Dokumentenverwaltung ausgeweitet

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 9 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Bisher war es im Bereich Material und Mitglieder möglich, eigene Dokumente zu hinterlegen. Diese Dokumentenverwaltung haben wir nun auf weitere Bereiche des HiOrg-Servers ausgedehnt, d.h. für Aufgaben, Einsätze, Kurse und Termine können nun Dokumente gespeichert werden, ebenso auf der Pinnwand.
Bei Rundmails oder Benachrichtigungen (bspw. Übersichtspläne bei Helfereinteilung) können diese Dokumente als Anhang versendet werden.

In der Ansicht „Dokumentenliste“ (Kommunikation > Dokumente) können die Dokumente nun mit Hilfe von Unterordnern klar abgelegt werden. Auf der Übersichtsseite unterstützen Breadcrumbs die Übersichtlichkeit.
Ordnerstruktur Dokumente

Dokumente auf der Übersicht

Ihre Dokumente werden (ebenso wie alle anderen Daten Ihres HiOrg-Servers) in unserem hochverfügbaren TIER-III Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, durch unser mehrstufiges Backup-System geschützt, und sind (je nach persönlicher Berechtigung) nur nach erfolgreichem individuellem Login im HiOrg-Server verfügbar.
Jeder HiOrg-Server PRO / KURSE verfügt im Auslieferungszustand über 10 MB Datenspeicher. Sollten Sie zusätzlichen Speicherplatz benötigen, so lässt sich dieser unter System > Mein HiOrg-Server – Dokumentenspeicherplatz vom Admin erweitern.

Dieses Update setzt Vorschläge mit insgesamt 177 Votes von der Wunschliste unserer Nutzer um.

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Ankündigung Wartungsarbeiten

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Wartung HiOrg-ServerAm Sonntag, 14.02.2016 werden wir ab 22 Uhr die Server-Infrastruktur in unserem Rechenzentrum um drei neue Datenbank-Server erweitern. Die dazu notwendigen Wartungsarbeiten werden voraussichtlich einige Stunden dauern – in dieser Zeit werden Sie teilweise nur lesend auf HiOrg-Server zugreifen können, kurzzeitig muss der Zugriff auch komplett unterbrochen werden.

Wenn Sie auch während des Wartungsfensters auf die wichtigsten Daten aus Ihrem HiOrg-Server zugreifen müssen, empfehlen wir Ihnen die vorherige Synchronisation der Daten mit der Mobilgeräte-App für Android oder iOS.

Durch diese Maßnahme erweitern wir erneut die Redundanz der im Hintergrund für Sie arbeitenden Systeme, für noch höhere Stabilität und Verfügbarkeit von HiOrg-Server.

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Überarbeitung Rechnungswesen

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Am Dienstag, dem 19.01.2016 werden wir ein größeres Update veröffentlichen, bei welchem der gesamte Bereich des Rechnungswesens durch eine komplett neu programmierte Version ersetzt wird. Folgende Funktionen wurden überarbeitet oder ergänzt:

Verbesserte Rechteabstufung

Das bekannte Recht rechnung wird durch das neue Recht rechnungsansicht ergänzt. Dieses erlaubt lediglich das Anzeigen einer Rechnung, nicht jedoch das Erstellen und Ändern.

Rechnungserstellung

  • Die Rechnungsnummer lässt sich automatisch nach eigenem Muster generieren.
  • Auf einer Rechnung sind nun unbegrenzt viele Rechnungsposten möglich.
  • Zur Berechnung von Anfahrtskosten kann ein Kilometerpreis hinterlegt werden.
  • Die Anzahl der Hilfeleistungen / Transporte kann mittels Variable in die Druckvorlage einer Rechnung eingefügt werden.
  • Auch eine Kombination von Grundpreis und stundenbasierter Abrechnung ist nun möglich.
  • Sammelrechnungen lassen sich nach Einsatztagen aufschlüsseln.
  • Statt einem errechneten Gesamtpreis kann auch ein Pauschalbetrag ausgegeben werden

Die spezifischen Werte bzw. Einstellungen können in Ihrem HiOrg-Server unter ‚System > Einstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular‘ hinterlegt und geändert werden.
Rechnung erstellen

Zusätzliche Funktionalität

  • Erstellung von Gutschriften mit negativen Rechnungsbetrag möglich.
  • Es können beliebig viele Rechnungsformulare hinterlegt werden, statt der bisherigen zwei. So können bspw. auch Unterabteilungen eigene Vorlagen gestalten.
  • Wurde eine Rechnung noch nicht vollständig beglichen, kann eine Teilzahlung vermerkt werden.

Mahnungen

Offene Rechnungen können nun bequem mit eigenen Vorlagen angemahnt werden. Dazu stehen 3 Stufen zur Verfügung. Eine Erinnerungsfunktion mit individueller Zeitwahl sorgt dafür, dass nichts vergessen wird.
Mahnung erzeugen

Wichtig: Kontrolle Ihrer Rechnungsvorlage

Im Zuge der Neugestaltung wurden einige der bestehenden Variablen geändert. Wir werden bei der Umstellung alle bestehenden Vorlagen automatisch auf die neuen Variablen umstellen – trotzdem können in Einzelfällen Verschiebungen im Drucklayout nicht ausgeschlossen werden.
Bitte kontrollieren Sie nach der Umstellung am Dienstag dem 19.01.2016, Ihre Rechnungen im Druck- bzw. PDF-Layout. Wenn Änderungen notwendig sind, können Sie diese im Bereich „System > Einstellungen > Formulare“ anpassen. Bei Probleme helfen wir Ihnen jederzeit gerne: am einfachsten per E-Mail an support@hiorg-server.de.

Durch diese Neuerungen wurden 22 Vorschläge (mit insgesamt 252 Votes) von der Wunschliste unserer Nutzer umgesetzt.

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Hintergrundinformation Verfügbarkeit

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Aus aktuellem Anlass möchten wir kurz einmal die Vorgehensweise bei einem potentiellen Serverausfall erläutern.
Letzten Freitag gab es in unserem Tier-III Hochleistungsrechenzentrum eine Störung der internen Netzwerk-Infrastruktur, und HiOrg-Server war infolgedessen nicht stabil erreichbar.

Wartung HiOrg-ServerIn einem solchen Fall werden wir innerhalb von wenigen Sekunden durch unser externes Monitoring-System alarmiert, und halten dann sofort Rücksprache mit unserem Rechenzentrum. Da wir davon ausgehen, dass in den meisten Fällen die Techniker des RZ die Erreichbarkeit kurzfristig wieder herstellen können, ist dies zunächst die sinnvollste Lösung für eine schnelle Rückkehr zum Normalbetrieb.
Ist eine längerfristige Störung absehbar, leiten wir eine Umschaltung zu unserem Standby-Rechenzentrum ein. Diese dauert technisch bedingt jedoch mindestens zwei Stunden, da hierzu die DNS-Einträge für unsere Server beim primären DNS-Server geändert, und diese Änderung anschließend zu den DNS-Servern aller Internet-Provider gespiegelt werden müssen. Nach Anstoßen des Umschaltvorgangs kann dieser nicht mehr rückgängig gemacht werden – ein "fröhliches Hin- und Herschalten" ist also nicht problemlos möglich. Unterm Strich geht es in den meisten Fällen also tatsächlich schneller, wenn die Techniker im Rechenzentrum vor Ort die Störungsursache innerhalb weniger Minuten beheben können.

Auch wenn wir für den Ausfall nicht verantwortlich sind, entschuldigen wir uns bei Ihnen für eventuell aufgetretene Unannehmlichkeiten. Leider lassen sich solche Ereignisse auch in einem Hochverfügbarkeits-Rechenzentrum und durch redundante Vorhaltung der gesamten Infrastruktur nicht vollständig ausschließen.

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Solilauf 2015

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Solilauf St. Ingbert 2015 #solilauf_igb

Unser HiOrg-Server Team legte beim 24h Solilauf St. Ingbert insgesamt 1.911 Runden (751km) zurück und erreichte mit 486 Staffelrunden einen super 4. Platz. Für den guten Zweck konnten wir somit 975,94 Euro erlaufen.

Vielen Dank an unsere Sponsoren und natürlich an die Läufer, Ihr seid toll!

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Neue Partnerschaft mit Ruatti Systems

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Kooperation HiOrg-Server und Ruatti SystemsAb Mai gibt es eine feste Partnerschaft zwischen der HiOrg Server GmbH und der Ruatti Systems GmbH (www.ruatti-systems.de).
Ruatti Systems GmbH steht für maßgeschneiderte Lösungen rund um die Themen Einsatzmanagement, Krisenkommunikation und Videoüberwachung.

Durch diese Kooperation profitieren Sie von folgenden Angeboten:

  • Die beiden Online-Systeme arbeiten interaktiv zusammen: wenn ein zuvor im HiOrg-Server angelegter Einsatz zum Tragen kommt, können mit einem Klick alle für den Ruatti.Commander notwendigen Daten direkt übertragen werden (Einsatzinfos, zugewiesenes Personal und Einsatzmittel).
  • Alle Nutzer von HiOrg-Server erhalten 10% Rabatt auf die im Haus Ruatti Systems entwickelte Software. Im Gegenzug können Ruatti.Commander-Kunden einen neuen “HiOrg-Server KURSE” eröffnen (enthält u.a. auch Funktionen zur Verwaltung der Breitenausbildung), und zahlen in den ersten 24 Monaten dafür lediglich 18€ zzgl. MwSt.*
  • Ruatti Systems-Kunden mit laufendem Ruatti.Commander-Pflegevertrag, die einen Termin auf dem Messestand der RETTmobil (vom 6. bis 8. Mai 2015 in Fulda) oder der Interschutz (8. bis 13. Juni 2015 in Hannover) vereinbaren, erhalten eine Version “HiOrg-Server PRO” für die Dauer von 24 Monaten kostenfrei. Die entstehenden Kosten werden von der Ruatti Systems getragen.

Wir freuen uns, dass durch diese Kooperation zwei starke Partner im Bereich Einsatzkoordination zusammengefunden haben.
Sie als Nutzer beider Systeme können so zukünftig bei der Planung und Durchführung komplexer Einsätze noch komfortabler den Überblick behalten.

* Aktion gültig bis Ende 2015

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Material zuordnen

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Pünktlich zum Osterfest können unsere Entwickler ein neues Feature ins Nest legen: die bereits angekündigte Material-Disposition und der Buchungskalender für Räume und Ausrüstung wurden fertiggestellt und werden Ostermontag für alle HiOrg-Server freigeschaltet.

Material zum Einsatz zuordnen

Für alle Einsätze, Termine oder Kurse kann nun beliebige Ausrüstung aus der Material-Liste zugeteilt werden.
Im Vorfeld muss einmalig das ‚einteilbare‚ Material als solches gekennzeichnet werden (in der Bearbeitungsansicht des Materials – siehe Bild unten). Bei der Auswahl zu einem konkreten Termin wird dann auch überprüft, ob das gewählte Material (oder Inhalt) zum entsprechenden Zeitpunkt bereits anderweitig verplant ist.

Hinweis: Bilden mehrere Materialien eine Einheit, zum Beispiel die Trage wird nie aus dem RTW entnommen um einzeln genutzt zu werden (ebenso einzelne Medikamente / Verbrauchsmaterialien aus einem Koffer), so muss nur das „äußerste“ Materialobjekt (hier: RTW bzw. Koffer) als ‚einteilbar‘ gekennzeichnet werden.
Eingeteilte Materialien können mittels Variablen auch auf Formularen u.ä. ausgegeben werden. Bei mehrtägigen Kursen kann für jeden Kurstag eine getrennte Einteilung vorgenommen werden.

Räume buchen

Schnellauswahl Raum buchenZusätzlich zur Materialdisposition findet sich in der Bearbeitungsansicht eines Einsatzes, Termins oder Kurses nun eine unkomplizierte Schnellauswahl zur Raumbuchung.

Hinweis: Bitte denken Sie daran, dass auch Räume zuerst in der Materialliste als ‚einteilbar‘ angelegt werden müssen, damit sie hier zur Buchung verfügbar sind.

Buchungskalender

In der Kalenderübersicht können nun per Auswahlkästchen bereits zugeordnete Räume und Ausrüstungsgegenstände eingeblendet werden, um die Verfügbarkeit zu überprüfen. Über das [+]-Symbol neben dem Filter können eigene Gruppen definiert werden, so dass bspw. alle Räume für eine Kursplanung, oder alle Fahrzeuge in einem Überblick gezeigt werden.

Um die neuen Funktionen zu nutzen, muss die Materialverwaltung aktiviert sein und HiOrg-Server PRO oder KURSE verwendet werden. Sollten Sie die neuen Funktionalitäten nicht nutzen wollen, so können diese in den Einstellungen deaktiviert werden und alles bleibt beim Alten.

Wie immer freuen wir uns über Ihr Feedback zu diesen Neuerungen, und wünschen Ihnen und Ihren Familien ein fröhliches Osterfest!
Fröhliche Ostern!

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