Solilauf 2025

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Team HiOrg-Server | Solilauf 2025

Der jährliche 24h Solilauf in St. Ingbert ist inzwischen eine lieb gewonnene Tradition bei HiOrg-Server. Auch am 06. und 07. September 2025 war unser Team wieder mit voller Energie am Start – diesmal unter dem Motto „Laufen mit Herz für Gesundheit in N’Diaganiao“.

Unsere große Mannschaft aus 112 Mitarbeitenden, Familienmitgliedern und Freunden hat am Wochenende alles gegeben und gemeinsam eine beeindruckende Leistung erzielt: ✨4.555 Euro✨ zugunsten des diesjährigen Hilfsprojektes. Die Spenden kommen dem Ausbau der medizinischen Versorgung in der St. Ingberter Partnergemeinde N’Diaganiao im Senegal zugute.

Insgesamt legte unser Team unglaubliche 4.141 Runden (3.288 km) zurück und erreichte damit den 1. Platz in der Mannschaftswertung unter 35 Teams. Auch unsere 24h-Staffel hat mit 283 Runden (225 km) stark abgeliefert und den 2. Platz gesichert. Wir waren hochmotiviert und Mitglieder unseres Teams konnten in vielen weiteren Kategorien die vorderen Plätze belegen 🏅.

DANKE!

🫶 Unser besonderer Dank gilt allen Sponsoren, Spenderinnen und Spendern, die uns mit ihrer Unterstützung motiviert haben. Und natürlich unserem großartigen Team, das wieder einmal gezeigt hat, wie viel man gemeinsam bewegen kann: Ihr seid super, und wir sind sehr stolz auf dieses Ergebnis! 🎉

4.141

Teamrunden

1. Platz

Teamwertung

2. Platz

Staffelwertung

4.555 €

Spendensumme

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Tester gesucht: Rechnungen korrigieren & Versionen speichern

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Mit der Einführung der E-Rechnung haben wir unsere Rechnungsfunktion bereits erweitert. Jetzt folgt in Kürze der nächste Schritt: Rechnungsversionierung.

Was bedeutet das konkret für euch?

  • Rechnungskorrekturen: Ihr könnt weiterhin Rechnungen anpassen, z.B. bei einem nachträglichen Rabatt oder wenn sich der Empfänger ändert. Neu ist, dass ihr eine korrigierte Version der Rechnung speichern könnt, ohne vorherige Versionen zu überschreiben.
  • Versionen nachvollziehbar: Alle Versionen eurer Rechnungen sind jederzeit abrufbar.
  • E-Rechnung: Bei E-Rechnungen wird der entsprechende Typ „Rechnungskorrektur“ gesetzt.
  • Individuelle Bemerkung: Für jede Version könnt ihr einen Kommentar hinterlegen – praktisch für interne Vermerke.
  • Auswahl Rechnungsempfänger: Die Auswahl von Absende- und Empfängeradresse wurde angepasst.

Ihr behaltet volle Transparenz über euren gesamten Rechnungsprozess und erfüllt zugleich die gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnung. Änderungen sind klar dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.

Mitmachen: Wir suchen 3 Test-Orgas

Um die neuen Erweiterungen im Praxisbetrieb zu testen, suchen wir drei freiwillige Organisationen mit folgenden Eckdaten:

  • Nutzung der Rechnungsfunktion im HiOrg-Server (nicht zwingend E-Rechnung)
  • mehr als 30 Rechnungen / Jahr
  • idealerweise alle Arten von Rechnungsempfängern (Kunde / Veranstalter, BG, Selbstzahler)
  • es kommt vor, dass Rechnungen nachträglich geändert werden müssen
    (Anpassung Re-Empfänger, Posten, Rabatte, …)
  • Testzeitraum Anfang Oktober 

👉 Wenn ihr Interesse habt, meldet euch bitte direkt bei unserem Support-Team. Vielen Dank!

🗓️ Für alle anderen Accounts rechnen wir mit einer Veröffentlichung Mitte / Ende Oktober.

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Der Helf-O-Mat braucht Unterstützung

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Wer ehrenamtlich in einer Hilfsorganisation engagiert ist, weiß: Retten, helfen, versorgen – das geht nur im Team. Und dazu braucht es motivierte Unterstützer.

Genau da setzt der Helf-O-Mat an. Dabei handelt es sich um ein Online-Tool auf helfenkannjeder.de, das Menschen anhand ihrer Interessen und Möglichkeiten passende Ehrenamtsoptionen vorschlägt.
Ob Feuerwehr, DLRG oder Hilfsorganisationen im Sanitätsbereich… der Helf-O-Mat bringt neue Helfer:innen mit erfahrenen Teams zusammen.

Damit der Helf-O-Mat auch weiterhin viele Menschen für das Ehrenamt begeistert, braucht es Menschen, die sich im Hintergrund einbringen. Wir glauben an die Idee der Plattform und deshalb unterstützen wir sie mit dem, was wir am besten können: wir kümmern uns (gemeinsam mit unseren Kollegen von Ayedo) darum, den helf-o-mat stabil und zuverlässig auf redundanter Infrastruktur zu betreiben.

Jetzt ist der Moment, an dem noch mehr Engagement gebraucht wird, und zwar aus der Community selbst.
Gesucht werden Ehrenamtliche mit IT-Know-how, die Lust haben, ihre Fähigkeiten in Frontend, Backend oder UX einzubringen.
Ziel ist es, den Helf-O-Mat funktional und visuell fit für die Zukunft zu machen.

🧑‍💻 Wenn du also im Einsatz die Ärmel hochkrempelst und im Alltag mit Code, Design oder DevOps arbeitest, dann ist dies deine Chance, beides zu verbinden.
Das GitHub-Repo des Projekts liegt hier bei: github.com/HelfenKannJeder/helf-o-mat

👉 Wer Interesse hat, kann sich für weitere Infos direkt an das Team von HelfenKannJeder e.V. wenden: info@helfenkannjeder.de

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Neues Gesetz: Barrierefreiheit stärken (BFSG)

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Das neue BFSG: Was bedeutet das für euch und die Nutzung von HiOrg-Server?

Edit 01.07.2025: Abschnitt Ausnahmeregelung und FAQ ergänzt.

Ab dem 28. Juni 2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) – und damit neue Pflichten für alle, die digitale Angebote für Verbraucher:innen bereitstellen. Das betrifft auch euch, wenn ihr HiOrg-Server nutzt, um öffentliche Kurse anzubieten, Teilnehmende anzumelden oder digitale Dokumente zu verschicken. Hier erfahrt ihr, was das konkret für euch bedeutet und worauf ihr achten müsst.

Hinweis: Nutzt ihr unsere Software ausschließlich intern (z. B. für die Verwaltung im Unternehmen oder rein B2B), seid ihr vom Gesetz nicht betroffen.

Ausnahme: Es gibt Ausnahmeregelungen für Kleinstunternehmen, die weniger als zehn Personen beschäftigen und deren Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme höchstens 2 Millionen Euro beträgt und die ausschließlich Dienstleistungen anbieten.

FAQ zum Barrierefreiheitsstärkungsgesetz:
https://www.bundesfachstelle-barrierefreiheit.de/DE/Fachwissen/Produkte-und-Dienstleistungen/Barrierefreiheitsstaerkungsgesetz/FAQ/faq_node.html

Was müsst ihr beachten, wenn ihr HiOrg-Server nutzt?

🤔 Fall: Kursangebote an Privatpersonen über eure eigene Website
Barrierefreiheitspflicht ab 28.06.2025
💡 Eure Webseite muss barrierefrei sein.

🤔 Fall: Nutzung unserer Widgets, bspw. öffentl. Kursangebote & TN-Anmeldung (unverändert eingebettet)
Barrierefreiheitspflicht ab 28.06.2025
💡 Wir sorgen für die technische Barrierefreiheit der Komponenten, ihr sorgt für den barrierefreien Rahmen auf eurer Webseite (z. B. Kontraste, keine Überlagerungen).

🤔 Fall: Digitale Zertifikate oder Formulare für Teilnehmende
Barrierefreiheitspflicht ab 28.06.2025
💡 PDF-Dokumente müssen barrierefrei gestaltet sein.

🤔 Fall: Nutzung nur intern (z. B. B2B)
Barrierefreiheitspflicht: Nicht betroffen
💡 Das BFSG gilt nicht, solange keine Verbraucher:innen angesprochen werden.

🤔 Fall: Bestehende Webseite bleibt unverändert
Barrierefreiheitspflicht: Übergangsfrist bis Juni 2030
💡 Ihr habt Zeit bis 28.06.2030 – aber nur, wenn ihr nichts Wesentliches ändert.

Wann entfällt die Übergangsfrist?

Die Übergangsfrist bis Juni 2030 gilt nur, wenn eure Website oder euer digitales Angebot bereits vor dem 28.06.2025 öffentlich zugänglich war und ihr keine wesentlichen Änderungen vornehmt.

Die Frist entfällt, wenn ihr z. B.:

  • eure Website technisch oder gestalterisch grundlegend überarbeitet (Relaunch, neues CMS)
  • neue Funktionen (z. B. Kursbuchung, Zahlungsabwicklung, zusätzliche Zertifikate) einbaut
  • die Einbettung unserer Komponenten maßgeblich verändert

Sobald das passiert, müsst ihr die Barrierefreiheitsanforderungen sofort erfüllen!

Was bedeutet Barrierefreiheit konkret?

Barrierefreiheit heißt hier, dass eure digitalen Angebote für alle Menschen zugänglich und nutzbar sind – auch für Menschen mit Behinderungen. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Ausreichende Farbkontraste
  • Bedienbarkeit mit der Tastatur
  • Alternativtexte für Bilder
  • Barrierefreie PDF-Dokumente
  • Klare und verständliche Navigation
  • Kompatibilität mit Screenreadern

Die technischen Anforderungen richten sich nach der Norm EN 301 549 und den WCAG 2.1 (Level AA).

Wer ist wofür verantwortlich?

Wir haben die Verantwortung, dass unsere Widgets (= die vom HiOrg-Server erstellten Inhalte, die in eurer Webseite eingebunden / angezeigt werden) technisch barrierefrei sind.

Ihr sorgt dafür, dass die Einbettung und der Kontext auf eurer Webseite barrierefrei sind (z. B. keine störenden Überlagerungen, ausreichende Kontraste).

Hinweis: Bei Verstößen gegen das BFSG können Bußgelder die Folge sein.

🛟 Ihr habt Fragen oder braucht Unterstützung? Meldet euch gerne bei uns – wir helfen euch weiter!
Gemeinsam machen wir eure digitalen Angebote fit für die Zukunft – und für alle Menschen zugänglich!

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E-Rechnung veröffentlicht

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Wir freuen uns, euch mitteilen zu können, dass die neue E-Rechnungsfunktion seit letzter Woche offiziell im HiOrg-Server zur Verfügung steht! 🎉

Mit der Einführung unterstützen wir die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 – und machen eure Rechnungsprozesse fit für die Zukunft. Die Funktion wurde bereits von vielen Organisationen erfolgreich eingerichtet. 💪

Nach dem Release gab es noch ein paar kleinere Optimierungen, wir bedanken uns hier für eure Rückmeldungen! Wenn euch noch etwas Ungewöhnliches auffällt, meldet euch gerne bei unserem Support!

Wir sind für euch da:

Falls ihr Fragen habt oder Unterstützung benötigt, stehen euch folgende Ressourcen zur Verfügung:

Ein großes Dankeschön geht an unsere Testpersonen, die die neuen Funktionen im Vorfeld ausprobiert haben: Mit eurer Hilfe konnte dieses Release so glatt über die Bühne gehen 🫶.

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Ankündigung: Wartungsfenster E-Rechnung

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Seit Anfang des Jahres ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für viele Unternehmen verpflichtend. Doch was bedeutet das genau?

Die E-Rechnung ist nicht einfach nur eine digitale Rechnung als PDF. Sie enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten, die von Buchhaltungssystemen direkt verarbeitet werden können. Das macht den Rechnungsprozess effizienter, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz.

Wir wissen, dass dieses Thema viele Fragen aufwirft. Die Umstellung auf die E-Rechnung betrifft nicht nur die Technik, sondern auch gesetzliche Anforderungen. Das Bundesfinanzministerium hat dazu Antworten auf häufige Fragen wie bspw. Übergangsfristen in einer FAQ zusammengefasst.

E-Rechnung in HiOrg-Server

Nächste Woche ist es soweit: Die Funktionen zur Erstellung von E-Rechnungen sind in HiOrg-Server verfügbar! 🎉

Dann könnt ihr Rechnungen nicht nur als PDF, sondern auch in den Formaten ZUGFeRD (pdf + xml) und XRechnung (xml) erstellen, verschicken und herunterladen. Diese Umstellung macht eure Rechnungsprozesse zukunftssicher und hilft euch, die gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnungspflicht zu erfüllen.

🔹 Wichtig zu wissen: Der eigentliche Rechnungsprozess bleibt gleich. Ihr erstellt Rechnungen weiterhin wie gewohnt – die Neuerung betrifft vor allem den Versand und die zusätzlichen strukturierten Daten.

Warum hat es so lange gedauert?

Wir wissen, dass viele von euch auf die E-Rechnung gewartet haben. Ein solches Projekt ist komplex, und durch tiefgreifende Änderungen im System war eine gründliche Umsetzung entscheidend. Neben technologischen Herausforderungen gab es viele Abstimmungen, Anpassungen an gesetzliche Anforderungen und ausführliche Testphasen. Gleichzeitig haben uns unerwartete Herausforderungen – inklusive krankheitsbedingter Ausfälle – vor zusätzliche Hürden gestellt. Wir möchten uns für diese Wartezeit entschuldigen, aber wir freuen uns, euch nun eine durchdachte und stabile Lösung bereitzustellen!

Was hat sich geändert?

1. Erweiterte Stammdaten

Für die E-Rechnung sind einige zusätzliche Angaben erforderlich. Daher gibt es neue oder erweiterte Felder, die teilweise auch ohne E-Rechnung nutzbar sind, bspw.:

  • Bankverbindung der Organisation
  • Ansprechpartner für Rechnungsstellung
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Steuerbefreiungsgründe

2. Steuersätze und Umsatzsteuer

  • Bisher war die Umsatzsteuer (und damit Ausweisen von netto / brutto) optional in HiOrg-Server. Nach dem Update ist die Umsatzsteuer nun fester Bestandteil jeder Rechnung.
  • Bisher gab es einen universalen Steuersatz im System. Nun können mehrere Steuersätze hinterlegt werden, die dann bei Rechnungsposten und Gebühren (Vorauswahl und Anzeige z.B. TN-Anmeldung) zur Auswahl angezeigt werden.
  • Falls keine Umsatzsteuer anfällt, muss ein Grund für die Steuerbefreiung angegeben werden.

3. Rechnungen mit mehr strukturierten Daten

  • Die Rechnungsposten enthalten nun zusätzliche Details:
    • Anzahl und Mengeneinheit
    • Beschreibung und Einzelpreis
    • Steuersatz pro Position
  • Weitere neue Angaben für die E-Rechnung:
    • Kundenreferenz (bei ZUGFeRD-Rechnungen)
    • Leitweg-ID (bei XRechnungen, relevant für öffentliche Auftraggeber)
    • Lieferantennummer und Bestellreferenz
    • Zahlungsmethode (z. B. Überweisung, Lastschrift – oder “noch nicht festgelegt”)
  • 💡 Berechnung des Brutto-Preises:
    Die Summe der Netto-Werte je Steuersatz wird berechnet, darauf die Umsatzsteuer aufgeschlagen. Dadurch kann es zu minimalen Rundungsdifferenzen im Cent-Bereich kommen – dies entspricht den Vorgaben der XRechnung.
  • Rechnungsversand mit Auswahl des gewünschten E-Rechnungsformats (pdf / ZUGPFeRD / XRechnung).

4. Standardvorlagen & neue Variablen

Für die Einführung der E-Rechnung wurden die Standardvorlagen angepasst und erweitert. Dazu stehen nun auch euch viele neue Variablen zur Verfügung (alte Rechnungen bleiben aber weiterhin lesbar).

  • Neue Vorlagen für Rechnung Dienst, Rechnung Kursteilnahme (Privatperson / BG / Arbeitgeber)
  • Neue Vorlagen für Mahnungen

Bei den Variablen gibt es nun explizite Variationen für Netto- und Brutto-Ausgaben.

Was müsst ihr tun?

Damit ihr die neuen Rechnungsfunktionen nutzen könnt, bitten wir euch, nach dem Release folgende Schritte durchzuführen:

  1. Einstellungen anpassen:
    • Unter System → Einstellungen → Rechnungen sollten die neuen Felder wie Ansprechpartner, Bankverbindung und Steuernummer /USt-ID ausgefüllt werden.
    • Kontrolliert die Liste mit den Steuersätzen und ergänzt diese bei Bedarf (Um Inkonsistenzen zu vermeiden, wurden alle bisher benutzten Steuersätze in die neue Liste übernommen).
    • Für steuerfreie Rechnungen: Gebt den Grund der Steuerbefreiung (z. B. karitative Zwecke, §4 UStG) an.
  2. Rechnungsvorlagen aktualisieren:
    • Falls ihr eigene Rechnungsvorlagen nutzt, überprüft und aktualisiert diese, damit alle neuen Variablen korrekt dargestellt werden.
    • Ersetzt veraltete Platzhalter wie [[$zeilen_intab]] durch aktuelle Variablen wie [[$zeilen_intab_netto]]. Eine vollständige Liste der neuen Variablen findet ihr nach Release in der Variablenliste im HiOrg-Server.
  3. Vorlagen für Mahnungen aktualisieren:
    • Mahngebühren werden nicht mehr als Teil der Rechnungsposten über [[$zeilen_intab_*]] ausgegeben und sind automatisch steuerfrei.
  4. Vergleich und Test:
    • Überprüft bei euren Preisangaben, ob die richtigen Steuersätze hinterlegt sind.
      • Materialanforderung unter System > Einstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular
      • Kursgebühren / Zusatzleistungen unter System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine
    • Vergleicht bestehende Rechnungen mit den neuen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt übernommen wurden.
    • Um XRechnungen zu prüfen könnt ihr einen Validator (bspw. https://erechnungsvalidator.service-bw.de/) nutzen.

Wartungsfenster

Zur finalen Umstellung ist ein Wartungsfenster erforderlich, in dem HiOrg-Server kurzzeitig nicht verfügbar ist:

⚠️  Wartung: Mittwoch, 09.04.2025 ab 22:00 Uhr

Wir rechnen aktuell mit einer Downtime von etwa 3 Stunden.

Hilfe und Unterstützung

Falls ihr Fragen habt oder Unterstützung benötigt, stehen euch folgende Ressourcen zur Verfügung:

Wir danken euch für euer Verständnis und eure Geduld. Die Einführung der E-Rechnung bringt viele Vorteile mit sich – wir sind gespannt auf euer Feedback! 😊

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Infos zur E-Rechnung in HiOrg-Server

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Die E-Rechnung wird ab dem 1. Januar 2025 für viele Unternehmen zur Pflicht – und wir möchten euch die Umstellung so einfach wie möglich machen! Auch HiOrg-Server wird die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen nach den Standards ZUGFeRD und XRechnung unterstützen.

Um euch auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten, möchten wir euch schon jetzt informieren, welche Anpassungen im HiOrg-Server umgesetzt werden und was dies für euch bedeutet.

Was ändert sich in HiOrg-Server?

Um die Vorgaben für die E-Rechnung zu erfüllen, haben wir neue Einstellungen und Eingabefelder integriert. Diese betreffen unter anderem:

  • Rechnungswesen: Ansprechpartner und Kontaktdaten.
  • Bankverbindungen: Strukturierte Eingabe von IBAN und BIC.
  • Steuernummern: und Möglichkeit, verschiedene Steuersätze anzugeben.
  • Neue Pflichtangaben: z. B. die Kundenreferenz (ZUGFeRD) bzw. Leitweg-ID (XRechnung) für die korrekte Zuordnung auf Empfängerseite.

Auch die Eingabe von Rechnungsposten wurde verbessert: Felder wie Anzahl, Einheit, Grundpreis und Steuersatz werden nun maschinenlesbar erfasst.

Preview: E-Rechnung in HiOrg-Server
Preview der Rechnungseingabe

Auf der Seite für Rechnungserstellung wird es zusätzlich neue Optionen geben:

  • Auswahl des Dokumententyps (Rechnung, Korrektur, Gutschrift oder Gutschein).
  • Angabe der erwarteten Zahlungsmethode (z. B. Überweisung / PayPal / o.ä.).
  • Einstellen des Fälligkeitsdatums.

Mahnungen wurden überarbeitet und können nun auch Steuern enthalten.

Rechnungen direkt im neuen Format versenden

Zusätzlich zur gewohnten PDF-Rechnung könnt ihr Rechnungen zukünftig direkt als ZuGFERD– oder XRechnung exportieren oder im gewünschten Format per E-Mail versenden.

Kein Empfang von E-Rechnungen

Da HiOrg-Server nach wie vor nur E-Mails versendet aber kein Empfang von E-Mails vorgesehen ist, wird auch der Empfang von E-Rechnungen nicht unterstützt. Dies bleibt nach wie vor Aufgabe eures Buchhaltungssystems.

Um E-Rechnungen empfangen zu können, benötigt ihr eine geeignete Lösung, z. B. eine E-Mail-Adresse für den Empfang und die Archivierung von Rechnungen. Zur Ansicht und Verarbeitung empfangener E-Rechnungen könnt ihr Tools wie den Quba Viewer nutzen, der beide Formate (ZUGFeRD und XRechnung) unterstützt.

Neue Standardvorlage / Eigene Vorlagen anpassen

Mit der Einführung der E-Rechnung stehen euch zahlreiche neue Platzhalter (Variablen) für eure Rechnungsvorlagen zur Verfügung. Um eure Rechnungen an die neuen Standards anzupassen, empfehlen wir euch, eure bestehenden Vorlagen im Menü System → Einstellungen → Formulare zu aktualisieren.

Die häufig genutzten Formularvariablen [[zeilen_intab]] und [[$zeilen_intab_br]] zum Anzeigen der Rechnungsposten sind aus Gründen der Abwärtskompatibilität noch verfügbar, sollten aber nicht mehr genutzt werden. Ersetzt sie durch andere Platzhalter wie bspw. [[zeilen_intab_netto]] und passt ggf. den Rest der Rechnung darauf an.

Was ist der nächste Schritt?

Die Veröffentlichung der neuen Funktionen ist für die Woche vom 06.01.2025 geplant. Vorher könnt ihr euch aber bereits auf die Umstellung vorbereiten:

  • Lest unseren Artikel Was ihr zur E-Rechnung wissen solltet für Hintergrundinformationen.
  • Überlegt, welche Ansprechpartner und Daten in eurer Organisation benötigt werden (z. B. Buchhaltungskontakte, Steuersätze).

Wir werden euch zur Veröffentlichung alle notwendigen Informationen geben, um die neuen Einstellungen schnell und einfach vorzunehmen.

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