E-Rechnung veröffentlicht

, , ,

Wir freuen uns, euch mitteilen zu können, dass die neue E-Rechnungsfunktion seit letzter Woche offiziell im HiOrg-Server zur Verfügung steht! 🎉

Mit der Einführung unterstützen wir die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 – und machen eure Rechnungsprozesse fit für die Zukunft. Die Funktion wurde bereits von vielen Organisationen erfolgreich eingerichtet. 💪

Nach dem Release gab es noch ein paar kleinere Optimierungen, wir bedanken uns hier für eure Rückmeldungen! Wenn euch noch etwas Ungewöhnliches auffällt, meldet euch gerne bei unserem Support!

Wir sind für euch da:

Falls ihr Fragen habt oder Unterstützung benötigt, stehen euch folgende Ressourcen zur Verfügung:

Ein großes Dankeschön geht an unsere Testpersonen, die die neuen Funktionen im Vorfeld ausprobiert haben: Mit eurer Hilfe konnte dieses Release so glatt über die Bühne gehen 🫶.

/0 Kommentare

Ankündigung: Wartungsfenster E-Rechnung

, , , ,

Seit Anfang des Jahres ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für viele Unternehmen verpflichtend. Doch was bedeutet das genau?

Die E-Rechnung ist nicht einfach nur eine digitale Rechnung als PDF. Sie enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten, die von Buchhaltungssystemen direkt verarbeitet werden können. Das macht den Rechnungsprozess effizienter, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz.

Wir wissen, dass dieses Thema viele Fragen aufwirft. Die Umstellung auf die E-Rechnung betrifft nicht nur die Technik, sondern auch gesetzliche Anforderungen. Das Bundesfinanzministerium hat dazu Antworten auf häufige Fragen wie bspw. Übergangsfristen in einer FAQ zusammengefasst.

E-Rechnung in HiOrg-Server

Nächste Woche ist es soweit: Die Funktionen zur Erstellung von E-Rechnungen sind in HiOrg-Server verfügbar! 🎉

Dann könnt ihr Rechnungen nicht nur als PDF, sondern auch in den Formaten ZUGFeRD (pdf + xml) und XRechnung (xml) erstellen, verschicken und herunterladen. Diese Umstellung macht eure Rechnungsprozesse zukunftssicher und hilft euch, die gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnungspflicht zu erfüllen.

🔹 Wichtig zu wissen: Der eigentliche Rechnungsprozess bleibt gleich. Ihr erstellt Rechnungen weiterhin wie gewohnt – die Neuerung betrifft vor allem den Versand und die zusätzlichen strukturierten Daten.

Warum hat es so lange gedauert?

Wir wissen, dass viele von euch auf die E-Rechnung gewartet haben. Ein solches Projekt ist komplex, und durch tiefgreifende Änderungen im System war eine gründliche Umsetzung entscheidend. Neben technologischen Herausforderungen gab es viele Abstimmungen, Anpassungen an gesetzliche Anforderungen und ausführliche Testphasen. Gleichzeitig haben uns unerwartete Herausforderungen – inklusive krankheitsbedingter Ausfälle – vor zusätzliche Hürden gestellt. Wir möchten uns für diese Wartezeit entschuldigen, aber wir freuen uns, euch nun eine durchdachte und stabile Lösung bereitzustellen!

Was hat sich geändert?

1. Erweiterte Stammdaten

Für die E-Rechnung sind einige zusätzliche Angaben erforderlich. Daher gibt es neue oder erweiterte Felder, die teilweise auch ohne E-Rechnung nutzbar sind, bspw.:

  • Bankverbindung der Organisation
  • Ansprechpartner für Rechnungsstellung
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Steuerbefreiungsgründe

2. Steuersätze und Umsatzsteuer

  • Bisher war die Umsatzsteuer (und damit Ausweisen von netto / brutto) optional in HiOrg-Server. Nach dem Update ist die Umsatzsteuer nun fester Bestandteil jeder Rechnung.
  • Bisher gab es einen universalen Steuersatz im System. Nun können mehrere Steuersätze hinterlegt werden, die dann bei Rechnungsposten und Gebühren (Vorauswahl und Anzeige z.B. TN-Anmeldung) zur Auswahl angezeigt werden.
  • Falls keine Umsatzsteuer anfällt, muss ein Grund für die Steuerbefreiung angegeben werden.

3. Rechnungen mit mehr strukturierten Daten

  • Die Rechnungsposten enthalten nun zusätzliche Details:
    • Anzahl und Mengeneinheit
    • Beschreibung und Einzelpreis
    • Steuersatz pro Position
  • Weitere neue Angaben für die E-Rechnung:
    • Kundenreferenz (bei ZUGFeRD-Rechnungen)
    • Leitweg-ID (bei XRechnungen, relevant für öffentliche Auftraggeber)
    • Lieferantennummer und Bestellreferenz
    • Zahlungsmethode (z. B. Überweisung, Lastschrift – oder “noch nicht festgelegt”)
  • 💡 Berechnung des Brutto-Preises:
    Die Summe der Netto-Werte je Steuersatz wird berechnet, darauf die Umsatzsteuer aufgeschlagen. Dadurch kann es zu minimalen Rundungsdifferenzen im Cent-Bereich kommen – dies entspricht den Vorgaben der XRechnung.
  • Rechnungsversand mit Auswahl des gewünschten E-Rechnungsformats (pdf / ZUGPFeRD / XRechnung).

4. Standardvorlagen & neue Variablen

Für die Einführung der E-Rechnung wurden die Standardvorlagen angepasst und erweitert. Dazu stehen nun auch euch viele neue Variablen zur Verfügung (alte Rechnungen bleiben aber weiterhin lesbar).

  • Neue Vorlagen für Rechnung Dienst, Rechnung Kursteilnahme (Privatperson / BG / Arbeitgeber)
  • Neue Vorlagen für Mahnungen

Bei den Variablen gibt es nun explizite Variationen für Netto- und Brutto-Ausgaben.

Was müsst ihr tun?

Damit ihr die neuen Rechnungsfunktionen nutzen könnt, bitten wir euch, nach dem Release folgende Schritte durchzuführen:

  1. Einstellungen anpassen:
    • Unter System → Einstellungen → Rechnungen sollten die neuen Felder wie Ansprechpartner, Bankverbindung und Steuernummer /USt-ID ausgefüllt werden.
    • Kontrolliert die Liste mit den Steuersätzen und ergänzt diese bei Bedarf (Um Inkonsistenzen zu vermeiden, wurden alle bisher benutzten Steuersätze in die neue Liste übernommen).
    • Für steuerfreie Rechnungen: Gebt den Grund der Steuerbefreiung (z. B. karitative Zwecke, §4 UStG) an.
  2. Rechnungsvorlagen aktualisieren:
    • Falls ihr eigene Rechnungsvorlagen nutzt, überprüft und aktualisiert diese, damit alle neuen Variablen korrekt dargestellt werden.
    • Ersetzt veraltete Platzhalter wie [[$zeilen_intab]] durch aktuelle Variablen wie [[$zeilen_intab_netto]]. Eine vollständige Liste der neuen Variablen findet ihr nach Release in der Variablenliste im HiOrg-Server.
  3. Vorlagen für Mahnungen aktualisieren:
    • Mahngebühren werden nicht mehr als Teil der Rechnungsposten über [[$zeilen_intab_*]] ausgegeben und sind automatisch steuerfrei.
  4. Vergleich und Test:
    • Überprüft bei euren Preisangaben, ob die richtigen Steuersätze hinterlegt sind.
      • Materialanforderung unter System > Einstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular
      • Kursgebühren / Zusatzleistungen unter System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine
    • Vergleicht bestehende Rechnungen mit den neuen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt übernommen wurden.
    • Um XRechnungen zu prüfen könnt ihr einen Validator (bspw. https://erechnungsvalidator.service-bw.de/) nutzen.

Wartungsfenster

Zur finalen Umstellung ist ein Wartungsfenster erforderlich, in dem HiOrg-Server kurzzeitig nicht verfügbar ist:

⚠️  Wartung: Mittwoch, 09.04.2025 ab 22:00 Uhr

Wir rechnen aktuell mit einer Downtime von etwa 3 Stunden.

Hilfe und Unterstützung

Falls ihr Fragen habt oder Unterstützung benötigt, stehen euch folgende Ressourcen zur Verfügung:

Wir danken euch für euer Verständnis und eure Geduld. Die Einführung der E-Rechnung bringt viele Vorteile mit sich – wir sind gespannt auf euer Feedback! 😊

/0 Kommentare

Infos zur E-Rechnung in HiOrg-Server

,

Die E-Rechnung wird ab dem 1. Januar 2025 für viele Unternehmen zur Pflicht – und wir möchten euch die Umstellung so einfach wie möglich machen! Auch HiOrg-Server wird die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen nach den Standards ZUGFeRD und XRechnung unterstützen.

Um euch auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten, möchten wir euch schon jetzt informieren, welche Anpassungen im HiOrg-Server umgesetzt werden und was dies für euch bedeutet.

Was ändert sich in HiOrg-Server?

Um die Vorgaben für die E-Rechnung zu erfüllen, haben wir neue Einstellungen und Eingabefelder integriert. Diese betreffen unter anderem:

  • Rechnungswesen: Ansprechpartner und Kontaktdaten.
  • Bankverbindungen: Strukturierte Eingabe von IBAN und BIC.
  • Steuernummern: und Möglichkeit, verschiedene Steuersätze anzugeben.
  • Neue Pflichtangaben: z. B. die Kundenreferenz (ZUGFeRD) bzw. Leitweg-ID (XRechnung) für die korrekte Zuordnung auf Empfängerseite.

Auch die Eingabe von Rechnungsposten wurde verbessert: Felder wie Anzahl, Einheit, Grundpreis und Steuersatz werden nun maschinenlesbar erfasst.

Preview: E-Rechnung in HiOrg-Server
Preview der Rechnungseingabe

Auf der Seite für Rechnungserstellung wird es zusätzlich neue Optionen geben:

  • Auswahl des Dokumententyps (Rechnung, Korrektur, Gutschrift oder Gutschein).
  • Angabe der erwarteten Zahlungsmethode (z. B. Überweisung / PayPal / o.ä.).
  • Einstellen des Fälligkeitsdatums.

Mahnungen wurden überarbeitet und können nun auch Steuern enthalten.

Rechnungen direkt im neuen Format versenden

Zusätzlich zur gewohnten PDF-Rechnung könnt ihr Rechnungen zukünftig direkt als ZuGFERD– oder XRechnung exportieren oder im gewünschten Format per E-Mail versenden.

Kein Empfang von E-Rechnungen

Da HiOrg-Server nach wie vor nur E-Mails versendet aber kein Empfang von E-Mails vorgesehen ist, wird auch der Empfang von E-Rechnungen nicht unterstützt. Dies bleibt nach wie vor Aufgabe eures Buchhaltungssystems.

Um E-Rechnungen empfangen zu können, benötigt ihr eine geeignete Lösung, z. B. eine E-Mail-Adresse für den Empfang und die Archivierung von Rechnungen. Zur Ansicht und Verarbeitung empfangener E-Rechnungen könnt ihr Tools wie den Quba Viewer nutzen, der beide Formate (ZUGFeRD und XRechnung) unterstützt.

Neue Standardvorlage / Eigene Vorlagen anpassen

Mit der Einführung der E-Rechnung stehen euch zahlreiche neue Platzhalter (Variablen) für eure Rechnungsvorlagen zur Verfügung. Um eure Rechnungen an die neuen Standards anzupassen, empfehlen wir euch, eure bestehenden Vorlagen im Menü System → Einstellungen → Formulare zu aktualisieren.

Die häufig genutzten Formularvariablen [[zeilen_intab]] und [[$zeilen_intab_br]] zum Anzeigen der Rechnungsposten sind aus Gründen der Abwärtskompatibilität noch verfügbar, sollten aber nicht mehr genutzt werden. Ersetzt sie durch andere Platzhalter wie bspw. [[zeilen_intab_netto]] und passt ggf. den Rest der Rechnung darauf an.

Was ist der nächste Schritt?

Die Veröffentlichung der neuen Funktionen ist für die Woche vom 06.01.2025 geplant. Vorher könnt ihr euch aber bereits auf die Umstellung vorbereiten:

  • Lest unseren Artikel Was ihr zur E-Rechnung wissen solltet für Hintergrundinformationen.
  • Überlegt, welche Ansprechpartner und Daten in eurer Organisation benötigt werden (z. B. Buchhaltungskontakte, Steuersätze).

Wir werden euch zur Veröffentlichung alle notwendigen Informationen geben, um die neuen Einstellungen schnell und einfach vorzunehmen.

/0 Kommentare

Feature Fokus HiOrg-Server PRO – Eure Meinung zählt!

, ,

Dank eurer großartigen Teilnahme und wertvollen Einblicke aus der ersten Interviewrunde haben wir fünf zentrale Themen identifiziert, die direkt Einfluss auf eure Arbeit und unser System haben. Nun möchten wir in die zweite Runde gehen und herausfinden, welche Themen euch am wichtigsten sind und weiter vertieft werden sollen.

Folgende Themen stehen zur Auswahl:

  • 🔥 Angebot / Kostenvoranschlag im Rahmen einer Sanitätsdienst-Anforderung
  • 🔥 Aufgabenverwaltung in der Mobilgeräte-App
  • 🔥 Einsatzbericht nach Dienstabschluss
  • 🔥 Materialverwaltung im Alltag
  • 🔥 Zusammenarbeitsfunktionen für gemeinsame Veranstaltungen in HiOrg-Server

Da das Interesse an unseren ersten Experteninterviews sehr hoch war und die Plätze schnell ausgebucht waren, möchten wir diesmal sicherstellen, dass jeder flexibel teilnehmen kann. Die Einladung richtet sich an alle, unabhängig davon, ob ihr Admin eures HiOrg-Servers seid.
Der Ablauf ist einfach: Der Link führt euch zu unserem Insight in HiOrg-Server, von dort aus kommt ihr zur Umfrage.
⚠️ Der Link funktioniert nur, wenn ihr bereits am Server eingeloggt seid. Falls ihr euch zuerst noch einloggen müsst, erreicht ihr die Insights über die Glühbirne oben rechts.

👉 Jetzt gleich abstimmen!

Warum dieser Ablauf?

Um sicherzustellen, dass die Abstimmung nur für registrierte Kunden zugänglich ist, erfolgt sie ausschließlich über HiOrg-Server. So können wir gewährleisten, dass nur diejenigen an der Weiterentwicklung beteiligt sind, die aktiv mit dem System arbeiten. Wir wissen, dass der Weg etwas umständlicher ist, aber nur so bleibt die Abstimmung repräsentativ. 

Warum diese Abstimmung?

„Habt ihr keine eigenen Ideen?“ – Doch, haben wir! 😃
Unser Ziel ist es jedoch, HiOrg-Server kontinuierlich zu verbessern – für euch und mit euch! Dafür müssen wir eure Bedürfnisse kennen und Eure Rückmeldungen geben uns dazu gezielte Anhaltspunkte. Nur so können wir wir euch noch besser unterstützen. 
Wir danken euch herzlich für die Mithilfe und euer Engagement bei der Weiterentwicklung. 🫶

/0 Kommentare

Was ihr zur E-Rechnung wissen solltet

,

Die E-Rechnung gewinnt immer mehr an Bedeutung und wird in vielen Bereichen zur Pflicht. Aber keine Sorge – wir bringen euch auf den neuesten Stand und unterstützen euch dabei, diese Umstellung zu meistern.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die nicht einfach nur als PDF versendet wird, sondern maschinenlesbar ist. Das bedeutet, dass sie von Buchhaltungsprogrammen oder ERP-Systemen direkt verarbeitet werden kann. Sie ersetzt die herkömmliche Papier- und PDF-Rechnung und macht den Rechnungsprozess einfacher und effizienter.

Wann wird die E-Rechnung verpflichtend?

Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen eingeführt. Für kleinere Unternehmen und Freiberufler gibt es jedoch Übergangsvorschriften, die ihnen mehr Zeit für die Umstellung einräumen. Diese Übergangsfristen sollen sicherstellen, dass auch kleine Unternehmen die notwendige Infrastruktur aufbauen können, ohne übermäßigen Druck. Ihr solltet aber sicherstellen, dass ihr zum Stichtag E-Rechnungen empfangen könnt, also eine funktionierende Mailadresse besitzt. Wie schon bei Papierrechnungen, müssen E-Rechnungen 10 Jahre lang archiviert werden.

Übergangsvorschriften für kleinere Unternehmen

Um kleineren Unternehmen den Einstieg in die E-Rechnung zu erleichtern, wird es spezielle Übergangsfristen geben, die es diesen Unternehmen ermöglichen, nach dem Stichtag noch einige Monate lang Rechnungen in traditionellen Formaten auszustellen. Diese Fristen gelten abhängig von der Unternehmensgröße und werden voraussichtlich nach Branchen und Umsatzhöhe differenziert. Genauere Details hierzu werden voraussichtlich in den kommenden Wochen von den zuständigen Behörden veröffentlicht.

Welche Formate gibt es?

Es gibt zwei gängige Formate für die E-Rechnung:

  • ZugFERD: Dieses Format kombiniert strukturierte Daten und eine visuelle Darstellung der Rechnung in einem PDF-Dokument. So können sowohl Menschen als auch Maschinen die Rechnungsdaten lesen. Es ist besonders nutzerfreundlich, da es sowohl für die elektronische Weiterverarbeitung als auch für die manuelle Prüfung geeignet ist.
  • XRechnung: Dieses Format ist für den Datenaustausch mit der öffentlichen Verwaltung entwickelt worden. Es ist ein rein strukturiertes XML-Format und enthält keine visuelle Darstellung. XRechnung ist das von Behörden bevorzugte Format, da es den Anforderungen des E-Governments entspricht.

🔜 E-Rechnung in HiOrg-Server

Und hier kommt die gute Nachricht: Wir arbeiten bereits intensiv daran, E-Rechnungen in HiOrg-Server zu integrieren.
In Zukunft wird es möglich sein, neben den bisherigen PDF- oder Ausdruck-Rechnungen auch Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format direkt aus HiOrg-Server zu erstellen.
Wir erwarten die Veröffentlichung einer ersten Version im Lauf des Novembers. Davor wird es eine Pilotphase geben, in der einige Test-Accounts die neuen Features exklusiv ausprobieren können.

Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile: Sie spart Zeit, reduziert den Papierverbrauch und verbessert die Effizienz im Rechnungswesen. Wir sind bereit und werden euch bei der Umstellung bestmöglich unterstützen! 👍

/0 Kommentare

Immer gut informiert: Der HiOrg-Server Blog

,

Während die neuen Insights in unserem System einen schnellen Überblick über aktuelle Entwicklungen und Neuerungen bieten, gehen wir auf unserem Blog einen Schritt weiter. Hier setzen wir einen breiteren Fokus und Du findest umfassendere und detaillierte Berichte zu Themen, die Dich als Helfenden wirklich interessieren: Neue Features stellen wir im Detail vor und erklären auch, wie Du sie am besten nutzen kannst. Es gibt Tipps und Tricks zu bestehenden Funktionen, aktuelle News zu unseren Kooperationen (bspw. mit der BG-QSEH), allgemein wichtige Informationen aus dem HiOrg-Universum und zwischendurch immer mal wieder das ein oder andere Highlight aus unserem Arbeitsalltag.

Screenshot HiOrg-Server Blog

Aber das ist noch nicht alles! Abonniere unsere News und erhalte so die neuesten Blogposts bequem per E-Mail. So bleibst du immer auf dem Laufenden und verpasst keine wichtigen Infos mehr.

HiOrg-Server Blog abonnieren


Gibt es spezielle Themen, zu denen Du Dir mehr Input und Infos wünschst? Lass es uns wissen, wir freuen uns auf Deine Nachricht!

/0 Kommentare

Solilauf 2024

,
Team HiOrg-Server | Solilauf 2024

Der jährliche 24h Solilauf in St. Ingbert ist inzwischen eine lieb gewonnenen Tradition bei HiOrg Server. Neu war in diesem Jahr der Austragungsort, die Veranstaltung fand mit verlängerten Runden unter den stattlichen Bäumen der Gustav-Clauss-Anlage statt. Aber auch hier hat unsere bunt gemischte Mannschaft aus 73 Mitarbeitenden, Familienmitgliedern und Freunden am Wochenende wieder alles gegeben und ✨2.277 Euro✨ zugunsten des diesjährigen Hilfsprojektes erlaufen. Das Motto lautete dabei „Jung und Alt Freude und Würde schenken“, der Erlös wird auf zwei regionale Projekte aufgeteilt: Den Kinderschutzbund St. Ingbert und den Hospizverein Saarpfalz e.V..

Insgesamt wurden wahnsinnige 2.843 Runden (2.257 km) von uns zurückgelegt. Damit erreichten wir den 3. Platz in der Mannschaftswertung. Zusätzlich verteidigte die 24h-Staffel mit 278 Runden ihren 1. Platz. Auch in vielen weiteren Kategorien konnten Mitglieder unseres Teams die vorderen Plätze belegen 🏅.

Unserer besonderer Dank 💖 gilt allen Sponsoren und Spendern, die uns mit ihrer Unterstützung motiviert haben. Und natürlich an unsere Laufenden, die auch auf der neuen Strecke mega abgeliefert haben: Ihr seid super und wir sind sehr stolz auf das tolle Ergebnis! 🎉

2.843

Teamrunden

3. Platz

Teamwertung

1. Platz

Staffelwertung

2.277 €

Spendensumme

/0 Kommentare