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Oft finden Ausbildungskurse firmenintern beim Kunden statt oder es nehmen mehrere Mitarbeiter derselben Firma an einem Kurs teil. HiOrg-Server KURSE bietet dafür die Funktion „Selbstverwaltungslink“, über die im Vorfeld die Daten aller Teilnehmer von der Firma selbst eintragen werden können. So vermeiden Sie unnötige doppelte Arbeit, und gleichzeitig Tippfehler oder Probleme mit unleserlichen Formularen. Außerdem kann auch das BG-Anmeldeformular ausgefüllt vom Kunden heruntergeladen werden.
Wir haben diese Funktion etwas optimiert und den Ablauf vereinfacht. Eine Reservierung von Teilnehmerplätzen vor dem Versenden des Selbstverwaltungslinks ist nun nicht länger notwendig (aber weiterhin möglich). Unterhalb der Teilnehmerliste eines Kurses besteht nun direkt die Möglichkeit, einen Bestandskunden auszuwählen und ihm eine E-Mail mit dem Link zur Teilnehmeranmeldung zu senden. Übrigens: Der Text der E-Mail kann in den Einstellungen (System > Einstellungen > Vorlagen: Systemmails) bearbeitet werden.
Zuerst den gewünschten Kunden auswählen …
… dann erscheint der hinterlegte Text und der Selbstverwaltungslink kann verschickt werden.
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Positionen als Vorlage speichern
Oftmals sind Dienste zu besetzen, die in der Positionseinteilung gleich sind: Größere, regelmäßig stattfindende Veranstaltungen, z.B. beim Fußball, oder ein mehrtägiges Festival. Aus diesem Grund haben wir die Funktion „Positionen zuweisen“ so erweitert, dass Boxen-Sets als Vorlage gespeichert werden können.
Dazu muss die gewünschte Anordnung nur erstellt, und dann über den Button «Vorlage verwalten» gespeichert werden. Statt ein neues Setting aufzubauen, kann natürlich auch ein bestehender Dienst aufgerufen und die dortigen Positionen als Vorlage gespeichert werden (bereits eingeteilte Helfer werden nicht übernommen).
Um eine gespeicherte Vorlage zu nutzen, werden die Einträge einfach wieder über den Button «Vorlage verwalten» aufgerufen, ausgewählt und geladen. Die hier gespeicherten Vorlagen sind innerhalb eines HiOrg-Servers für alle Nutzer mit sandienst-Recht verfügbar (anlegen, laden und löschen).
Die gespeicherten Positionen der Impfstraße sind für den nächsten Termin geladen und können nun besetzt werden.
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Mitarbeiterliste verbergen
Immer häufiger wird HiOrg-Server nicht nur im Vereinskontext genutzt, sondern auch für andere Organisationen (ein Impfzentrum wäre ein aktuelles Beispiel). Hier besteht oft die Datenschutz-Vorgabe, dass sich die Mitarbeiter / Mitglieder nicht untereinander sehen dürfen, wenn sie nicht gemeinsam auf einem Dienst, Termin oder Kurs anwesend sind.
Um diese Einsicht zu unterbinden, steht in den Einstellungen die neuen Option Mitarbeiterliste für alle Mitarbeiter zugänglich* zur Verfügung (unter System > Einstellungen > Allgemein – Funktionen (de-)aktivieren). Standardmäßig ist diese aktiviert, durch Entfernen des Häkchens ändert sich die Funktion des HiOrg-Servers folgendermaßen:
Das Menü „Mitarbeiter“ wird in der Desktopversion entfernt und der Zugriff auf alle diesbezüglichen Seiten gesperrt.
In den Apps ab v5.7.1 werden die Menüpunkte „Mitarbeiter“, sowie „Rückmeldung ausstehend“ (im Menü Veranstaltungen) entfernt. Ältere Versionen der App erhalten eine durch den Server maskierte Mitgliederliste, sodass auch hier der Datenschutz gewährleistet ist.
⚠️ Ausgenommen von diesen Beschränkungen sind Nutzer mit den Rechten mitarbeiter oder admin, oder bei denen das Häkchen „Mitglied des Leitungs- / Führungsteams“ gesetzt ist. Außerdem haben Nutzer mit sandienst-, termine– oder kurse-Recht im Rahmen ihrer Funktion Zugriff auf Kontaktdaten, die sie so in der Liste nicht sehen würden.
Hinweis: Möglicherweise ist die Auswahl Mitarbeiterliste für alle Mitarbeiterzugänglich in Ihrem HiOrg-Server nicht änderbar. Bitte sprechen Sie uns an, falls Sie diese Option trotzdem nutzen möchten.
*) Anmerkung: Unter „System > Einstellungen > Mitglieder – Gruppen / Mitgliederliste“ kann zwischen der Anrede „Mitglieder“ und „Mitarbeiter“ gewählt werden. Alle Menüpunkte und Benennungen werden dann entsprechend angepasst.
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Wir freuen uns, heute über die Zusammenarbeit von HiOrg-Server und meinDRK.team zu berichten. meinDRK.team ist die Plattform des DRK Landesverband Baden-Württemberg für Aktivenverwaltung und Termine.
Das gemeinsame Ziel für den ersten Schritt unserer Kooperation bestand darin, in HiOrg-Server eingetragene Veranstaltungen in der App (bzw. Web-Anwendung) meinDRK.team anzuzeigen:
Im Menü kann eine Verknüpfung zu HiOrg-Server hergestellt werden.
Bei Bedarf können auch mehrere HiOrg-Server verknüpft werden.
Nun werden Veranstaltungen aus dem HiOrg-Server automatisch in der Kalender-Ansicht von meinDRK.team angezeigt. Über die einzelne Veranstaltung ist außerdem ein einfacher Wechsel zur HiOrg-Server Mobile-App möglich, sodass man sich dort direkt melden kann.
Verknüpfung zu HiOrg-Server im Menü.
Verknüpfung zu mehreren HiOrg-Servern möglich.
Veranstaltungen aus HiOrg-Server werden mit Kennzeichnung in den Kalender übernommen.
Die Planung für weitere Vernetzungen hat bereits begonnen, so dass die beiden Systeme noch besser verzahnt werden können. Wir werden zu gegebener Zeit davon berichten.
https://info2.hiorg-server.de/wp-content/uploads/2021/01/2020-01_feat_koop-meinDRKteam.png320450Karin (Team HiOrg-Server)https://info.hiorg-server.de/wp-content/uploads/2022/11/hiorg_logo_quer_vektor_370x100px.svgKarin (Team HiOrg-Server)2021-01-25 08:43:402021-01-25 09:11:17Integration von HiOrg-Server in der meinDRK.team App
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Um die Qualifikationen eines Mitglieds vollständig zu erfassen, können absolvierte Ausbildungen in HiOrg-Server hinterlegt werden (im Bereich „Mitglieder > Ausbildungen“). Diese werden bspw. bei der Einteilung zu Diensten berücksichtigt.
Für alle Nutzer von HiOrg-Server KURSE gibt es seit Kurzem eine interessante Erweiterung in diesem Bereich: Kursteilnahmen können nun bequem als Ausbildung bei dem entsprechenden Mitglied gespeichert werden.
Dazu muss in den Details eines Kurstermins lediglich das neue Häkchen „Dieser Kurs soll als Zusatz-Ausbildung in der Mitglieder-Kartei gespeichert werden“ gesetzt werden. Die Einstellung wird angezeigt, sobald der Kurs zur internen Anmeldung freigegeben wird (Checkbox „Kurs intern ausschreiben“).
Nach Ablauf des Kurstermins erscheint auf der Übersicht ein Hinweis, um die Ausbildung bei den internen Teilnehmern zu übernehmen. Dort können auch weitere Informationen, wie bspw. die Gültigkeit, manuell ergänzt werden.
https://info2.hiorg-server.de/wp-content/uploads/2021/01/2020-01_feat_kurs-als-ausbildung.png320450Karin (Team HiOrg-Server)https://info.hiorg-server.de/wp-content/uploads/2022/11/hiorg_logo_quer_vektor_370x100px.svgKarin (Team HiOrg-Server)2021-01-19 11:36:102021-01-19 11:36:14Kursteilnahme als Ausbildung speichern
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In den letzten Jahren sind nicht nur die Anforderungen an die Software HiOrg-Server gewachsen, sondern auch an Datenspeicherung und Serververfügbarkeit.
Aus diesem Grund haben wir uns zu einer Umstrukturierung in diesem Bereich entschieden. Mit der Firma Inexio Informationstechnologie und Telekommunikation GmbH haben wir einen kompetenten Partner gefunden, der zukünftig nicht nur die Serverumgebung für unser System zur Verfügung stellt, sondern uns auch bei Arbeiten an der Infrastruktur unterstützt. So können wir uns wieder voll uns ganz auf die Weiterentwicklung von HiOrg-Server konzentrieren.
Wartungsarbeiten am 12.01.2021 ab 19 Uhr
Am 12.01.2021 werden wir alle Systeme auf den neuen Server umziehen. Zwischen 19 Uhr und 3 Uhr wird HiOrg-Server voraussichtlich nur im Lesezugriff erreichbar sein. Das bedeutet, dass Daten abgerufen, aber nicht verändert werden können. Die Apps haben in dieser Zeit keinen Zugriff. Bitte informieren Sie auch Ihre Mitarbeiter und Kollegen. Vielen Dank.
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2020 – was für ein Jahr! Die Wenigsten haben wohl letztes Jahr um diese Zeit geahnt, dass uns eine Pandemie bevorsteht, die sich trotz zahlreicher Vorsichtsmaßnahmen so hartnäckig hält.
Natürlich hat Corona auch uns über dieses Jahr begleitet. Mitte März erfolgte der vollständige Wechsel aller Mitarbeiter ins Homeoffice. Obwohl auch vorher schon Arbeiten von daheim aus möglich war, so waren 100% Homeoffice doch eine große Umstellung für alle. Es mussten neue Kommunikations- und Dokumentationswege gefunden werden, um auch asynchrones Arbeiten zu ermöglichen.
Bedingt durch die eingeschränkte Nachfrage aufgrund der Corona-Krise waren auch wir gezwungen, ab Juli den Arbeitsumfang durch Kurzarbeit zu reduzieren. Um so mehr freut es uns, dass wir trotzdem zahlreiche Verbesserungen an HiOrg-Server veröffentlichen konnten, um Euch die Arbeit in dieser schwierigen Zeit zu erleichtern.
Lassen wir das Jahr anhand positiver Veränderungen Revue passieren, von denen es doch einige gab:
Lesebestätigung für Dokumente
Aus dem Labor in die Produktivversion: Beim Anlegen eines allgemeinen Dokumentes kann nun eine Lesebestätigung angefordert werden. Das Lesen eines Dokumentes kann vom Mitarbeiter in der Desktop-Version wie auch in der HiOrg-Server App bestätigt werden.
Angesichts der besonderen Corona-Herausforderungen haben wir im März die reguläre Entwicklung pausiert, und ein spontanes Projekt eingeschoben: Eine Übersicht über verfügbares Personal, um für Disponenten die Personalplanung (gerade in Krisenzeiten) zu vereinfachen. Mitglieder können in der App / Desktopversion eintragen, wann und wie lange sie verhindert sind (bspw. aufgrund einer Quarantäne). Zügig konnten wir die erste Version dann um Filterfunktionen, Qualifikationstabellen und eine Benachrichtigungsfuntion erweitern.
Um Rechnungsempfänger eindeutig zu referenzieren, wurden im ersten Halbjahr Debitorennummern in HiOrg-Server PRO und KURSE eingeführt. Ergänzt wurde die neue Funktionalität durch ein neues Rechnungsmenü, Standardsteuersätze für unterschiedliche Empfänger und neue Exportmöglichkeiten.
Im Juni gab es eine zusätzliche Erweiterung in diesem Bereich: nach einer internen Umstrukturierung, wie Kurs-Teilnehmer gespeichert werden, können in HiOrg-Server KURSE Debitorennummern nun auch für einzelne Kursteilnehmer genutzt werden. Das erlaubt eine bessere Verknüpfung der Kursteilnahmen einer einzelnen Person. In diesem Zuge erfolgte auch eine Überarbeitung der Teilnehmersuche.
Öffentliche Kursangebote und Teilnehmeranmeldung neu
Ein größeres Update gab es für HiOrg-Server KURSE im Bereich der öffentlichen Kursangebote. Hier erfolgte eine komplette Überarbeitung der Darstellung der öffentlichen Kursliste, mit die Kurse aus HiOrg-Server in der eigenen Webseite angezeigt werden können. Viele neue Einstellungen helfen bei der Individualisierung des Angebotes. Abgerundet wird die Funktionalität durch eine verbesserte Teilnehmeranmeldung.
Zusätzlich zu den Weiterentwicklungen haben wir versucht das Beste aus der Situation zu machen. Da HiOrg-Server Schulungen in der gewohnten Form länger möglich sind, bieten wir seit Spätsommer individuelle Online-Workshops für HiOrg-Server an. Wir freuen uns über den regen Zuspruch und das positive Feedback, das uns in diesem Weg bestätigt.
Unter der Haube ist auch was passiert
Wie viele von Euch haben wir das vergangene Jahr auch genutzt, um mal ordentlich aufzuräumen. So haben unsere Entwickler fleißig daran gearbeitet, alten Code besser wartbar zu machen und haben veraltete Bibliotheken ausgetauscht. Das ist für den Nutzer nicht direkt sichtbar, führt aber u.a. zu verbesserter Performanz.
Auch unsere Kollegen vom Mobile-Team waren fleißig. Insgesamt konnten 11 Versionen der HiOrg-Server App veröffentlicht werden, und zusätzlich 17 Beta-Versionen.
Abgesehen von den bereits erwähnten Updates gab es auch viele kleine Erweiterungen:
Erweiterte Filtermöglichkeiten für die Veranstaltungsliste
Anzeige von Kategorien auf der Veranstaltungsliste und in den Veranstaltungsdetails
Darstellung abweichender Zeiten in der Veranstaltungsliste
Hinweis zu abgelaufenen Ausbildungen auf der Melde-Ansicht
Einbau von Help-Cards inkl. Feedback Funktion
Verbesserte Ladeanimationen (Skeletons)
Link und automatischer Login zur Webanwendung
und natürlich Push-Benachrichtigungen (dazu gleich mehr).
Als nächstes werden wir im Bereich der App (neben der Weiterentwicklung von Push) den Fokus auf die Umsetzung einer Funktion zum Eintragen eigener Helferstunden legen.
Direkte Benachrichtigung auf Mobilgeräte per Push
Ein ganz großes Thema war in diesem Jahr auch die Implementierung von Push-Benachrichtigungen. Hier haben wir sehr viel Aufwand und Mühe investiert, den strengen Richtlinien zum Datenschutz im HiOrg-Server treu zu bleiben. Uns war es wichtig, Service (-Dienstleister) so auszuwählen und zu bedienen, dass keine persönlichen Daten übers Netz gehen.
Inzwischen ist aber nicht nur ein Beta-Test der Push-Funktionalität abgeschlossen, ab Version 5.5.2 der HiOrg-Server App ist auch eine Benachrichtigung zu anstehenden Diensten, Terminen und Kursen möglich. Und wir sind hier definitiv noch nicht am Ende!
Zum Jahresende konnten wir mit der Umsetzung der „Meldekarte für Einsatzkräfte“ dann noch einen großen Wunsch von Eurer Wunschliste erfüllen. Die eigene Meldekarte kann nun direkt aus dem HiOrg-Server heraus erzeugt und ausgedruckt werden, inklusive digital-lesbarer Informationen in Form eines QR-Codes.
Wir möchten uns auf diesem Weg bei allen Nutzern und Geschäftspartnern herzlich bedanken – für das Vertrauen und die gute und erfolgreiche Zusammenarbeit.
Zu Weihnachten wünscht das gesamte Team vom HiOrg-Server Euch und Euren Lieben schöne Feiertage. Denken wir positiv und halten wir an dem Gedanken fest, dass wir es schaffen können und 2021 ein wenig gewohnte Normalität zurückbringt. Bis dahin bleibt gesund und alles Gute!
Wie in den Jahren zuvor, werden unsere Mitarbeiter ‚zwischen den Tagen‘ viel Zeit mit ihren Familien verbringen und dabei neue Energie für die zukünftigen Aufgaben tanken. Wir hoffen auf Euer Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit nicht so prompt reagiert wie sonst. Im neuen Jahr sind wir dann wieder mit voller Kraft für Euch da. Alle Server werden natürlich wie gewohnt, unabhängig von Wochenende und Feiertagen, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung alle Anfragen beantworten.
An dieser Stelle bereits ein Hinweis: Unsere Anwendung ist in den letzten Jahren gewachsen und umfangreicher geworden. Aus diesem Grund werden wir umstrukturieren und HiOrg-Server wird Mitte Januar auf einen anderen, leistungsstärkeren Server umziehen. Während des Umzuges wird für einige (Abend-)Stunden nur Lesezugriff auf die Daten möglich sein. Der genaue Termin wird von uns noch rechtzeitig bekannt gegeben.
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Auch in diesem Jahr hat das HiOrg-Server-Christkind ein Päckchen unter den Weihnachtsbaum 🎄 gelegt. Viel Spaß beim Auspacken … 🎁
Viele Mitglieder von Hilfsorganisationen kennen die „Meldekarte für Einsatzkräfte“. Diese wurde vor vielen Jahrzehnten entwickelt und ist immer noch ein Standardwerkzeug, um Einsatzkräfte für ungeplante Einsätze oder einen geplanten größeren Dienst schnell und strukturiert zu registrieren. Damit entfällt das Zeitaufwand für das handschriftliche Eintragen des Helfers auf einer Registrierliste im ersten Moment und gleichzeitig hat die Führungskraft bzw. Einsatzleitung eine schnelle Übersicht wieviele und welche Helfer gerade im Einsatz sind. Vor einigen Jahren wurde mit dem Projekt meldekarte.de eine Initiative gestartet, die Meldekarte um eine digital-lesbare Variante der Informationen im Form eines QR-Codes zu ergänzen. Damit können diese sehr schnell in Bürosoftware wie Excel oder OpenOffice weiterverarbeitet werden. Auch die Einwicklung spezifischer Programme für das Format ist möglich.
Im Optimalfall hat der Helfer immer ein vorausgefülltes Exemplar der Meldekarte bei seiner Uniform, so dass er es im Einsatzfall direkt bei der Führungskraft oder der Meldestelle abgeben kann. Um die Erstellung der eigenen Meldekarte zu vereinfachen haben wir nun die Möglichkeit geschaffen, diese direkt aus dem HiOrg-Server auszugeben. Sie finden diese – wenn die Funktion „Verwaltung Dienste“ aktiviert ist – unter dem Menüpunkt „Formulare“ im Menü „Mein Konto“. Alternativ ist sie über die Formulare in der Mitgliederliste abrufbar.
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