Die alte Schnittstelle zur Meldung von Kursen an die QSEH ist nun deaktiviert. Daher ist keine Lehrgangsmeldung über die alte Schnittstelle mehr möglich.
Eine Ankündigung zur Umstellung findet ihr auf den Seiten der QSEH: Ankündigung.
Neue Schnittstelle zu meineQSEH
Es gibt eine neue Schnittstelle mit verbesserten Funktionen. Um diese zu aktivieren, müssen neue Zugangsdaten in den Einstellungen hinterlegt werden. Diese Zugangsdaten könnt ihr bei meineQSEH selbst erzeugen (hier findet ihr weitere Informationen und eine Anleitung).
🚀 Neu bei HiOrg-Server PRO: Kommunikation auf einem neuen Level! 📱💬 Wer aufmerksam in HiOrg-Server unterwegs war, hat vielleicht schon unser aufregendes, neues Feature entdeckt: In Zusammenarbeit mit der Firma D&T Internet GmbH präsentieren wir eine DS-GVO-konforme Chatfunktion. Ab sofort könnt ihr über die Mobilgeräte-App in dienstinternen Gruppen direkt kommunizieren, um eure Arbeitsabläufe noch effizienter zu gestalten.
Zu jedem Dienst kann ein Chat aktiviert werden. Hierbei handelt es sich um einen voll datenschutzkonformen Gruppenchat, zu welchem automatisch alle bei der Veranstaltung beteiligten Personen (Dienst-Verantwortlicher, sowie alle fest eingeteilten Mitglieder) Zugriff haben.
Die Chatfunktion wird technisch realisiert und bereitgestellt durch die App Team Wohlfahrt der Firma D&T Internet (Köln).
Einrichtung in HiOrg-Server
Der Admin des HiOrg-Servers muss zunächst einmalig in den Einstellungen (System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren) die Nutzung der Chatfunktion grundsätzlich aktivieren. Hinweis: Zur automatisierten Anlage eines Mandaten werden Name und Anschrift, sowie die E-Mail-Adressen „allgemein“ und „Web-Admin“, der Organisation an den Betreiber der Team Wohlfahrt-App übertragen.
Ab dann findet sich bei den Details jeder Veranstaltung eine Funktion, um den Chat bei dieser Veranstaltung zu aktivieren.
Sobald dies geschieht wird automatisch eine Chatgruppe angelegt und bei jeder Änderung des beteiligten Personals (bspw. Einteilung) auch die Teilnehmer im Chat synchron gehalten.
Nutzung durch Mitglieder
Um den Chat zu nutzen, muss die Team Wohlfahrt-Appeinmalig auf dem Mobilgerät installiert werden. Die Anmeldung erfolgt per Single Sign-On (SSO) über HiOrg-Server, sodass keine separate Registrierung erforderlich ist. Die Zuordnung der Helfer zu den einzelnen Chats geschieht automatisch durch eine Schnittstelle zwischen HiOrg-Server und Team Wohlfahrt-App, es ist keine weitere Aktion nötig.
In der HiOrg-Server Mobilgeräte-App findet sich bei den Details der Veranstaltung ein Button, über welchen die Nutzer direkt den Chat zu diesem Dienst öffnen können.
Alle Inhalte der Chats sind vollständig Ende-zu-Ende-verschlüsselt, sämtliche Daten befinden sich auf Servern in Deutschland unter der Verwaltung rein deutscher Firmen, die mit uns eine AV-Vereinbarung abgeschlossen haben. Somit werden die Anforderungen von DS-GVO und BDSG (sowie auch der kirchlichen Datenschutzgesetze) nicht nur vollständig erfüllt, sondern deutlich übertroffen.
Nach dem Ende der zugehörigen Veranstaltung ist der Chat noch für 2 Tage in vollem Umfang nutzbar. Danach kann er noch für 30 Tage angesehen werden, dann wird der Chat mit sämtlichen Inhalten gelöscht.
Los geht`s!
Hört sich gut an? Am besten probiert ihr den Chat gleich mal aus 🔥. Wir freuen uns, dass wir eure Arbeit mit diesem aufregenden Update weiter erleichtern können und sind gespannt auf euer Feedback!
🤗 Ein herzliches Dankeschön geht an alle Tester unseres Prototyps für ihre wertvolle Unterstützung und die hilfreichen Anmerkungen.
Musste ein Kurs storniert werden, so war es bisher nötig, den Kurs im System vollständig zu löschen. Nur so wurde er auch bei der QSEH gelöscht. Mit dem Update können gemeldete Kurse aus dem System heraus bei meineQSEH storniert werden, ohne dass die Daten verloren gehen.
Gemeldete Kurse erhalten nach der Meldung einen extra Button in der Kursliste. Über diesen Button kann ein Kurs bei meineQSEH bequem storniert werden. Zusätzlich kann der Kurs aber auch problemlos erneut gemeldet werden, da alle Daten in HiOrg-Server KURSE erhalten bleiben.
Statusanzeige gemeldeter Kurse
Zeitgleich können wir auch ein weiteres Update veröffentlichen: Eine Anzeige, die den Status eines gemeldeten Kurses automatisiert bei meineQSEH abfragt und angibt, ob alles „ok“ ist oder eine Dateninkonsistenz erkannt wurde.
Dazu werden über Nacht alle Eckdaten der als „gemeldet“ hinterlegten Kurse mit den Daten bei meineQSEH abgeglichen. Wird dabei eine Abweichung erkannt (bspw. im Lehrgangsort oder bei den Zeitangaben), passiert folgendes:
Die Farbe der Genehmigungsnummer wechselt von grün auf orange.
Es erscheint ein Button zum Aktualisieren der Daten.
Der Kurs wird auf der Übersicht zur Aktualisierung vorgeschlagen.
Wurde bei dem Abgleich ein Lehrgang in meineQSEH als storniert erkannt, so wird dieser Status auch in HiOrg-Server KURSE übernommen und der Kurs kann erneut gemeldet werden.
Zusätzlich werden in der Kursliste nun alle Nicht-BG-Kurse als solche gekennzeichnet.
⚠️ Jetzt zur neuen Schnittstelle wechseln!
Die alte QSEH-Schnittstelle wird am 29. April von der QSEH abgeschaltet. ⚠️ Dann ist keine Lehrgangsmeldung aus HiOrg-Server KURSE heraus mehr möglich.
Um die neue Schnittstelle zu aktivieren, müssen neue Zugangsdaten (für meineQSEH) in den Einstellungen hinterlegt werden. Dazu haben wir weitere Informationen und eine Anleitung für euch bereitgestellt.
Noch keine Schnittstelle aktiviert?
Ihr seid eine ermächtigte Stelle, aber nutzt die komfortable BG-Funktionalität in HiOrg-Server KURSE bisher noch nicht? Startet doch jetzt gleich damit, indem ihr eure BG-Kennziffer in den Einstellungen (System > Einstellungen > Ausbildung allgemein) hinterlegt. Erst danach werden viele Spezialfunktionen freigeschaltet. Bei Fragen helfen wir euch gerne weiter!
Nach einem Dienst / Termin können von allen Beteiligten Helferstunden erfasst werden. Wurde in den Details kein Helferstunden-Typ eingestellt und sind im Server bereits mehrere Typen hinterlegt, so beginnt hier oft das Scrollen durch die verschiedenen Optionen. Aus diesem Grund haben wir hier gearbeitet und ihr habt ab sofort die Möglichkeit, die Helferstunden-Typen in den Einstellungen manuell zu sortieren (System > Einstellungen > Mitglieder – Helferstunden).
Die Funktionsweise ist an das Sortieren und Verwalten von Qualifikationslisten angelehnt, was euch eine bekannte Möglichkeit bietet, eure Daten zu organisieren. Die manuelle Sortierung wird auf alle Stellen in HiOrg-Server (und der Mobilgeräte-App) angewandt, wo Listen oder Auswahlmöglichkeiten zu Helferstunden angezeigt werden.
Die neue Funktion ist schon live verfügbar und ermöglicht es, die Helferstunden-Typen nach euren individuellen Bedürfnissen zu ordnen.
Edit 11.03.2024: Unser Ansprechpartner der QSEH hat uns mitgeteilt, dass der Termin zur Abschaltung der alten Schnittstelle auf 30.04.2024 verschoben wurde.
Gute Neuigkeiten für unsere meineQSEH-Nutzer! 🎉
Wir freuen uns sehr, euch mitteilen zu können, dass unsere brandneue Schnittstelle zur Übertragung von Kursdaten aus HiOrg-Server KURSE zum meineQSEH-Portal jetzt offiziell veröffentlicht wurde!
Ab sofort könnt ihr in den Einstellungen (System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Ausbildung allgemein) eure neuen Zugangsdaten hinterlegen. Dazu muss in meineQSEH zuerst ein Unterkonto für den Zugang angelegt werden. Als Unterstützung haben wir eine Videoanleitung erstellt, die euch bei der Einrichtung der Schnittstellennutzung behilflich sein wird.
Die Kurse werden euch wie gehabt in HiOrg-Server KURSE zur Meldung bei der QSEH vorgeschlagen. In Einzelfällen kann eine Anpassung der Adressdaten des hinterlegten Veranstaltungsortes notwendig werden. Dies kann innerhalb des Meldevorgangs erledigt werden und ist höchstens einmal pro Kursort erforderlich. Zusätzlich empfehlen wir, vor der Meldung zu kontrollieren, dass ein Ansprechpartner (für die QSEH) beim Kursort hinterlegt ist. Diese Information wird zur Übertragung zwingend benötigt.
Als nächsten Schritt werden wir eine Anzeige implementieren, die den Status eines gemeldeten Kurses automatisiert bei meineQSEH abfragt und anzeigt, ob alles „ok“ ist oder ein Problem erkannt wurde.
Für einen Übergangszeitraum (voraussichtlich bis Ende März) ist ein Wechsel zurück zur alten Schnittstelle möglich (bitte haltet dafür eure alten Zugangsdaten bereit!). In diesem Fall sind wir für eure Rückmeldung dankbar, wo es Schwierigkeiten mit der neuen Schnittstelle gab. So können wir diese umgehend beheben.
Anzeige der Kursliste angepasst
Wird eine größere Anzahl an Kursterminen über HiOrg-Server KURSE abgewickelt, so kann es zu längeren Ladezeiten bei der Kursliste kommen. Aus diesem Grund haben wir hier eine Anpassung vorgenommen, so dass standardmäßig nur noch die Termine der nächsten 3 Monate geladen werden.
Die Ansicht kann mit einem Klick auf die Gesamtzahl der Kurse verändert werden, oder ihr nutzt die Quicklinks (inklusive der freien Datumseingabe) am oberen Rand der Tabelle.
Seit einiger Zeit können Ernährungsgewohnheiten von Mitgliedern in HiOrg-Server hinterlegt werden. Aufgrund eurer Rückmeldungen können diese nun auch in der Mitgliederliste eingeblendet und ausgedruckt werden. Dazu findet ihr bei der Spaltenauswahl im Kopfbereich der Seite die neue Checkbox „Ernährung“. Das Häkchen zur Sichtbarkeit versteckter Daten auf der Mitgliederliste wird beachtet.
Zusätzlich sind die Variablen (Platzhalter) zur Ausgabe der Ernährungsdetails nun auch für andere Formulare verfügbar.
[[$verpflegung_weit1]] – Helfer 1: weitere Angaben zur Verpflegung
Bisher waren diese auf die Verpflegungslisten für Dienste / Termine beschränkt.
Systemformulare verbergen
In HiOrg-Server gibt es verschiedene Formulare, die vom System standardmäßig zur Verfügung gestellt werden, bspw. für interne Dienst-Details, eine Verpflegungsliste oder Kursteilnehmer-Datenblätter (in HiOrg-Server KURSE). Ihr findet sie unter „System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare“. Diese Vorlagen (und alle eigenen) können zur besseren Übersicht nun ausgeblendet werden. Dazu gibt es in der Detailansicht einer Vorlage eine neue Checkbox, die folgendes bewirkt:
Das Formular wird in den Einstellungen als (verborgen) gekennzeichnet.
Verborgene Vorlagen werden im Formular-Center nicht angezeigt.
Links zu verborgenen Vorlagen werden auf der TN-Liste nicht angezeigt.
Verborgene Vorlagen sind weiterhin direkt aufrufbar, wenn man den Link kennt.
Beispiele für die Anwendung:
Standardformulare wie bspw. Dienst- oder Termin-Details (intern) sind nicht gewünscht, da eine eigene Vorlage erstellt wurde.
Es werden Kurse durchgeführt, die nicht mit der BG abgerechnet werden. Für diese Kurstypen kann das BG-Abrechnungsformular ausgeblendet werden. (in HiOrg-Server KURSE)
Ausbilder einteilen (HiOrg-Server KURSE)
Wurde ein Ausbilder zu einem Kurs eingeteilt, war bisher nicht deutlich erkennbar, wie sich das System im Anschluss verhält. Hier haben wir etwas nachgebessert und so kann man nun direkt per Button entscheiden, ob nach der Einteilung noch Benachrichtigungen zum Vorgang versendet werden sollen.
Teilnehmerliste (HiOrg-Server KURSE)
Ein kleines Update gibt es auch bei der Teilnehmerliste von Kursen. Um einen besseren Workflow zu ermöglichen, kann man bei Firmenteilnehmenden nun direkt zu den entsprechenden Kundendetails springen, ohne dass man den Umweg über das Anwendungsmenü nehmen muss. Dazu genügt ein Klick auf den Unternehmensnamen. In den Kundendetails findet ihr neben Kontaktangaben auch Informationen zu hinterlegten Kursorten, Berufsgenossenschaften und allen Kursen, die mit Mitarbeitenden aus diesem Unternehmen durchgeführt wurden.
Wir sind froh, mit unseren kontinuierlichen kleinen Updates einen Beitrag zu eurer Unterstützung leisten zu können, und freuen uns wie immer auf euer Feedback.
https://info2.hiorg-server.de/wp-content/uploads/2021/09/2021-09_feat_neu-entwicklung.png320450Karin (Team HiOrg-Server)https://info.hiorg-server.de/wp-content/uploads/2022/11/hiorg_logo_quer_vektor_370x100px.svgKarin (Team HiOrg-Server)2024-02-05 12:04:222024-02-05 12:04:23Kleine Updates aus der Entwicklung
Im Jahr 2019 haben wir die HiOrg-Server Mobilgeräte-App auf „neue Beine gestellt“, um euch ein optimales Nutzungserlebnis zu bieten. Um Kompatibilitätsprobleme auf Android-Geräten zu minimieren, wurde parallel dazu eine Classic-Version der App bei Google Play angeboten, die HiOrg-Server Classic 2013.
Diese App wurde nicht weiterentwickelt, ermöglichte jedoch Nutzern mit älteren Geräten die fortlaufende Nutzung unserer App. Nun müssen wir leider Tschüss sagen, denn die Classic-App erfüllt nicht länger die aktuellen Sicherheitsstandards und Anforderungen des Google Play Store. Aus diesem Grund wird die Classic-App im Laufe der KW 04 aus Google Play enfernt. Zeit für ein Update: Holt euch die neueste Version der HiOrg-Server Mobile-App, um alle neuen Features und Verbesserungen zu nutzen (auch für iOS verfügbar).
Übrigens, wenn ihr immer die neuesten Funktionen testen wollt, schaut euch doch unser Beta-Programm an. Meldet euch an und werdet Teil der exklusiven Gruppe, die die Zukunft der HiOrg-Server Mobile-App mitgestaltet. Alle Infos findet ihr in unserem Forum, zu erreichen über beta.hiorg-server.de
Android, Google Play und das Google Play Logo sind Marken von Google LLC.
https://info2.hiorg-server.de/wp-content/uploads/2023/05/2023-05_feat_info-beitragsbild.png480675Karin (Team HiOrg-Server)https://info.hiorg-server.de/wp-content/uploads/2022/11/hiorg_logo_quer_vektor_370x100px.svgKarin (Team HiOrg-Server)2024-01-23 10:42:462024-01-23 10:42:47Mobile-App: Classic-Version wird aus Google Play Store entfernt
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