meineQSEH: Update zum 23.02.2026 – was HiOrg-Server-Nutzer wissen sollten

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Ab dem 23. Februar 2026 führt die Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe (QSEH) eine weitere Aktualisierung ihres Portals „meineQSEH“ ein. Dabei werden sowohl die Benutzeroberfläche als auch technische Komponenten überarbeitet und neue Funktionen ergänzt.

👉 Die offizielle Veröffentlichung der DGUV dazu findet ihr hier:
https://www.dguv.de/fb-erstehilfe/ausbildungsstellen/meineqseh/index.jsp

Was ist neu bei meineQSEH?

Mit dem Update ändert sich (neben einer optischen Aktualisierung) insbesondere die Art, wie Ausbildungsstellen auf das Portal zugreifen und Lehrgänge melden können.

Wichtig zu wissen: Damit ihr euch weiterhin unter meineQSEH anmelden könnt, müsst ihr ab dem 23.02.2026 euer Kennwort einmalig zurücksetzen. Hierzu gibt es vom Fachbereich Erste-Hilfe der DGUV ein Video: Erstanmeldung Bestandskunden meineQSEH.

Gerade bei gleichzeitiger Nutzung des HiOrg-Servers ist dabei die neue Möglichkeit interessant, API-Zugänge für Schnittstellen (z.B. zum HiOrg-Server) zu erstellen.

Was bedeutet das für HiOrg-Server Nutzer?

✔ Für Bestandskunden mit bestehender QSEH-Schnittstelle:
Die bestehende Anbindung im HiOrg-Server bleibt weiter nutzbar — es besteht kein unmittelbarer Handlungsdruck.

Wir bereiten die technische Umstellung auf die neue Schnittstellen-Variante bereits vor und informieren gesondert, sobald die Umstellung im HiOrg-Server möglich ist.

✔ Für Ausbildungsstellen, die die Schnittstelle neu einrichten wollen:
Die angepasste Schnittstelle stellen wir bis spätestens 15.03.2026 bereit.
Ab diesem Zeitpunkt kann im HiOrg-Server ein API-Zugang für die Anbindung an meineQSEH hinterlegt werden (statt wie bisher Logindaten eines Unterkontos).

Sollte die neue Anbindung vorzeitig benötigt werden, bitten wir um kurze Rückmeldung an unseren Support.

Unser Anspruch: Ein stabiler Übergang

Systemumstellungen dieser Größenordnung bringen erfahrungsgemäß in der Anfangsphase vereinzelt Rückfragen oder technische Abstimmungen mit sich. Das ist bei solchen Veränderungen nicht ungewöhnlich.

Wir begleiten die Einführung daher aufmerksam und stehen in engem Austausch mit den Entwicklungen rund um meineQSEH. Sollte es im Zuge der Umstellung zu Hinweisen oder Fehlermeldungen kommen, unterstützen wir euch selbstverständlich schnell und unkompliziert. 😊

Unser Ziel bleibt wie immer: dass eure Lehrgangsmeldungen zuverlässig über HiOrg-Server funktionieren – auch während der Übergangsphase.

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Kursgebühr mit Gültigkeitsdauer

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Wenn Ihr eine Ermächtigung zur Aus- und Weiterbildung von Betriebshelfern habt, müssen alle für Betriebshelfer geeigneten Kurse bei der VBG gemeldet werden. Die Lehrgangsgebühren werden dann mit den jeweils zuständigen Unfallversicherungsträgern abgerechnet.

Neue Pauschgebühren ab 01.01.2026

Hier gibt es gute Nachrichten: Für Erste-Hilfe-Lehrgänge, die ab dem 01.01.2026 stattfinden, erhöhen sich die pauschalierten Lehrgangsgebühren. Die neuen Sätze gelten einheitlich und betragen dann zukünftig 46,31€ pro teilnehmender Person. Folgende Lehrgänge sind betroffen:

  • Erste-Hilfe-Ausbildung
  • Erste-Hilfe-Fortbildung
  • Erste-Hilfe-Schulung in Bildungs- und Betreuungseinrichtungen für Kinder

Offizielle und weiterführende Informationen dazu findet ihr auf der Seite der DGUV

Passend dazu: Zeitraum für Kursgebühren

Um euch die Umstellung zu erleichtern, haben wir im HiOrg-Server eine Erweiterung bei den Kurstypen umgesetzt.

Unter System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine kann nun für jede Kursgebühr ein Gültigkeitszeitraum mit ab– und bis-Datum hinterlegt werden. Beide Felder dürfen auch leer bleiben.

Screenshot | Kursgebühr

👉 Dadurch lassen sich neben Gebührenänderungen zum Jahreswechsel (wie bspw. für die Abrechnung mit der BG) auch zeitlich begrenzte Aktionen ganz bequem abbilden. Der Zeitraum bezieht sich dabei auf das Kursdatum, nicht auf die Buchung.

💡 Wichtig: Bereits gebuchte Teilnehmende behalten den Preis, der zum Zeitpunkt der Buchung gültig war. Änderungen im Kurstyp wirken sich nur auf zukünftige Buchungen aus.

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Tester gesucht: Rechnungen korrigieren & Versionen speichern

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Mit der Einführung der E-Rechnung haben wir unsere Rechnungsfunktion bereits erweitert. Jetzt folgt in Kürze der nächste Schritt: Rechnungsversionierung.

Was bedeutet das konkret für euch?

  • Rechnungskorrekturen: Ihr könnt weiterhin Rechnungen anpassen, z.B. bei einem nachträglichen Rabatt oder wenn sich der Empfänger ändert. Neu ist, dass ihr eine korrigierte Version der Rechnung speichern könnt, ohne vorherige Versionen zu überschreiben.
  • Versionen nachvollziehbar: Alle Versionen eurer Rechnungen sind jederzeit abrufbar.
  • E-Rechnung: Bei E-Rechnungen wird der entsprechende Typ „Rechnungskorrektur“ gesetzt.
  • Individuelle Bemerkung: Für jede Version könnt ihr einen Kommentar hinterlegen – praktisch für interne Vermerke.
  • Auswahl Rechnungsempfänger: Die Auswahl von Absende- und Empfängeradresse wurde angepasst.

Ihr behaltet volle Transparenz über euren gesamten Rechnungsprozess und erfüllt zugleich die gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnung. Änderungen sind klar dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.

Mitmachen: Wir suchen 3 Test-Orgas

Um die neuen Erweiterungen im Praxisbetrieb zu testen, suchen wir drei freiwillige Organisationen mit folgenden Eckdaten:

  • Nutzung der Rechnungsfunktion im HiOrg-Server (nicht zwingend E-Rechnung)
  • mehr als 30 Rechnungen / Jahr
  • idealerweise alle Arten von Rechnungsempfängern (Kunde / Veranstalter, BG, Selbstzahler)
  • es kommt vor, dass Rechnungen nachträglich geändert werden müssen
    (Anpassung Re-Empfänger, Posten, Rabatte, …)
  • Testzeitraum Anfang Oktober 

👉 Wenn ihr Interesse habt, meldet euch bitte direkt bei unserem Support-Team. Vielen Dank!

🗓️ Für alle anderen Accounts rechnen wir mit einer Veröffentlichung Mitte / Ende Oktober.

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Verbesserte Preisangaben bei der Teilnehmeranmeldung

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Mit HiOrg-Server KURSE lassen sich Schulungsangebote wie Erste-Hilfe- oder Brandschutzkurse nicht nur intern verwalten, sondern auch direkt auf der eigenen Webseite veröffentlichen – inklusive komfortabler Online-Anmeldung.

Da es sich hierbei um ein verbindliches Angebot handelt, gelten auch die Regelungen der Preisangabenverordnung (PAngV) – insbesondere zur transparenten Ausweisung von Steuern.

Was ist neu?

In der öffentlichen Teilnehmeranmeldung werden Preise jetzt transparenter – und für euch flexibler – dargestellt, um Missverständnisse zu vermeiden und unterschiedlichen Zielgruppen gerecht zu werden.

Mit der Einführung der E-Rechnungsfunktion wurde die Angabe von Steuersätzen angepasst. Dadurch wurden bei der öffentlichen Teilnehmeranmeldung systembedingt Bruttopreise mit in Klammern angegebenem Netto-Betrag angezeigt – unabhängig davon, ob tatsächlich Umsatzsteuer erhoben wurde oder nicht. Das führte teils zu Irritationen bei den Teilnehmenden, die sich zu einem Kurs anmelden wollten:

  • Endkunden befürchteten, dass auf den ausgewiesenen Betrag noch Umsatzsteuer „aufgeschlagen“ werde.
  • Geschäftskunden wünschten sich dagegen eine klarere Netto-Ausweisung zur besseren Vergleichbarkeit von Angeboten.

Die Lösung: Flexible Steueranzeige nach Zielgruppe

Ab sofort passt sich die Preisdarstellung in der öffentlichen Teilnehmeranmeldung an – je nach Kurstyp-Einstellung und Steuersatz-Konfiguration.

👉 Für Endkunden / gemischte Zielgruppen:

  • Die Mehrwertsteuer wird in Prozent angegeben, auch bei den Zusatzleistungen.
  • Im Gesamtbetrag wird sie als absoluter Betrag ausgewiesen.
  • Bei Steuerbefreiung wird der Befreiungsgrund mit angezeigt.

👉 Für Geschäftskunden (B2B):

  • Preise können optional netto dargestellt werden. Dazu gibt es im jeweiligen Kurstyp die neue Checkbox „Beträge als Nettopreise im Rahmen der öffentlichen Teilnehmer-Anmeldung ausweisen“
  • Automatischer Zusatz „zzgl. MwSt.“ wird bei allen Preisangaben angezeigt.

Diese Einstellungen werden einfach pro Kurstyp hinterlegt – je nachdem, an wen sich das Kursangebot richtet.

So bleiben eure Angebote rechtskonform, verständlich und auf eure Zielgruppe abgestimmt.

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Helferstunden-Typen deaktivieren

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Oft sind im Server bereits mehrere Arten von Helferstunden hinterlegt, manche davon sehr speziell und nur kurzzeitig benötigt, was die Auswahl des korrekten Typs unübersichtlich macht. Und das Löschen einzelner Typen verfälscht die Statistik. Daher gibt es hier ein Update: Helferstunden-Typen können jetzt deaktiviert werden.

Übersicht Helferstunden-Typen

👉 In der Liste der Helferstunden-Typen  (System > Einstellungen > Mitglieder – Helferstunden) könnt ihr jetzt per Checkbox markieren, welche Typen noch aktiv sind. Nur diese erscheinen dann bei der Erfassung neuer Stunden – auch in der Mobile-App!
👉 Nicht mehr genutzte Typen lassen sich durch Entfernen des Häkchens einfach inaktiv setzen: Sie tauchen nicht mehr in der Auswahl auf, bleiben aber für Auswertungen in der Statistik bestehen.
👉 Das Löschen von Typen ist weiterhin nur möglich, wenn es keine Einträge dazu gibt.

Dieses Update hilft, die Erfassung von Helferstunden noch übersichtlicher und schneller zu machen – ohne Datenverlust und mit voller Kontrolle über eure Typenstruktur.

Helferstunden

Nach einer Veranstaltung (Dienst / Termin / Kurs) können für alle beteiligten Personen Helferstunden erfasst / eingereicht werden. Beim Erfassen wird ein Helferstunden-Typ ausgewählt. Den Standardtyp legt ihr zentral in den Einstellungen fest – er kann aber bei jeder Veranstaltung individuell angepasst werden.

Über den Menüpunkt Helferstunden > Statistik kann eine aufgeschlüsselte Auflistung nach Dienstanforderungen und nach Helferstunden-Typen erzeugt werden.

Die Funktionen zum Eintragen, Kontrollieren, Freigeben und Ändern von Helferstunden benötigen das Recht stunden. Zum Bearbeiten der Einstellungen ist das Recht admin nötig.

Personen mit dem Recht eigenestunden können selbstständig Stunden eintragen, die unabhängig von einer Veranstaltung geleistet wurden.

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meineQSEH: Organisator direkt beim Kurs hinterlegen

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Wie bereits in früheren Blogposts zur Schnittstelle zwischen HiOrg-Server und meineQSEH beschrieben, erleichtert euch unsere Anbindung die gesetzlich geforderten Kursmeldungen an die Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe (QSEH).

Noch in dieser Woche gibt es ein Update bei der Ansprechperson für einen Kurs. Die QSEH fordert bei der Kursmeldung die Nennung einer Ansprechperson (Organisator) vor Ort. Bisher wurde diese standardmäßig beim Kursort hinterlegt. Das hat manchmal zu Problemen geführt – zum Beispiel, wenn an einem Kursort mehrere Kontaktpersonen für unterschiedliche Fachbereiche tätig sind.

👉 Neu: Nun kann der „Organisator vor Ort“ direkt beim Kurs angegeben werden.

Organisator beim Kurs eintragen | Schnittstelle meineQSEH

Wenn beim Anlegen eines neuen Kurses ein Kursort ausgewählt wird, übernimmt das System automatisch die beim Kursort (unter System > Einstellungen > Orte für Kurse) hinterlegte Ansprechperson als Vorschlag. Diese Angabe kann dann übernommen oder individuell angepasst werden, ohne dass der ursprüngliche Adressdatensatz verändert wird.

So bleibt ihr flexibel und könnt für jeden Kurs gezielt die passende Kontaktperson hinterlegen – genau so, wie es die QSEH erwartet. Sobald die Funktion live ist, werden wir euch mit einem Insight im System informieren.

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E-Rechnung veröffentlicht

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Wir freuen uns, euch mitteilen zu können, dass die neue E-Rechnungsfunktion seit letzter Woche offiziell im HiOrg-Server zur Verfügung steht! 🎉

Mit der Einführung unterstützen wir die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 – und machen eure Rechnungsprozesse fit für die Zukunft. Die Funktion wurde bereits von vielen Organisationen erfolgreich eingerichtet. 💪

Nach dem Release gab es noch ein paar kleinere Optimierungen, wir bedanken uns hier für eure Rückmeldungen! Wenn euch noch etwas Ungewöhnliches auffällt, meldet euch gerne bei unserem Support!

Wir sind für euch da:

Falls ihr Fragen habt oder Unterstützung benötigt, stehen euch folgende Ressourcen zur Verfügung:

Ein großes Dankeschön geht an unsere Testpersonen, die die neuen Funktionen im Vorfeld ausprobiert haben: Mit eurer Hilfe konnte dieses Release so glatt über die Bühne gehen 🫶.

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