Arbeitgeberdaten aus öffentlicher Teilnehmeranmeldung übernehmen

,
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 3 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Ende letzten Jahres wurde die Darstellung der öffentlichen Kursangebote inklusive Teilnehmeranmeldung grundlegend überarbeitet. Jetzt gibt es ein weiteres Update in diesem Bereich: Die Übernahme der Arbeitergeberdaten ins System.

Bisher wurden extern eingegebene Firmendaten der Einfachheit halber als Kommentar beim Teilnehmer angezeigt. Zukünftig werden diese Daten mit dem Teilnehmer verknüpft. Dazu werden extern angelegte Teilnehmer nach der Anmeldung farbig markiert. So ist für den Kurs-Disponenten leicht erkennbar, wo noch Handlungsbedarf zur Datenübernahme besteht.

Teilnehmerdaten aus öffentlicher Anmeldung übernehmen - Liste

In 3 einfachen Schritten können die Informationen dann mit bestehenden Datensätzen abgeglichen, oder zusätzlich ins System übernommen werden.

Teilnehmerdaten aus öffentlicher Anmeldung übernehmen

Wurden zeitgleich mehrere Teilnehmer aus einem Unternehmen angemeldet, so werden die aktualisierten Informationen für alle Datensätze aus dieser Gruppe verwendet. Die Aktion muss also nur einmal ausgeführt werden. Diese Änderungen werden in der Teilnehmer-Historie protokolliert.

Erinnerung: Jetzt Links zu Ihren Kursangeboten aktualisieren

Nicht nur die Darstellung der öffentlichen Kursangebote wurde im Dezember aktualisert. Auch der Link zur Einbindung unterscheidet sich von dem, der bisher genutzt wurde. ⚠️ Um weiterhin Kursangebote aus HiOrg-Server präsentieren zu können, müssen Sie die Verknüpfung auf Ihrer Webseite zwingend austauschen!

Hier finden Sie Ihren individuellen Link in den Einstellungen

Bitte aktualisieren Sie Ihre Links zeitnah, die alten Angebote werden in Kürze abgeschaltet. Hinweise und eine Beschreibung finden Sie im Blog-Post. Für Nutzer des Typo3-Plugins hat die D&T Internet GmbH ein Update veröffentlicht.
Bitte informieren Sie ggf. Ihren Admin bzw. den Webmaster Ihres Internetauftritts. Bei Fragen helfen wir gerne weiter.

/0 Kommentare

Wir fördern Jugendarbeit

, ,
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 3 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Eventuell haben wir Sie im Februar bereits per E-Mail informiert, wenn Ihr HiOrg-Server von einem älteren auf das aktuelle HiOrg-Server Lizenzmodell umgestellt wird. Zwischenzeitlich gab es weitere Anpassungen, die wir hier gerne vorstellen möchten:

Keine Berechnung von Nutzern unter 16 Jahren (U16)

Um die Nachwuchsarbeit in Organisationen zu fördern, werden Mitglieder die das 16 Lebensjahr noch nicht vollendet haben, nicht länger gegen die Nutzergrenze gezählt. Es können also beliebig viele Nutzer unter 16 Jahren verwaltet werden (bspw. in Jugendgruppen). An vielen Stellen im System wird dies mit einem roten Warndreieck gekennzeichnet. Hinweis: Es ist hier zwingend nötig das Geburtsdatum des Mitglieds einzutragen, damit das Alter vom System berechnet werden kann.

Keine Berechnung von Nutzerkonten im Status „eingeschränkt“

Status des Nutzerkontos einstellen


In vielen Organisationen gibt es Mitglieder, die nicht aktiv an Diensten teilnehmen, die aber trotzdem dazu gehören und Teil der Gemeinschaft sind. Für solche passiven Mitglieder empfehlen wir den Status "Eingeschränktes Mitglied". Wie bei "Externes Mitglied" und "Gesperrtes Mitglied" entfällt hier die Zählung gegen die Nutzergrenze. Der Status eines Nutzerkontos kann in den Nutzerdetails im Reiter „Zugangskontrolle“ festgelegt werden. Zur schnellen Übersicht wurde auch ein entsprechender Filter in der Mitgliederliste eingebaut.

  • Eingeschränktes Mitglied: Kann sich am HiOrg-Server anmelden, aber nicht selbst zu Veranstaltungen melden. Kann in Gruppen eingeteilt werden, ist auch in der Mitgliederliste sichtbar. Helferstunden können nicht selbst eingereicht werden.
  • Externes Mitglied: Kann sich nicht am HiOrg-Server anmelden, kann auch keiner Gruppe zugeordnet werden. Eine Einteilung zum Dienst ist möglich, Helferstunden können erfasst werden.
  • Gesperrtes Mitglied: Kann sich nicht (mehr) am HiOrg-Server anmelden, und auch nicht zu Veranstaltungen eingeteilt werden. Bestehende Helferstunden bleiben erhalten.

Neue Übersicht zur Nutzerverteilung

Unser Anliegen ist eine transparente Darstellung Ihrer Möglichkeiten. Deshalb finden Sie unterhalb der Mitgliederliste und im Bereich „Mein HiOrg-Server“ nun eine Übersicht zur Auslastung und Nutzerverteilung in Ihrem HiOrg-Server. Klicken Sie dafür auf den Link Übersicht Nutzerverteilung. Die Darstellung beinhaltet auch Informationen zu inaktiven (berechneten) Nutzern und weist auf Mitglieder hin, die demnächst aus der Gruppe U16 herauswachsen. So behalten Sie den Überblick und können Ihren Bedarf ggf. anpassen.

Neue Übersicht zur Nutzerverteilung

Zusammenfassung

  • Die Standardlizenz beinhaltet 50 Nutzer und 10 Gruppen.
  • Erweiterung der Nutzergrenze in 50er-Schritten (inkl. je 2 Gruppen) möglich.
  • Beliebig viele Nutzer unter 16 Jahren, sowie eingeschränkte, externe und gesperrte Nutzerkonten.
    Beispiel: Ihre Organisation hat 74 Mitglieder, davon 11x U16 und 17 passive Beitragszahler (eingeschränktes Konto). Es werden nur 46 Nutzer berechnet, eine Standardlizenz genügt für Ihre Organisation.
    Beispiel: Zusätzlich zu diesen 74 Mitgliedern möchten Sie noch 27 Ehemalige im System erhalten. Mit Kontostatus „gesperrt“ werden diese nicht gezählt. Trotz 101 angelegter Nutzer genügt weiterhin die Standardlizenz.
  • Die Umstellung erfolgt formell zum 01.07.2021, aber erst ab der regulären nächsten Abrechnungsperiode werden zusätzliche Nutzerpakete berechnet.
    Beispiel: Ihr aktueller Abrechnungszeitraum endet zum 27.02.2022. Erst die Folgerechnung (Anfang Januar 2022) wird dann auf Grundlage des aktualisierten Lizenzmodells gestellt.
  • Eine exakte Übersicht aller für Sie zutreffenden Eckdaten finden Sie als Admin in Ihrem HiOrg-Server unter System > Mein HiOrg-Server.

Sie haben Fragen? Wir antworten gerne.

/0 Kommentare

Materialverfügbarkeit mit Zeitraum anzeigen

, ,
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 3 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Die Materialverfügbarkeitsübersicht wurde erweitert und intergriert nun auch zukünftige Material- und Fahrzeugbuchungen in die Anzeige. Dabei ist ein Zeitraum von bis zu 7 Tagen möglich. So kann man bspw. sehen, welche Fahrzeuge für einen spontanen Einsatz zur Verfügung stehen.

Eine neue Materialverfügbarkeitsübersicht kann über die Filterfunktion des Kalenders erstellt werden. Im Einstellungsfenster gibt es jetzt die Möglichkeit, den Zeitraum der Anzeige zu wählen.

Materialverfügbarkeitsübersicht anlegen
Materialverfügbarkeitsübersicht
Hier kann der Zeitraum der Anzeige gewählt werden.

Nach dem Speichern ist die erstellte Verfügbarkeitsübersicht über einen eigenen Menüeintrag (links unterhalb des Kalenders) erreichbar. Dieser enthält einen speziellen Login-Hash, so dass die Übersicht auch dauerhaft auf einem separaten Bildschirm in der Garage oder dem Materiallager angezeigt werden kann.

Zauberstab WunschlisteDieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 128 Votes von der HiOrg-Server Wunschliste.

/3 Kommentare

Helferstunden jetzt per Mobile-App einreichen

, , ,
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 3 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.
Frohe Ostern wünscht das Team von HiOrg-Server

Pünktlich zum Fest legen wir ein besonders dickes Ei ins Nest:
Helferstunden können nun über die HiOrg-Server App mobil eingesehen, eingetragen und bearbeitet werden.

  • Helferstunden per App einreichen


Über den neuen Menüpunkt „Helferstunden“ erhält man eine Übersicht seiner bereits erfassten Helferstunden. Über das Plus-Symbol am unteren Bildschirmrand können weitere Stunden nach Zeit oder Dauer eingereicht werden. Solange der Eintrag nicht von einem Disponenten mit stunden-Recht bestätigt ist, kann er auch noch selbst geändert werden.
Die neuen Funktionen sind ab v5.8.6 verfügbar, diese wird seit einigen Tagen gestaffelt ausgerollt.

Mit 1913 Votes stand dieser Wunsch ganz weit oben auf der Wunschliste, daher freuen wir uns besonders über die Umsetzung.

Aufgrund vermehrter Rückmeldungen bezüglich der Bedienbarkeit (vor allem auch von den Beta-Testern – Vielen Dank!) wurden zusätzlich alle Datums- und Zeitwähler ausgetauscht.

Wir wünschen Ihnen und Ihren Lieben sonnige und entspannte Ostertage! 🐰☀️🌷

/1 Kommentar

QR-Code für Veranstaltungen

, ,
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.
QR-Code für Formulare

Kürzlich haben wir ein neues Link-Schema vorgestellt, das Veranstaltungen direkt in der HiOrg-Server App öffnen kann. Ohne App wird die Veranstaltung wie bisher im Browser angezeigt.

Passend dazu ist nun eine neue Variable für Formulare verfügbar, die einen QR-Code zu Diensten, Kursen und Terminen erzeugt. In diesem Code ist ein Link hinterlegt. Scannt man den Code mit dem Mobilgerät, wird die entsprechende Veranstaltung aufgerufen.

Die im Server hinterlegten Standardvorlagen für Details zu Diensten, Kursen und Terminen haben wir bereits mit dem QR-Code ausgestattet. Wenn Sie individuellen Vorlagen und Formulare nutzen, können Sie den QR-Code mit der Variable [[$veranst_qrcode]] einbinden.

Zauberstab Wunschliste Dieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 168 Votes von unserer Wunschliste.

/0 Kommentare

Neues Link-Schema für verbesserte Kommunikation

, , ,
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Neben der klassischen Desktop-Anwendung greift ein großer Teil der Nutzer inzwischen mit der Mobilgeräte-App auf den HiOrg-Server zu. Zur besseren Verzahnung der beiden Systeme wurde nun ein neues Link-Schema eingeführt, das auch die grundsätzliche Handhabung von versendeten Veranstaltungslinks verbessert.

Veranstaltungen öffnen sich direkt in der App

Über HiOrg-Server können Rundmails an alle Nutzer versendet werden, bspw. zu neuen Diensten, Terminen und auch zu Kursen. Inzwischen ist auch gängig, seine E-Mails schnell auf dem Handy zu checken. Um hier den Ablauf zu optimieren öffnen Veranstaltungslinks, die aus dem System heraus an Mitglieder gesendet werden, die entsprechende Veranstaltung nun direkt in der HiOrg-Server App. Diese Funktion wird ab v5.6.2 unterstützt. Sofern keine App auf dem Endgerät installiert ist, wird die Veranstaltung wie bisher im Browser angezeigt.

Für diese Funktion wird die neue Domain hiorg.link genutzt. Vielleicht haben Sie den Unterschied bereits in Ihren Mails entdeckt und sich gewundert. Aber kein Grund zur Sorge, es hat alles seine Richtigkeit mit dieser neuen Endung.

Veranstaltungen einfach teilen

Mal schnell die Kollegen auf einen Dienst hinweisen? Dienste, Termine und Kurse können jetzt mit einem Klick aus der App (ab v5.6.2) heraus geteilt werden. Dazu finden Sie rechts oben das „teilen“-Symbol, welches die Weiterleitung über die üblichen Kanäle ermöglicht. Auch hier wird das neue hiorg.link-Schema genutzt, damit der Empfänger die Veranstaltung direkt in der App sehen kann. So können Veranstaltungen bspw. auch über Messengerdienste geteilt werden, ohne dass sensible Informationen an Drittdienste herausgegeben werden.

Veranstaltung aus der HiOrg-Server App teilen

/0 Kommentare

Verbesserter Selbstverwaltungslink

,
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Oft finden Ausbildungskurse firmenintern beim Kunden statt oder es nehmen mehrere Mitarbeiter derselben Firma an einem Kurs teil. HiOrg-Server KURSE bietet dafür die Funktion „Selbstverwaltungslink“, über die im Vorfeld die Daten aller Teilnehmer von der Firma selbst eintragen werden können. So vermeiden Sie unnötige doppelte Arbeit, und gleichzeitig Tippfehler oder Probleme mit unleserlichen Formularen. Außerdem kann auch das BG-Anmeldeformular ausgefüllt vom Kunden heruntergeladen werden.

Wir haben diese Funktion etwas optimiert und den Ablauf vereinfacht. Eine Reservierung von Teilnehmerplätzen vor dem Versenden des Selbstverwaltungslinks ist nun nicht länger notwendig (aber weiterhin möglich). Unterhalb der Teilnehmerliste eines Kurses besteht nun direkt die Möglichkeit, einen Bestandskunden auszuwählen und ihm eine E-Mail mit dem Link zur Teilnehmeranmeldung zu senden.
Übrigens: Der Text der E-Mail kann in den Einstellungen (System > Einstellungen > Vorlagen: Systemmails) bearbeitet werden.

Zuerst den gewünschten Kunden auswählen …
… dann erscheint der hinterlegte Text und der Selbstverwaltungslink kann verschickt werden.

Zauberstab Wunschliste Dieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 168 Votes von unserer Wunschliste.

/0 Kommentare