Ankündigung: Wartungsfenster E-Rechnung

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Seit Anfang des Jahres ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für viele Unternehmen verpflichtend. Doch was bedeutet das genau?

Die E-Rechnung ist nicht einfach nur eine digitale Rechnung als PDF. Sie enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten, die von Buchhaltungssystemen direkt verarbeitet werden können. Das macht den Rechnungsprozess effizienter, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz.

Wir wissen, dass dieses Thema viele Fragen aufwirft. Die Umstellung auf die E-Rechnung betrifft nicht nur die Technik, sondern auch gesetzliche Anforderungen. Das Bundesfinanzministerium hat dazu Antworten auf häufige Fragen wie bspw. Übergangsfristen in einer FAQ zusammengefasst.

E-Rechnung in HiOrg-Server

Nächste Woche ist es soweit: Die Funktionen zur Erstellung von E-Rechnungen sind in HiOrg-Server verfügbar! 🎉

Dann könnt ihr Rechnungen nicht nur als PDF, sondern auch in den Formaten ZUGFeRD (pdf + xml) und XRechnung (xml) erstellen, verschicken und herunterladen. Diese Umstellung macht eure Rechnungsprozesse zukunftssicher und hilft euch, die gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnungspflicht zu erfüllen.

🔹 Wichtig zu wissen: Der eigentliche Rechnungsprozess bleibt gleich. Ihr erstellt Rechnungen weiterhin wie gewohnt – die Neuerung betrifft vor allem den Versand und die zusätzlichen strukturierten Daten.

Warum hat es so lange gedauert?

Wir wissen, dass viele von euch auf die E-Rechnung gewartet haben. Ein solches Projekt ist komplex, und durch tiefgreifende Änderungen im System war eine gründliche Umsetzung entscheidend. Neben technologischen Herausforderungen gab es viele Abstimmungen, Anpassungen an gesetzliche Anforderungen und ausführliche Testphasen. Gleichzeitig haben uns unerwartete Herausforderungen – inklusive krankheitsbedingter Ausfälle – vor zusätzliche Hürden gestellt. Wir möchten uns für diese Wartezeit entschuldigen, aber wir freuen uns, euch nun eine durchdachte und stabile Lösung bereitzustellen!

Was hat sich geändert?

1. Erweiterte Stammdaten

Für die E-Rechnung sind einige zusätzliche Angaben erforderlich. Daher gibt es neue oder erweiterte Felder, die teilweise auch ohne E-Rechnung nutzbar sind, bspw.:

  • Bankverbindung der Organisation
  • Ansprechpartner für Rechnungsstellung
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Steuerbefreiungsgründe

2. Steuersätze und Umsatzsteuer

  • Bisher war die Umsatzsteuer (und damit Ausweisen von netto / brutto) optional in HiOrg-Server. Nach dem Update ist die Umsatzsteuer nun fester Bestandteil jeder Rechnung.
  • Bisher gab es einen universalen Steuersatz im System. Nun können mehrere Steuersätze hinterlegt werden, die dann bei Rechnungsposten und Gebühren (Vorauswahl und Anzeige z.B. TN-Anmeldung) zur Auswahl angezeigt werden.
  • Falls keine Umsatzsteuer anfällt, muss ein Grund für die Steuerbefreiung angegeben werden.

3. Rechnungen mit mehr strukturierten Daten

  • Die Rechnungsposten enthalten nun zusätzliche Details:
    • Anzahl und Mengeneinheit
    • Beschreibung und Einzelpreis
    • Steuersatz pro Position
  • Weitere neue Angaben für die E-Rechnung:
    • Kundenreferenz (bei ZUGFeRD-Rechnungen)
    • Leitweg-ID (bei XRechnungen, relevant für öffentliche Auftraggeber)
    • Lieferantennummer und Bestellreferenz
    • Zahlungsmethode (z. B. Überweisung, Lastschrift – oder “noch nicht festgelegt”)
  • 💡 Berechnung des Brutto-Preises:
    Die Summe der Netto-Werte je Steuersatz wird berechnet, darauf die Umsatzsteuer aufgeschlagen. Dadurch kann es zu minimalen Rundungsdifferenzen im Cent-Bereich kommen – dies entspricht den Vorgaben der XRechnung.
  • Rechnungsversand mit Auswahl des gewünschten E-Rechnungsformats (pdf / ZUGPFeRD / XRechnung).

4. Standardvorlagen & neue Variablen

Für die Einführung der E-Rechnung wurden die Standardvorlagen angepasst und erweitert. Dazu stehen nun auch euch viele neue Variablen zur Verfügung (alte Rechnungen bleiben aber weiterhin lesbar).

  • Neue Vorlagen für Rechnung Dienst, Rechnung Kursteilnahme (Privatperson / BG / Arbeitgeber)
  • Neue Vorlagen für Mahnungen

Bei den Variablen gibt es nun explizite Variationen für Netto- und Brutto-Ausgaben.

Was müsst ihr tun?

Damit ihr die neuen Rechnungsfunktionen nutzen könnt, bitten wir euch, nach dem Release folgende Schritte durchzuführen:

  1. Einstellungen anpassen:
    • Unter System → Einstellungen → Rechnungen sollten die neuen Felder wie Ansprechpartner, Bankverbindung und Steuernummer /USt-ID ausgefüllt werden.
    • Kontrolliert die Liste mit den Steuersätzen und ergänzt diese bei Bedarf (Um Inkonsistenzen zu vermeiden, wurden alle bisher benutzten Steuersätze in die neue Liste übernommen).
    • Für steuerfreie Rechnungen: Gebt den Grund der Steuerbefreiung (z. B. karitative Zwecke, §4 UStG) an.
  2. Rechnungsvorlagen aktualisieren:
    • Falls ihr eigene Rechnungsvorlagen nutzt, überprüft und aktualisiert diese, damit alle neuen Variablen korrekt dargestellt werden.
    • Ersetzt veraltete Platzhalter wie [[$zeilen_intab]] durch aktuelle Variablen wie [[$zeilen_intab_netto]]. Eine vollständige Liste der neuen Variablen findet ihr nach Release in der Variablenliste im HiOrg-Server.
  3. Vorlagen für Mahnungen aktualisieren:
    • Mahngebühren werden nicht mehr als Teil der Rechnungsposten über [[$zeilen_intab_*]] ausgegeben und sind automatisch steuerfrei.
  4. Vergleich und Test:
    • Überprüft bei euren Preisangaben, ob die richtigen Steuersätze hinterlegt sind.
      • Materialanforderung unter System > Einstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular
      • Kursgebühren / Zusatzleistungen unter System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine
    • Vergleicht bestehende Rechnungen mit den neuen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt übernommen wurden.
    • Um XRechnungen zu prüfen könnt ihr einen Validator (bspw. https://erechnungsvalidator.service-bw.de/) nutzen.

Wartungsfenster

Zur finalen Umstellung ist ein Wartungsfenster erforderlich, in dem HiOrg-Server kurzzeitig nicht verfügbar ist:

⚠️  Wartung: Mittwoch, 09.04.2025 ab 22:00 Uhr

Wir rechnen aktuell mit einer Downtime von etwa 3 Stunden.

Hilfe und Unterstützung

Falls ihr Fragen habt oder Unterstützung benötigt, stehen euch folgende Ressourcen zur Verfügung:

Wir danken euch für euer Verständnis und eure Geduld. Die Einführung der E-Rechnung bringt viele Vorteile mit sich – wir sind gespannt auf euer Feedback! 😊

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Update der QSEH-Schnittstelle

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Für Organisationen, die eine Ermächtigung zur Aus- und Fortbildung von betrieblichen Ersthelfern haben, besteht die Pflicht, alle geeigneten Kurse bei der Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe (QSEH) zu melden. Dies wird durch die Schnittstelle zwischen HiOrg-Server KURSE und der QSEH erheblich erleichtert.

Was macht die Schnittstelle?

Die Schnittstelle ermöglicht es, alle relevanten Kursdaten direkt aus dem System an die BG-QSEH zu übermitteln. Voraussetzung: Die Kurstermine müssen im HiOrg-Server eingetragen und aktuell gehalten werden. Weitere Infos gibt es hier: FAQ: Hinweise zur QSEH-Schnittstelle.

Wichtiges Update am 15. Januar 2025

Ab 15.01.2025 ändern und erweiterten sich bei der QSEH die Bezeichnungen für die Lehrgangsmeldungen. Diese Änderung bedeutet eine differenziertere Möglichkeit der Lehrgangsmeldung für die Aus- und Fortbildung von Lehrkräften. Insgesamt betrifft die Änderung insbesondere Multiplikatorenstellen. Eine vollständige Information findet ihr auf der Seite der DGUV.

Anpassung der Kurstypen in HiOrg-Server

Aufgrund der geänderten Bezeichnungen bei der QSEH werden wir die Kurstypen in HiOrg-Server anpassen (dies betrifft nur Kurstypen, die zur Meldung bei „meineQSEH“ markiert sind).

  • Automatische Umstellung: Kurstypen werden automatisch ins neue Schema überführt und angelegte Kurse angepasst.
  • Manuelle Nacharbeit: Bei den Aus- und Fortbildungen für Lehrkräfte gibt es neu verschiedene Differenzierungen. Die automatische Umstellung überführt die entsprechenden Kurse ins neue Schema (Nr. 6 zu Nr. 50 / Nr. 7 zu Nr. 53), die Aufsplittung erfordert aber eine Nachbearbeitung der Kurstypen (und ggf. Kurse) durch euch.
    Die Kurstypen können unter System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Kurstypen / Lehrscheine bearbeitet und neu angelegt werden.
    HiOrg-Server KURSE - Meldung an BG-QSEH

⚠️ Anzeige des Meldestatus

Der Datenabgleich mit der QSEH erfolgt nachts. Während der Umstellung am 15.01.2025 kann es daher vorkommen, dass der Meldestatus von Kursen im HiOrg-Server vorübergehend nicht korrekt angezeigt wird. Sollte es am 16. Januar 2025 weiter zu Fehlermeldungen kommen, so meldet euch bitte bei uns.

Ausblick: Nächstes Update im April 2025

Ein weiteres Update wird vor dem 15. April 2025 veröffentlicht. Es bringt eine Änderung in der Verwaltung der Kursdaten: Der Ansprechpartner wird dann nicht mehr beim Kursort, sondern direkt beim Kurs hinterlegt. Wir werden euch dazu gesondert informieren.

Sollten während der Umstellung Fragen oder Probleme auftreten, steht euch unser Support wie gewohnt zur Verfügung.

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Übersicht Selbstverwaltungslink

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Der Selbstverwaltungslink ist eine hilfreiche Funktion von HiOrg-Server KURSE. Über ihn können die Daten aller Kursteilnehmenden, die von einer Firma zu einem Kurs entsendet werden, einfach bearbeitet werden. Der Ansprechpartner im Unternehmen erhält den Link und kann eigenständig die Teilnahmeliste für den Kurs ausfüllen. Dies reduziert doppelte Arbeit mit unleserlichen Formularen, vermeidet Tippfehler und sorgt für klare, korrekte Einträge.

Zudem kann über den Link auch das vorausgefüllte BG-Abrechnungsformular vom Unternehmen heruntergeladen werden. Ein aufwendiges Hin- und Herschicken des Formulars entfällt damit. Das Unternehmen unterschreibt und stempelt das Dokument, und reicht es rechtzeitig zum Kurstermin beim Ausbildungsbetrieb ein.

Selbstverwaltungslink

Wir haben die beliebte Funktion ein wenig erweitert. Eine neue Anzeige unterhalb der Teilnahmeliste ermöglicht es nun, alle versendeten Selbstverwaltungslinks inklusive des Versanddatums einzusehen. So behältst Du den Überblick darüber, welche Firmen bereits einen Link erhalten haben.

Selbstverwaltungslink versendet

Hinweis: Bitte beachte, dass keine Versandaktionen vor dem 17.09.2024 in der Liste erfasst sind.

Mehrere Kurse öffentlich freischalten

Seit kurzem kannst Du in der Kursliste mehrere Kurse gleichzeitig zur öffentlichen Kursanzeige Deines HiOrg-Servers hinzufügen oder entfernen.
Diese Funktion befindet sich in der Mehrfachauswahl am Ende der Tabelle und erleichtert das Bearbeiten mehrerer Kurse auf einmal. Bisher musste dies mühsam für jeden Kurs einzeln durchgeführt werden.

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Vorlagen und Bescheinigungen für ASB-Accounts

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Ausbildungsbeauftragte Petra Kolleechin

Für Gliederungen des Arbeiter Samariter Bundes (ASB) haben wir in HiOrg-Server KURSE spezielle Vorlagen zum Eindruck in die offiziellen Blanko-Teilnahmebescheinigungen hinterlegt. Diese Vorlagen können nur in qualifizierten Servern (ASB) ausgewählt werden. Bei Fragen wendet euch gerne an unseren Support.

Rückmeldebogen mit Teilnehmerdatenblatt

Einige von euch nutzen für Feedback zu durchgeführten Kursen den ASB-Rückmeldebogen mit Teilnehmerdatenblatt. Für euch wird es nun einfacher: Wir haben genau dafür eine Vorlage zum Eindruck erstellt, sodass ihr die Blätter bereits mit den Kurs- und TN-Daten vorausgefüllt an die Teilnehmenden austeilen könnt.

👉 Interessierte Gliederungen können diese Vorlage auf Wunsch in ihrem Server freischalten. Eine kurze Nachricht an unser Support-Team genügt, bitte euer Kürzel nicht vergessen.
Die Vorlage lässt sich danach in den Einstellungen unter System > Einstellungen > Formulare im Bereich  Formulare zu Kursen  auswählen. Der Rückmeldebogen ist in 2 Varianten verfügbar:

  • Einzelseiten: Dabei druckt ihr mit der Vorlage „ASB-Rückmeldebogen / TN-Datenblatt (Seite 1)“ zuerst alle Vorderseiten, legt das Papier zurück in den Drucker und nutzt „ASB-Rückmeldebogen / Kursdaten (Seite 2)“ für die Rückseite.
  • Duplexdruck: Die Vorlage „ASB-Rückmeldebogen / TN-Datenblatt (Duplexdruck)“ kann von geeigneten Druckern in einem Schritt beidseitig ausgedruckt werden.

Allgemeine TN-Bescheinigung mit Freifeld UE

Seit ein paar Wochen ist auch eine Vorlage zum Eindruck in den ASB-Vordruck EHNNEU 2023 (Allgemeine TN-Bescheinigung mit Freifeld für die Unterrichtseinheiten) in HiOrg-Server KURSE hinterlegt.

Das Dokument kann bei den Einstellungen des jeweiligen Kurstyps ausgewählt werden. Dazu ruft ihr System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine auf. Im unteren Teil der Seite findet ihr dann Teilnehmerbescheinigung gestalten – Auswahlfeld: ‚Vorlage TN-Bescheinigung laden‘. 

ASB TN-Bescheinigung EHNNEU 2023 (Stand 11/2023)

Das Template ist unter der Bezeichnung „ASB EHNNEU 2023 – Allgemeine TN-Besch., UE Freifeld (Stand 11/2023)“ hinterlegt. Zur Änderung wird das Recht admin oder kurse benötigt.

Weitere Vorlagen

Zusätzlich zu den neueren Vorlagen sind bereits weitere Templates zum Eindruck in die offiziellen Bescheinigungen verfügbar:

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HiOrg-Server KURSE: QR-Codes auf Teilnahmebestätigung & weitere Updates

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Zeitraum für die SMS-Erinnerung jetzt wählbar

Habt ihr das Update zur Erinnerungsfunktion schon entdeckt? Es gibt nun die Möglichkeit festzulegen, wie viele Tage vor Kursbeginn eure Teilnehmenden eine SMS-Erinnerung erhalten sollen. Der Zeitraum (bis zu 7 Tage) kann in den Einstellungen ( System > Einstellungen > Ausbildung allgemein) angepasst werden.

Zeitraum SM-Erinnerung an TN einstellen

So haltet ihr eure Kursteilnehmer immer auf dem Laufenden und reduziert eure No Show-Rate.

Mustervorlage der DGUV jetzt mit QR-Code

Für ermächtigte Stellen stehen in HiOrg-Server KURSE verschiedene DGUV-Mustervorlagen für Teilnahmebestätigungen zur Verfügung.
Auf der Vorlage „VBG-Standardvorlage EH-Aus-/Fortbildung und EH in Bildungs- und Betreuungseinricht. (Stand 10/2023)“ haben wir nun zwei QR-Codes hinterlegt. Diese Codes führen auf die Webseite der DGUV und öffnen die vorgeschriebene Information zu den Lehrinhalten (DGUV Information 204-007 und DGUV Information 204-008). Diese können die Teilnehmenden sich dann selbst herunterladen.

Die Vorlage kann von ermächtigten BG-Ausbildungsstellen beim Kurstyp ausgewählt werden (System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine – Auswahlfeld: ‚Vorlage TN-Bescheinigung laden‘).

Mustervorlage DGUV

Ihr seid eine ermächtigte Stelle, aber nutzt die komfortable BG-Funktionalität in HiOrg-Server KURSE bisher noch nicht? Startet doch jetzt gleich damit, indem ihr eure BG-Kennziffer in den Einstellungen (System > Einstellungen > Ausbildung allgemein) hinterlegt. Erst danach werden viele Spezialfunktionen freigeschaltet. Bei Fragen helfen wir euch gerne weiter!

Erweiterung der Statistik um Umsätze aus Zusatzleistungen

Statistiken ermöglichen es, wichtige Einblicke zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu treffen, indem sie Daten in verständlicher Form präsentieren und Trends aufzeigen. Bei der Statistik in HiOrg-Server KURSE kann nun auch die Option „Umsatz Zusatzleistungen“ ausgewählt werden. Ihr findet die Optionen im Menü Kurse > Statistik.

Es fließen nur Zusatzleistungen von Teilnahmen in die Summe mit ein, wenn die Kursgebühr für die Teilnahme als bezahlt markiert wurde.

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Alte QSEH-Schnittstelle deaktiviert

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Die alte Schnittstelle zur Meldung von Kursen an die QSEH ist nun deaktiviert. Daher ist keine Lehrgangsmeldung über die alte Schnittstelle mehr möglich.

Eine Ankündigung zur Umstellung findet ihr auf den Seiten der QSEH: Ankündigung.

Neue Schnittstelle zu meineQSEH

Es gibt eine neue Schnittstelle mit verbesserten Funktionen. Um diese zu aktivieren, müssen neue Zugangsdaten in den Einstellungen hinterlegt werden. Diese Zugangsdaten könnt ihr bei meineQSEH selbst erzeugen (hier findet ihr weitere Informationen und eine Anleitung).

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QSEH-Schnittstelle: Storno und Statusanzeige

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Die neue Schnittstelle von HiOrg-Server KURSE zu meineQSEH ist offiziell freigegeben und wird nun schrittweise erweitert. Dazu arbeiten wir eng mit den Verantwortlichen bei der QSEH zusammen. Als ersten Schritt haben wir die Storno-Funktionalität deutlich verbessert.

Musste ein Kurs storniert werden, so war es bisher nötig, den Kurs im System vollständig zu löschen. Nur so wurde er auch bei der QSEH gelöscht. Mit dem Update können gemeldete Kurse aus dem System heraus bei meineQSEH storniert werden, ohne dass die Daten verloren gehen.

QSEH-Schnittstelle: Gemeldete Kurse stornieren

Gemeldete Kurse erhalten nach der Meldung einen extra Button in der Kursliste. Über diesen Button kann ein Kurs bei meineQSEH bequem storniert werden. Zusätzlich kann der Kurs aber auch problemlos erneut gemeldet werden, da alle Daten in HiOrg-Server KURSE erhalten bleiben.

Statusanzeige gemeldeter Kurse

Status gemeldeter Kurse | Schnittstelle meineQSEH

Zeitgleich können wir auch ein weiteres Update veröffentlichen: Eine Anzeige, die den Status eines gemeldeten Kurses automatisiert bei meineQSEH abfragt und angibt, ob alles „ok“ ist oder eine Dateninkonsistenz erkannt wurde.

Dazu werden über Nacht alle Eckdaten der als „gemeldet“ hinterlegten Kurse mit den Daten bei meineQSEH abgeglichen. Wird dabei eine Abweichung erkannt (bspw. im Lehrgangsort oder bei den Zeitangaben), passiert folgendes:

  • Die Farbe der Genehmigungsnummer wechselt von grün auf orange.
  • Es erscheint ein Button zum Aktualisieren der Daten.
  • Der Kurs wird auf der Übersicht zur Aktualisierung vorgeschlagen.

Wurde bei dem Abgleich ein Lehrgang in meineQSEH als storniert erkannt, so wird dieser Status auch in HiOrg-Server KURSE übernommen und der Kurs kann erneut gemeldet werden.

Zusätzlich werden in der Kursliste nun alle Nicht-BG-Kurse als solche gekennzeichnet.

⚠️ Jetzt zur neuen Schnittstelle wechseln!

Die alte QSEH-Schnittstelle wird am 29. April von der QSEH abgeschaltet. 
⚠️ Dann ist keine Lehrgangsmeldung aus HiOrg-Server KURSE heraus mehr möglich.

Um die neue Schnittstelle zu aktivieren, müssen neue Zugangsdaten (für meineQSEH) in den Einstellungen hinterlegt werden. Dazu haben wir weitere Informationen und eine Anleitung für euch bereitgestellt.

Noch keine Schnittstelle aktiviert?

Ihr seid eine ermächtigte Stelle, aber nutzt die komfortable BG-Funktionalität in HiOrg-Server KURSE bisher noch nicht? Startet doch jetzt gleich damit, indem ihr eure BG-Kennziffer in den Einstellungen (System > Einstellungen > Ausbildung allgemein) hinterlegt. Erst danach werden viele Spezialfunktionen freigeschaltet. Bei Fragen helfen wir euch gerne weiter!

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