Neu: Angebote für Dienste erstellen

Was lange währt, wird endlich gut 😉.
Ein kleines Puzzleteil hat uns im HiOrg-Server nämlich tatsächlich schon länger gefehlt: Ab sofort können in HiOrg-Server PRO Angebote direkt zu einem Dienst erstellt und verwaltet werden 🎉.

Das Angebot entsteht dabei direkt aus der Dienstanforderung. Wird es vom Kunden angenommen, geht es anschließend ohne viel Tipparbeit weiter zur Rechnung.

Das Wichtigste in Kürze

• Aus dem Dienst heraus: Die Posten berechnet der HiOrg-Server aus der Anforderung des Dienstes, genau wie bei der Rechnung.
• Eigener Nummernkreis: Angebote zählen ihre Nummer getrennt von Rechnungen, zum Beispiel „AN-4711/2026“.
• Eigene Vorlagen: Angebote haben eigene Formular- und E-Mail-Vorlagen, die du wie gewohnt anpassen kannst.
• Entscheidung festhalten: Du trägst ein, ob der Kunde angenommen oder abgelehnt hat. Angenommene Angebote sind vor versehentlichen Änderungen geschützt.
• Weiter zur Rechnung: Aus einem angenommenen Angebot übernimmt die Rechnung Betreff, Posten, Pauschale sowie Zu- oder Abschlag.

Die Angebote gehören zum Bereich „Rechnungen für Dienste“ und stehen allen zur Verfügung, die dort Rechnungen erstellen dürfen (Recht rechnung).

Vom Angebot zur Rechnung

1. Angebot erstellen
   Ein Angebot ist schnell erstellt: Auf der Seite des Dienstes findest du im Block „Abrechnung“ den Link „Angebot erstellen“. Die Posten aus der Dienstanforderung sind bereits eingetragen und können bei Bedarf angepasst werden.
   
2. Angebot versenden
   Anschließend kannst du das Angebot drucken, als PDF herunterladen oder direkt per E-Mail verschicken. Auch einen Postversand kannst du vermerken. Auf der Dienstseite ist außerdem sichtbar, wann das Angebot per E-Mail verschickt wurde.
   
3. Entscheidung eintragen
   Sobald eine Rückmeldung kommt, wird die Entscheidung im HiOrg-Server festgehalten: angenommen oder abgelehnt. Das geht auf der Dienstseite, im Anzeige-Fenster des Angebots oder in der Angebotsliste. Eine versehentlich falsche Entscheidung lässt sich wieder zurücksetzen.
   
4. Rechnung erstellen
   Nach dem Dienst, ist der nächste Schritt die Rechnung. Beim Erstellen fragt der HiOrg-Server, ob die Posten aus dem Angebot übernommen werden sollen oder ob die Rechnung neu aus den Dienstangaben berechnet werden soll.
   Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Empfänger werden dabei ganz normal für die Rechnung vergeben.

Angebote wiederfinden

Unter Rechnungen > Liste Angebote findest du offene und entschiedene Angebote getrennt. In der Liste der entschiedenen Angebote zeigt ein grünes Häkchen bzw. ein rotes Kreuz direkt, wie der Kunde entschieden hat.

In der Dienstübersicht (Dienste > Alle Dienste) führt ein Link direkt zum passenden Angebot.

Ein paar Dinge sind dabei wichtig:

• Ein Angebot je Dienst
  Zu jedem Dienst gibt es höchstens ein Angebot. Bei einer Abrechnungsgruppe gibt es ein gemeinsames Angebot für die gesamte Gruppe – mit den Posten der einzelnen Dienste.
• Auch nach der Freigabe
  Ein Angebot kann auch für einen bereits freigegebenen Dienst erstellt werden, beispielsweise wenn die Helfersuche schon läuft.
• Nicht mehr nach der Rechnung
  Ist der Dienst bereits abgerechnet oder als „nicht berechnen“ markiert, kann kein Angebot mehr erstellt werden.
• Der Dienst bleibt unberührt
  Ein Angebot verändert weder Status noch Daten des Dienstes.
• Angenommen heißt geschützt
  Ein angenommenes Angebot kann angesehen, gedruckt und versendet, aber nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Dafür muss die Entscheidung zunächst zurückgesetzt werden.
• Kein Zahlungsbeleg
  Ein Angebot ist keine Rechnung. Es gibt daher keine Fälligkeit, Zahlung oder Mahnung.
• Dienst gelöscht? 
  Dann verschwindet auch das dazugehörige Angebot. Gehört der Dienst zu einer Abrechnungsgruppe, bleibt das Angebot bei der Gruppe.
• Gruppen zusammenlegen
  Haben zwei zusammengelegte Abrechnungsgruppen je ein Angebot, gilt das ältere.

Einrichtung

Mit den Standardwerten kannst du direkt loslegen. Wer Nummern, Formular oder E-Mail anpassen möchte, findet alles an den bekannten Stellen:

Angebotsnummer: System > Einstellungen > Rechnungsstellung
Dort lässt sich das gewünschte Muster festlegen, zum Beispiel AN-[[$nr_j]]/[[$yyyy]] für AN-4711/2026. Die laufende Nummer beginnt jedes Jahr bzw. jeden Monat neu, wie bei Rechnungen.

Vorlage Angebotsformular: System > Einstellungen > Formulare
Hier gibt es die neuen Typen „Dienst-Angebot“ und „Dienst-Angebot (E-Mail-Anhang)“.

E-Mail an den Kunden: System > Einstellungen > Systemmails
Anlass: „Angebotsversand Dienste“

Die Berechtigungen entsprechen den bisherigen Rechnungsrechten: Wer das Recht rechnung hat, darf Angebote erstellen, ändern, versenden und Entscheidungen eintragen. Mit rechnungsansicht können Angebote angesehen werden.

Endlich ein Haken dahinter

Ja, wir haben das Thema ja eine ganze Weile vor uns hergeschoben 🙈. Umso schöner, dass dieses kleine, aber wichtige Stück jetzt da ist. Jetzt kann der Ablauf eines Sanitätsdienstes auch im HiOrg-Server durchgängig abgebildet werden.

Wie sieht es bei euch aus? Nutzt ihr Angebote für eure Dienste regelmäßig… und wenn ja, gibt es noch etwas, das euch dabei im HiOrg-Server fehlt?
💬 Wir freuen uns auf euer Feedback! Wer das neue Feature oder andere Themen gerne direkt mit uns besprechen möchte, kann auch einen Feedback-Termin mit unserem zuständigen Entwickler Christoph vereinbaren. Eine kurze Mail an unseren Support genügt, wir kümmern uns um den Rest 👍.