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meineQSEH: Jetzt neue Zugangsdaten hinterlegen

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Die Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe (QSEH) hat (neben anderen Updates) ihr Authentifizierungsverfahren umgestellt. Seit kurzem können die neuen API-Zugangsdaten für die Schnittstelle in HiOrg-Server KURSE hinterlegt werden.

Was hat sich geändert?

Seit dem 23.02.2026 nutzt die QSEH für neue Einrichtungen ein neues Authentifizierungsverfahren. Statt Benutzername und Passwort wird nun ein API-Zugang mit Client-ID und Client-Secret verwendet.

Für bestehende Unterkonten gibt es eine Übergangsfrist bis zum 22.02.2027.
In dieser Zeit wird die bisherige Schnittstelle weiterhin unterstützt, und Kurse können auch ohne Umstellung wie gewohnt an die QSEH gemeldet werden.

Trotzdem empfehlen wir, zeitnah auf das neue API-Verfahren umzustellen, damit die Kursmeldungen auch langfristig reibungslos funktionieren.

Zu den allgemeinen Änderungen bei meineQSEH haben wir bereits hier informiert:
https://info2.hiorg-server.de/2026/02/meineqseh-update-zum-23-02-2026-was-hiorg-server-nutzer-wissen-sollten/

Kurz erklärt: Was ist eine API bzw. eine Schnittstelle?

Ganz vereinfacht gesagt ist eine Schnittstelle (API steht für Application Programming Interface) eine Art digitaler Übergabepunkt zwischen zwei Systemen, in diesem Fall zwischen HiOrg-Server und der QSEH.

Über diese Schnittstelle werden die Kursdaten automatisch übertragen, ohne dass ihr sie doppelt eingeben müsst.
Bisher lief die Anmeldung an dieser Schnittstelle mit Benutzerkennung und Passwort.
Jetzt wird stattdessen ein API-Zugang mit Client-ID und Client-Secret verwendet. Das ist eine Art spezieller Zugangsschlüssel für Programme statt für Menschen.

Für euch ändert sich im Alltag nicht viel:
Ihr hinterlegt einmal die neuen Zugangsdaten im HiOrg-Server, und danach funktioniert die Kursmeldung weiterhin wie gewohnt auf Knopfdruck.

API-Zugang in meineQSEH erstellen

Der API-Zugang wird in meineQSEH (https://meine.bg-qseh.de) mit einem berechtigten Konto erstellt.

Beim Anlegen des Zugangs werden Client-ID, Client-Secret und Kontext-ID erzeugt. Diese Daten können direkt aus dem angezeigten Informationsfenster kopiert werden.

Wichtig: Client-Secret nur einmal sichtbar

Das Client-Secret wird nur ein einziges Mal angezeigt und ist 2 Jahre gültig.
Bitte kopiert und speichert das Secret direkt beim Anlegen des API-Zugangs.
Das Secret kann später nicht erneut angezeigt werden.
Wenn es verloren geht, muss ein neuer API-Zugang erstellt werden.

Neue API-Zugangsdaten in HiOrg-Server KURSE hinterlegen

Die neuen Zugangsdaten können ab sofort in HiOrg-Server KURSE unter System > Einstellungen > Ausbildung / KURSE – Ausbildung allgemein hinterlegt werden.

Dialog zum Einrichten der Schnittstelle meineQSEH

Speichern nicht vergessen. Sobald die Daten hinterlegt sind, übermittelt HiOrg-Server KURSE weiter zuverlässig alle notwendigen Kursdaten an die QSEH.

Video: meineQSEH-Schnittstelle für deinen HiOrg-Server einrichten

Im Video zeigt Felix Schritt für Schritt, wie ihr die neue QSEH-Schnittstelle in HiOrg-Server KURSE einrichtet (Video öffnet sich mit Klick auf das Bild). Wer zusätzliche Unterstützung benötigt, dem steht auch unser Support hilfreich zur Seite.

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Update: Rechnungsempfänger flexibel auswählen

Beim Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen werden Kunde und Rechnungsadresse bereits getrennt ausgewählt. Das sorgt für eine saubere Zuordnung, war aber in manchen Fällen nicht ausreichend.

Mit dem aktuellen Update kommt eine zusätzliche Steuerungsmöglichkeit hinzu.

Bezeichnung des Empfängers festlegen

Ihr könnt nun festlegen, ob als Empfänger die Kundenbezeichnung oder die Bezeichnung der gewählten Rechnungsadresse verwendet wird, wenn diese voneinander abweichen.

Dazu gibt es eine neues DropDown-Feld unterhalb der Rechnungsadresse. Damit lässt sich steuern, welche Organisationseinheit auf der Rechnung im Empfängerfeld erscheint.

Rechnungsempfänger auswählen

Neu: Vorschau der Empfängerdarstellung

Eine integrierte Vorschau rechts von der Auswahl zeigt nun direkt, wie der Empfänger in der Standard-Rechnungsvorlage dargestellt wird. So seht ihr vor dem Speichern, welche Bezeichnung tatsächlich ausgegeben wird.

Gerade bei größeren Kunden mit mehreren Einzelstandorten ist das relevant:

  • Zentrale als Vertragspartner
  • Abweichende Rechnungsadresse je Standort
  • Unterschiedliche Bezeichnungen gewünscht

Mit der neuen Option entscheidet ihr gezielt, welche Bezeichnung auf der Rechnung erscheint. Das reduziert Rückfragen und sorgt für konsistente Dokumente.

Die neue Einstellung zur Empfängerbezeichnung greift direkt in der Rechnung und wird in der Standard-Vorlage berücksichtigt. Im Zuge des Updates haben wir zusätzlich eine Meldung integriert, die auf eine geänderte Adresse hinweist.

Zur Erinnerung: Für das Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen ist das Recht rechnung erforderlich.

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Kursgebühr mit Gültigkeitsdauer

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Wenn Ihr eine Ermächtigung zur Aus- und Weiterbildung von Betriebshelfern habt, müssen alle für Betriebshelfer geeigneten Kurse bei der VBG gemeldet werden. Die Lehrgangsgebühren werden dann mit den jeweils zuständigen Unfallversicherungsträgern abgerechnet.

Neue Pauschgebühren ab 01.01.2026

Hier gibt es gute Nachrichten: Für Erste-Hilfe-Lehrgänge, die ab dem 01.01.2026 stattfinden, erhöhen sich die pauschalierten Lehrgangsgebühren. Die neuen Sätze gelten einheitlich und betragen dann zukünftig 46,31€ pro teilnehmender Person. Folgende Lehrgänge sind betroffen:

  • Erste-Hilfe-Ausbildung
  • Erste-Hilfe-Fortbildung
  • Erste-Hilfe-Schulung in Bildungs- und Betreuungseinrichtungen für Kinder

Offizielle und weiterführende Informationen dazu findet ihr auf der Seite der DGUV

Passend dazu: Zeitraum für Kursgebühren

Um euch die Umstellung zu erleichtern, haben wir im HiOrg-Server eine Erweiterung bei den Kurstypen umgesetzt.

Unter System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine kann nun für jede Kursgebühr ein Gültigkeitszeitraum mit ab– und bis-Datum hinterlegt werden. Beide Felder dürfen auch leer bleiben.

Screenshot | Kursgebühr

👉 Dadurch lassen sich neben Gebührenänderungen zum Jahreswechsel (wie bspw. für die Abrechnung mit der BG) auch zeitlich begrenzte Aktionen ganz bequem abbilden. Der Zeitraum bezieht sich dabei auf das Kursdatum, nicht auf die Buchung.

💡 Wichtig: Bereits gebuchte Teilnehmende behalten den Preis, der zum Zeitpunkt der Buchung gültig war. Änderungen im Kurstyp wirken sich nur auf zukünftige Buchungen aus.

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Verbesserte Preisangaben bei der Teilnehmeranmeldung

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Mit HiOrg-Server KURSE lassen sich Schulungsangebote wie Erste-Hilfe- oder Brandschutzkurse nicht nur intern verwalten, sondern auch direkt auf der eigenen Webseite veröffentlichen – inklusive komfortabler Online-Anmeldung.

Da es sich hierbei um ein verbindliches Angebot handelt, gelten auch die Regelungen der Preisangabenverordnung (PAngV) – insbesondere zur transparenten Ausweisung von Steuern.

Was ist neu?

In der öffentlichen Teilnehmeranmeldung werden Preise jetzt transparenter – und für euch flexibler – dargestellt, um Missverständnisse zu vermeiden und unterschiedlichen Zielgruppen gerecht zu werden.

Mit der Einführung der E-Rechnungsfunktion wurde die Angabe von Steuersätzen angepasst. Dadurch wurden bei der öffentlichen Teilnehmeranmeldung systembedingt Bruttopreise mit in Klammern angegebenem Netto-Betrag angezeigt – unabhängig davon, ob tatsächlich Umsatzsteuer erhoben wurde oder nicht. Das führte teils zu Irritationen bei den Teilnehmenden, die sich zu einem Kurs anmelden wollten:

  • Endkunden befürchteten, dass auf den ausgewiesenen Betrag noch Umsatzsteuer „aufgeschlagen“ werde.
  • Geschäftskunden wünschten sich dagegen eine klarere Netto-Ausweisung zur besseren Vergleichbarkeit von Angeboten.

Die Lösung: Flexible Steueranzeige nach Zielgruppe

Ab sofort passt sich die Preisdarstellung in der öffentlichen Teilnehmeranmeldung an – je nach Kurstyp-Einstellung und Steuersatz-Konfiguration.

👉 Für Endkunden / gemischte Zielgruppen:

  • Die Mehrwertsteuer wird in Prozent angegeben, auch bei den Zusatzleistungen.
  • Im Gesamtbetrag wird sie als absoluter Betrag ausgewiesen.
  • Bei Steuerbefreiung wird der Befreiungsgrund mit angezeigt.

👉 Für Geschäftskunden (B2B):

  • Preise können optional netto dargestellt werden. Dazu gibt es im jeweiligen Kurstyp die neue Checkbox „Beträge als Nettopreise im Rahmen der öffentlichen Teilnehmer-Anmeldung ausweisen“
  • Automatischer Zusatz „zzgl. MwSt.“ wird bei allen Preisangaben angezeigt.

Diese Einstellungen werden einfach pro Kurstyp hinterlegt – je nachdem, an wen sich das Kursangebot richtet.

So bleiben eure Angebote rechtskonform, verständlich und auf eure Zielgruppe abgestimmt.

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Helferstunden-Typen deaktivieren

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Oft sind im Server bereits mehrere Arten von Helferstunden hinterlegt, manche davon sehr speziell und nur kurzzeitig benötigt, was die Auswahl des korrekten Typs unübersichtlich macht. Und das Löschen einzelner Typen verfälscht die Statistik. Daher gibt es hier ein Update: Helferstunden-Typen können jetzt deaktiviert werden.

Übersicht Helferstunden-Typen

👉 In der Liste der Helferstunden-Typen  (System > Einstellungen > Mitglieder – Helferstunden) könnt ihr jetzt per Checkbox markieren, welche Typen noch aktiv sind. Nur diese erscheinen dann bei der Erfassung neuer Stunden – auch in der Mobile-App!
👉 Nicht mehr genutzte Typen lassen sich durch Entfernen des Häkchens einfach inaktiv setzen: Sie tauchen nicht mehr in der Auswahl auf, bleiben aber für Auswertungen in der Statistik bestehen.
👉 Das Löschen von Typen ist weiterhin nur möglich, wenn es keine Einträge dazu gibt.

Dieses Update hilft, die Erfassung von Helferstunden noch übersichtlicher und schneller zu machen – ohne Datenverlust und mit voller Kontrolle über eure Typenstruktur.

Helferstunden

Nach einer Veranstaltung (Dienst / Termin / Kurs) können für alle beteiligten Personen Helferstunden erfasst / eingereicht werden. Beim Erfassen wird ein Helferstunden-Typ ausgewählt. Den Standardtyp legt ihr zentral in den Einstellungen fest – er kann aber bei jeder Veranstaltung individuell angepasst werden.

Über den Menüpunkt Helferstunden > Statistik kann eine aufgeschlüsselte Auflistung nach Dienstanforderungen und nach Helferstunden-Typen erzeugt werden.

Die Funktionen zum Eintragen, Kontrollieren, Freigeben und Ändern von Helferstunden benötigen das Recht stunden. Zum Bearbeiten der Einstellungen ist das Recht admin nötig.

Personen mit dem Recht eigenestunden können selbstständig Stunden eintragen, die unabhängig von einer Veranstaltung geleistet wurden.

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meineQSEH: Organisator direkt beim Kurs hinterlegen

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Wie bereits in früheren Blogposts zur Schnittstelle zwischen HiOrg-Server und meineQSEH beschrieben, erleichtert euch unsere Anbindung die gesetzlich geforderten Kursmeldungen an die Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe (QSEH).

Noch in dieser Woche gibt es ein Update bei der Ansprechperson für einen Kurs. Die QSEH fordert bei der Kursmeldung die Nennung einer Ansprechperson (Organisator) vor Ort. Bisher wurde diese standardmäßig beim Kursort hinterlegt. Das hat manchmal zu Problemen geführt – zum Beispiel, wenn an einem Kursort mehrere Kontaktpersonen für unterschiedliche Fachbereiche tätig sind.

👉 Neu: Nun kann der „Organisator vor Ort“ direkt beim Kurs angegeben werden.

Organisator beim Kurs eintragen | Schnittstelle meineQSEH

Wenn beim Anlegen eines neuen Kurses ein Kursort ausgewählt wird, übernimmt das System automatisch die beim Kursort (unter System > Einstellungen > Orte für Kurse) hinterlegte Ansprechperson als Vorschlag. Diese Angabe kann dann übernommen oder individuell angepasst werden, ohne dass der ursprüngliche Adressdatensatz verändert wird.

So bleibt ihr flexibel und könnt für jeden Kurs gezielt die passende Kontaktperson hinterlegen – genau so, wie es die QSEH erwartet. Sobald die Funktion live ist, werden wir euch mit einem Insight im System informieren.

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E-Rechnung veröffentlicht

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Wir freuen uns, euch mitteilen zu können, dass die neue E-Rechnungsfunktion seit letzter Woche offiziell im HiOrg-Server zur Verfügung steht! 🎉

Mit der Einführung unterstützen wir die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 – und machen eure Rechnungsprozesse fit für die Zukunft. Die Funktion wurde bereits von vielen Organisationen erfolgreich eingerichtet. 💪

Nach dem Release gab es noch ein paar kleinere Optimierungen, wir bedanken uns hier für eure Rückmeldungen! Wenn euch noch etwas Ungewöhnliches auffällt, meldet euch gerne bei unserem Support!

Wir sind für euch da:

Falls ihr Fragen habt oder Unterstützung benötigt, stehen euch folgende Ressourcen zur Verfügung:

Ein großes Dankeschön geht an unsere Testpersonen, die die neuen Funktionen im Vorfeld ausprobiert haben: Mit eurer Hilfe konnte dieses Release so glatt über die Bühne gehen 🫶.

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