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Ausbildungsbeauftragte Petra Kolleechin

Für Gliederungen des Arbeiter Samariter Bundes (ASB) haben wir in HiOrg-Server KURSE spezielle Vorlagen zum Eindruck in die offiziellen Blanko-Teilnahmebescheinigungen hinterlegt. Diese Vorlagen können nur in qualifizierten Servern (ASB) ausgewählt werden. Bei Fragen wendet euch gerne an unseren Support.

Rückmeldebogen mit Teilnehmerdatenblatt

Einige von euch nutzen für Feedback zu durchgeführten Kursen den ASB-Rückmeldebogen mit Teilnehmerdatenblatt. Für euch wird es nun einfacher: Wir haben genau dafür eine Vorlage zum Eindruck erstellt, sodass ihr die Blätter bereits mit den Kurs- und TN-Daten vorausgefüllt an die Teilnehmenden austeilen könnt.

👉 Interessierte Gliederungen können diese Vorlage auf Wunsch in ihrem Server freischalten. Eine kurze Nachricht an unser Support-Team genügt, bitte euer Kürzel nicht vergessen.
Die Vorlage lässt sich danach in den Einstellungen unter System > Einstellungen > Formulare im Bereich  Formulare zu Kursen  auswählen. Der Rückmeldebogen ist in 2 Varianten verfügbar:

  • Einzelseiten: Dabei druckt ihr mit der Vorlage „ASB-Rückmeldebogen / TN-Datenblatt (Seite 1)“ zuerst alle Vorderseiten, legt das Papier zurück in den Drucker und nutzt „ASB-Rückmeldebogen / Kursdaten (Seite 2)“ für die Rückseite.
  • Duplexdruck: Die Vorlage „ASB-Rückmeldebogen / TN-Datenblatt (Duplexdruck)“ kann von geeigneten Druckern in einem Schritt beidseitig ausgedruckt werden.

Allgemeine TN-Bescheinigung mit Freifeld UE

Seit ein paar Wochen ist auch eine Vorlage zum Eindruck in den ASB-Vordruck EHNNEU 2023 (Allgemeine TN-Bescheinigung mit Freifeld für die Unterrichtseinheiten) in HiOrg-Server KURSE hinterlegt.

Das Dokument kann bei den Einstellungen des jeweiligen Kurstyps ausgewählt werden. Dazu ruft ihr System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine auf. Im unteren Teil der Seite findet ihr dann Teilnehmerbescheinigung gestalten – Auswahlfeld: ‚Vorlage TN-Bescheinigung laden‘

ASB TN-Bescheinigung EHNNEU 2023 (Stand 11/2023)

Das Template ist unter der Bezeichnung „ASB EHNNEU 2023 – Allgemeine TN-Besch., UE Freifeld (Stand 11/2023)“ hinterlegt. Zur Änderung wird das Recht admin oder kurse benötigt.

Weitere Vorlagen

Zusätzlich zu den neueren Vorlagen sind bereits weitere Templates zum Eindruck in die offiziellen Bescheinigungen verfügbar:

Erweiterung zu Verpflegungsinfos

Seit einiger Zeit können Ernährungsgewohnheiten von Mitgliedern in HiOrg-Server hinterlegt werden. Aufgrund eurer Rückmeldungen können diese nun auch in der Mitgliederliste eingeblendet und ausgedruckt werden. Dazu findet ihr bei der Spaltenauswahl im Kopfbereich der Seite die neue Checkbox „Ernährung“. Das Häkchen zur Sichtbarkeit versteckter Daten auf der Mitgliederliste wird beachtet.

Zusätzlich sind die Variablen (Platzhalter) zur Ausgabe der Ernährungsdetails nun auch für andere Formulare verfügbar.

  • [[$ernaehrung1]] – Helfer 1: Ernährungsgewohnheiten
  • [[$allerg_intol1]] – Helfer 1: Lebensmittelallergien/-intoleranzen
  • [[$verpflegung_weit1]] – Helfer 1: weitere Angaben zur Verpflegung

Bisher waren diese auf die Verpflegungslisten für Dienste / Termine beschränkt.


Systemformulare verbergen

In HiOrg-Server gibt es verschiedene Formulare, die vom System standardmäßig zur Verfügung gestellt werden, bspw. für interne Dienst-Details, eine Verpflegungsliste oder Kursteilnehmer-Datenblätter (in HiOrg-Server KURSE). Ihr findet sie unter „System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare“.
Diese Vorlagen (und alle eigenen) können zur besseren Übersicht nun ausgeblendet werden. Dazu gibt es in der Detailansicht einer Vorlage eine neue Checkbox, die folgendes bewirkt:

Checkbox: Vorlage verbergen
  • Das Formular wird in den Einstellungen als (verborgen) gekennzeichnet.
  • Verborgene Vorlagen werden im Formular-Center nicht angezeigt.
  • Links zu verborgenen Vorlagen werden auf der TN-Liste nicht angezeigt.
  • Verborgene Vorlagen sind weiterhin direkt aufrufbar, wenn man den Link kennt.

Beispiele für die Anwendung:

  • Standardformulare wie bspw. Dienst- oder Termin-Details (intern) sind nicht gewünscht, da eine eigene Vorlage erstellt wurde.
  • Es werden Kurse durchgeführt, die nicht mit der BG abgerechnet werden. Für diese Kurstypen kann das BG-Abrechnungsformular ausgeblendet werden. (in HiOrg-Server KURSE)

Ausbilder einteilen (HiOrg-Server KURSE)

Wurde ein Ausbilder zu einem Kurs eingeteilt, war bisher nicht deutlich erkennbar, wie sich das System im Anschluss verhält. Hier haben wir etwas nachgebessert und so kann man nun direkt per Button entscheiden, ob nach der Einteilung noch Benachrichtigungen zum Vorgang versendet werden sollen.

Ausbilder einteilen

Teilnehmerliste (HiOrg-Server KURSE)

Ein kleines Update gibt es auch bei der Teilnehmerliste von Kursen. Um einen besseren Workflow zu ermöglichen, kann man bei Firmenteilnehmenden nun direkt zu den entsprechenden Kundendetails springen, ohne dass man den Umweg über das Anwendungsmenü nehmen muss. Dazu genügt ein Klick auf den Unternehmensnamen.
In den Kundendetails findet ihr neben Kontaktangaben auch Informationen zu hinterlegten Kursorten, Berufsgenossenschaften und allen Kursen, die mit Mitarbeitenden aus diesem Unternehmen durchgeführt wurden.


Wir sind froh, mit unseren kontinuierlichen kleinen Updates einen Beitrag zu eurer Unterstützung leisten zu können, und freuen uns wie immer auf euer Feedback.

Menschen haben zunehmend divergente Essgewohnheiten und gleichzeitig nehmen auch Lebensmittelallergien und Intoleranzen zu. Auf diesen Umstand sollte auch bei Gemeinschaftsveranstaltungen mit Verpflegung eingegangen werden, damit alle Helfenden satt und zufrieden sind.

Um hier zu unterstützen können in HiOrg-Server nun Verpflegungsoptionen abgebildet werden. Die Änderung umfasst die drei neuen Eingabefelder

  • Ernährungsgewohnheit
  • Lebensmittelallergien / -intoleranzen
  • weitere Angaben zur Verpflegung (Freitext).
Ernährungsgewohnheiten erfassen
Ernährungsgewohnheiten erfassen

Die Informationen können vom Mitglied selbst in den persönlichen Daten (über „Mein Konto > Meine Daten > weitere Angaben“) eingetragen werden.
Zusätzlich gibt es zwei neue Standardformulare zur Anzeige der Verpflegung bei einer Veranstaltung

  • Verpflegungsliste Dienst („System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare > Formulare zu Diensten“)
  • Verpflegungsliste Termin („System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare > Formulare zu Terminen“)

Die Sichbarkeit der hinterlegten Standardformulare ist auf Verantwortliche für einen Dienst / Termin, sowie Nutzende mit dem Recht sandienst oder termine begrenzt.

Dokumente direkt anzeigen

Eine Neuerung gibt es auch bei den Anzeigemöglichkeiten von hinterlegten Dokumenten. Dokumente konnten im Browser-System bisher nicht direkt angezeigt werden, sondern mussten vor dem Öffnen erst lokal gespeichert werden.

Diese Funktionalität haben wir nun vereinfacht. Ein Klick auf den Namen öffnet das Dokument direkt im Browser. Klickt man auf das Icon neben dem Namen wird die Datei wie bisher heruntergeladen und gespeichert.

Viele Organisationen haben wichtige Formularvorlagen (bspw. Dienstprotokolle oder Anwesenheitslisten) in ihrem HiOrg-Server hinterlegt. Die neue v5.17.13 der HiOrg-Server Mobilgeräte-App bringt nicht nur kleine Verbesserungen unter der Haube mit sich, sondern auch ein neues Feature: Über die App können nun die hinterlegten Formulare zu Mitgliedern und Veranstaltungen aufgerufen werden.

Mobile App v5.17.13 - Dokumente & Formulare
Mobile App v5.17.13 - Dokumente & Formulare

Die Formulare zu Mitgliedern findet ihr über ein Icon am oberen Bildschirmrand. Bei den Veranstaltungen gibt es einen eigenen Abschnitt auf der Detailseite.
Bitte beachten: Je nach Benutzerrecht fällt die Auswahl der angezeigten Objekte unterschiedlich aus, ohne Recht mitglieder wird auch das Icon nicht angezeigt.

📲 Die v5.17.13 der HiOrg-Server App wird gestaffelt ausgerollt und wird im Lauf der Woche für alle Plattformen (Android und iOS) verfügbar sein.

Die Deutsche gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) hat ein überarbeitetes Formular für die Abrechnung von Erste-Hilfe-Kursen veröffentlicht. Die neue Version (Stand 01/2023) löst das bisherige Abrechnungsformular (Stand 07/2021) ab.
Das aktualisierte Formular haben wir bereits umgesetzt und heute in HiOrg-Server KURSE integriert. Sofern ihr bisher die Standardvorlage genutzt habt ist die neue Version direkt aktiv, und ihr müsst nichts weiter unternehmen (leicht zu erkennen am Stand-Datum in der linken unteren Ecke).

  • Hinweis: Die Aktualisierung des Formulars durch die DGUV erfolgt aufgrund der Einführung der einheitlichen Unternehmensnummer (UNR.S). Das Feld „Mitgliedsnummer / Versicherungsnummer“ wurde in „Unternehmensnummer (UNR.S, 15 Ziffern)“ umbenannt. Wir werden diese Benennung in HiOrg-Server KURSE übernehmen.
  • Nach Rücksprache mit der DGUV haben wir erfahren, dass (übergangsweise) Kurse weiterhin mit der Mitgliedsnummer abgerechnet werden können, da noch nicht alle Unternehmen über die neue Unternehmensnummer verfügen.

Eigenes Abrechnungsformular anpassen

Wenn ihr eine eigene, abgeänderte Version des Abrechnungsformulars nutzt, muss diese von euch selbst angepasst werden. Wir empfehlen wir die eigene Vorlage zu löschen (um zunächst unsere aktualisierte Standardvorlage zu übernehmen) und dann eure gewünschten Änderungen nochmals durchzuführen:

  1. Eigene Vorlage aufrufen (System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare > Systemformulare bearbeiten – Formulare zu Kursen). Eigene Änderungen merken / Vorlage extern kopieren.
  2. Vorlage löschen (‚Diese eigene Vorlage löschen‚ am Ende der Seite) und so die Standardvorlage aktivieren.
  3. Ein neues Formular mit der Vorlage ‚Formular für die Abrechnung bei der BG‘ anlegen und die gewünschten Änderungen durchführen. Speichern.
  4. Das Abrechnungsformular ist auch als Mailanhang (unausgefüllt) beim E-Mailtyp ‚autom. Bestätigungsmail an Kursteilnehmer nach Anmeldung über das Internet wenn er über BG teilnimmt‚ hinterlegt und muss ggfs. gegen die eigene Version getauscht werden (unter System > Einstellungen > Systemmails > E-Mail-Vorlagen für Standard-Mails bearbeiten).

Link zur Meldung der DGUV: https://dguv.de/fb-erstehilfe/index.jsp

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 3 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

In der vergangenen Woche hat der Dachverband Deutsche gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) ein neues Abrechnungsformular für Erste Hilfe-Kurse veröffentlicht, welches ab sofort genutzt werden soll. Dieses Formular haben wir bereits umgesetzt und heute in den HiOrg-Server integriert. Sollten Sie keine eigene, veränderte Vorlage für dieses Formular konfiguriert haben, ist das neue Formular damit in Ihrem HiOrg-Server schon aktiv, und Sie müssen nichts weiter unternehmen.

Wenn Sie jedoch eine eigene, veränderte Vorlage dieses Formulars nutzen, empfehlen wir Ihre eigene Vorlage zu löschen (um zunächst unsere Standardvorlage zu übernehmen) und  dann ggf. notwendige Änderungen nach Ihren Wünschen wieder nachzuvollziehen.

Sie finden das Formular in den Einstellungen zu folgenden Bereichen:

  • „Formulare“ : „Formulare für Kurse“
  • „Systemmails“ : als Blanko-Mailanhang  für den E-Mail-Typ „autom. Bestätigungsmail an Kursteilnehmer  …“

Hinweis: In diesem Zuge wurde das Formular durch die DGUV von „BG-Anmeldeformular“ in „BG-Abrechnungsformular“ unbenannt. Wir werden diese Benennung im HiOrg-Server übernehmen.

Link zur Meldung der DGUV: https://www.dguv.de/fb-erstehilfe/nachrichten/meldungen-2021/ueberarb-formular/index.jsp

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.
QR-Code für Formulare

Kürzlich haben wir ein neues Link-Schema vorgestellt, das Veranstaltungen direkt in der HiOrg-Server App öffnen kann. Ohne App wird die Veranstaltung wie bisher im Browser angezeigt.

Passend dazu ist nun eine neue Variable für Formulare verfügbar, die einen QR-Code zu Diensten, Kursen und Terminen erzeugt. In diesem Code ist ein Link hinterlegt. Scannt man den Code mit dem Mobilgerät, wird die entsprechende Veranstaltung aufgerufen.

Die im Server hinterlegten Standardvorlagen für Details zu Diensten, Kursen und Terminen haben wir bereits mit dem QR-Code ausgestattet. Wenn Sie individuellen Vorlagen und Formulare nutzen, können Sie den QR-Code mit der Variable [[$veranst_qrcode]] einbinden.

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