Info zu Sicherheitsupdates und Log4J

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 3 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

In den letzten Wochen haben wir mehrere sicherheitsrelevante Updates durchgeführt. Diese passieren meist im Hintergrund, manchmal wirken sie sich aber auch auf das bestehende System aus. Aus diesem Grund gibt es hier eine kurze Zusammenfassung der Änderungen:

Update PDF-Wandler

Um PDF-Dateien für Formulare oder bspw. Teilnahmebescheinigungen zu erzeugen, bietet HiOrg-Server unterschiedliche Versionen des PDF-Wandlers „dompdf“ an. Wie bereits vor längerem angekündigt, wurden die veralteten Versionen dompdf 0.5.1 oder dompdf 0.6.1 aufgrund von regelmäßigen Sicherheitsupdates nun endgültig abgeschaltet.
Weitere Hinweise finden Sie in unserem vorigen Beitrag, zusätzlich haben wir in unserem Handbuch einen Leitfaden zur Migration von Vorlagen bereitgestellt. Bitte kontrollieren Sie Ihren Vorlagen und aktualisieren Sie diese bei Bedarf.

Abschaltung der öffentlichen Kursangebote (alte Version)

Mit HiOrg-Server KURSE können Ausbildungsangebote nicht nur verwaltet, sondern auch direkt auf der eigenen Webseite eingebunden werden. So können sich potentielle Teilnehmer bequem informieren, zum gewählten Kurstermin anmelden und auf Wunsch direkt per PayPal bezahlen.

Ende 2020 haben wir die neue Oberfläche für öffentliche Kursangebote und Teilnehmeranmeldung vorgestellt, die mittels neuem Link eingebunden werden kann. Im Zuge der laufenden Updates wurde die alte Darstellung nun komplett entfernt und ist nicht länger verfügbar. Sollten Sie es noch nicht getan haben, so müssen Sie die Verknüpfung auf Ihrer Webseite JETZT zwingend austauschen, um weiterhin Kursangebote aus HiOrg-Server präsentieren zu können.

Nachtrag zu Log4J

Im Dezember sorgte eine kritische Sicherheitslücke in der Java-Bibliothek Log4J für Aufregung. Zu diesem Thema haben uns mehrere Nachfragen erreicht.
Die Anwendung HiOrg-Server benötigt zur Ausführung kein Java. Auch auf den Servern, die unmittelbar der Bereitstellung der HiOrg-Server-Anwendung dienen, wird kein Paket eingesetzt welches das betroffene Modul nutzt. Somit ist die HiOrg-Server Kernanwendung von der Lücke nicht betroffen. Von den Anbietern unserer internen Entwicklungsumgebung, Kommunikations- und Projektsoftware gibt es öffentliche Statements, dass die jeweils von uns eingesetzte Software nicht betroffen ist.

Darüber hinaus betreiben wir auf getrennten Servern weitere Dienste, z.B. ein Ticketsystem zur Beantwortung von Supportanfragen und Qualitätsanalyse von Sourcecode. Diese Systeme waren grundsätzlich theoretisch angreifbar, sind jedoch überwiegend nur aus unserem internen Netzwerk erreichbar.  Wir haben trotzdem unmittelbar nach Bekanntwerden der Log4J-Lücke die jeweils von den Herstellern empfohlenen Sofort-Absicherungsmaßnahmen getroffen und nach Verfügbarkeit die entsprechenden Updates eingespielt, so dass wir auch hier keiner Gefahr mehr ausgesetzt sind.

Die Priorität unseres Unternehmens ist die zuverlässige Bereitstellung eines stabilen und fehlerfreien Systems, welches dauerhaft erreichbar und nutzbar ist. Bei Fragen zu diesem oder anderen Themen kontaktieren Sie uns bitte einfach.

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Verbesserte Darstellung von Benachrichtigungen

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 3 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Willkommen 2022 🥳. Pünktlich zur Neues-Jahr-Entrümpelung hat sich HiOrg-Server herausgeputzt und präsentiert sich in leicht veränderter Optik.

Navigationsleiste

Ein neuer Navigationsbereich am oberen Bildschirmrand begrüßt nun den aktuellen User und zeigt auch den Benutzernamen an. Mit Klick auf das Icon öffnet sich ein Menü mit Link zum Benutzerkonto und Möglichkeit zum Logout. Rechts daneben gibt es eine kleine Glocke. Sie weist darauf hin, wenn es neue Benachrichtigungen im System gibt. Auch hier öffnet sich auf Klick eine Box, in der die neuen Benachrichtigungen angezeigt werden.

Ausschnitt Navbar mit neuen Elementen

Diese neue Navigationsleiste ist ein feststehendes Element, so dass von jeder Stelle schnell auf die Inhalte zugegriffen werden kann – ganz ohne Scrollen.

Verbesserte Darstellung von Benachrichtigungen

Vielleicht ist Ihnen schon aufgefallen, dass die Übersichtsseite nicht länger von blauen Benachrichtigungshinweisen verstopft wird … diese sind nun auf eine eigene Seite umgezogen. Die Glocke in der Navigationsleiste dient auch gleichzeitig als Sprungbrett zur neuen Benachrichtigungsseite.

Benachrichtigungsseite über Link aufrufen

Die neue Ansicht listet vorhandene Benachrichtigungen übersichtlich nach Alter auf. Alle Elemente können mittels Schlagworten einfach gefiltert werden, so dass Informationen schnell gefunden werden können. Zum Filtern stehen nur Schlagworte zur Verfügung, zu denen auch tatsächlich Benachrichtigungen vorhanden sind.

Zusätzlich gibt es im oberen Bereich 3 Schnellfilter, die auf Klick eine Kombination einzelner Schlagworte aktivieren.

Benachrichtigungsseite mit Anmerkungen

Neue (unbearbeitete) Benachrichtigungen werden durch einen Punkt gekennzeichnet. Durch Klick auf das Benachrichtigungselement ändert sich diese Markierung (gelesen / ungelesen). Ebenso verschwindet der Punkt, wenn der Link im Text aufgerufen wird.

Mit der Übernahme von Push-Benachrichtigungen in den regulären Funktionsumfang wurden das Benachrichtigungssystem der Web-Version und die Benachrichtigungsübersicht der Mobilgeräte-App bereits miteinander verschmolzen, so dass die meisten Benachrichtigungen synchronisiert auf beiden Plattformen ausgeliefert werden (Hinweis: In der App werden momentan primär solche Nachrichten angezeigt, mit denen man dort auch interagieren kann).

Der Funktionsumfang von HiOrg-Server ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Die überarbeitete Darstellung der Benachrichtigungen ist ein erster Schritt, um die Übersichtlichkeit und den Nutzerkomfort zu erhöhen. Auch die Navigationsleiste wird in dieser Richtung zukünftig noch gute Dienste leisten. Wir freuen uns auf zukünftige Veränderungen und Verbesserungen.

PS: Haben Sie schon unsere aktuelle Umfrage zur Weiterentwicklung von HiOrg-Server gesehen? Uns interessiert mit welchen Funktionen wir Sie bestmöglich unterstützen können, und möchten Sie deshalb um einen aktuellen Einblick in Ihre Organisation und Ihre Bedürfnisse bitten. Dankeschön für Ihre Mithilfe.

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HO HO HO … schöne Feiertage!

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Ein ereignisreiches Jahr geht zu Ende. Wir möchten DANKESCHÖN sagen, Danke für eure Treue und das in uns gesetzte Vertrauen. Auch zukünftig möchten wir euch mit HiOrg-Server tatkräftig unterstützen und blicken positiv ins Jahr 2022.

Das gesamte Team vom HiOrg-Server wünscht euch und euren Lieben ein schönes Weihnachtsfest und einen guten Start in neue Jahr. Passt auf euch auf und bleibt gesund!

PS: Zwischen den Tagen werden unsere Entwicklungselfen viel Zeit mit ihren Familien verbringen und dabei neue Energie für die zukünftigen Aufgaben tanken. Wir hoffen auf euer Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit nicht so prompt reagiert wie sonst. Im neuen Jahr sind wir dann wieder mit voller Kraft für euch da.
Alle Server werden natürlich wie gewohnt, unabhängig von Wochenende und Feiertagen, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung alle Anfragen beantworten.

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Kleine Updates: Überprüfung nur bei hinterlegtem Führerschein und Personalanzeige bei Kleindiensten

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Regelmäßige Überprüfung nur bei hinterlegtem Führerschein

Die Funktion der regelmäßigen Überprüfung wird oft genutzt, um die Gültigkeit von hinterlegten Führerscheinen zu kontrollieren. Aus diesem Grund gibt es hier in den Einstellungen ein kleines Update in Form einer Checkbox. Das System kann nun erkennen, dass die betreffende Überprüfung nur für Mitglieder mit eingetragener Fahrerlaubnis gilt. Damit werden Mitglieder ohne Führerschein (bspw. Jugendliche) nicht mehr in der Liste der zu überprüfenden Personen angezeigt.

Die neue Checkbox finden Sie in den Einstellungen zu den regelmäßigen Überprüfungen.

🧞‍♂️ Diese Erweiterung erfüllt 2 Wünsche mit 57 Votes von der HiOrg-Server Wunschliste.

Personalanzeige bei Kleindiensten

In den beiden Ansichten Alle Dienste und Alle Termine werden bei der Einteilung von bis zu 3 Personen die Namen der Helfenden direkt in der Liste aufgeführt. Das ist besonders praktisch für Organisationen mit vielen Kleindiensten (bspw. auch HvO- / Bereitschaftsdienste, …).

Dienst mit 2 eingeteilten Personen.

Für Veranstaltungen mit mehr als 3 festen Einteilungen stehen die Informationen weiterhin auf der Einteilungsseite bzw. auf dem entsprechenden Formular (Dienst- / Termin-Details).

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Standardisierte Anzeige von Telefonnummern

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Zukünftig werden eingetragene Telefonnummern beim Speichern überprüft und im bekannten Format Ländervorwahl – Ortsvorwahl – Teilnehmernummer im HiOrg-Server hinterlegt. Dies betrifft alle Telefon- und Faxnummern, die im System erfasst werden können.

Die Ländervorwahl wird beim Speichern der Nummer automatisch ergänzt und muss nicht jedes Mal eingetragen werden. Dabei orientiert sich das System am Land, das in den Einstellungen des genutzten HiOrg-Servers hinterlegt ist. Die Anzeige einer hinterlegten Nummer richtet sich nach der länderspezifischen Darstellung. Der Einfachheit halber wird die Ländervorwahl nur bei ausländischen Nummern angezeigt.

Im Zuge dieser Umstellung wurde an verschiedenen Stellen ein zusätzliches (eigenes) Feld zur Eingabe einer Handynummer ergänzt. 🧞‍♂️ Damit erfüllen wir einen Wunsch mit 50 Votes von der Wunschliste.

Eventuell kann es beim Bearbeiten von Datensätzen mit bereits vorhandenen Nummern zu Fehlermeldungen kommen, wenn eine Zahlenfolge (bspw. aufgrund von ungewöhnlichen Trennzeichen) nicht korrekt aufgelöst werden konnte.

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Internet Explorer 11 wird nicht länger unterstützt

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Der Browser Internet Explorer 11 (IE 11) wurde vor knapp 8 Jahren veröffentlicht und wird nur noch von wenigen Internetnutzern verwendet. Viele Webseiten haben die Unterstützung von IE11 inzwischen eingestellt, darunter bspw. auch verschiedene Anwendungen von Microsoft selbst.

Da wir ständig Änderungen und Verbesserungen an HiOrg-Server vornehmen, werden auch wir die Unterstützung für IE11 einstellen. Falls Sie das System mit IE11 nutzen, wird ein Hinweistext eingeblendet um Sie auf diesen Umstand hinzuweisen.

Was bedeutet „nicht länger unterstützt“?

Wenn die Unterstützung für einen Browser endet, so werden neue Funktionen von HiOrg-Server nicht länger in diesen veralteten Browsern getestet. Deshalb ist eine fehlerfreie Funktionalität nicht mehr gewährleistet. Zusätzlich werden wir demnächst ein neues Framework einführen um HiOrg-Server weiter zu verbessern (das hört sich schlimmer an als es ist – Sie müssen nichts tun, die Arbeiten passieren im Hintergrund). Danach wird es auch mit veralteten Versionen von Google Chrome (bis v61), Microsoft Edge (bis v16), Mozilla Firefox (bis v60), Opera (bis v48) oder Safari (bis v11) zu Problemen kommen.

Wenn Sie momentan noch IE11 nutzen, empfehlen wir dringend den Wechsel zur aktuellen Version eines moderneren Browsers. Wir empfehlen generell die Nutzung von HiOrg-Server mit Mozilla Firefox oder Google Chrome: diese Browser sind nicht nur sicher und performant, sondern verfügen auch über einen sehr effizienten Mechanismus zur eigenständigen Aktualisierung.

Sie haben Fragen zu diesem Thema? Sprechen Sie uns gerne an.

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Push-Benachrichtigungen offiziell integriert

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Eine Push-Nachricht ist eine spezielle Meldung, die direkt auf dem Mobilgerät angezeigt wird, ohne dass zuvor die HiOrg-Server App geöffnet werden muss. Zukünftig können diese Benachrichtigungen direkt aus HiOrg-Server auf das Smartphone eines Mitglieds gesendet werden, wenn dort die HiOrg-Server Mobilgeräte-App (ab v5.5.2) installiert ist.

Kommt Ihnen diese Funktion bereits bekannt vor? Sie haben vollkommen Recht, grundsätzlich ist die Möglichkeit für Push-Benachrichtigungen seit mehreren Monaten verfügbar. Bisher musste sie allerdings als Beta-Funktion im Laborbereich aktiviert werden – und das hat sich nun geändert. Mit der Übernahme in den offiziellen Funktionsumfang gibt es zusätzlich ein paar Änderungen und Erweiterungen.

Push für alle aktiviert

Aktuell können Anfragen bei Personalbedarf vom Disponenten per Push versendet werden (HiOrg-Server PRO und KURSE). Dabei kann der Disponent auf einen Dienst, Kurs oder Termin aufmerksam machen, indem er beim Anlegen / Bearbeiten die neue Option „Rückmeldung von qualifizierten Helfern anfragen“ auswählt.

Checkbox Rückmeldung anfragen

Informationen zum Einteilungsstatus, bspw. wenn eine Meldung zur festen Einteilung geändert wird, werden vom System automatisch per Push an die betreffenden Nutzer versendet.

Damit die neue Funktion auch direkt genutzt werden kann, haben wir den Push-Versand für alle Server standardmäßig aktiviert. Nachrichten werden von der App nun prominent auf dem Mobilgerät anzeigt – außer der Nutzer hat diese Möglichkeit bereits in den Einstellungen der App deaktiviert.

Die komplette Push-Funktionalität eines Servers kann vom Admin in den Einstellungen deaktiviert werden (System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren).

Push mit spezifischen Informationen

Als Reaktion auf das Feedback der Beta-Tester sind nun auch Push-Nachrichten möglich, die auf dem Home-Screen detailiertere Informationen enthalten. Bislang hatten wir uns hier für einen allgemeinen Text ohne konkrete Informationen zur Veranstaltung entschieden, da zum Erreichen der Endgeräte eine Anbindung an Apple bzw. Google zwingend notwendig ist.

Beispiel:
Standardnachricht: Personal für eine Veranstaltung benötigt: Bitte Rückmeldung abgeben.

Detaillierte Nachricht: Für den Dienst "TddE" am 03.10.2021 werden noch Helfer benötigt. Bitte prüfen Sie, ob Sie sich für diesen Dienst melden können. (demo)

Die Entscheidung, ob Veranstaltungsdaten und ggf. persönliche Helferdaten über ausländische Server (Amazon, Apple & Google) geleitet werden, liegt damit nun bei Ihnen. Die ausführlicheren Push-Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert und müssen vom Admin in den Einstellungen aktiviert werden.

Einheitliche Benachrichtigungen im System

Zusätzlich zur Übertragung per Push erscheinen Statusinformationen auch in der Benachrichtigungsübersicht der App. Im Benachrichtigungssystem der Web-Version (auf der Übersicht) waren diese Anfragen bisher nicht enthalten.
Durch die Verschmelzung der beiden Systeme werden Benachrichtigungen nun einheitlich ausgeliefert. Das bedeutet, dass Nutzer der Web-Version nun auch Meldungen zum Einteilungsstatus usw. erhalten. Im Gegenzug werden App-Nutzer bspw. auf ablaufende Ausbildungen, anstehende regelmäßige Überprüfungen und Terminabsprachen hingewiesen.

Hinweis: Informationen zum Einteilungsstatus und Personalanforderungen erscheinen unabhängig von Push im Benachrichtigungssystem, also auch wenn die Push-Funktionalität eines Servers deaktiviert ist.

Mit dieser Verschmelzung legen wir auch den Grundstein für weitere Neuerungen, die hier demnächst folgen werden. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Darstellung von Web-Benachrichtigungen, die durch eine Überarbeitung übersichtlicher werden sollen. Zusätzlich werden auch noch weitere Nachrichten integriert, bspw. Info bei neuen und geänderten Veranstaltungen oder Erinnerungen an anstehende Geburtstage, Kontrolle der persönlichen Daten, …

Nicht alle Informationen sollen als Pushnachricht versendet werden, aber wir sind trotzdem sicher, dass der neue Bereich die Arbeit mit HiOrg-Server noch komfortabler gestaltet.

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