HiOrg-Workflows startet ins Beta-Programm

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Viele Abläufe im Organisationsalltag funktionieren bis heute nach dem gleichen Muster:
Checklisten auf Papier, Abhaken mit Stift, Rückfragen per Zuruf oder E-Mail – und am Ende die Frage, wo die Dokumentation eigentlich abgelegt ist 🙈.

Genau hier setzen wir mit einem neuen Modul an.

Von Papier zu Pixel: Digitale Checklisten in HiOrg-Server

Mit HiOrg-Workflows entwickeln wir aktuell eine neue Möglichkeit, wiederkehrende Abläufe direkt in HiOrg-Server digital abzubilden.

Der Einstieg: digitale Checklisten.
Daraus entstehen strukturierte Workflows, mit denen Aufgaben sauber abgearbeitet, nachverfolgt und dokumentiert werden können.

Nach einer internen Prototyp-Phase (unter anderem vorgestellt auf dem Tag der Johanniter) sind wir jetzt bereit für den nächsten Schritt.

Nur 50 Plätze, teste HiOrg-Workflows vor allen anderen

Bevor wir das Feature für alle freischalten, starten wir HiOrg-Workflows in ein Beta-Programm mit ausgewählten Testgruppen. Im ersten Schritt haben wir 50 Plätze vorgesehen – wer sich zuerst registriert ist dabei.

👉 Jetzt HiOrg-Workflows entdecken

Was euch in der Beta erwartet:

  • früher Zugang zu HiOrg-Workflows
  • Einsatz im echten Organisationsalltag
  • regelmäßige Updates zum Entwicklungsstand
  • die Möglichkeit, mit Feedback aktiv Einfluss zu nehmen

Wenn ihr regelmäßig mit Checklisten arbeitet – egal ob als Admin, Disponent oder im operativen Dienst – freuen wir uns über eure Teilnahme am Beta-Programm.

Hinweis: Diese Warteliste bezieht sich ausschließlich auf HiOrg-Workflows und ist unabhängig von anderen laufenden Themen oder Wartelisten.

Das könnt ihr mit HiOrg-Workflows bereits testen

Im Beta-Fokus stehen digitale Checklisten, die direkt im Alltag nutzbar sind:

✅ Checklisten digital statt Papier
Ihr führt Checklisten direkt am Smartphone oder Tablet durch, ganz ohne Zettel, ohne Abschreiben, ohne Medienbrüche.

✅ Checklisten per QR-Code starten
Gegenstände wie Rucksäcke, AEDs oder Fahrzeuge bekommen einen QR-Code. Nach dem Scannen landet ihr sofort in der passenden Checkliste.

✅ Klare Zustände statt Rückfragen
Offene Punkte oder Auffälligkeiten werden automatisch weitergegeben, z. B. per E-Mail an die richtigen Verantwortlichen.

✅ Nachweise entstehen automatisch
Aus erledigten Checklisten entsteht eine saubere, nachvollziehbare Dokumentation, die direkt abgelegt und später schnell wiedergefunden wird.

Wie es weitergeht

HiOrg-Workflows ist bewusst als wachsendes Modul gedacht. Geplant sind unter anderem:

  • bestehende Checklisten (z. B. aus Word, Excel oder PDF) einfach zu übernehmen
  • große Checklisten gemeinsam im Team abzuarbeiten
  • paralleles Arbeiten mit klarer Übersicht über Fortschritt und offene Punkte

Welche dieser Themen priorisiert werden, hängt maßgeblich von euren Rückmeldungen aus der Beta ab.

Die Anmeldung dauert nur wenige Minuten und dient ausschließlich dazu, HiOrg-Workflows gemeinsam mit euch praxisnah weiterzuentwickeln. Danke für eure Unterstützung!

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Verfügbarkeit von Material einfacher erkennen

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Die beliebte Materialverfügbarkeitsübersicht hat eine kleine Auffrischung erhalten. Durch Farbcodierung lässt sich nun auf den ersten Blick erkennen, ob ein Material / Fahrzeug lediglich auf einer Veranstaltung eingebunden ist (und im Ernstfall abgezogen werden kann), oder ob es defekt ist und deshalb nicht zur Verfügung steht.

Materialverfügbarkeitsübersicht - alte Ansicht
Materialverfügbarkeitsübersicht - neue Ansicht

Um die Lesbarkeit zu verbessern, wurden einzelne Farben angepasst und eine Legende erklärt nun, was diese bedeuten.

Fehlbestände in den Untereinträgen werden zukünftig zusammengefasst angezeigt, wodurch die Übersichtlichkeit erhöht wird. In diesem Zuge wurde auch ein Fehler bei der Anzeige von Fehlbeständen behoben.

Neue Materialverfügbarkeitsübersicht erstellen

Eine neue Materialverfügbarkeitsübersicht kann über die Filterfunktion des Kalenders erstellt werden. Mit Hilfe des Suchfeldes werden vorhandene Materialeinträge (bspw. Fahrzeuge) angezeigt und können ausgewählt werden (Hinweis: Das Material muss das Flag „einteilbar“ gesetzt haben).

Hinter dem Filterauswahlfeld erscheint ein grüner Haken, über den sich ein Einstellungsfenster öffnet. Hier tragt ihr den gewünschten Namen ein und setzt den Haken bei „auch als Verfügbarkeitsansicht anzeigen“

Mit dem Zeitraumfilter kann der angezeigte Zeitraum gewählt werden.

Materialverfügbarkeitsübersicht anlegen
Materialverfügbarkeitsübersicht

Nach dem Speichern ist die erstellte Verfügbarkeitsübersicht über einen eigenen Eintrag im Seitenmenü (links unterhalb des Kalenders) erreichbar. Mit dem Link auf der Seite kann die Übersicht auch dauerhaft auf einem separaten Bildschirm in der Garage oder dem Materiallager angezeigt werden.

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Updates

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 5 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Heute berichten wir über ein paar Updates. Orientiert haben wir uns dabei an Vorschlägen von der HiOrg-Server Wunschliste:

Anzeige von eingeteilten Fahrzeugen auf der Übersicht

eingeteilte Fahrzeuge auf der Übersicht

Auf der Übersichtsseite von HiOrg-Server gibt die Liste „Anstehende Veranstaltungen“ nun auch die zur Veranstaltung eingeteilten Fahrzeuge aus. Diese werden in der Spalte „Art / Anlass“ aufgeführt. Ist mehr als ein Fahrzeug eingeteilt, so können die Informationen mit einem Klick ausgeklappt werden.

✨🧞‍♂️ Dieses Update erfüllt einen Wunsch mit 207 Votes.

Anonymisieren von Helferstunden beim Löschen von Mitgliedern

Bisher wurden beim Löschen von Mitgliedern auch deren Helferstunden mit gelöscht. Um langjährige Statistiken nicht zu verfälschen, wurden ehemalige Mitglieder deshalb oft viele Jahre als gesperrte Nutzer (mit gelöschten persönlichen Daten) im System behalten.

Durch die aktuelle Änderung ist ein Löschen des Mitglieds ohne Einfluss auf die Helferstunden möglich. Die anonymisierten Stunden werden zukünftig als „(gelöschte Benutzer)" angezeigt und es gibt auch eine Filtermöglichkeit, um diese mit anzuzeigen.

✨🧞‍♂️ Dieses Update erfüllt einen Wunsch mit 39 Votes.

Absender-Auswahl bei Rundmails

Absender für Rundmail wählen

Rundmails wurden bisher immer von der eigenen E-Mailadresse verschickt. Nun kann man auswählen, dass alternativ als Absender die hinterlegte E-Mailadresse der Organisation verwendet wird.

✨🧞‍♂️ Dieses Update erfüllt einen Wunsch mit 39 Votes.

Variablen „Bemerkung bei Meldung“ für Formulare

Seit einiger Zeit sind für Vorlagen zu Diensten und Terminen zusätzliche Variablen verfügbar, die die Bemerkung, welche ein Helfer bei der Meldung eingegeben hat, ausgeben. Bitte bedenken Sie, dass ggf. sehr persönliche Kommentare und Informationen in den Bemerkungen stehen können, die oft nicht für alle Nutzer eines HiOrg-Servers gedacht sind. Die neuen Variablen sind im System unterhalb des Formulareditors zu finden.

✨🧞‍♂️ Dieses Update erfüllt einen Wunsch mit 63 Votes.

Übrigens: Momentan warten fast 100.000 ungenutzte Votingpunkte im System – mehr als doppelt so viele wie aktuell auf Vorschläge verteilt sind.

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Materialverfügbarkeit mit Zeitraum anzeigen

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 5 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Die Materialverfügbarkeitsübersicht wurde erweitert und intergriert nun auch zukünftige Material- und Fahrzeugbuchungen in die Anzeige. Dabei ist ein Zeitraum von bis zu 7 Tagen möglich. So kann man bspw. sehen, welche Fahrzeuge für einen spontanen Einsatz zur Verfügung stehen.

Eine neue Materialverfügbarkeitsübersicht kann über die Filterfunktion des Kalenders erstellt werden. Im Einstellungsfenster gibt es jetzt die Möglichkeit, den Zeitraum der Anzeige zu wählen.

Materialverfügbarkeitsübersicht anlegen
Materialverfügbarkeitsübersicht
Hier kann der Zeitraum der Anzeige gewählt werden.

Nach dem Speichern ist die erstellte Verfügbarkeitsübersicht über einen eigenen Menüeintrag (links unterhalb des Kalenders) erreichbar. Dieser enthält einen speziellen Login-Hash, so dass die Übersicht auch dauerhaft auf einem separaten Bildschirm in der Garage oder dem Materiallager angezeigt werden kann.

Zauberstab WunschlisteDieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 128 Votes von der HiOrg-Server Wunschliste.

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Mehrfachauswahl: Materialverantwortlichen ändern

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 6 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Beim Verwalten von Material mit HiOrg-Server kann auch ein spezieller Verantwortlicher eingetragen werden. Dieser wird dann bspw. über anstehende Wartungstermine informiert.

Diese Zuständigkeit kann nun für mehrere Materialien gleichzeitig verändert werden. Dazu werden die entsprechenden Einträge mittels Checkbox ausgewählt und mit der Mehrfachauswahl am unteren Ende der Materialliste («Verantwortliche») bearbeitet.

Im folgenden Dialog können Verantwortliche ergänzt (+), ersetzt («Pfeil abwärts») oder entfernt (–) werden. Zur vollständigen Übersicht werden auch bereits eingetragene Personen angezeigt.

Zauberstab Wunschliste

Dieses Update setzt einen Vorschlag mit 18 Votes von unserer Wunschliste um.

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Material zuordnen

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 11 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Pünktlich zum Osterfest können unsere Entwickler ein neues Feature ins Nest legen: die bereits angekündigte Material-Disposition und der Buchungskalender für Räume und Ausrüstung wurden fertiggestellt und werden Ostermontag für alle HiOrg-Server freigeschaltet.

Material zum Einsatz zuordnen

Für alle Einsätze, Termine oder Kurse kann nun beliebige Ausrüstung aus der Material-Liste zugeteilt werden.
Im Vorfeld muss einmalig das ‚einteilbare‚ Material als solches gekennzeichnet werden (in der Bearbeitungsansicht des Materials – siehe Bild unten). Bei der Auswahl zu einem konkreten Termin wird dann auch überprüft, ob das gewählte Material (oder Inhalt) zum entsprechenden Zeitpunkt bereits anderweitig verplant ist.

Hinweis: Bilden mehrere Materialien eine Einheit, zum Beispiel die Trage wird nie aus dem RTW entnommen um einzeln genutzt zu werden (ebenso einzelne Medikamente / Verbrauchsmaterialien aus einem Koffer), so muss nur das „äußerste“ Materialobjekt (hier: RTW bzw. Koffer) als ‚einteilbar‘ gekennzeichnet werden.
Eingeteilte Materialien können mittels Variablen auch auf Formularen u.ä. ausgegeben werden. Bei mehrtägigen Kursen kann für jeden Kurstag eine getrennte Einteilung vorgenommen werden.

Räume buchen

Schnellauswahl Raum buchenZusätzlich zur Materialdisposition findet sich in der Bearbeitungsansicht eines Einsatzes, Termins oder Kurses nun eine unkomplizierte Schnellauswahl zur Raumbuchung.

Hinweis: Bitte denken Sie daran, dass auch Räume zuerst in der Materialliste als ‚einteilbar‘ angelegt werden müssen, damit sie hier zur Buchung verfügbar sind.

Buchungskalender

In der Kalenderübersicht können nun per Auswahlkästchen bereits zugeordnete Räume und Ausrüstungsgegenstände eingeblendet werden, um die Verfügbarkeit zu überprüfen. Über das [+]-Symbol neben dem Filter können eigene Gruppen definiert werden, so dass bspw. alle Räume für eine Kursplanung, oder alle Fahrzeuge in einem Überblick gezeigt werden.

Um die neuen Funktionen zu nutzen, muss die Materialverwaltung aktiviert sein und HiOrg-Server PRO oder KURSE verwendet werden. Sollten Sie die neuen Funktionalitäten nicht nutzen wollen, so können diese in den Einstellungen deaktiviert werden und alles bleibt beim Alten.

Wie immer freuen wir uns über Ihr Feedback zu diesen Neuerungen, und wünschen Ihnen und Ihren Familien ein fröhliches Osterfest!
Fröhliche Ostern!

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