Routenplaner zum Einsatzort

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 8 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Als Ergänzung zur Kartenansicht für Adressen ist es nun auch möglich, sich die Route zu einem Veranstaltungs- oder Kursort anzeigen zu lassen. Diese Funktion, die bisher nur bei der Ressourcen-Umkreissuche eingesetzt wurde, zeigt nach Auswahl einer Startadresse nun auch den schnellsten Weg zur Zieladresse an und gibt auch eine geschätzte Fahrzeit aus.

Wurde eine eindeutige Adresse als Veranstaltungsort hinterlegt, so erscheint auf der Übersicht ein kleines Kartensymbol.

Auf Klick öffnet sich ein neues Fenster, in welchem der Zielort auf einer Karte angezeigt, und auch Ihre Startadresse ausgewählt werden kann. Eine bereits im System hinterlegte Adresse (z.B. Ihre Privatanschrift, oder die Anschrift der Organisation) kann ausgewählt, oder ein neuer Standort ganz frei eingegeben werden.
Hinweis: „Adresse Organisation“ steht für die Anschrift, die unter System > Einstellungen > Organisation hinterlegt ist. Heimatadresse bezieht sich auf die Adresse des gerade angemeldeten Nutzers (Mein Konto > Meine Daten > Kontaktdaten).

Die Route wird berechnet und mit Informationen zur Entfernung und Fahrdauer angezeigt. Gegebenenfalls wird auch eine Alternativstrecke vorgeschlagen.

Hinweis: Das Kartensymbol erscheint auch auf der Liste öffentlich freigegebener Kurstermine, die bei HiOrg-Server KURSE in die eigene Webseite eingebunden werden können. So können auch potentielle Teilnehmer den Ort aufrufen und sich die Route zum Kursort ausgeben lassen.

Im Zuge dieses Updates wurde auch die Datenbank für die Ergänzung des Ortes bei Eingabe der PLZ  aktualisiert. Einige Nutzer hatten uns hier Fehler in der Auflösung gemeldet (vielen Dank dafür). Wir wünschen viel Freude mit dieser neuen Funktion.

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Neues Datenfeld zur Länderauswahl

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Um Adressdaten in HiOrg-Server eindeutiger angeben zu können, haben wir ein zusätzliches Datenfeld zur Auswahl des Landes hinzugefügt. Verfügbar ist es an allen Stellen, wo Adressdaten gepflegt werden: Einstellungen, Adressverwaltung (damit auch Veranstalter / Kunden), Dienste, Kurse, Kursteilnehmer, Gebäude-Anschrift (im Material-System). Diese Ergänzung verbessert gerade in Grenzregionen die Pflege von Adressdaten und verhindert Fehler bei der neuen Routen-Berechnung (bspw. bei der neuen Material-Umkreissuche).

Wir haben die bestehenden Adresseinträge, so gut es technisch möglich ist,  automatisch um die Länderinformation ergänzt. Bitte kontrollieren Sie danach kurz Ihre hinterlegten Daten.

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Alles kontrolliert – Regelmäßige Überprüfung von Tauglichkeit

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Um in einer Hilfsorganisation sinnvoll arbeiten zu können, muss der Disponent den Überblick über die Tauglichkeit seiner Mitarbeiter behalten und dabei verschiedene Fristen einhalten. In vielen Bereichen bietet HiOrg-Server dabei schon eine gute Unterstützung an. Nun haben wir diese wichtige Funktion umgebaut und komfortabler gestaltet.

Regelmäßige Überprüfungen eintragenIm Mitarbeiterkonto (Mitglieder* > Mitgliederliste* > [Stift-Symbol vor den einzelnen Einträgen]) wurden die vorhandenen Tabs bereinigt und ein neuer Reiter „Überprüfungen“ angelegt. Dort können alle Kontrolltermine des einzelnen Mitarbeiters gesammelt eingetragen werden.

Regelmäßige Überprüfungen ÜbersichtDer neue Menüpunkt Mitglieder* > Regelmäßige Überprüfungen zeigt übersichtlich alle anstehenden Kontrolltermine sämtlicher Mitarbeiter. Wird eine Ablauffrist erreicht, so wird dies zusätzlich mit einer Meldung auf der Übersichtsseite angezeigt.

Um richtig loszulegen, müssen im Menü System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste* zuerst entsprechende Überprüfungen definiert werden. Dazu wird das Recht admin benötigt.
Bereits hinterlegte Kontrollzeiträume wurde bei dieser Umstellung natürlich in das neue System übernommen (bspw. Reanimationstraining).

Zauberstab Diese Erweiterung setzt 5 Vorschläge mit insgesamt 37 Votes aus der Wunschliste um.

*Anmerkung: Wurde unter System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste die Anrede zu „Mitarbeiter“ geändert, ändert sich auch die Benennung der entsprechenden Menüpunkte von Mitglieder zu Mitarbeiter.

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Praktikanten bei Diensten

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Ab sofort können Disponenten im Bereich „Personal-Anforderung zum Dienst“ nicht nur das zwingend erforderliche Personal und dessen Qualifikationen festlegen, sondern können nun auch zusätzliche Plätze für „Praktikanten“ einplanen. Diese Plätze können mit anderen (meist niedrigeren) Anforderungen und ggf. auch abweichendem Mindestalter belegt werden. So können sich nun auch Personen zum Dienst melden, welche die eigentlichen Qualifikationen (noch) nicht besitzen.

In den Personal-Summen auf der Übersicht und bei der Personal-Einteilung werden die Praktikanten gesondert gezählt (mit Symbol „P“ versehen), und nicht in die Ist-/Soll-Zahlen der Personalanforderung eingerechnet. Mit der Abkürzung „NQ“ werden Personen gezählt, die weder die Anforderungen für reguläre Plätze, noch für Praktikanten-Plätze erfüllen.

Zauberstab Diese neue Funktion setzt einen Vorschlag mit insgesamt 201 Votes aus der Wunschliste um.

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Automatische Ergänzung des Ortes bei Eingabe der PLZ

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Heute gibt es eine ganz kleine Neuerung, welche das Erfassen von Adressdaten vereinfacht: bei Eingabe einer Postleitzahl wird diese nun aufgelöst und der zugehörige Ort wird im entsprechenden Feld direkt vorausgefüllt.

Diese Funktion wird überall innerhalb des HiOrg-Servers angewandt, und daher wird nun auch das vorher kombinierte PLZ/Ort-Feld bei den Stammdaten der Mitglieder nun in zwei einzelne Felder getrennt.

Zauberstab Dieses neue Feature setzt 2 Vorschläge mit insgesamt 3 Votes aus der Wunschliste um.

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Datenfreigabe zu anderen HiOrg-Servern verwalten

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HiOrg-Server bietet die Möglichkeit, Daten für eine oder mehrere andere Gruppierungen, die ebenfalls einen HiOrg-Server-Account nutzen, freizugeben. Das erleichtert die Planung überregionaler Dienste oder gemeinsamer Termine.

Datenfreigabe zwischen HiOrg-Servern

Bisher musste diese Einstellung vom Support-Team der HiOrg Server GmbH geschaltet werden. Mit der neuen Funktion System > Einstellungen > Datenfreigabe zu anderen HiOrg-Servern verwalten können diese Freigaben nun vom Admin jedes HiOrg-Servers selbst geschaltet, kontrolliert und widerrufen werden.

Datenfreigabe zu anderen HiOrg-Servern verwalten
Für alle Datenfreigaben gelten weiterhin folgende Prinzipien:

  1. nur Leitungspersonen haben Zugriff auf externe Daten (Ausnahme: Adressliste Leitungsteam)
  2. von extern können Daten nur eingesehen oder hinzugefügt werden, nicht aber verändert oder gelöscht.

Neu ist die Möglichkeit, nur einzelne Teilgebiete und Daten bestimmter Gruppen freizugeben. Dies kann mittels gesetzter Häkchen gesteuert werden und erlaubt eine sinnvolle Differenzierung von Berechtigungen.

Material-Umkreissuche

Zusammen mit der erweiterten Datenfreigabe möchten wir noch eine ganz neue Funktion vorstellen: die Umkreissuche für Material – sowohl eigenes, als auch freigegebenes Material verknüpfter HiOrg-Server. Anhand eines Suchbegriffs, bspw. „rtw“ können alle verfügbaren RTWs in der Nähe samt Kontaktdaten sowie Straßendistanz und Fahrzeit zu einem bestimmten Ort angezeigt werden.

Damit Material oder Fahrzeuge gefunden werden können, muss bei diesen jeweils das Häkchen „einteilbar“ gesetzt sein (evtl. muss dazu unter System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren > Material-Disposition aktiviert werden). Weiterhin muss über den „Lagerort“ (ggf. auch über mehrere Ebenen) irgendwann ein Gebäude zu ermitteln sein, welches eine vollständige Adresse hat.

Alle Nutzer von HiOrg-Server Pro können mit dieser Funktion Material und Fahrzeuge im Umkreis von 10 Kilometer (Luftlinie) um die eigene Organisationsanschrift finden.
Sollten Sie zur Verwaltung der Ressourcen in einer übergeordneten Gliederungsebene (Landes-, Kreis-/ Regionalverband) einen größeren Such-Umkreis benötigen, beschreiben Sie uns bitte Ihr Projekt bzw. Ihren Bedarf per E-Mail. Wir erstellen Ihnen dann gerne ein individuelles Angebot.

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Breitenausbildung: neues Abrechnungsformular Berufsgenossenschaften

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In der vergangenen Woche hat die Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe ein neues Abrechnungsformular für Erste Hilfe-Kurse veröffentlicht, welches ab sofort genutzt werden soll. Dieses Formular haben wir bereits umgesetzt und heute in den HiOrg-Server integriert. Sollten Sie keine eigene, veränderte Vorlage für dieses Formular konfiguriert haben, ist das neue Formular damit in Ihrem HiOrg-Server schon aktiv, und Sie müssen nichts weiter unternehmen.
Wenn Sie jedoch eine eigene, veränderte Vorlage dieses Formulars nutzen, empfehlen wir Ihre eigene Vorlage zu löschen (um zunächst unsere Standardvorlage zu übernehmen) und  dann ggf. notwendige Änderungen nach Ihren Wünschen wieder nachzuvollziehen. Sie finden das Formular in den Einstellungen zu folgenden Bereichen:

  • „Formulare“ : „Formulare für Kurse“
  • „Ausbildung allgemein“: als Blanko-Vorlage zum Download
  • „Systemmails“ : als Blanko-Mailanhang  für den E-Mail-Typ „autom. Bestätigungsmail an Kursteilnehmer  …“

In diesem Zusammenhang hat uns ein Nutzer auch auf die neue, leicht veränderte Version der Standard-Teilnahme-Bescheinigung der BG vom September 2016 hingewiesen. Diese werden wir im Laufe der nächsten Woche zur Verfügung stellen.

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