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Helferstunden-Typen deaktivieren

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Oft sind im Server bereits mehrere Arten von Helferstunden hinterlegt, manche davon sehr speziell und nur kurzzeitig benötigt, was die Auswahl des korrekten Typs unübersichtlich macht. Und das Löschen einzelner Typen verfälscht die Statistik. Daher gibt es hier ein Update: Helferstunden-Typen können jetzt deaktiviert werden.

Übersicht Helferstunden-Typen

👉 In der Liste der Helferstunden-Typen  (System > Einstellungen > Mitglieder – Helferstunden) könnt ihr jetzt per Checkbox markieren, welche Typen noch aktiv sind. Nur diese erscheinen dann bei der Erfassung neuer Stunden – auch in der Mobile-App!
👉 Nicht mehr genutzte Typen lassen sich durch Entfernen des Häkchens einfach inaktiv setzen: Sie tauchen nicht mehr in der Auswahl auf, bleiben aber für Auswertungen in der Statistik bestehen.
👉 Das Löschen von Typen ist weiterhin nur möglich, wenn es keine Einträge dazu gibt.

Dieses Update hilft, die Erfassung von Helferstunden noch übersichtlicher und schneller zu machen – ohne Datenverlust und mit voller Kontrolle über eure Typenstruktur.

Helferstunden

Nach einer Veranstaltung (Dienst / Termin / Kurs) können für alle beteiligten Personen Helferstunden erfasst / eingereicht werden. Beim Erfassen wird ein Helferstunden-Typ ausgewählt. Den Standardtyp legt ihr zentral in den Einstellungen fest – er kann aber bei jeder Veranstaltung individuell angepasst werden.

Über den Menüpunkt Helferstunden > Statistik kann eine aufgeschlüsselte Auflistung nach Dienstanforderungen und nach Helferstunden-Typen erzeugt werden.

Die Funktionen zum Eintragen, Kontrollieren, Freigeben und Ändern von Helferstunden benötigen das Recht stunden. Zum Bearbeiten der Einstellungen ist das Recht admin nötig.

Personen mit dem Recht eigenestunden können selbstständig Stunden eintragen, die unabhängig von einer Veranstaltung geleistet wurden.

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E-Rechnung veröffentlicht

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Wir freuen uns, euch mitteilen zu können, dass die neue E-Rechnungsfunktion seit letzter Woche offiziell im HiOrg-Server zur Verfügung steht! 🎉

Mit der Einführung unterstützen wir die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 – und machen eure Rechnungsprozesse fit für die Zukunft. Die Funktion wurde bereits von vielen Organisationen erfolgreich eingerichtet. 💪

Nach dem Release gab es noch ein paar kleinere Optimierungen, wir bedanken uns hier für eure Rückmeldungen! Wenn euch noch etwas Ungewöhnliches auffällt, meldet euch gerne bei unserem Support!

Wir sind für euch da:

Falls ihr Fragen habt oder Unterstützung benötigt, stehen euch folgende Ressourcen zur Verfügung:

Ein großes Dankeschön geht an unsere Testpersonen, die die neuen Funktionen im Vorfeld ausprobiert haben: Mit eurer Hilfe konnte dieses Release so glatt über die Bühne gehen 🫶.

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Ankündigung: Wartungsfenster E-Rechnung

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Seit Anfang des Jahres ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für viele Unternehmen verpflichtend. Doch was bedeutet das genau?

Die E-Rechnung ist nicht einfach nur eine digitale Rechnung als PDF. Sie enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten, die von Buchhaltungssystemen direkt verarbeitet werden können. Das macht den Rechnungsprozess effizienter, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz.

Wir wissen, dass dieses Thema viele Fragen aufwirft. Die Umstellung auf die E-Rechnung betrifft nicht nur die Technik, sondern auch gesetzliche Anforderungen. Das Bundesfinanzministerium hat dazu Antworten auf häufige Fragen wie bspw. Übergangsfristen in einer FAQ zusammengefasst.

E-Rechnung in HiOrg-Server

Nächste Woche ist es soweit: Die Funktionen zur Erstellung von E-Rechnungen sind in HiOrg-Server verfügbar! 🎉

Dann könnt ihr Rechnungen nicht nur als PDF, sondern auch in den Formaten ZUGFeRD (pdf + xml) und XRechnung (xml) erstellen, verschicken und herunterladen. Diese Umstellung macht eure Rechnungsprozesse zukunftssicher und hilft euch, die gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnungspflicht zu erfüllen.

🔹 Wichtig zu wissen: Der eigentliche Rechnungsprozess bleibt gleich. Ihr erstellt Rechnungen weiterhin wie gewohnt – die Neuerung betrifft vor allem den Versand und die zusätzlichen strukturierten Daten.

Warum hat es so lange gedauert?

Wir wissen, dass viele von euch auf die E-Rechnung gewartet haben. Ein solches Projekt ist komplex, und durch tiefgreifende Änderungen im System war eine gründliche Umsetzung entscheidend. Neben technologischen Herausforderungen gab es viele Abstimmungen, Anpassungen an gesetzliche Anforderungen und ausführliche Testphasen. Gleichzeitig haben uns unerwartete Herausforderungen – inklusive krankheitsbedingter Ausfälle – vor zusätzliche Hürden gestellt. Wir möchten uns für diese Wartezeit entschuldigen, aber wir freuen uns, euch nun eine durchdachte und stabile Lösung bereitzustellen!

Was hat sich geändert?

1. Erweiterte Stammdaten

Für die E-Rechnung sind einige zusätzliche Angaben erforderlich. Daher gibt es neue oder erweiterte Felder, die teilweise auch ohne E-Rechnung nutzbar sind, bspw.:

  • Bankverbindung der Organisation
  • Ansprechpartner für Rechnungsstellung
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Steuerbefreiungsgründe

2. Steuersätze und Umsatzsteuer

  • Bisher war die Umsatzsteuer (und damit Ausweisen von netto / brutto) optional in HiOrg-Server. Nach dem Update ist die Umsatzsteuer nun fester Bestandteil jeder Rechnung.
  • Bisher gab es einen universalen Steuersatz im System. Nun können mehrere Steuersätze hinterlegt werden, die dann bei Rechnungsposten und Gebühren (Vorauswahl und Anzeige z.B. TN-Anmeldung) zur Auswahl angezeigt werden.
  • Falls keine Umsatzsteuer anfällt, muss ein Grund für die Steuerbefreiung angegeben werden.

3. Rechnungen mit mehr strukturierten Daten

  • Die Rechnungsposten enthalten nun zusätzliche Details:
    • Anzahl und Mengeneinheit
    • Beschreibung und Einzelpreis
    • Steuersatz pro Position
  • Weitere neue Angaben für die E-Rechnung:
    • Kundenreferenz (bei ZUGFeRD-Rechnungen)
    • Leitweg-ID (bei XRechnungen, relevant für öffentliche Auftraggeber)
    • Lieferantennummer und Bestellreferenz
    • Zahlungsmethode (z. B. Überweisung, Lastschrift – oder “noch nicht festgelegt”)
  • 💡 Berechnung des Brutto-Preises:
    Die Summe der Netto-Werte je Steuersatz wird berechnet, darauf die Umsatzsteuer aufgeschlagen. Dadurch kann es zu minimalen Rundungsdifferenzen im Cent-Bereich kommen – dies entspricht den Vorgaben der XRechnung.
  • Rechnungsversand mit Auswahl des gewünschten E-Rechnungsformats (pdf / ZUGPFeRD / XRechnung).

4. Standardvorlagen & neue Variablen

Für die Einführung der E-Rechnung wurden die Standardvorlagen angepasst und erweitert. Dazu stehen nun auch euch viele neue Variablen zur Verfügung (alte Rechnungen bleiben aber weiterhin lesbar).

  • Neue Vorlagen für Rechnung Dienst, Rechnung Kursteilnahme (Privatperson / BG / Arbeitgeber)
  • Neue Vorlagen für Mahnungen

Bei den Variablen gibt es nun explizite Variationen für Netto- und Brutto-Ausgaben.

Was müsst ihr tun?

Damit ihr die neuen Rechnungsfunktionen nutzen könnt, bitten wir euch, nach dem Release folgende Schritte durchzuführen:

  1. Einstellungen anpassen:
    • Unter System → Einstellungen → Rechnungen sollten die neuen Felder wie Ansprechpartner, Bankverbindung und Steuernummer /USt-ID ausgefüllt werden.
    • Kontrolliert die Liste mit den Steuersätzen und ergänzt diese bei Bedarf (Um Inkonsistenzen zu vermeiden, wurden alle bisher benutzten Steuersätze in die neue Liste übernommen).
    • Für steuerfreie Rechnungen: Gebt den Grund der Steuerbefreiung (z. B. karitative Zwecke, §4 UStG) an.
  2. Rechnungsvorlagen aktualisieren:
    • Falls ihr eigene Rechnungsvorlagen nutzt, überprüft und aktualisiert diese, damit alle neuen Variablen korrekt dargestellt werden.
    • Ersetzt veraltete Platzhalter wie [[$zeilen_intab]] durch aktuelle Variablen wie [[$zeilen_intab_netto]]. Eine vollständige Liste der neuen Variablen findet ihr nach Release in der Variablenliste im HiOrg-Server.
  3. Vorlagen für Mahnungen aktualisieren:
    • Mahngebühren werden nicht mehr als Teil der Rechnungsposten über [[$zeilen_intab_*]] ausgegeben und sind automatisch steuerfrei.
  4. Vergleich und Test:
    • Überprüft bei euren Preisangaben, ob die richtigen Steuersätze hinterlegt sind.
      • Materialanforderung unter System > Einstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular
      • Kursgebühren / Zusatzleistungen unter System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine
    • Vergleicht bestehende Rechnungen mit den neuen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt übernommen wurden.
    • Um XRechnungen zu prüfen könnt ihr einen Validator (bspw. https://erechnungsvalidator.service-bw.de/) nutzen.

Wartungsfenster

Zur finalen Umstellung ist ein Wartungsfenster erforderlich, in dem HiOrg-Server kurzzeitig nicht verfügbar ist:

⚠️  Wartung: Mittwoch, 09.04.2025 ab 22:00 Uhr

Wir rechnen aktuell mit einer Downtime von etwa 3 Stunden.

Hilfe und Unterstützung

Falls ihr Fragen habt oder Unterstützung benötigt, stehen euch folgende Ressourcen zur Verfügung:

Wir danken euch für euer Verständnis und eure Geduld. Die Einführung der E-Rechnung bringt viele Vorteile mit sich – wir sind gespannt auf euer Feedback! 😊

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Ein gutes neues Jahr – und ein kurzes Update zur E-Rechnung

Wir wünschen euch ein gutes neues Jahr 2025! 🎉 Wir hoffen, dass ihr gut gestartet seid und blicken gemeinsam mit euch auf ein spannendes Jahr voller Herausforderungen und Möglichkeiten.

Danke für eure Unterstützung 🫶

Das vergangene Jahr 2024 war für uns ein besonderes: Dank eures Engagements – sei es durch Umfragen, Experteninterviews oder persönlichen Austausch – konnten wir viele wertvolle Einblicke gewinnen, die direkt in die Weiterentwicklung des HiOrg-Servers eingeflossen sind. Ein Highlight war die Möglichkeit, einige von euch persönlich kennenzulernen und so noch besser zu verstehen, was euch bewegt und wie wir euch am besten unterstützen können. Es ist für uns immer wieder inspirierend zu sehen, mit wie viel Leidenschaft ihr eure Arbeit macht!

Ein großes Dankeschön möchten wir auch an unsere Testkunden richten, die uns beim Thema E-Rechnung bereits aktiv unterstützen und wertvolles Feedback geliefert haben.

Update zur Einführung der E-Rechnung

Die Arbeiten an den neuen Funktionen zur E-Rechnung schreiten gut voran. Aufgrund von Krankheitsfällen im Team verzögert sich der ursprüngliche Zeitplan zwar, aber wir sehen dem Endspurt und einer Veröffentlichung im Februar hoffnungsvoll entgegen.

Wir wissen, dass einige von euch auf die neuen Funktionen warten, um den Anforderungen der E-Rechnungspflicht im gerecht zu werden, und danken euch für eure Geduld und euer Verständnis. Wie immer möchten wir sicherstellen, dass die neuen Funktionen in der Qualität bereitgestellt werden, die ihr von uns gewohnt seid.

Wie könnt ihr euch vorbereiten?

Während wir die letzten Arbeiten abschließen, könnt ihr euch bereits jetzt auf die Umstellung vorbereiten:

  • Werft einen Blick in unseren Artikel „Was ihr zur E-Rechnung wissen solltet“ für Hintergrundinformationen.
  • Bereitet wichtige Daten vor, die in den neuen Funktionen benötigt werden, z. B. Ansprechpartner für Rechnungen, Steuersätze oder Bankverbindungen.
  • Falls ihr bereits als Testkunden beteiligt seid, prüft eure bisherigen Ergebnisse und teilt uns euer Feedback mit.

Ein Blick nach vorn

Auch wenn uns dieser Start ins Jahr eine zusätzliche Herausforderung beschert, blicken wir mit Zuversicht nach vorn: Wir haben Pläne und viele der bereits gewonnenen Erkenntnisse aus 2024 fließen in neue Entwicklungen ein, die HiOrg-Server für alle noch besser machen werden – die E-Rechnung ist dabei nur ein erster Schritt.

Wir freuen uns auf 2025, auf ein Jahr voller neuer Möglichkeiten. Danke, dass ihr uns auf diesem Weg begleitet.

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Feature Fokus HiOrg-Server PRO – Eure Meinung zählt!

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Dank eurer großartigen Teilnahme und wertvollen Einblicke aus der ersten Interviewrunde haben wir fünf zentrale Themen identifiziert, die direkt Einfluss auf eure Arbeit und unser System haben. Nun möchten wir in die zweite Runde gehen und herausfinden, welche Themen euch am wichtigsten sind und weiter vertieft werden sollen.

Folgende Themen stehen zur Auswahl:

  • 🔥 Angebot / Kostenvoranschlag im Rahmen einer Sanitätsdienst-Anforderung
  • 🔥 Aufgabenverwaltung in der Mobilgeräte-App
  • 🔥 Einsatzbericht nach Dienstabschluss
  • 🔥 Materialverwaltung im Alltag
  • 🔥 Zusammenarbeitsfunktionen für gemeinsame Veranstaltungen in HiOrg-Server

Da das Interesse an unseren ersten Experteninterviews sehr hoch war und die Plätze schnell ausgebucht waren, möchten wir diesmal sicherstellen, dass jeder flexibel teilnehmen kann. Die Einladung richtet sich an alle, unabhängig davon, ob ihr Admin eures HiOrg-Servers seid.
Der Ablauf ist einfach: Der Link führt euch zu unserem Insight in HiOrg-Server, von dort aus kommt ihr zur Umfrage.
⚠️ Der Link funktioniert nur, wenn ihr bereits am Server eingeloggt seid. Falls ihr euch zuerst noch einloggen müsst, erreicht ihr die Insights über die Glühbirne oben rechts.

👉 Jetzt gleich abstimmen!

Warum dieser Ablauf?

Um sicherzustellen, dass die Abstimmung nur für registrierte Kunden zugänglich ist, erfolgt sie ausschließlich über HiOrg-Server. So können wir gewährleisten, dass nur diejenigen an der Weiterentwicklung beteiligt sind, die aktiv mit dem System arbeiten. Wir wissen, dass der Weg etwas umständlicher ist, aber nur so bleibt die Abstimmung repräsentativ. 

Warum diese Abstimmung?

„Habt ihr keine eigenen Ideen?“ – Doch, haben wir! 😃
Unser Ziel ist es jedoch, HiOrg-Server kontinuierlich zu verbessern – für euch und mit euch! Dafür müssen wir eure Bedürfnisse kennen und Eure Rückmeldungen geben uns dazu gezielte Anhaltspunkte. Nur so können wir wir euch noch besser unterstützen. 
Wir danken euch herzlich für die Mithilfe und euer Engagement bei der Weiterentwicklung. 🫶

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Was ihr zur E-Rechnung wissen solltet

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Die E-Rechnung gewinnt immer mehr an Bedeutung und wird in vielen Bereichen zur Pflicht. Aber keine Sorge – wir bringen euch auf den neuesten Stand und unterstützen euch dabei, diese Umstellung zu meistern.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die nicht einfach nur als PDF versendet wird, sondern maschinenlesbar ist. Das bedeutet, dass sie von Buchhaltungsprogrammen oder ERP-Systemen direkt verarbeitet werden kann. Sie ersetzt die herkömmliche Papier- und PDF-Rechnung und macht den Rechnungsprozess einfacher und effizienter.

Wann wird die E-Rechnung verpflichtend?

Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen eingeführt. Für kleinere Unternehmen und Freiberufler gibt es jedoch Übergangsvorschriften, die ihnen mehr Zeit für die Umstellung einräumen. Diese Übergangsfristen sollen sicherstellen, dass auch kleine Unternehmen die notwendige Infrastruktur aufbauen können, ohne übermäßigen Druck. Ihr solltet aber sicherstellen, dass ihr zum Stichtag E-Rechnungen empfangen könnt, also eine funktionierende Mailadresse besitzt. Wie schon bei Papierrechnungen, müssen E-Rechnungen 10 Jahre lang archiviert werden.

Übergangsvorschriften für kleinere Unternehmen

Um kleineren Unternehmen den Einstieg in die E-Rechnung zu erleichtern, wird es spezielle Übergangsfristen geben, die es diesen Unternehmen ermöglichen, nach dem Stichtag noch einige Monate lang Rechnungen in traditionellen Formaten auszustellen. Diese Fristen gelten abhängig von der Unternehmensgröße und werden voraussichtlich nach Branchen und Umsatzhöhe differenziert. Genauere Details hierzu werden voraussichtlich in den kommenden Wochen von den zuständigen Behörden veröffentlicht.

Welche Formate gibt es?

Es gibt zwei gängige Formate für die E-Rechnung:

  • ZugFERD: Dieses Format kombiniert strukturierte Daten und eine visuelle Darstellung der Rechnung in einem PDF-Dokument. So können sowohl Menschen als auch Maschinen die Rechnungsdaten lesen. Es ist besonders nutzerfreundlich, da es sowohl für die elektronische Weiterverarbeitung als auch für die manuelle Prüfung geeignet ist.
  • XRechnung: Dieses Format ist für den Datenaustausch mit der öffentlichen Verwaltung entwickelt worden. Es ist ein rein strukturiertes XML-Format und enthält keine visuelle Darstellung. XRechnung ist das von Behörden bevorzugte Format, da es den Anforderungen des E-Governments entspricht.

🔜 E-Rechnung in HiOrg-Server

Und hier kommt die gute Nachricht: Wir arbeiten bereits intensiv daran, E-Rechnungen in HiOrg-Server zu integrieren.
In Zukunft wird es möglich sein, neben den bisherigen PDF- oder Ausdruck-Rechnungen auch Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format direkt aus HiOrg-Server zu erstellen.
Wir erwarten die Veröffentlichung einer ersten Version im Lauf des Novembers. Davor wird es eine Pilotphase geben, in der einige Test-Accounts die neuen Features exklusiv ausprobieren können.

Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile: Sie spart Zeit, reduziert den Papierverbrauch und verbessert die Effizienz im Rechnungswesen. Wir sind bereit und werden euch bei der Umstellung bestmöglich unterstützen! 👍

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Immer gut informiert: Der HiOrg-Server Blog

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Während die neuen Insights in unserem System einen schnellen Überblick über aktuelle Entwicklungen und Neuerungen bieten, gehen wir auf unserem Blog einen Schritt weiter. Hier setzen wir einen breiteren Fokus und Du findest umfassendere und detaillierte Berichte zu Themen, die Dich als Helfenden wirklich interessieren: Neue Features stellen wir im Detail vor und erklären auch, wie Du sie am besten nutzen kannst. Es gibt Tipps und Tricks zu bestehenden Funktionen, aktuelle News zu unseren Kooperationen (bspw. mit der BG-QSEH), allgemein wichtige Informationen aus dem HiOrg-Universum und zwischendurch immer mal wieder das ein oder andere Highlight aus unserem Arbeitsalltag.

Screenshot HiOrg-Server Blog

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