisten entsteht eine saubere, nachvollziehbare Dokumentation, die direkt abgelegt und später schnell wiedergefunden wird.

Wie es weitergeht

HiOrg-Workflows ist bewusst als wachsendes Modul gedacht. Geplant sind unter anderem:

  • bestehende Checklisten (z. B. aus Word, Excel oder PDF) einfach zu übernehmen
  • große Checklisten gemeinsam im Team abzuarbeiten
  • paralleles Arbeiten mit klarer Übersicht über Fortschritt und offene Punkte

Welche dieser Themen priorisiert werden, hängt maßgeblich von euren Rückmeldungen aus der Beta ab.

Die Anmeldung dauert nur wenige Minuten und dient ausschließlich dazu, HiOrg-Workflows gemeinsam mit euch praxisnah weiterzuentwickeln. Danke für eure Unterstützung!

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Digitales Patientenprotokoll in HiOrg-Server

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Bei Sanitätsdiensten gehören Patientenprotokolle zum Alltag. In der Praxis bedeutet das häufig: Papierformulare, Klemmbrett, Stift… und später zusätzlicher Aufwand für Ablage, Nachfragen oder Archivierung.

Gleichzeitig fehlen gerade kleineren oder ehrenamtlich getragenen Organisationen oft die Mittel für eine vollständige digitale Ausstattung, etwa mit NIDA-Pads oder vergleichbaren Lösungen.
Genau hier möchten wir ansetzen.

Wir brauchen eure Rückmeldung

Wir prüfen aktuell, ob und wie digitale Patientenprotokolle sinnvoll in den HiOrg-Server integriert werden können.

Digitale Patientenprotokolle betreffen sensible Prozesse, unterschiedliche Organisationsstrukturen und sehr konkrete Rahmenbedingungen im Einsatzalltag.

  • Wir möchten eine Lösung entwickeln, die im Dienstalltag wirklich hilft
  • Anforderungen unterscheiden sich je nach Organisation, Größe und Dienstart
  • Eure Antworten beeinflussen Funktionsumfang und Prioritäten
  • Die besten Lösungen entstehen gemeinsam mit den Anwendenden

Um besser zu verstehen, ob und unter welchen Bedingungen digitale Patientenprotokolle für eure Organisation sinnvoll wären, haben wir eine Warteliste eingerichtet. Wenn ihr euch grundsätzlich vorstellen könnt, digitale Patientenprotokolle im HiOrg-Server zu nutzen, freuen wir uns über eure Rückmeldung.

Zur Warteliste:

https://patientenprotokoll.hiorg-server.de

Die Anmeldung dauert nur wenige Minuten. Auf der Warteliste erhaltet ihr:

  • Updates zum Stand der Planung
  • Einblick in mögliche Nutzungsszenarien
  • die Möglichkeit, Anforderungen und Feedback einzubringen
  • frühzeitig Informationen zur Umsetzung

Ausgewählte Organisationen erhalten zudem die Möglichkeit, eine Testversion frühzeitig auszuprobieren.

Die Warteliste ist keine Vorbestellung und kein Verkaufsangebot.
Es geht ausschließlich darum, gemeinsam herauszufinden, wie digitale Patientenprotokolle im HiOrg-Server-Umfeld sinnvoll umgesetzt werden können.

Wie könnte das konkret aussehen?

Um diesen Ansatz technisch und fachlich umzusetzen, prüfen wir aktuell eine Schnittstelle zu Sanboard.

Marc von Sanboard mit Felix von HiOrg-Server

Sanboard & HiOrg-Server

Sanboard bietet ein digitales, rechtssicheres Patientenprotokoll, das speziell für den Einsatz im Sanitätsdienst entwickelt wurde. Aktuell arbeiten wir an der Idee, dieses Patientenprotokoll künftig über eine Schnittstelle direkt über HiOrg-Server nutzbar zu machen.

Bevor wir diese Integration weiter vorantreiben, möchten wir verstehen, ob und unter welchen Bedingungen eine solche Lösung für eure Organisation sinnvoll wäre.

Zur Warteliste:

https://patientenprotokoll.hiorg-server.de

Vielen Dank, dass ihr euch die Zeit nehmt, und damit die Zukunft der digitalen Unterstützung im Sanitätsdienst praxisnah mitgestaltet. 🤝

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Tester gesucht: Rechnungen korrigieren & Versionen speichern

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Mit der Einführung der E-Rechnung haben wir unsere Rechnungsfunktion bereits erweitert. Jetzt folgt in Kürze der nächste Schritt: Rechnungsversionierung.

Was bedeutet das konkret für euch?

  • Rechnungskorrekturen: Ihr könnt weiterhin Rechnungen anpassen, z.B. bei einem nachträglichen Rabatt oder wenn sich der Empfänger ändert. Neu ist, dass ihr eine korrigierte Version der Rechnung speichern könnt, ohne vorherige Versionen zu überschreiben.
  • Versionen nachvollziehbar: Alle Versionen eurer Rechnungen sind jederzeit abrufbar.
  • E-Rechnung: Bei E-Rechnungen wird der entsprechende Typ „Rechnungskorrektur“ gesetzt.
  • Individuelle Bemerkung: Für jede Version könnt ihr einen Kommentar hinterlegen – praktisch für interne Vermerke.
  • Auswahl Rechnungsempfänger: Die Auswahl von Absende- und Empfängeradresse wurde angepasst.

Ihr behaltet volle Transparenz über euren gesamten Rechnungsprozess und erfüllt zugleich die gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnung. Änderungen sind klar dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.

Mitmachen: Wir suchen 3 Test-Orgas

Um die neuen Erweiterungen im Praxisbetrieb zu testen, suchen wir drei freiwillige Organisationen mit folgenden Eckdaten:

  • Nutzung der Rechnungsfunktion im HiOrg-Server (nicht zwingend E-Rechnung)
  • mehr als 30 Rechnungen / Jahr
  • idealerweise alle Arten von Rechnungsempfängern (Kunde / Veranstalter, BG, Selbstzahler)
  • es kommt vor, dass Rechnungen nachträglich geändert werden müssen
    (Anpassung Re-Empfänger, Posten, Rabatte, …)
  • Testzeitraum Anfang Oktober 

👉 Wenn ihr Interesse habt, meldet euch bitte direkt bei unserem Support-Team. Vielen Dank!

🗓️ Für alle anderen Accounts rechnen wir mit einer Veröffentlichung Mitte / Ende Oktober.

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