Schlagwortarchiv für: Update

Gemeinsame Dienste: Partner-Organisationen informieren

,

Gemeinsame Dienste sind schnell organisiert aber Änderungen gehören genauso dazu. Verschiebt sich die Treffzeit, ändert sich der Veranstaltungsort oder wird ein anderer Ansprechpartner hinterlegt, müssen alle beteiligten Organisationen informiert werden.

Genau das übernimmt der HiOrg-Server jetzt auf Wunsch automatisch.

Was wird übermittelt?

Ändert ihr bei einem gemeinsam durchgeführten Dienst wichtige Planungsdaten, können die beteiligten Partner-Organisationen automatisch per E-Mail informiert werden.

Berücksichtigt werden dabei folgende Angaben:

  • Name der Veranstaltung
  • Veranstaltungsort
  • Ansprechpartner vor Ort
  • Datum und Uhrzeit
  • Treffpunkt und Treffzeit

Die E-Mail zeigt jeweils den bisherigen und den neuen Wert an. So sehen die Empfänger sofort, was sich geändert hat und können ihre Planung entsprechend anpassen. Versendet wird die Benachrichtigung an die in der Partner-Organisation hinterlegte Adresse „E-Mail Dienste“.

So funktioniert’s

Bei gemeinsam genutzten Diensten erscheint im Dienstformular die Option „Verknüpfte Organisation(en) informieren“.

Sobald ihr eines der relevanten Felder ändert, wird diese automatisch aktiviert. Vor dem Speichern könnt ihr selbstverständlich jederzeit entscheiden, ob die Benachrichtigung versendet werden soll oder nicht.

Eine E-Mail wird nur verschickt, wenn tatsächlich eine relevante Änderung vorgenommen wurde.

Gut zu wissen

Damit nur sinnvolle Benachrichtigungen versendet werden, berücksichtigt der HiOrg-Server einige Besonderheiten:

  • Nur die Organisation, die den Dienst ursprünglich an Partner weitergegeben hat, kann eine Benachrichtigung auslösen. Änderungen durch Partner selbst erzeugen daher keine E-Mails.
  • Änderungen an einzelnen Zeiträumen (Datum/Uhrzeit, Treffpunkt oder Treffzeit) erhalten ausschließlich die Partner, die an diesem Zeitraum beteiligt sind.
  • Neu hinzugefügte Zeiträume lösen keine Benachrichtigung aus, da sie noch nicht mit Partnern geteilt wurden.
  • Beim Veranstaltungsort und Ansprechpartner wird nur informiert, wenn im Dienst eine andere Adresse ausgewählt wird. Wird dagegen ein bereits hinterlegter Adressdatensatz nachträglich im Adressverwaltungs-Bereich bearbeitet (z. B. eine Straße oder Telefonnummer korrigiert), gilt das nicht als Änderung des Dienstes und verschickt keine Info
  • Fehlt bei einer Partner-Organisation die Adresse „E-Mail Dienste“, weist euch der HiOrg-Server darauf hin. So könnt ihr die Organisation bei Bedarf auf anderem Weg informieren.

So bleiben alle beteiligten Organisationen auf dem gleichen Stand – ohne dass Änderungen zusätzlich manuell weitergegeben werden müssen.

/0 Kommentare

Update: Materialsystem jetzt mit gemeinsamer Sollmenge

,

Mit dem Materialsystem von HiOrg-Server verwaltet ihr Fahrzeuge, Verbrauchsmaterial, Medikamente, Kleidung und viele weitere Materialien zentral an einem Ort. Unterschiedliche Materialtypen bringen passende Zusatzfunktionen mit, etwa für Wartungen, Einweisungen oder Verfallsdaten. Gleichzeitig behaltet ihr Bestände, Lagerorte und Sollmengen jederzeit im Blick.

Mit dem aktuellen Update vereinfachen wir einen wichtigen Teil der Materialverwaltung: die Sollmenge.
Sie wird künftig gemeinsam je Lagerort, Modell und Größe geführt. Das bildet die tatsächliche Lagerhaltung besser ab und sorgt für mehr Übersicht.

Was ändert sich?

Bisher wurde die Sollmenge (Mindestbestand) für jede einzelne Bestandszeile eines Materials separat hinterlegt. Ab sofort gilt sie gemeinsam für eine Gruppe aus Lagerort, Modell und (falls relevant) Größe.

Update Material: gemeinsame Sollmengen

Warum?

In der Praxis gibt es dasselbe Material häufig mehrfach am gleichen Lagerort, etwa Verbrauchsmaterial oder Medikamente mit unterschiedlichen Chargen oder Verfallsdaten. Entscheidend ist dabei nicht die einzelne Bestandszeile, sondern der Gesamtbestand dieses Materials an diesem Lagerort.

Genau das bildet die neue gemeinsame Sollmenge ab. Gleichzeitig bleibt die Sollmenge jetzt erhalten, selbst wenn der Bestand einer Gruppe zwischenzeitlich auf 0 sinkt.

Was ist neu?

Bearbeiten-Maske

Die Sollmenge wird pro Gruppe nur noch einmal erfasst. Oberhalb jeder Gruppe seht ihr den aktuellen Gesamtbestand sowie die hinterlegte Sollmenge auf einen Blick – inklusive Hinweis, falls Material fehlt (z. B. „Ist 25 / Soll 30 – es fehlen 5“). Materialien, die nur aus einer Bestandszeile bestehen, verhalten sich wie bisher. Dort wird die Sollmenge weiterhin direkt in der Zeile eingetragen.

Eingabehilfe

Für die Felder Modell und Größe werden bereits verwendete Werte vorgeschlagen. Das erleichtert eine einheitliche Bezeichnung. Genau diese ist wichtig, da sie bestimmt, welche Bestandszeilen zu einer gemeinsamen Gruppe gehören.

Materialliste

Bestandszeilen werden jetzt nach ihrer Gruppe zusammengefasst. Als Zwischenüberschrift seht ihr jeweils den aktuellen Gesamtbestand und die gemeinsame Sollmenge.

Nachbestell-Übersicht („Material auffüllen“)

Fehlbestände werden nun gruppenweise berechnet. Dadurch entspricht die Übersicht der tatsächlichen Sollmenge je Lagerort, Modell und Größe.

Export und Import

Die Spalte heißt jetzt „Sollmenge (gemeinsam je Lagerort / Modell / Größe)“. Bestehende Importdateien mit der bisherigen Spalte „Sollmenge“ könnt ihr weiterhin ohne Anpassungen verwenden.

Müsst ihr etwas tun?

Nein. Eure bestehenden Sollmengen werden bei der Umstellung automatisch übernommen. Dabei werden die bisherigen Sollmengen aller Bestandszeilen einer Gruppe zusammengeführt.

👉 Werft nach dem Update bei Gelegenheit trotzdem einen kurzen Blick auf eure Sollmengen. So könnt ihr prüfen, ob die automatisch übernommenen Werte eurem gewünschten Mindestbestand entsprechen.

/0 Kommentare

Update Widerrufsfunktion

,

Vor knapp zwei Wochen haben wir die neue Widerrufsfunktion für die öffentliche TN-Anmeldung in HiOrg-Server KURSE veröffentlicht. Damit erfüllen die öffentlichen Kursangebote die seit dem 19. Juni 2026 geltenden gesetzlichen Anforderungen für online abgeschlossene Verträge im B2C-Bereich.

Inzwischen haben wir die ersten Rückmeldungen erhalten und bereits eine kleine Anpassung vorgenommen: Das Feld „Geburtsdatum“ wird im Widerrufsformular nicht länger abgefragt.

Für die Zuordnung eines Widerrufs reichen die übrigen Angaben in der Praxis in aller Regel aus. Gleichzeitig wird das Formular dadurch etwas schlanker und einfacher für die Teilnehmenden.

Nun interessiert uns, wie die neue Funktion bei euch im Alltag ankommt.

  • Reicht euch die Benachrichtigung per E-Mail oder wünscht ihr euch zusätzlich eine Übersicht der eingegangenen Widerrufe direkt im HiOrg-Server?
  • Wie organisiert ihr den weiteren Ablauf nach einem Widerruf?
  • Und ganz allgemein: Wie häufig kommt es bei euch überhaupt vor, dass eine Kursteilnahme widerrufen wird?

Je nachdem, welche Erfahrungen ihr mit der Funktion macht und welche Anforderungen sich in der Praxis ergeben, werden wir das Thema weiterentwickeln – oder die Umsetzung als abgeschlossen betrachten.

👉 Wir freuen uns über eure Rückmeldungen im Forum oder per E-Mail.

/0 Kommentare

Neue Widerrufsfunktion für Online-Kursanmeldungen

,

Ab dem 19. Juni 2026 gelten neue gesetzliche Vorgaben für online abgeschlossene Verträge im B2C-Bereich. Hintergrund ist eine Änderung des Verbraucher- und Versicherungsvertragsrechts (§ 356a BGB).
Ziel der Neuregelung ist es, Verbraucherinnen und Verbrauchern einen Widerruf ebenso einfach zu ermöglichen, wie den ursprünglichen Vertragsabschluss. Betroffen sind auch Kursbuchungen, die direkt über eine Webseite erfolgen.

Was bedeutet das für euch?

Wenn ihr auf eurer Webseite das Kursangebot inkl. Online-TN-Anmeldung aus HiOrg-Server KURSE eingebunden habt, müsst ihr nichts an der Einbindung selbst ändern. Wir haben die gesetzlichen Anforderungen bereits für euch umgesetzt:

Widerruf-Link in Kursliste

Seit heute steht auf der öffentlichen Kursübersicht der neue Button „Kursteilnahme absagen / Vertrag widerrufen“ zur Verfügung. Über diesen Button gelangen Teilnehmende zu einem Widerrufsformular. Dort können die erforderlichen Angaben erfasst und die Widerrufserklärung direkt online übermittelt werden.

Nach dem Absenden erhalten die Teilnehmenden automatisch eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Gleichzeitig werdet auch ihr per E-Mail über den eingegangenen Widerruf informiert, damit ihr die betreffende Kursteilnahme im HiOrg-Server entsprechend stornieren könnt.

Einstellungen

Die Einstellungen zur neuen Widerrufsfunktion findet ihr unter:
System > Einstellungen > Öffentl. Kursangebote & TN-Anmeldung > Widerruf Kursteilnahme

Widerruf Einstieg

Dort können unter anderem Texte und weitere Optionen angepasst werden. Zusätzlich findet ihr hier einen Link, um das Widerrufsformular außerhalb der Kursliste auf eurer Webseite einzubinden.

Für Kurse, bei denen der Kursbeginn innerhalb der Widerrufsfrist liegt, kann nun eine zusätzliche Checkbox auf dem Anmeldeformular freigeschaltet werden (Einwilligung zum vorzeitigen Leistungsbeginn). Teilnehmende akzeptieren dann bei Anmeldung eine verkürzte Frist.

Widerruf - vorzeitiger Leistungsbeginn

⚠️ Diese Option wird nicht automatisch aktiviert und muss von euch bei Bedarf selbst eingeschaltet werden.

🤓 Bitte prüft die neuen Einstellungen nach dem Update und passt die hinterlegten Texte sowie die verfügbaren Optionen bei Bedarf an eure Anforderungen an.

Häufige Fragen

Wenn ihr die öffentliche Kursanzeige aus HiOrg-Server KURSE verwendet, wird die technische Umsetzung automatisch bereitgestellt. Bietet ihr ausschließlich Kurse im B2B-Bereich an oder möchtet die Funktion aus einem anderen Grund nicht nutzen, kann der Button in den Einstellungen zur Kursliste deaktiviert werden.

  • Die Einstellungen zur neuen Widerrufsfunktion findet ihr unter:
    System > Einstellungen > Öffentl. Kursangebote & TN-Anmeldung > Widerruf Kursteilnahme
  • Die Funktion selbst ist standardmäßig aktiv und kann für einzelne Kurslisten deaktiviert werden.

Nein. Die von uns bereitgestellten Texte verstehen sich als unverbindliche Formulierungshilfen und Einstiegsvorschläge. Bitte prüft die Inhalte sorgfältig und passt sie gegebenenfalls an eure Anforderungen an.

Wir können keine rechtliche Beratung leisten und übernehmen für die Verwendung der Texte keine Verantwortung.

Für kurzfristige Buchungen steht jetzt eine zusätzliche Checkbox zur Verfügung. Mit ihr kann berücksichtigt werden, dass das Widerrufsrecht unter bestimmten Voraussetzungen nach vollständiger Vertragserfüllung erlöschen kann.

Diese Option wird nicht automatisch aktiviert und muss von euch bei Bedarf selbst eingeschaltet werden. Bitte prüft vor der Nutzung, ob die Voraussetzungen in eurem Anwendungsfall tatsächlich erfüllt sind.

Die widerrufende Person erhält zunächst eine Eingangsbestätigung per E-Mail.
Zusätzlich werdet ihr über den eingegangenen Widerruf informiert. Die eigentliche Stornierung der Kursteilnahme erfolgt anschließend durch euch im HiOrg-Server.

Nein. Die Funktion steht systemweit zur Verfügung. Vor dem 19. Juni 2026 empfiehlt es sich lediglich, die Einstellungen zu prüfen und gegebenenfalls die hinterlegten Texte anzupassen.

Wenn ihr ausschließlich Kurse im B2B-Bereich anbietet oder die Funktion aus einem anderen Grund nicht nutzen möchtet, kann der Button in den Einstellungen zur Kursliste (System > Einstellungen > Öffentl. Kursangebote & TN-Anmeldung) deaktiviert werden.

/0 Kommentare

meineQSEH: Jetzt neue Zugangsdaten hinterlegen

, ,

Die Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe (QSEH) hat (neben anderen Updates) ihr Authentifizierungsverfahren umgestellt. Seit kurzem können die neuen API-Zugangsdaten für die Schnittstelle in HiOrg-Server KURSE hinterlegt werden.

Was hat sich geändert?

Seit dem 23.02.2026 nutzt die QSEH für neue Einrichtungen ein neues Authentifizierungsverfahren. Statt Benutzername und Passwort wird nun ein API-Zugang mit Client-ID und Client-Secret verwendet.

Für bestehende Unterkonten gibt es eine Übergangsfrist bis zum 22.02.2027.
In dieser Zeit wird die bisherige Schnittstelle weiterhin unterstützt, und Kurse können auch ohne Umstellung wie gewohnt an die QSEH gemeldet werden.

Trotzdem empfehlen wir, zeitnah auf das neue API-Verfahren umzustellen, damit die Kursmeldungen auch langfristig reibungslos funktionieren.

Zu den allgemeinen Änderungen bei meineQSEH haben wir bereits hier informiert:
https://info2.hiorg-server.de/2026/02/meineqseh-update-zum-23-02-2026-was-hiorg-server-nutzer-wissen-sollten/

Kurz erklärt: Was ist eine API bzw. eine Schnittstelle?

Ganz vereinfacht gesagt ist eine Schnittstelle (API steht für Application Programming Interface) eine Art digitaler Übergabepunkt zwischen zwei Systemen, in diesem Fall zwischen HiOrg-Server und der QSEH.

Über diese Schnittstelle werden die Kursdaten automatisch übertragen, ohne dass ihr sie doppelt eingeben müsst.
Bisher lief die Anmeldung an dieser Schnittstelle mit Benutzerkennung und Passwort.
Jetzt wird stattdessen ein API-Zugang mit Client-ID und Client-Secret verwendet. Das ist eine Art spezieller Zugangsschlüssel für Programme statt für Menschen.

Für euch ändert sich im Alltag nicht viel:
Ihr hinterlegt einmal die neuen Zugangsdaten im HiOrg-Server, und danach funktioniert die Kursmeldung weiterhin wie gewohnt auf Knopfdruck.

API-Zugang in meineQSEH erstellen

Der API-Zugang wird in meineQSEH (https://meine.bg-qseh.de) mit einem berechtigten Konto erstellt.

Beim Anlegen des Zugangs werden Client-ID, Client-Secret und Kontext-ID erzeugt. Diese Daten können direkt aus dem angezeigten Informationsfenster kopiert werden.

Wichtig: Client-Secret nur einmal sichtbar

Das Client-Secret wird nur ein einziges Mal angezeigt und ist 2 Jahre gültig.
Bitte kopiert und speichert das Secret direkt beim Anlegen des API-Zugangs.
Das Secret kann später nicht erneut angezeigt werden.
Wenn es verloren geht, muss ein neuer API-Zugang erstellt werden.

Neue API-Zugangsdaten in HiOrg-Server KURSE hinterlegen

Die neuen Zugangsdaten können ab sofort in HiOrg-Server KURSE unter System > Einstellungen > Ausbildung / KURSE – Ausbildung allgemein hinterlegt werden.

Dialog zum Einrichten der Schnittstelle meineQSEH

Speichern nicht vergessen. Sobald die Daten hinterlegt sind, übermittelt HiOrg-Server KURSE weiter zuverlässig alle notwendigen Kursdaten an die QSEH.

Video: meineQSEH-Schnittstelle für deinen HiOrg-Server einrichten

Im Video zeigt Felix Schritt für Schritt, wie ihr die neue QSEH-Schnittstelle in HiOrg-Server KURSE einrichtet (Video öffnet sich mit Klick auf das Bild). Wer zusätzliche Unterstützung benötigt, dem steht auch unser Support hilfreich zur Seite.

/0 Kommentare

Update: Rechnungsempfänger flexibel auswählen

Beim Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen werden Kunde und Rechnungsadresse bereits getrennt ausgewählt. Das sorgt für eine saubere Zuordnung, war aber in manchen Fällen nicht ausreichend.

Mit dem aktuellen Update kommt eine zusätzliche Steuerungsmöglichkeit hinzu.

Bezeichnung des Empfängers festlegen

Ihr könnt nun festlegen, ob als Empfänger die Kundenbezeichnung oder die Bezeichnung der gewählten Rechnungsadresse verwendet wird, wenn diese voneinander abweichen.

Dazu gibt es eine neues DropDown-Feld unterhalb der Rechnungsadresse. Damit lässt sich steuern, welche Organisationseinheit auf der Rechnung im Empfängerfeld erscheint.

Rechnungsempfänger auswählen

Neu: Vorschau der Empfängerdarstellung

Eine integrierte Vorschau rechts von der Auswahl zeigt nun direkt, wie der Empfänger in der Standard-Rechnungsvorlage dargestellt wird. So seht ihr vor dem Speichern, welche Bezeichnung tatsächlich ausgegeben wird.

Gerade bei größeren Kunden mit mehreren Einzelstandorten ist das relevant:

  • Zentrale als Vertragspartner
  • Abweichende Rechnungsadresse je Standort
  • Unterschiedliche Bezeichnungen gewünscht

Mit der neuen Option entscheidet ihr gezielt, welche Bezeichnung auf der Rechnung erscheint. Das reduziert Rückfragen und sorgt für konsistente Dokumente.

Die neue Einstellung zur Empfängerbezeichnung greift direkt in der Rechnung und wird in der Standard-Vorlage berücksichtigt. Im Zuge des Updates haben wir zusätzlich eine Meldung integriert, die auf eine geänderte Adresse hinweist.

Zur Erinnerung: Für das Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen ist das Recht rechnung erforderlich.

/0 Kommentare

Kursgebühr mit Gültigkeitsdauer

,

Wenn Ihr eine Ermächtigung zur Aus- und Weiterbildung von Betriebshelfern habt, müssen alle für Betriebshelfer geeigneten Kurse bei der VBG gemeldet werden. Die Lehrgangsgebühren werden dann mit den jeweils zuständigen Unfallversicherungsträgern abgerechnet.

Neue Pauschgebühren ab 01.01.2026

Hier gibt es gute Nachrichten: Für Erste-Hilfe-Lehrgänge, die ab dem 01.01.2026 stattfinden, erhöhen sich die pauschalierten Lehrgangsgebühren. Die neuen Sätze gelten einheitlich und betragen dann zukünftig 46,31€ pro teilnehmender Person. Folgende Lehrgänge sind betroffen:

  • Erste-Hilfe-Ausbildung
  • Erste-Hilfe-Fortbildung
  • Erste-Hilfe-Schulung in Bildungs- und Betreuungseinrichtungen für Kinder

Offizielle und weiterführende Informationen dazu findet ihr auf der Seite der DGUV

Passend dazu: Zeitraum für Kursgebühren

Um euch die Umstellung zu erleichtern, haben wir im HiOrg-Server eine Erweiterung bei den Kurstypen umgesetzt.

Unter System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine kann nun für jede Kursgebühr ein Gültigkeitszeitraum mit ab– und bis-Datum hinterlegt werden. Beide Felder dürfen auch leer bleiben.

Screenshot | Kursgebühr

👉 Dadurch lassen sich neben Gebührenänderungen zum Jahreswechsel (wie bspw. für die Abrechnung mit der BG) auch zeitlich begrenzte Aktionen ganz bequem abbilden. Der Zeitraum bezieht sich dabei auf das Kursdatum, nicht auf die Buchung.

💡 Wichtig: Bereits gebuchte Teilnehmende behalten den Preis, der zum Zeitpunkt der Buchung gültig war. Änderungen im Kurstyp wirken sich nur auf zukünftige Buchungen aus.

/0 Kommentare