Seit Anfang des Jahres ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für viele Unternehmen verpflichtend. Doch was bedeutet das genau?
Die E-Rechnung ist nicht einfach nur eine digitale Rechnung als PDF. Sie enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten, die von Buchhaltungssystemen direkt verarbeitet werden können. Das macht den Rechnungsprozess effizienter, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz.
Wir wissen, dass dieses Thema viele Fragen aufwirft. Die Umstellung auf die E-Rechnung betrifft nicht nur die Technik, sondern auch gesetzliche Anforderungen. Das Bundesfinanzministerium hat dazu Antworten auf häufige Fragen wie bspw. Übergangsfristen in einer FAQ zusammengefasst.
E-Rechnung in HiOrg-Server
Nächste Woche ist es soweit: Die Funktionen zur Erstellung von E-Rechnungen sind in HiOrg-Server verfügbar! 🎉
Dann könnt ihr Rechnungen nicht nur als PDF, sondern auch in den Formaten ZUGFeRD (pdf + xml) und XRechnung (xml) erstellen, verschicken und herunterladen. Diese Umstellung macht eure Rechnungsprozesse zukunftssicher und hilft euch, die gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnungspflicht zu erfüllen.
🔹 Wichtig zu wissen: Der eigentliche Rechnungsprozess bleibt gleich. Ihr erstellt Rechnungen weiterhin wie gewohnt – die Neuerung betrifft vor allem den Versand und die zusätzlichen strukturierten Daten.
Warum hat es so lange gedauert?
Wir wissen, dass viele von euch auf die E-Rechnung gewartet haben. Ein solches Projekt ist komplex, und durch tiefgreifende Änderungen im System war eine gründliche Umsetzung entscheidend. Neben technologischen Herausforderungen gab es viele Abstimmungen, Anpassungen an gesetzliche Anforderungen und ausführliche Testphasen. Gleichzeitig haben uns unerwartete Herausforderungen – inklusive krankheitsbedingter Ausfälle – vor zusätzliche Hürden gestellt. Wir möchten uns für diese Wartezeit entschuldigen, aber wir freuen uns, euch nun eine durchdachte und stabile Lösung bereitzustellen!
Was hat sich geändert?
1. Erweiterte Stammdaten
Für die E-Rechnung sind einige zusätzliche Angaben erforderlich. Daher gibt es neue oder erweiterte Felder, die teilweise auch ohne E-Rechnung nutzbar sind, bspw.:
- Bankverbindung der Organisation
- Ansprechpartner für Rechnungsstellung
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Steuerbefreiungsgründe
2. Steuersätze und Umsatzsteuer
- Bisher war die Umsatzsteuer (und damit Ausweisen von netto / brutto) optional in HiOrg-Server. Nach dem Update ist die Umsatzsteuer nun fester Bestandteil jeder Rechnung.
- Bisher gab es einen universalen Steuersatz im System. Nun können mehrere Steuersätze hinterlegt werden, die dann bei Rechnungsposten und Gebühren (Vorauswahl und Anzeige z.B. TN-Anmeldung) zur Auswahl angezeigt werden.
- Falls keine Umsatzsteuer anfällt, muss ein Grund für die Steuerbefreiung angegeben werden.
3. Rechnungen mit mehr strukturierten Daten
- Die Rechnungsposten enthalten nun zusätzliche Details:
- Anzahl und Mengeneinheit
- Beschreibung und Einzelpreis
- Steuersatz pro Position
- Weitere neue Angaben für die E-Rechnung:
- Kundenreferenz (bei ZUGFeRD-Rechnungen)
- Leitweg-ID (bei XRechnungen, relevant für öffentliche Auftraggeber)
- Lieferantennummer und Bestellreferenz
- Zahlungsmethode (z. B. Überweisung, Lastschrift – oder “noch nicht festgelegt”)
- 💡 Berechnung des Brutto-Preises:
Die Summe der Netto-Werte je Steuersatz wird berechnet, darauf die Umsatzsteuer aufgeschlagen. Dadurch kann es zu minimalen Rundungsdifferenzen im Cent-Bereich kommen – dies entspricht den Vorgaben der XRechnung.
- Rechnungsversand mit Auswahl des gewünschten E-Rechnungsformats (pdf / ZUGPFeRD / XRechnung).
4. Standardvorlagen & neue Variablen
Für die Einführung der E-Rechnung wurden die Standardvorlagen angepasst und erweitert. Dazu stehen nun auch euch viele neue Variablen zur Verfügung (alte Rechnungen bleiben aber weiterhin lesbar).
- Neue Vorlagen für Rechnung Dienst, Rechnung Kursteilnahme (Privatperson / BG / Arbeitgeber)
- Neue Vorlagen für Mahnungen
Bei den Variablen gibt es nun explizite Variationen für Netto- und Brutto-Ausgaben.
Was müsst ihr tun?
Damit ihr die neuen Rechnungsfunktionen nutzen könnt, bitten wir euch, nach dem Release folgende Schritte durchzuführen:
- Einstellungen anpassen:
- Unter System → Einstellungen → Rechnungen sollten die neuen Felder wie Ansprechpartner, Bankverbindung und Steuernummer /USt-ID ausgefüllt werden.
- Kontrolliert die Liste mit den Steuersätzen und ergänzt diese bei Bedarf (Um Inkonsistenzen zu vermeiden, wurden alle bisher benutzten Steuersätze in die neue Liste übernommen).
- Für steuerfreie Rechnungen: Gebt den Grund der Steuerbefreiung (z. B. karitative Zwecke, §4 UStG) an.
- Rechnungsvorlagen aktualisieren:
- Falls ihr eigene Rechnungsvorlagen nutzt, überprüft und aktualisiert diese, damit alle neuen Variablen korrekt dargestellt werden.
- Ersetzt veraltete Platzhalter wie
[[$zeilen_intab]] durch aktuelle Variablen wie [[$zeilen_intab_netto]]. Eine vollständige Liste der neuen Variablen findet ihr nach Release in der Variablenliste im HiOrg-Server.
- Vorlagen für Mahnungen aktualisieren:
- Mahngebühren werden nicht mehr als Teil der Rechnungsposten über
[[$zeilen_intab_*]] ausgegeben und sind automatisch steuerfrei.
- Vergleich und Test:
- Überprüft bei euren Preisangaben, ob die richtigen Steuersätze hinterlegt sind.
- Materialanforderung unter System > Einstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular
- Kursgebühren / Zusatzleistungen unter System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine
- Vergleicht bestehende Rechnungen mit den neuen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt übernommen wurden.
- Um XRechnungen zu prüfen könnt ihr einen Validator (bspw. https://erechnungsvalidator.service-bw.de/) nutzen.
Wartungsfenster
Zur finalen Umstellung ist ein Wartungsfenster erforderlich, in dem HiOrg-Server kurzzeitig nicht verfügbar ist:
⚠️ Wartung: Mittwoch, 09.04.2025 ab 22:00 Uhr
Wir rechnen aktuell mit einer Downtime von etwa 3 Stunden.
Hilfe und Unterstützung
Falls ihr Fragen habt oder Unterstützung benötigt, stehen euch folgende Ressourcen zur Verfügung:
Wir danken euch für euer Verständnis und eure Geduld. Die Einführung der E-Rechnung bringt viele Vorteile mit sich – wir sind gespannt auf euer Feedback! 😊
