Am Dienstag, den 15. Juli 2025, war die Erreichbarkeit von HiOrg-Server gestört. Die Ursache lag jedoch nicht bei HiOrg-Server selbst, sondern in der Infrastruktur unseres Rechenzentrums Hetzner.

Was war die Ursache?

Der Auslöser des Ausfalls lag in der Infrastruktur unseres Rechenzentrums Hetzner. Dort kam es zu einer massiven Störung im Bereich der sogenannten Loadbalancer. Das sind virtuelle Maschinen, die den Datenverkehr aus dem Internet zu den jeweiligen Servern leiten. Bildlich gesprochen: Die „Tür ins Rechenzentrum“ blieb plötzlich verschlossen. Grund dafür war ein unerwarteter Neustart mehrerer dieser Systeme.

Unsere eigenen Systeme (inklusive HiOrg-Server und alle Datenbanken) liefen währenddessen stabil und fehlerfrei. Es handelte sich also um ein reines Zugangsproblem von außen.

Warum dauerte es länger als erwartet?

Die Art der Störung ließ zunächst auf eine schnell behebbare Ursache schließen. Daher haben wir bewusst davon abgesehen, unmittelbar eine alternative Infrastrukturlösung in Gang zu setzen. Diese hätte unter Umständen eine vollständige Datenmigration mit sich gebracht und in der Folge eine längere geplante Downtime beim späteren Wechsel zurück zum Normalbetrieb erfordert.

Leider stellte sich im Verlauf heraus, dass sowohl das Ausmaß als auch die Behebung komplexer waren als anfangs kommuniziert. Auch von Hetzner selbst erfolgte nur spärliche Information in längeren Zeitabständen. Erst um 13:49 Uhr wurde die vollständige Wiederherstellung der Loadbalancer-Funktion offiziell bestätigt.


Auch wenn der Ursprung der Störung außerhalb unseres direkten Einflussbereichs lag, nehmen wir die Situation sehr ernst. Gemeinsam mit unserem Hosting-Partner Ayedo prüfen wir aktuell, welche zusätzlichen Redundanzen künftig implementiert werden können, um vergleichbare Situationen in Zukunft besser abzufedern.

Wir wissen, wie wichtig ein stabiler Service für euch ist, besonders im Einsatz- und Arbeitsalltag. Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten, die euch möglicherweise durch diese Unterbrechung entstanden sind.
Euer Vertrauen ist uns sehr wichtig, deshalb setzen wir alles daran, die Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit von HiOrg-Server weiterhin auf höchstem Niveau sicherzustellen.


[Behoben] Aktuelle Störung – Statusupdate

Derzeit ist die Erreichbarkeit von HiOrg-Server gestört, aufgrund von Problemen im Bereich der Loadbalancer unseres Rechenzentrums Hetzner.

Die Techniker bei Hetzner arbeiten mit Hochdruck daran, die Ursache der Störung zu analysieren und zu beheben.

Aufgrund unserer redundaten Datenbank sowie der mehrstufigen Backup-Strategie rechnen wir nicht mit einem Datenverlust.

Sobald uns weitere Informationen vorliegen (z.B. auch eine Schätzung, wann die Störung behoben sein wird), werden wir dies hier als Update veröffentlichen.

Update 09:31 Uhr: Hetzner hat in einer Statusmeldung die o.g. vermutete Ursache bestätigt

Update 10:03 Uhr: Hetzner meldet, dass das „Verhalten behoben“ sei, und alle Loadbalancer nun den Betrieb wieder aufnehmen werden (dies kann einige Zeit dauern, da es sehr viele LB sind). Die Ursache wird weiter analysiert.

Update 10:41 Uhr: Hetzner schreibt, die Funktion aller Loadbalancer sei wiederhergestellt. HiOrg-Server ist weiterhin nicht erreichbar, wir rechnen aber mit einer Rückkehr zum Normalbetrieb in den nächsten Minuten.

Update 11:05 Uhr: Hetzner schreibt: „Einige der Load Balancer sind noch nicht wiederhergestellt. Wir werden dieses Problem in Kürze beheben.

Update 12:25 Uhr: Unsere Kollegen von Ayedo berichten, dass einige LB bei anderen Kunden inzwischen wieder online sind.

Update 13:49 Uhr: Die Störung ist (endlich) behoben.

Wir entschuldigen uns für die Ihnen evtl. entstandenen Unannehmlichkeiten.

Seit Anfang des Jahres ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für viele Unternehmen verpflichtend. Doch was bedeutet das genau?

Die E-Rechnung ist nicht einfach nur eine digitale Rechnung als PDF. Sie enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten, die von Buchhaltungssystemen direkt verarbeitet werden können. Das macht den Rechnungsprozess effizienter, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz.

Wir wissen, dass dieses Thema viele Fragen aufwirft. Die Umstellung auf die E-Rechnung betrifft nicht nur die Technik, sondern auch gesetzliche Anforderungen. Das Bundesfinanzministerium hat dazu Antworten auf häufige Fragen wie bspw. Übergangsfristen in einer FAQ zusammengefasst.

E-Rechnung in HiOrg-Server

Nächste Woche ist es soweit: Die Funktionen zur Erstellung von E-Rechnungen sind in HiOrg-Server verfügbar! 🎉

Dann könnt ihr Rechnungen nicht nur als PDF, sondern auch in den Formaten ZUGFeRD (pdf + xml) und XRechnung (xml) erstellen, verschicken und herunterladen. Diese Umstellung macht eure Rechnungsprozesse zukunftssicher und hilft euch, die gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnungspflicht zu erfüllen.

🔹 Wichtig zu wissen: Der eigentliche Rechnungsprozess bleibt gleich. Ihr erstellt Rechnungen weiterhin wie gewohnt – die Neuerung betrifft vor allem den Versand und die zusätzlichen strukturierten Daten.

Warum hat es so lange gedauert?

Wir wissen, dass viele von euch auf die E-Rechnung gewartet haben. Ein solches Projekt ist komplex, und durch tiefgreifende Änderungen im System war eine gründliche Umsetzung entscheidend. Neben technologischen Herausforderungen gab es viele Abstimmungen, Anpassungen an gesetzliche Anforderungen und ausführliche Testphasen. Gleichzeitig haben uns unerwartete Herausforderungen – inklusive krankheitsbedingter Ausfälle – vor zusätzliche Hürden gestellt. Wir möchten uns für diese Wartezeit entschuldigen, aber wir freuen uns, euch nun eine durchdachte und stabile Lösung bereitzustellen!

Was hat sich geändert?

1. Erweiterte Stammdaten

Für die E-Rechnung sind einige zusätzliche Angaben erforderlich. Daher gibt es neue oder erweiterte Felder, die teilweise auch ohne E-Rechnung nutzbar sind, bspw.:

  • Bankverbindung der Organisation
  • Ansprechpartner für Rechnungsstellung
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Steuerbefreiungsgründe

2. Steuersätze und Umsatzsteuer

  • Bisher war die Umsatzsteuer (und damit Ausweisen von netto / brutto) optional in HiOrg-Server. Nach dem Update ist die Umsatzsteuer nun fester Bestandteil jeder Rechnung.
  • Bisher gab es einen universalen Steuersatz im System. Nun können mehrere Steuersätze hinterlegt werden, die dann bei Rechnungsposten und Gebühren (Vorauswahl und Anzeige z.B. TN-Anmeldung) zur Auswahl angezeigt werden.
  • Falls keine Umsatzsteuer anfällt, muss ein Grund für die Steuerbefreiung angegeben werden.

3. Rechnungen mit mehr strukturierten Daten

  • Die Rechnungsposten enthalten nun zusätzliche Details:
    • Anzahl und Mengeneinheit
    • Beschreibung und Einzelpreis
    • Steuersatz pro Position
  • Weitere neue Angaben für die E-Rechnung:
    • Kundenreferenz (bei ZUGFeRD-Rechnungen)
    • Leitweg-ID (bei XRechnungen, relevant für öffentliche Auftraggeber)
    • Lieferantennummer und Bestellreferenz
    • Zahlungsmethode (z. B. Überweisung, Lastschrift – oder “noch nicht festgelegt”)
  • 💡 Berechnung des Brutto-Preises:
    Die Summe der Netto-Werte je Steuersatz wird berechnet, darauf die Umsatzsteuer aufgeschlagen. Dadurch kann es zu minimalen Rundungsdifferenzen im Cent-Bereich kommen – dies entspricht den Vorgaben der XRechnung.
  • Rechnungsversand mit Auswahl des gewünschten E-Rechnungsformats (pdf / ZUGPFeRD / XRechnung).

4. Standardvorlagen & neue Variablen

Für die Einführung der E-Rechnung wurden die Standardvorlagen angepasst und erweitert. Dazu stehen nun auch euch viele neue Variablen zur Verfügung (alte Rechnungen bleiben aber weiterhin lesbar).

  • Neue Vorlagen für Rechnung Dienst, Rechnung Kursteilnahme (Privatperson / BG / Arbeitgeber)
  • Neue Vorlagen für Mahnungen

Bei den Variablen gibt es nun explizite Variationen für Netto- und Brutto-Ausgaben.

Was müsst ihr tun?

Damit ihr die neuen Rechnungsfunktionen nutzen könnt, bitten wir euch, nach dem Release folgende Schritte durchzuführen:

  1. Einstellungen anpassen:
    • Unter System → Einstellungen → Rechnungen sollten die neuen Felder wie Ansprechpartner, Bankverbindung und Steuernummer /USt-ID ausgefüllt werden.
    • Kontrolliert die Liste mit den Steuersätzen und ergänzt diese bei Bedarf (Um Inkonsistenzen zu vermeiden, wurden alle bisher benutzten Steuersätze in die neue Liste übernommen).
    • Für steuerfreie Rechnungen: Gebt den Grund der Steuerbefreiung (z. B. karitative Zwecke, §4 UStG) an.
  2. Rechnungsvorlagen aktualisieren:
    • Falls ihr eigene Rechnungsvorlagen nutzt, überprüft und aktualisiert diese, damit alle neuen Variablen korrekt dargestellt werden.
    • Ersetzt veraltete Platzhalter wie [[$zeilen_intab]] durch aktuelle Variablen wie [[$zeilen_intab_netto]]. Eine vollständige Liste der neuen Variablen findet ihr nach Release in der Variablenliste im HiOrg-Server.
  3. Vorlagen für Mahnungen aktualisieren:
    • Mahngebühren werden nicht mehr als Teil der Rechnungsposten über [[$zeilen_intab_*]] ausgegeben und sind automatisch steuerfrei.
  4. Vergleich und Test:
    • Überprüft bei euren Preisangaben, ob die richtigen Steuersätze hinterlegt sind.
      • Materialanforderung unter System > Einstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular
      • Kursgebühren / Zusatzleistungen unter System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine
    • Vergleicht bestehende Rechnungen mit den neuen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt übernommen wurden.
    • Um XRechnungen zu prüfen könnt ihr einen Validator (bspw. https://erechnungsvalidator.service-bw.de/) nutzen.

Wartungsfenster

Zur finalen Umstellung ist ein Wartungsfenster erforderlich, in dem HiOrg-Server kurzzeitig nicht verfügbar ist:

⚠️  Wartung: Mittwoch, 09.04.2025 ab 22:00 Uhr

Wir rechnen aktuell mit einer Downtime von etwa 3 Stunden.

Hilfe und Unterstützung

Falls ihr Fragen habt oder Unterstützung benötigt, stehen euch folgende Ressourcen zur Verfügung:

Wir danken euch für euer Verständnis und eure Geduld. Die Einführung der E-Rechnung bringt viele Vorteile mit sich – wir sind gespannt auf euer Feedback! 😊

Dank eurer großartigen Teilnahme und wertvollen Einblicke aus der ersten Interviewrunde haben wir fünf zentrale Themen identifiziert, die direkt Einfluss auf eure Arbeit und unser System haben. Nun möchten wir in die zweite Runde gehen und herausfinden, welche Themen euch am wichtigsten sind und weiter vertieft werden sollen.

Folgende Themen stehen zur Auswahl:

  • 🔥 Angebot / Kostenvoranschlag im Rahmen einer Sanitätsdienst-Anforderung
  • 🔥 Aufgabenverwaltung in der Mobilgeräte-App
  • 🔥 Einsatzbericht nach Dienstabschluss
  • 🔥 Materialverwaltung im Alltag
  • 🔥 Zusammenarbeitsfunktionen für gemeinsame Veranstaltungen in HiOrg-Server

Da das Interesse an unseren ersten Experteninterviews sehr hoch war und die Plätze schnell ausgebucht waren, möchten wir diesmal sicherstellen, dass jeder flexibel teilnehmen kannDie Einladung richtet sich an alle, unabhängig davon, ob ihr Admin eures HiOrg-Servers seid.
Der Ablauf ist einfach: Der Link führt euch zu unserem Insight in HiOrg-Server, von dort aus kommt ihr zur Umfrage.
⚠️ Der Link funktioniert nur, wenn ihr bereits am Server eingeloggt seid. Falls ihr euch zuerst noch einloggen müsst, erreicht ihr die Insights über die Glühbirne oben rechts.

Warum dieser Ablauf?

Um sicherzustellen, dass die Abstimmung nur für registrierte Kunden zugänglich ist, erfolgt sie ausschließlich über HiOrg-Server. So können wir gewährleisten, dass nur diejenigen an der Weiterentwicklung beteiligt sind, die aktiv mit dem System arbeiten. Wir wissen, dass der Weg etwas umständlicher ist, aber nur so bleibt die Abstimmung repräsentativ. 

Warum diese Abstimmung?

„Habt ihr keine eigenen Ideen?“ – Doch, haben wir! 😃
Unser Ziel ist es jedoch, HiOrg-Server kontinuierlich zu verbessern – für euch und mit euch! Dafür müssen wir eure Bedürfnisse kennen und Eure Rückmeldungen geben uns dazu gezielte Anhaltspunkte. Nur so können wir wir euch noch besser unterstützen. 
Wir danken euch herzlich für die Mithilfe und euer Engagement bei der Weiterentwicklung. 🫶

Leider kam es gestern (11.09.2024) im Lauf des Tages bei HiOrg-Server zu Performance-Problemen. Einige von euch haben möglicherweise eine langsame Reaktionszeit oder Schwierigkeiten bei der Erreichbarkeit des Systems bemerkt. Wir verstehen, wie frustrierend das sein kann und entschuldigen uns aufrichtig für die Unannehmlichkeiten.

Aktuell ist die Situation stabil, jedoch ist unsere Analyse noch nicht abgeschlossen. Wir arbeiten mit Hochdruck daran, die Ursache zu identifizieren und sicherzustellen, dass solche Probleme in Zukunft vermieden werden.

Vielen Dank für euer Verständnis und eure Geduld. Wir halten euch weiterhin auf dem Laufenden und informieren euch hier, sobald wir mehr wissen.

💡 Wir freuen uns, euch heute eine spannende Neuerung in HiOrg-Server vorzustellen: den Insights-Bereich!
Dieser neue Bereich ist euer zentraler Ort für alle Updates, Produktverbesserungen und Neuigkeiten aus unserem Unternehmen.

Was ist der Insights-Bereich?

Der Insights-Bereich ist eine neue Funktion innerhalb von HiOrg-Server, die euch aktuelle Informationen bietet. HiOrg-Server wird ständig weiterentwickelt und verbessert. Mit dem Insights-Bereich machen wir diesen Prozess für euch transparent und zeigen euch, woran wir gerade arbeiten.

Hier findet ihr alles, was ihr über neue Features, behobene Fehler und wichtige Unternehmensnachrichten wissen müsst. Unser Ziel ist es, euch einen umfassenden Überblick über die Weiterentwicklungen unserer Software zu geben und euch stets auf dem Laufenden zu halten.

  • Einfache Navigation: Vielleicht habt ihr schon die neue Glühbirne oben rechts bemerkt. Wenn sie leuchtet, gibt es Neuigkeiten! Ein Klick auf die Lampe führt euch direkt zur Insights-Seite, wo ihr alle aktuellen Informationen findet.
Absprung zu HiOrg-Server Insights über die Navbar
  • Immer informiert: Bleibt stets auf dem neuesten Stand über neue Funktionen und Bugfixes. So könnt ihr die Vorteile unserer aktuellen Entwicklungen sofort nutzen und eure Arbeitsabläufe effizienter gestalten.
    Anhand der Icons könnt ihr leicht erkennen, worum es bei dem Eintrag geht:
Verschiedene Typen von HiOrg-Server Insights
  • Kontinuierliche Verbesserung: Oft sind Verbesserungen von kleiner Natur und nicht direkt sichtbar. Mit dem Insights-Bereich könnt ihr genau sehen, welche Änderungen und Verbesserungen wir vornehmen. So möchten wir euer Vertrauen in unser Produkt stärken und zeigen, dass wir kontinuierlich daran arbeiten, eure Erfahrung zu verbessern.

Lasst uns starten

Der neue Insights-Bereich ist ein weiterer Schritt in Richtung mehr Transparenz und Nutzerfreundlichkeit. Wir freuen uns darauf, eure Meinung zu hören und gemeinsam mit euch HiOrg-Server weiterzuentwickeln. Schaut regelmäßig vorbei und bleibt immer auf dem Laufenden!

Habt ihr Fragen oder Anmerkungen? Zögert nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind gespannt auf euer Feedback und freuen uns darauf, von euch zu hören! 👍

Wir möchten euch über eine wichtige Änderung in unserem SMS-Angebot informieren. In den letzten Jahren haben wir zwei Versandmethoden angeboten: Standard-SMS und Prio. Leider stellt unser Anbieter für Prio-SMS seine Dienstleistung ein.

Für echte zeitkritische SMS, sind viele von euch bereits auf alternative Lösungen umgestiegen. Zudem sind die SMS-Kanäle nicht mehr so ausgelastet wie noch vor einem Jahrzehnt. Auch an hochfrequentierten Tagen wie bspw. Silvester werden Standard-SMS innerhalb kurzer Zeit zugestellt.

Da Prio-SMS aus all diesen Gründen nur wenig genutzt wurden, haben wir beschlossen, zukünftig nur noch Standard-SMS anzubieten. Der Preis bleibt mit 9ct / SMS gleich.

Am Mittwoch, den 29.05.2024, führen wir ein notwendiges Update der Google-Schnittstelle durch, die für den Versand von Push-Benachrichtigungen benötigt wird. Dadurch kann es vorkommen, dass die Push-Funktionalität der HiOrg-Server Mobilgeräte-App für Android zwischen 14:00 und 16:00 Uhr eingeschränkt ist.

Der HiOrg-Server selbst bleibt durchgehend verfügbar und auch die Nutzung der Mobilgeräte-Apps für iOS wird voraussichtlich nicht beeinträchtigt.

Vielen Dank für euer Verständnis. Wir entschuldigen uns für eventuelle Unannehmlichkeiten.