Updates Kalender & Einsätze

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 12 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Verbesserter Kalender

Unsere Kalenderübersicht präsentiert sich modern und aufgeräumt in neuem, responsivem Design. Das bedeutet, dass sich die Darstellung an die Größe des Bildschirmfensters anpasst und so auch auf mobilen Endgeräten (bspw. Smartphones) mit kleinerem Display eine sinnvolle Ansicht gewährleistet ist.

Kalenderübersicht - Vollbild

Kalenderübersicht – Vollbild

Kalenderübersicht - schmaler Bildschirm

bei schmalem Bildschirm

Gleichzeitig gibt es auch einige Verbesserungen in der Funktion: So werden mehrtägige Kurse der Breitenausbildung nicht länger nur am Starttag aufgeführt, sondern jetzt über die komplette Kursdauer dargestellt. Eigene Einsätze / Termine / Kurse können farbig hervorgehoben werden, und auch Geburtstage der Kollegen lassen sich per Klick einblenden.

Beim Ausdruck wird für jeden Monat nun prinzipiell eine eigene Seite erstellt, so dass nicht mehr wie bisher mitten im Monat ein Seitenumbruch entstehen kann.

 

Einsatzverantwortlichen festlegen

Ein Wunsch unserer Nutzer war die Möglichkeit, einen Einsatzverantwortlichen für einzelne Einsätze zu benennen, welcher nicht zwingend selbst das Recht „sandienst“ besitzen muss.

Der Einsatzverantwortliche kann den Einsatz bearbeiten, Helfer einteilen und erhält alle relevanten E-Mails zu diesem Einsatz. Er kann beim Anlegen / Bearbeiten des Einsatzes durch einen Benutzer mit „sandienst“-Recht frei ausgewählt werden, alternativ lässt sich auch der Einsatzleiter per Häkchen zum Verantwortlichen ernennen.

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kleine Erweiterungen

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Durch unsere fleißigen freien Mitarbeiter können wir die Wartezeit auf die Neuerungen im komplett neu programmierten Materialsystem mit einigen anderen, kleineren Updates versüßen. Folgende Änderungen werden in der Nacht von Sonntag, 05.05.13 auf Montag, 06.05.13 freigeschaltet.

Altersbeschränkung Helfermeldung

Zukünftig können beim Anlegen von Einsätzen und Terminen Altersschranken angegeben werden. Ältere bzw. jüngere Mitarbeiter, aber auch Benutzer welche im HiOrg-Server kein Geburtsdatum hinterlegt haben, dürfen sich für diese Veranstaltungen nicht anmelden. Somit z.B. kann Jugendlichen die Teilnahme an Einsätzen nach 22 Uhr vorenthalten bleiben oder Jugend-Organisationen können Veranstaltungen mit engen Altersgrenzen ansetzen, ohne sich selbst weiter darum kümmern zu müssen, wer daran teilnehmen darf.

Opt-In statt Opt-Out bei Datensichtbarkeit

Bisher waren bei neu angelegten Mitgliedern immer alle Datenfelder für alle anderen Mitglieder sichtbar geschaltet. So konnten unter Umständen persönliche Daten eingesehen werden, bevor das Mitglied selbst dazu kam die Einstellungen zu ändern. Zukünftig ist die Sichtbarkeit bei neuen Mitgliedern grundsätzlich deaktiviert und die Mitglieder müssen aktiv entscheiden, was andere Nutzer einsehen dürfen.

weitere Datenfelder zu Mitgliedern

Die Mitgliedsdaten wurden um einige Angaben erweitert:

  • Arbeitgeber
  • Angehörige
  • Kleidergrößen: Handschuhgröße & Gürtellänge
  • Nr. / Ablaufdatum von Dienstbuch und Ausweis werden nun getrennt erfasst
  • Wechseldatum von der Jugendorganisation

Helferstunden-Speicherung

Bis jetzt wurden bei Helferstunden-Einträgen nur die geleisteten Stunden einzelner Helfer gespeichert. Da aber die genaue Einsatzzeit durchaus von der Einteilung abweichen kann und dokumentiert sein sollte, werden in Zukunft die kompletten Zeiten (Start und Ende) der einzelnen Helfer minutengenau gespeichert.

Geburtstags-E-Mail

Nach dem Anmelden werden auf der Übersicht die anstehenden Geburtstage angezeigt. Hier wird es einen zusätzlichen Link geben, der es erlaubt, dem Mitglied direkt eine persönliche E-Mail zu schreiben. Je nach Berechtigungen des angemeldeten Nutzers wird der E-Mail-Versand über das Rundmail-Modul des HiOrg-Servers oder das eigene E-Mail-Programm des jeweiligen Nutzers vorgeschlagen.

Änderungen Breitenausbildung

In Vorbereitung auf Schnittstellen mit anderen Webseiten zur Suche von Kursen im Umkreis haben wir zwei kleine Änderungen vorgenommen. Diese sind auch dann  relevant, wenn Sie vorerst nicht planen diese Schnittstellen zu nutzen. Natürlich werden Ihre Daten auch in Zukunft nur mit Ihrer Zustimmung über die Schnittstellen freigegeben.

  • Beim Auftraggebern / Veranstaltern von Kursen wird zukünftig die Postleitzahl und der Ort in getrennten Eingabefeldern abgefragt. Die bestehenden Einträge werden wir in dieses Schema konvertieren.
  • In den Eigenschaften der Kurstypen kann zu jedem Ihrer Kurstypen der dazu passende „organisationsübergreifende  Kurstyp“ zugeordnet werden. Dadurch werden die innerhalb jeder Organisation etwas anders benannten Kursbezeichnungen überregional vergleichbar.

Konkret arbeiten wir derzeit an einer Schnittstelle mit der Webseite http://www.rotkreuzkurs.de, welche demnächst deutschlandweit für die einfache Suche nach LSM-Kursen bei DRK-Organisationen eingeführt werden soll. Wir planen zusätzlich auch eine eigene Webseite, über welche sich ganz einfach alle Kurse unserer teilnehmenden Kunden in einem Umkreis finden lassen.

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kleine Geschenke zu Weihnachten

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Damit Sie ein richtig „frohes Fest“ feiern können, gibt es aus unserer Entwicklungsabteilung ein paar kleine Überraschungs-Geschenke für alle:

  • Erfassung und statistische Auswertung der Hilfeleistungen
    Nach Einsatzende wird in Zukunft abgefragt, wie viele Hilfeleistungen und Transporte bei diesem Einsatz durchgeführt wurden.
    Im Menü „Einsätze“ finden Sie einen neuen Menüpunkt, um die ermittelten Zahlen nach verschiedenen Kriterien gefiltert auswerten zu können. Eine schicke grafische Aufarbeitung rundet diese Statistik ab.
    In einem zukünftigen Update wird diese Abfrage um weitere Details ergänzt (bspw. gefahrene km, Spesen, Materialverbrauch).
    Falls Sie diese Funktion gar nicht nutzen wollen, können Sie die Abfragen/Bestätigungen im Bereich „System – Features“ komplett deaktivieren.
  • Tabellen-Filter

    Über den Tabellen der Einsätze und Termine gibt es nun einen Filter, der die Liste nach Kategorien, Gruppen, Einsatztypen, und/oder einen freien Suchtext filtern kann.
    Da diese Filter sofort auf die angezeigte Tabelle wirken, ohne dass die Seite neu geladen werden muss, macht die Benutzung richtig Spaß!
    Im kommenden Jahr werden ähnliche Filter auch für weitere Listen ergänzt.
  • SPDY: HiOrg-Server auf Speed !
    Wir haben in der Serverkonfiguration das neue, seit diesem Herbst als stabil eingestufte Übertragungsprotokoll „SPDY“ (sprich: speedy) aktiviert.
    Wenn Sie einen kompatiblen Browser (Google Chrome, Mozilla Firefox oder Opera) benutzen, kann der Seitenaufbau von HiOrg-Server dadurch 2-3 fach schneller sein!
  • IPv6: wir sind bereit !
    Ab sofort können alle unsere Server auch über das IPv6-Protokoll kommunizieren. Auch wenn wir damit rechnen, dass wohl erst Mitte 2013 die ersten „echten“ Benutzer HiOrg-Server über dieses Protokoll erreichen wollen, können wir bereits jetzt völlig entspannt der zunehmenden Nutzung der neuen Technik entgegensehen.

Ein ganz herzliches Dankeschön sagen wir allen unseren Nutzern und Admins, die uns durch ein ereignisreiches Jahr 2012 begleitet haben!
Ihre Anregungen, Ideen und Feedback haben uns geholfen, HiOrg-Server immer weiter zu verbessern, so dass Sie effektiver arbeiten können. Ihr Lob, Empfehlungen an Kollegen, sowie Facebook-Likes helfen, HiOrg-Server immer bekannter zu machen. Damit motivieren Sie uns bei der Arbeit, ermöglichen den Betrieb von HiOrg-Server auf hohem technischen Niveau, und sichern die stetige Erweiterung unseres Teams mit qualifizierten Mitarbeitern!

Wir wünschen Ihnen besinnliche und erholsame Feiertage, ein schönes Weihnachtsfest und einen gesunden Start in ein neues Jahr 2013 !

PS: Alle Server werden natürlich wie gewohnt, unabhängig von Wochenende und Feiertagen, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung (und dank SPDY schneller als je zuvor) alle Ihre Anfragen beantworten.
Unsere menschlichen Mitarbeiter hingegen werden bis zum 2.1.2013 viel Zeit mit ihren Familien verbringen und dabei „die Akkus aufladen“. Wir hoffen auf Ihr Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit nicht so prompt reagiert wie sonst.
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Roadmap

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 13 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Da wir immer wieder gefragt werden, wann/ob/wie bestimmte Funktionen in HiOrg-Server integriert werden, wollen wir Ihnen heute einen Einblick in unsere Planungen für die kommenden Updates geben.

Sie kennen sicherlich die große „Wunschliste“ (im HiOrg-Server unter dem Menüpunkt „System – Anregungen“ erreichbar) – hier sind alle Anregungen unserer Nutzer gesammelt. Darunter finden sich ganz kleine Details, aber auch Ideen für umfassende Umgestaltungen. Diese Wünsche werden regelmäßig von uns durchgesehen, oft ergibt sich aus der Kombination mehrerer einzelner Punkte dann ein Plan für ein größeres Update eines gesamten Funktionsbereiches.

Auch wenn wir fast täglich kleinere Details an den unterschiedlichsten Stellen in HiOrg-Server korrigieren und verbessern, arbeiten wir parallel dazu an solchen größeren Updates.
Folgende Erweiterungen wollen wir im kommenden Jahr angehen:

  • Breitenausbildung: eigene Kurse an verschiedenen Lehrgangsorten (ohne Fremdanforderung), mehrere Ausbilder/Helfer, konkrete Termine auch bei mehrtägigen Ausbildungen, Abmeldung von Ausbildern, Kursteilnahme für normale interne Helfer, Formulare für Kurse, Rundmail an TN und Firmen, automatische Datenübertragung zur BG-QSEH, Schnittstelle zu externen Kursdatenbanken (bspw. zur Dienstleistungsdatenbank des DRK, und damit gleichzeitig Anzeigemöglichkeit der Kurstermine mittels Typo3-Extension)
  • technische Umstellung des gesamten E-Mail- und SMS-Versand: alle Nachrichten werden über eine Tabelle versandt, so dass auch spätere Versandtermine festgelegt werden können, trotzdem die Empfängergruppe erst zum Versandzeitpunkt ermittelt wird, sämtliche versandten und geplanten Nachrichten vom Admin einsehbar sind
  • Ausbau weiterer Schnittstellen zu externen Systemen (konkrete Details dazu später…)
  • Führerscheinverwaltung mit Datum letzter Kontrolle und Gültigkeit einzelner Klassen, Warnung bei anstehender Kontrolle,… als Vorbereitung für Fahrzeug-Zuteilung in Einsätzen
  • Komplette Überarbeitung des gesamten Materialsystem mit Gebäude-, Raum- und Fahrzeugverwaltung, Fahrtenbuch, mehrere Objekt-spezifische Felder wie TÜV/MPG-Wartung/notwendige Führerscheinklasse, Geräte-Einweisungen von Helfern, Material-Bilder/Gebäudepläne für Räume, Dokumente und Checklisten für Fzg/Koffer/Geräte hinterlegbar, …
  • Mobilgeräte-App mit Einsatz-/Termin-Einteilung, Einsatz-bezogene SMS/Rundmail, Integration BA für Ausbilder, Adressbuch-Sync für Android, Bugfix für manche Android-Bildschirme (besonders Samsung S2/S3), Anpassung an neue iOS-Geräte mit veränderten Bildschirmgrößen
  • Erfassung „Hilfeleistungsstatistik“ nach Einsatzende mit Abfrage von Anzahl der Hilfeleistungen und Schweregrad, evtl. Abtransporte, verbrauchtes Material
  • geplante, nur bei Erfüllung verschiedener Konditionen (bspw. „Einsatz ist 3 Tage vor Termin noch nicht ausreichend besetzt) verschickte E-Mail/SMS
  • Wiederholungen auch für Einsätze
  • Dokumentenmanagement allgemein, Termin-/Einsatz-/Kurs-bezogen, Helfer-bezogen
  • Joomla-Schnittstelle mit Anzeige öffentlicher Termine, Integration Anforderungsformular, Single-Sign-On

Natürlich ist diese Liste nicht „in Stein gemeißelt“, und auch nicht zwingend in der genauen Reihenfolge sortiert. Da bei der Umsetzung mehrere Personen/Teams beteiligt sind, werden meist einige dieser Projekte parallel bearbeitet.

Falls Sie selbst noch Ideen und Anregungen für künftige Updates haben, tragen Sie diese bitte direkt in die Liste unter „System – Anregungen“ in Ihrem HiOrg-Server ein.

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Neue Funktionen in den Bereichen Breitenausbildung, Termine, Einsatz-Anforderung sowie zusätzliche Währung CHF

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 13 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Am Dienstag, den 04.09.12, abends werden einige neue Features auf dem Server freigeschaltet:

In der Breitenausbildung ist in Zukunft in der Teilnehmerliste zu sehen, welcher Teilnehmer bereits eine Bestätigungsmail erhalten hat und es können manuell Bestätigungsmails geschickt werden. In der Teilnehmerliste können zukünftigt nur die Teilnehmer einer Firma zur Anzeige und für den Ausdruck ausgewählt werden. Weiterhin ist nun über die Einstellungen konfigurierbar, ob Ausbilder Teilnahme-Bescheinigungen für eigene Kurse drucken dürfen oder ob dies Mitarbeitern mit kurse-Recht vorbehalten bleibt.

Bei den Terminen wird eine neue, komplexere Eingabe-Maske für Termin-Wiederholungen geben, die nach ausreichenden Tests auch für Einsätze genutzt werden wird. Zukünftig können mehrere Erinnerungsmails an die Helfer definiert werden und man sieht direkt beim Anlegen – abhängig von den gewählten Gruppen und den Einstellungen der Mitglieder – wen diese Mail vorraussichtlich erreichen wird. Auch das wird später in den Einsatz-Bereich übernommen und auf SMS erweitert. Der Termin-Verantwortliche wird nach Anlegen eines Termins auf jedes andere Mitglied mit Termin-Recht geändert werden können.

Die Einsatz-Anforderung ist von kleineren Änderungen betroffen. Hier gibt es die Möglichkeit wie in der Breitenausbildung AGBs zu hinterlegen, die dann bei Online-Anforderung eines Dienstes vom Veranstalter bestätigt werden müssen. Ausserdem wird die Einsatz-Anforderung deaktivierbar für den Fall, dass eine Organisation online gar keine Einsätze annehmen will.

Zu guter letzt haben wir ein kleines, lang erwartetes Schmankerl für unsere Schweizer Kunden. In den Einstellungen kann nun zwischen den Währungen Euro und Schweizer Franken für das Anforderungsformular und die Rechnungsstellung umgestellt werden.

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