Wartungsfenster verschiebt sich

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Edit 24.11.2022: Nacharbeiten abgeschlossen.
Die nach dem Serverumzug erforderlichen Nacharbeiten wurden nun erfolgreich abgeschlossen. Alle Systeme sollten wieder wie gewohnt im vollen Umfang zur Verfügung stehen. Sollte es bei Ihnen dennoch zu Problemen oder Einschränkungen kommen, melden Sie sich bitte bei unserem Support-Team. Wir unterstützen Sie gerne!

Edit 22.11.2022: Serverumzug abgeschlossen.
Alle HiOrg-Server Systeme wurden erfolgreich zu unseren neuen Partnern Ayedo Cloud Solutions GmbH | Hetzner Online GmbH umgezogen. Wir führen aktuell noch kleinere Nacharbeiten durch, teilweise kann es bei hinterlegten Formularen zu Beeinträchtigungen kommen. Wir bitten diese Unanehmlichkeiten zu entschuldigen! Falls Sie betroffen sind, melden Sie sich bitte bei unserem Support-Team. Wir kümmern uns dann schnellstmöglich um eine Lösung. Vielen Dank.

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Aufgrund weiterer notwendiger Vorbereitungen verschieben sich die für heute angekündigten Wartungsarbeiten um eine Woche auf den 21. November 2022. Gleichzeitig rechnen wir dadurch mit einer deutlichen Verkürzung des Wartungsfensters.

Wartungsarbeiten am 21.11.2022 ab 21 Uhr 🔧

Am 21.11.2022 werden wir alle Systeme auf eine neue Plattform umziehen. Zwischen 21:00 Uhr und 0:00 Uhr wird HiOrg-Server vorübergehend nicht, oder nur im Lesezugriff, erreichbar sein. Konkret heißt das, dass Daten abgerufen, aber nicht verändert werden können. Die Mobilgeräte-Apps haben in dieser Zeit voraussichtlich keinen Zugriff.
Bitte informieren Sie auch Ihr Team und die Kollegenschaft. Vielen Dank.

Für Sie als Nutzenden und auch für alle Admins ändert sich nichts, wir übernehmen den gesamten Umzug, so dass Sie im Anschluss wieder wie gewohnt mit Ihrem HiOrg-Server arbeiten können.

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Wartungsfenster für Serverumzug

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Edit 14.11.2022: Aufgrund weiterer notwendiger Vorbereitungen verschieben sich die für heute angekündigten Wartungsarbeiten um eine Woche auf den 21. November 2022. Gleichzeitig rechnen wir dadurch mit einer deutlichen Verkürzung des Wartungsfensters.

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In den vergangenen Wochen kam es mehrfach zu Störungen in der Erreichbarkeit von HiOrg-Server. Über die Hintergründe haben wir hier vor kurzem informiert. Als Konsequenz stellen wir HiOrg-Server auf neue, technologisch moderne Beine, um zukünftig auf eventuelle Störungen der Infrastruktur flexibler reagieren zu können. Zum Abschluss der Umstellung wird das Produktivsystem nun auf eine Kubernetes-Umgebung der Ayedo Cloud Solutions GmbH umziehen, die im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH betrieben wird.

Wartungsarbeiten am 14.11.2022 ab 21 Uhr 🔧

Am 14.11.2022 werden wir alle Systeme auf die neue Plattform umziehen. Zwischen 21 Uhr und 3 Uhr wird HiOrg-Server vorübergehend nicht, oder nur im Lesezugriff, erreichbar sein. Konkret heißt das, dass Daten abgerufen, aber nicht verändert werden können. Die Mobilgeräte-Apps haben in dieser Zeit voraussichtlich keinen Zugriff.
Bitte informieren Sie auch Ihr Team und die Kollegenschaft. Vielen Dank.

Für Sie als Nutzenden und auch für alle Admins ändert sich nichts, wir übernehmen den gesamten Umzug, so dass Sie im Anschluss wieder wie gewohnt mit Ihrem HiOrg-Server arbeiten können.

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Benachrichtigungen zu Veranstaltungen

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Es gibt Neuigkeiten bei den Benachrichtigungen: Bei neuen und geänderten / gelöschten Diensten oder Terminen können qualifizierte Mitglieder und auch andere Disponierende nun direkt im System benachrichtigt werden.

Benachrichtigung zu Veranstaltungen - Quickview

Zusätzlich wird automatisch eine Push-Nachricht an Mobilgeräte ausgeliefert, diese beinhaltet wahlweise eine allgemeine Info oder eine Zusammenfassung der geänderten Daten.
Hinweis: Die ausführlichen Informationen zur entsprechenden Servereinstellungen finden Sie in diesem Beitrag, Abschnitt „Push mit spezifischen Informationen“.

Auf der Bearbeitungsseite eines Dienstes gibt es im Bereich Benachrichtigungen nun zwei neue Häkchen, die bei einer Änderung die Nachricht an unterschiedliche Empfängerkreise auslösen. Die Checkboxen sind vorausgewählt – ist kein Versand gewünscht, so kann der Haken einfach entfernt werden (bspw. bei einem Tippfehler oder einer anderen kleinen Änderung).

Benachrichtigung zu Veranstaltungen - Dienstdetails

Für Termine ist die Funktion vergleichbar auf der Detailseite eines Termins umgesetzt.

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Stellungnahme: Störung der Erreichbarkeit in KW 38

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In den vergangenen Wochen kam es mehrfach zu Störungen in der Erreichbarkeit von HiOrg-Server. Heute möchten wir über die Hintergründe und unsere Konsequenzen daraus informieren.

Die Priorität unseres Unternehmens ist die zuverlässige Bereitstellung eines stabilen und fehlerfreien Systems, welches dauerhaft erreichbar und nutzbar ist. In den letzten 20 Jahren konnten wir uns in dieser Hinsicht einen sehr guten Ruf erarbeiten, auf den wir stolz sind.

Im Jahr 2020 haben wir festgestellt, dass ein sicherer und zuverlässiger Serverbetrieb zunehmend komplexer wird. Um uns selbst mehr auf die Weiterentwicklung von HiOrg-Server konzentrieren zu können, haben wir das Thema Serverbetrieb an die Inexio IT und TK GmbH übertragen und den HiOrg-Server in deren Rechenzentrum in Saarlouis umgezogen (siehe unseren Bericht aus 12/2020). 

Die Erfahrung der vergangenen zwei Jahre hat jedoch gezeigt, dass unsere Erwartungen durch diese Kooperation nicht erfüllt werden. 

Obwohl wir uns zwischenzeitlich wieder vermehrt selbst um die Überwachung und Pflege der Produktivserver kümmern, kam es in den vergangenen Wochen leider mehrfach zu Beeinträchtigungen der Erreichbarkeit. Ein Ausfall am vergangenen Donnerstag (22.09.2022) dauerte mehr als zwei Stunden an. Ursache war eine nachhaltige Störung im Netzwerk des Rechenzentrums: einem Bereich, der leider außerhalb unseres Einflusses liegt.

Alle von HiOrg-Server bereitgestellten Dienste basieren auf serverseitigen Applikationen. Umso wichtiger ist daher die Auswahl eines geeigneten Rechenzentrums für den reibungslosen Betrieb der zentralen IT-Ressourcen. Die aktuelle Zusammenarbeit mit der Inexio IT und TK GmbH ist im Hinblick auf unsere Standards nicht länger zufriedenstellend.

Wir nutzen das Problem als Chance und stellen HiOrg-Server auf neue, technologisch moderne Beine. Um zukünftig auf eventuelle Störungen der Infrastruktur flexibler reagieren zu können, wird die Anwendung, die bislang “fest” auf mehreren Servern installiert war, derzeit von uns “containerfähig” gemacht. Sobald dies abgeschlossen ist, wollen wir das Produktivsystem auf eine Kubernetes-Umgebung der Ayedo Cloud Solutions GmbH umziehen, die im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH betrieben wird.

Diese Umstellung liegt uns (gerade auch im Hinblick auf die zurückliegenden Störungen) sehr am Herzen. Wir arbeiten mit Hochdruck daran, den Umzug noch in diesem Jahr abschließen zu können.

An dieser Stelle möchten wir uns nochmals ausdrücklich bei allen Nutzern entschuldigen, die in der vergangenen Woche an ihrer Arbeit behindert wurden. Wir sind selbst über den momentanen Zustand verärgert und setzen alles daran, in Zukunft wieder eine deutlich höhere Stabilität halten zu können.

Für Ihre Treue und das Vertrauen in uns und den HiOrg-Server sind wir sehr dankbar. ❤️

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Vereinfachte Veranstaltungsliste (ab App v5.16.10)

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Nach dem letzten Update der HiOrg-Server Mobilgeräte-App haben uns Rückmeldungen mit dem Wunsch nach einer vereinfachten Ansicht der Veranstaltungsliste erreicht. Wir haben euch gehört, euer Feedback ausgewertet und umgesetzt.

Ab Version v.5.16.10 bringt die App nun eine minimalistische Liste mit, die sich auf die wichtigsten Daten zur Veranstaltung beschränkt. Ein Klick auf das Info-Icon öffnet eine Box mit nützlichen Basisinformationen wie bspw. dem Status der Einteilungen. So können weitere Infos eingesehen werden, ohne direkt zur Detailansicht zu wechseln.

Mit dem Icon am oberen Rand kann zwischen der vereinfachten Liste und der normalen, ausführlichen Ansicht gewechselt werden.

Dieses Bild hat ein leeres Alt-Attribut. Der Dateiname ist app-v51610_liste-minimal-info.png

Leider mussten wir feststellen, dass die PieChart nicht so gut funktioniert hat wie erwartet. Es haben sich Unzulänglichkeiten gezeigt, die einen zu großen Interpretationsspielraum geschaffen haben, der an dieser Stelle so nicht gewollt ist. Daher haben wir das Element erstmal wieder entfernt. Danke auch hier für euer Feedback.

Lasst es uns wissen: Wie findet ihr die vereinfachte Liste? Sind die zusätzlichen Informationen in der Box aureichend oder nutzt ihr lieber die ausführliche Ansicht?

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Happy Birthday: Benachrichtigungen zu Geburtstagen

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Recht weit oben auf der Wunschliste befand sich sich der Vorschlag, über Geburtstage innerhalb der Organisation besser informiert zu werden. Diesen Wunsch haben wir nun umgesetzt, so dass seit letzter Woche entsprechende Benachrichtigungen im System angezeigt werden. HiOrg-Server mit aktiviertem Push-Versand liefern die Benachrichtigung auch an Mobilgeräte mit HiOrg-Server App aus.

Push-Benachrichtigung ohne Details

Diese Geburtstagsbenachrichtigungen erhalten Personen aus dem Leitungsteam einer Organisation und alle Mitglieder der gleichen Gruppe. Ist das Geburtsdatum in den Mitgliedsdaten als verborgen gekennzeichnet (Schlosssymbol vor dem Eingabefeld), so geht die Benachrichtigung ausschließlich ans Leitungsteam. Die Push-Benachrichtigung wird je nach Servereinstellung mit oder ohne Namensnennung versendet.

🪄✨ Das Geburtstagsupdate erfüllt einen Wunsch mit 795 Votes von unserer Wunschliste, wobei wir den Originalvorschlag etwas an aktuelle Gegebenheiten angepasst haben. 🧞‍♂️

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Kursteilnahme stornieren

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 3 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Bei Planung und Durchführung von öffentlichen Kursangeboten kommt es vor, dass eine angemeldete Person doch nicht am Kurs teilnehmen kann oder auch einfach nicht zum vereinbarten Termin erscheint. Das führt dann oft zu erhöhtem Verwaltungsaufwand. Mit der neuen Funktion „Kursteilnahme stornieren“ bietet HiOrg-Server KURSE nun auch eine Lösung für diese Fälle.

Teilnahmestatus

In den Details zum Teilnehmers oder zur Teilnehmerin (Anzeige über Stiftsymbol) gibt es nun einen zusätzlichen Abschnitt „Status“. Bei einer angemeldeten Person ist dieser Bereich grün hinterlegt, die Teilnahme ist aktiviert.

Ist die Teilnahme nicht möglich, kann über den Button eine Stornierung durchgeführt werden. Dabei ist es möglich, eine Bestätigungsmail zur Stornierung zu verschicken. Der Text dafür kann unter System > Einstellungen > Systemmails > Stornierungsbestätigung nach Bedarf angepasst werden. In der Liste eines Kurses werden stornierte Teilnahmen ans Ende der Liste sortiert und mit einem entsprechenden Label versehen. Zusätzlich informiert ein Hinweis über Details zur Stornierung.

Die Daten zu einer stornierte Teilnahme verbleiben im System und können auf einen anderen Kurs umgebucht oder einfach wieder aktiviert werden. Alle Statusänderungen werden in der Teilnahmehistorie erfasst.

Eine Stornierung ist über den Selbstverwaltungslink auch direkt von einem Firmenkunden selbst möglich. Über diesen Link können Teilnahmen auch wieder aktiv gesetzt werden, solange noch Plätze im Kurs frei sind.

Umbuchung

Bei den Systemmails gibt es nun auch eine neue E-Mail-Vorlage zur Bestätigung einer Umbuchung. Diese Vorlage kann auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Dabei beziehen sich die verwendeten Variablen auf den neuen Kurs. Neu sind diefolgenden beiden Variablen, die sich auf den alten Kurs beziehen:

  • [[$kursbezeich_vorher]] => Bezeichnung des ursprünglichen Kurses vor der Umbuchung
  • [[$kursbeginn_vorher]] => Kursbeginn (Datum) des ursprünglichen Kurses vor der Umbuchung

Berechnung

Wird eine Teilnahme storniert, so kann die angemeldete Person von der Zahlung der Kursgebühr befreit werden. Dazu muss nur das entsprechende Häkchen im Dialog gesetzt werden. Zur internen Dokumentation gibt es die Möglichkeit, eine Begründung zu hinterlegen. So kann die Entscheidung über die Berechnung auch im Nachgang von einem anderen Teammitglied getroffen werden.
Wird eine Teilnahme über den Selbstverwaltungslink storniert, kann selbstverständlich keine Entscheidung zur Bezahlung hinterlegt werden.

Zu diesem Thema gibt es auch einen Eintrag in unserem Wiki-Handbuch.

🪄✨ Das Update erfüllt einen Vorschlag mit 142 Votes von unserer Wunschliste. 🧞‍♂️

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