Inzwischen haben wir die ersten Rückmeldungen erhalten und bereits eine kleine Anpassung vorgenommen: Das Feld „Geburtsdatum“ wird im Widerrufsformular nicht länger abgefragt.
Für die Zuordnung eines Widerrufs reichen die übrigen Angaben in der Praxis in aller Regel aus. Gleichzeitig wird das Formular dadurch etwas schlanker und einfacher für die Teilnehmenden.
Nun interessiert uns, wie die neue Funktion bei euch im Alltag ankommt.
Reicht euch die Benachrichtigung per E-Mail oder wünscht ihr euch zusätzlich eine Übersicht der eingegangenen Widerrufe direkt im HiOrg-Server?
Wie organisiert ihr den weiteren Ablauf nach einem Widerruf?
Und ganz allgemein: Wie häufig kommt es bei euch überhaupt vor, dass eine Kursteilnahme widerrufen wird?
Je nachdem, welche Erfahrungen ihr mit der Funktion macht und welche Anforderungen sich in der Praxis ergeben, werden wir das Thema weiterentwickeln – oder die Umsetzung als abgeschlossen betrachten.
Ab dem 19. Juni 2026 gelten neue gesetzliche Vorgaben für online abgeschlossene Verträge im B2C-Bereich. Hintergrund ist eine Änderung des Verbraucher- und Versicherungsvertragsrechts (§ 356a BGB). Ziel der Neuregelung ist es, Verbraucherinnen und Verbrauchern einen Widerruf ebenso einfach zu ermöglichen, wie den ursprünglichen Vertragsabschluss. Betroffen sind auch Kursbuchungen, die direkt über eine Webseite erfolgen.
Was bedeutet das für euch?
Wenn ihr auf eurer Webseite das Kursangebot inkl. Online-TN-Anmeldung aus HiOrg-Server KURSE eingebunden habt, müsst ihr nichts an der Einbindung selbst ändern. Wir haben die gesetzlichen Anforderungen bereits für euch umgesetzt:
Seit heute steht auf der öffentlichen Kursübersicht der neue Button „Kursteilnahme absagen / Vertrag widerrufen“ zur Verfügung. Über diesen Button gelangen Teilnehmende zu einem Widerrufsformular. Dort können die erforderlichen Angaben erfasst und die Widerrufserklärung direkt online übermittelt werden.
Nach dem Absenden erhalten die Teilnehmenden automatisch eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Gleichzeitig werdet auch ihr per E-Mail über den eingegangenen Widerruf informiert, damit ihr die betreffende Kursteilnahme im HiOrg-Server entsprechend stornieren könnt.
Einstellungen
Die Einstellungen zur neuen Widerrufsfunktion findet ihr unter: System > Einstellungen > Öffentl. Kursangebote & TN-Anmeldung > Widerruf Kursteilnahme
Dort können unter anderem Texte und weitere Optionen angepasst werden. Zusätzlich findet ihr hier einen Link, um das Widerrufsformular außerhalb der Kursliste auf eurer Webseite einzubinden.
Für Kurse, bei denen der Kursbeginn innerhalb der Widerrufsfrist liegt, kann nun eine zusätzliche Checkbox auf dem Anmeldeformular freigeschaltet werden (Einwilligung zum vorzeitigen Leistungsbeginn). Teilnehmende akzeptieren dann bei Anmeldung eine verkürzte Frist.
⚠️ Diese Option wird nicht automatisch aktiviert und muss von euch bei Bedarf selbst eingeschaltet werden.
🤓 Bitte prüft die neuen Einstellungen nach dem Update und passt die hinterlegten Texte sowie die verfügbaren Optionen bei Bedarf an eure Anforderungen an.
Häufige Fragen
Wenn ihr die öffentliche Kursanzeige aus HiOrg-Server KURSE verwendet, wird die technische Umsetzung automatisch bereitgestellt. Bietet ihr ausschließlich Kurse im B2B-Bereich an oder möchtet die Funktion aus einem anderen Grund nicht nutzen, kann der Button in den Einstellungen zur Kursliste deaktiviert werden.
Die Einstellungen zur neuen Widerrufsfunktion findet ihr unter: System > Einstellungen > Öffentl. Kursangebote & TN-Anmeldung > Widerruf Kursteilnahme
Die Funktion selbst ist standardmäßig aktiv und kann für einzelne Kurslisten deaktiviert werden.
Nein. Die von uns bereitgestellten Texte verstehen sich als unverbindliche Formulierungshilfen und Einstiegsvorschläge. Bitte prüft die Inhalte sorgfältig und passt sie gegebenenfalls an eure Anforderungen an.
Wir können keine rechtliche Beratung leisten und übernehmen für die Verwendung der Texte keine Verantwortung.
Für kurzfristige Buchungen steht jetzt eine zusätzliche Checkbox zur Verfügung. Mit ihr kann berücksichtigt werden, dass das Widerrufsrecht unter bestimmten Voraussetzungen nach vollständiger Vertragserfüllung erlöschen kann.
Diese Option wird nicht automatisch aktiviert und muss von euch bei Bedarf selbst eingeschaltet werden. Bitte prüft vor der Nutzung, ob die Voraussetzungen in eurem Anwendungsfall tatsächlich erfüllt sind.
Die widerrufende Person erhält zunächst eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Zusätzlich werdet ihr über den eingegangenen Widerruf informiert. Die eigentliche Stornierung der Kursteilnahme erfolgt anschließend durch euch im HiOrg-Server.
Nein. Die Funktion steht systemweit zur Verfügung. Vor dem 19. Juni 2026 empfiehlt es sich lediglich, die Einstellungen zu prüfen und gegebenenfalls die hinterlegten Texte anzupassen.
Wenn ihr ausschließlich Kurse im B2B-Bereich anbietet oder die Funktion aus einem anderen Grund nicht nutzen möchtet, kann der Button in den Einstellungen zur Kursliste (System > Einstellungen > Öffentl. Kursangebote & TN-Anmeldung) deaktiviert werden.
Viele Abläufe im Organisationsalltag funktionieren bis heute nach dem gleichen Muster: Checklisten auf Papier, Abhaken mit Stift, Rückfragen per Zuruf oder E-Mail – und am Ende die Frage, wo die Dokumentation eigentlich abgelegt ist 🙈.
Genau hier setzen wir mit einem neuen Modul an.
Von Papier zu Pixel: Digitale Checklisten in HiOrg-Server
Mit HiOrg-Workflows entwickeln wir aktuell eine neue Möglichkeit, wiederkehrende Abläufe direkt in HiOrg-Server digital abzubilden.
Der Einstieg: digitale Checklisten. Daraus entstehen strukturierte Workflows, mit denen Aufgaben sauber abgearbeitet, nachverfolgt und dokumentiert werden können.
Nach einer internen Prototyp-Phase (unter anderem vorgestellt auf dem Tag der Johanniter) sind wir jetzt bereit für den nächsten Schritt.
Nur 50 Plätze, teste HiOrg-Workflows vor allen anderen
Bevor wir das Feature für alle freischalten, starten wir HiOrg-Workflows in ein Beta-Programm mit ausgewählten Testgruppen. Im ersten Schritt haben wir 50 Plätze vorgesehen – wer sich zuerst registriert ist dabei.
die Möglichkeit, mit Feedback aktiv Einfluss zu nehmen
Wenn ihr regelmäßig mit Checklisten arbeitet – egal ob als Admin, Disponent oder im operativen Dienst – freuen wir uns über eure Teilnahme am Beta-Programm.
Hinweis: Diese Warteliste bezieht sich ausschließlich auf HiOrg-Workflows und ist unabhängig von anderen laufenden Themen oder Wartelisten.
Das könnt ihr mit HiOrg-Workflows bereits testen
Im Beta-Fokus stehen digitale Checklisten, die direkt im Alltag nutzbar sind:
✅ Checklisten digital statt Papier Ihr führt Checklisten direkt am Smartphone oder Tablet durch, ganz ohne Zettel, ohne Abschreiben, ohne Medienbrüche.
✅ Checklisten per QR-Code starten Gegenstände wie Rucksäcke, AEDs oder Fahrzeuge bekommen einen QR-Code. Nach dem Scannen landet ihr sofort in der passenden Checkliste.
✅ Klare Zustände statt Rückfragen Offene Punkte oder Auffälligkeiten werden automatisch weitergegeben, z. B. per E-Mail an die richtigen Verantwortlichen.
✅ Nachweise entstehen automatisch Aus erledigten Checklisten entsteht eine saubere, nachvollziehbare Dokumentation, die direkt abgelegt und später schnell wiedergefunden wird.
Wie es weitergeht
HiOrg-Workflows ist bewusst als wachsendes Modul gedacht. Geplant sind unter anderem:
bestehende Checklisten (z. B. aus Word, Excel oder PDF) einfach zu übernehmen
große Checklisten gemeinsam im Team abzuarbeiten
paralleles Arbeiten mit klarer Übersicht über Fortschritt und offene Punkte
Welche dieser Themen priorisiert werden, hängt maßgeblich von euren Rückmeldungen aus der Beta ab.
Die Anmeldung dauert nur wenige Minuten und dient ausschließlich dazu, HiOrg-Workflows gemeinsam mit euch praxisnah weiterzuentwickeln. Danke für eure Unterstützung!
https://info2.hiorg-server.de/wp-content/uploads/2026/02/2026-02_feat_workflows-beta.png480675Karin (Team HiOrg-Server)https://info.hiorg-server.de/wp-content/uploads/2022/11/hiorg_logo_quer_vektor_370x100px.svgKarin (Team HiOrg-Server)2026-02-12 12:25:082026-02-12 12:25:08HiOrg-Workflows startet ins Beta-Programm
Bei Sanitätsdiensten gehören Patientenprotokolle zum Alltag. In der Praxis bedeutet das häufig: Papierformulare, Klemmbrett, Stift… und später zusätzlicher Aufwand für Ablage, Nachfragen oder Archivierung.
Gleichzeitig fehlen gerade kleineren oder ehrenamtlich getragenen Organisationen oft die Mittel für eine vollständige digitale Ausstattung, etwa mit NIDA-Pads oder vergleichbaren Lösungen. Genau hier möchten wir ansetzen.
Wir brauchen eure Rückmeldung
Wir prüfen aktuell, ob und wie digitale Patientenprotokolle sinnvoll in den HiOrg-Server integriert werden können.
Digitale Patientenprotokolle betreffen sensible Prozesse, unterschiedliche Organisationsstrukturen und sehr konkrete Rahmenbedingungen im Einsatzalltag.
Wir möchten eine Lösung entwickeln, die im Dienstalltag wirklich hilft
Anforderungen unterscheiden sich je nach Organisation, Größe und Dienstart
Eure Antworten beeinflussen Funktionsumfang und Prioritäten
Die besten Lösungen entstehen gemeinsam mit den Anwendenden
Um besser zu verstehen, ob und unter welchen Bedingungen digitale Patientenprotokolle für eure Organisation sinnvoll wären, haben wir eine Warteliste eingerichtet. Wenn ihr euch grundsätzlich vorstellen könnt, digitale Patientenprotokolle im HiOrg-Server zu nutzen, freuen wir uns über eure Rückmeldung.
Die Anmeldung dauert nur wenige Minuten. Auf der Warteliste erhaltet ihr:
Updates zum Stand der Planung
Einblick in mögliche Nutzungsszenarien
die Möglichkeit, Anforderungen und Feedback einzubringen
frühzeitig Informationen zur Umsetzung
Ausgewählte Organisationen erhalten zudem die Möglichkeit, eine Testversion frühzeitig auszuprobieren.
Die Warteliste ist keine Vorbestellung und kein Verkaufsangebot. Es geht ausschließlich darum, gemeinsam herauszufinden, wie digitale Patientenprotokolle im HiOrg-Server-Umfeld sinnvoll umgesetzt werden können.
Wie könnte das konkret aussehen?
Um diesen Ansatz technisch und fachlich umzusetzen, prüfen wir aktuell eine Schnittstelle zu Sanboard.
Marc von Sanboard mit Felix von HiOrg-Server
Sanboard & HiOrg-Server
Sanboard bietet ein digitales, rechtssicheres Patientenprotokoll, das speziell für den Einsatz im Sanitätsdienst entwickelt wurde. Aktuell arbeiten wir an der Idee, dieses Patientenprotokoll künftig über eine Schnittstelle direkt über HiOrg-Server nutzbar zu machen.
Bevor wir diese Integration weiter vorantreiben, möchten wir verstehen, ob und unter welchen Bedingungen eine solche Lösung für eure Organisation sinnvoll wäre.
Wir freuen uns, euch mitteilen zu können, dass die neue E-Rechnungsfunktion seit letzter Woche offiziell im HiOrg-Server zur Verfügung steht! 🎉
Mit der Einführung unterstützen wir die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 – und machen eure Rechnungsprozesse fit für die Zukunft. Die Funktion wurde bereits von vielen Organisationen erfolgreich eingerichtet. 💪
Nach dem Release gab es noch ein paar kleinere Optimierungen, wir bedanken uns hier für eure Rückmeldungen! Wenn euch noch etwas Ungewöhnliches auffällt, meldet euch gerne bei unserem Support!
Ein großes Dankeschön geht an unsere Testpersonen, die die neuen Funktionen im Vorfeld ausprobiert haben: Mit eurer Hilfe konnte dieses Release so glatt über die Bühne gehen 🫶.
Seit Anfang des Jahres ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für viele Unternehmen verpflichtend. Doch was bedeutet das genau?
Die E-Rechnung ist nicht einfach nur eine digitale Rechnung als PDF. Sie enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten, die von Buchhaltungssystemen direkt verarbeitet werden können. Das macht den Rechnungsprozess effizienter, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz.
Wir wissen, dass dieses Thema viele Fragen aufwirft. Die Umstellung auf die E-Rechnung betrifft nicht nur die Technik, sondern auch gesetzliche Anforderungen. Das Bundesfinanzministerium hat dazu Antworten auf häufige Fragen wie bspw. Übergangsfristen in einer FAQ zusammengefasst.
E-Rechnung in HiOrg-Server
Nächste Woche ist es soweit: Die Funktionen zur Erstellung von E-Rechnungen sind in HiOrg-Server verfügbar! 🎉
Dann könnt ihr Rechnungen nicht nur als PDF, sondern auch in den Formaten ZUGFeRD (pdf + xml) und XRechnung (xml) erstellen, verschicken und herunterladen. Diese Umstellung macht eure Rechnungsprozesse zukunftssicher und hilft euch, die gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnungspflicht zu erfüllen.
🔹 Wichtig zu wissen: Der eigentliche Rechnungsprozess bleibt gleich. Ihr erstellt Rechnungen weiterhin wie gewohnt – die Neuerung betrifft vor allem den Versand und die zusätzlichen strukturierten Daten.
Warum hat es so lange gedauert?
Wir wissen, dass viele von euch auf die E-Rechnung gewartet haben. Ein solches Projekt ist komplex, und durch tiefgreifende Änderungen im System war eine gründliche Umsetzung entscheidend. Neben technologischen Herausforderungen gab es viele Abstimmungen, Anpassungen an gesetzliche Anforderungen und ausführliche Testphasen. Gleichzeitig haben uns unerwartete Herausforderungen – inklusive krankheitsbedingter Ausfälle – vor zusätzliche Hürden gestellt. Wir möchten uns für diese Wartezeit entschuldigen, aber wir freuen uns, euch nun eine durchdachte und stabile Lösung bereitzustellen!
Was hat sich geändert?
1. Erweiterte Stammdaten
Für die E-Rechnung sind einige zusätzliche Angaben erforderlich. Daher gibt es neue oder erweiterte Felder, die teilweise auch ohne E-Rechnung nutzbar sind, bspw.:
Bankverbindung der Organisation
Ansprechpartner für Rechnungsstellung
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Steuerbefreiungsgründe
2. Steuersätze und Umsatzsteuer
Bisher war die Umsatzsteuer (und damit Ausweisen von netto / brutto) optional in HiOrg-Server. Nach dem Update ist die Umsatzsteuer nun fester Bestandteil jeder Rechnung.
Bisher gab es einen universalen Steuersatz im System. Nun können mehrere Steuersätze hinterlegt werden, die dann bei Rechnungsposten und Gebühren (Vorauswahl und Anzeige z.B. TN-Anmeldung) zur Auswahl angezeigt werden.
Falls keine Umsatzsteuer anfällt, muss ein Grund für die Steuerbefreiung angegeben werden.
3. Rechnungen mit mehr strukturierten Daten
Die Rechnungsposten enthalten nun zusätzliche Details:
Anzahl und Mengeneinheit
Beschreibung und Einzelpreis
Steuersatz pro Position
Weitere neue Angaben für die E-Rechnung:
Kundenreferenz (bei ZUGFeRD-Rechnungen)
Leitweg-ID (bei XRechnungen, relevant für öffentliche Auftraggeber)
Lieferantennummer und Bestellreferenz
Zahlungsmethode (z. B. Überweisung, Lastschrift – oder “noch nicht festgelegt”)
💡 Berechnung des Brutto-Preises: Die Summe der Netto-Werte je Steuersatz wird berechnet, darauf die Umsatzsteuer aufgeschlagen. Dadurch kann es zu minimalen Rundungsdifferenzen im Cent-Bereich kommen – dies entspricht den Vorgaben der XRechnung.
Rechnungsversand mit Auswahl des gewünschten E-Rechnungsformats (pdf / ZUGPFeRD / XRechnung).
4. Standardvorlagen & neue Variablen
Für die Einführung der E-Rechnung wurden die Standardvorlagen angepasst und erweitert. Dazu stehen nun auch euch viele neue Variablen zur Verfügung (alte Rechnungen bleiben aber weiterhin lesbar).
Neue Vorlagen für Rechnung Dienst, Rechnung Kursteilnahme (Privatperson / BG / Arbeitgeber)
Neue Vorlagen für Mahnungen
Bei den Variablen gibt es nun explizite Variationen für Netto- und Brutto-Ausgaben.
Was müsst ihr tun?
Damit ihr die neuen Rechnungsfunktionen nutzen könnt, bitten wir euch, nach dem Release folgende Schritte durchzuführen:
Einstellungen anpassen:
Unter System → Einstellungen → Rechnungen sollten die neuen Felder wie Ansprechpartner, Bankverbindung und Steuernummer /USt-ID ausgefüllt werden.
Kontrolliert die Liste mit den Steuersätzen und ergänzt diese bei Bedarf (Um Inkonsistenzen zu vermeiden, wurden alle bisher benutzten Steuersätze in die neue Liste übernommen).
Für steuerfreie Rechnungen: Gebt den Grund der Steuerbefreiung (z. B. karitative Zwecke, §4 UStG) an.
Rechnungsvorlagen aktualisieren:
Falls ihr eigene Rechnungsvorlagen nutzt, überprüft und aktualisiert diese, damit alle neuen Variablen korrekt dargestellt werden.
Ersetzt veraltete Platzhalter wie [[$zeilen_intab]] durch aktuelle Variablen wie [[$zeilen_intab_netto]]. Eine vollständige Liste der neuen Variablen findet ihr nach Release in der Variablenliste im HiOrg-Server.
Vorlagen für Mahnungen aktualisieren:
Mahngebühren werden nicht mehr als Teil der Rechnungsposten über [[$zeilen_intab_*]] ausgegeben und sind automatisch steuerfrei.
Vergleich und Test:
Überprüft bei euren Preisangaben, ob die richtigen Steuersätze hinterlegt sind.
Materialanforderung unter System > Einstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular
Kursgebühren / Zusatzleistungen unter System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine
Vergleicht bestehende Rechnungen mit den neuen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt übernommen wurden.
Wir danken euch für euer Verständnis und eure Geduld. Die Einführung der E-Rechnung bringt viele Vorteile mit sich – wir sind gespannt auf euer Feedback! 😊
Die E-Rechnung wird ab dem 1. Januar 2025 für viele Unternehmen zur Pflicht – und wir möchten euch die Umstellung so einfach wie möglich machen! Auch HiOrg-Server wird die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen nach den Standards ZUGFeRD und XRechnung unterstützen.
Um euch auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten, möchten wir euch schon jetzt informieren, welche Anpassungen im HiOrg-Server umgesetzt werden und was dies für euch bedeutet.
Was ändert sich in HiOrg-Server?
Um die Vorgaben für die E-Rechnung zu erfüllen, haben wir neue Einstellungen und Eingabefelder integriert. Diese betreffen unter anderem:
Rechnungswesen: Ansprechpartner und Kontaktdaten.
Bankverbindungen: Strukturierte Eingabe von IBAN und BIC.
Steuernummern: und Möglichkeit, verschiedene Steuersätze anzugeben.
Neue Pflichtangaben: z. B. die Kundenreferenz (ZUGFeRD) bzw. Leitweg-ID (XRechnung) für die korrekte Zuordnung auf Empfängerseite.
Auch die Eingabe von Rechnungsposten wurde verbessert: Felder wie Anzahl, Einheit, Grundpreis und Steuersatz werden nun maschinenlesbar erfasst.
Preview der Rechnungseingabe
Auf der Seite für Rechnungserstellung wird es zusätzlich neue Optionen geben:
Auswahl des Dokumententyps (Rechnung, Korrektur, Gutschrift oder Gutschein).
Angabe der erwarteten Zahlungsmethode (z. B. Überweisung / PayPal / o.ä.).
Einstellen des Fälligkeitsdatums.
Mahnungen wurden überarbeitet und können nun auch Steuern enthalten.
Rechnungen direkt im neuen Format versenden
Zusätzlich zur gewohnten PDF-Rechnung könnt ihr Rechnungen zukünftig direkt als ZuGFERD– oder XRechnung exportieren oder im gewünschten Format per E-Mail versenden.
Kein Empfang von E-Rechnungen
Da HiOrg-Server nach wie vor nur E-Mails versendet aber kein Empfang von E-Mails vorgesehen ist, wird auch der Empfang von E-Rechnungen nicht unterstützt. Dies bleibt nach wie vor Aufgabe eures Buchhaltungssystems.
Um E-Rechnungen empfangen zu können, benötigt ihr eine geeignete Lösung, z. B. eine E-Mail-Adresse für den Empfang und die Archivierung von Rechnungen. Zur Ansicht und Verarbeitung empfangener E-Rechnungen könnt ihr Tools wie den Quba Viewer nutzen, der beide Formate (ZUGFeRD und XRechnung) unterstützt.
Neue Standardvorlage / Eigene Vorlagen anpassen
Mit der Einführung der E-Rechnung stehen euch zahlreiche neue Platzhalter (Variablen) für eure Rechnungsvorlagen zur Verfügung. Um eure Rechnungen an die neuen Standards anzupassen, empfehlen wir euch, eure bestehenden Vorlagen im Menü System → Einstellungen → Formulare zu aktualisieren.
Die häufig genutzten Formularvariablen [[zeilen_intab]] und [[$zeilen_intab_br]] zum Anzeigen der Rechnungsposten sind aus Gründen der Abwärtskompatibilität noch verfügbar, sollten aber nicht mehr genutzt werden. Ersetzt sie durch andere Platzhalter wie bspw. [[zeilen_intab_netto]] und passt ggf. den Rest der Rechnung darauf an.
Was ist der nächste Schritt?
Die Veröffentlichung der neuen Funktionen ist für die Woche vom 06.01.2025 geplant. Vorher könnt ihr euch aber bereits auf die Umstellung vorbereiten:
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Funktional
Immer aktiv
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