Für Gliederungen des Arbeiter Samariter Bundes (ASB) haben wir eine neue Vorlage für Teilnahmebescheinigungen in HiOrg-Server KURSE hinterlegt. Die Vorlage ist zum Eindrucken in den neuen ASB-Vordruck EHG 2023 (Erste-Hilfe-Grundlehrgang) vorgesehen.
Die Vorlage kann in qualifizierten Servern (ASB) beim jeweiligen Kurstyp ausgewählt werden. Dazu ruft ihr System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine auf. Im unteren Teil der Seite dann Teilnehmerbescheinigung gestalten – Auswahlfeld: ‚Vorlage TN-Bescheinigung laden‘.
Das Template ist unter der Bezeichnung „ASB TN-Besch. einer betrieblichen Erste-Hilfe-Ausbildung (Stand EHG 2023)“ hinterlegt. Es wird zur Änderung das Recht admin benötigt.
Die Deutsche gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) hat ein überarbeitetes Formular für die Abrechnung von Erste-Hilfe-Kursen veröffentlicht. Die neue Version (Stand 01/2023) löst das bisherige Abrechnungsformular (Stand 07/2021) ab. Das aktualisierte Formular haben wir bereits umgesetzt und heute in HiOrg-Server KURSE integriert. Sofern ihr bisher die Standardvorlage genutzt habt ist die neue Version direkt aktiv, und ihr müsst nichts weiter unternehmen (leicht zu erkennen am Stand-Datum in der linken unteren Ecke).
Hinweis: Die Aktualisierung des Formulars durch die DGUV erfolgt aufgrund der Einführung der einheitlichen Unternehmensnummer (UNR.S). Das Feld „Mitgliedsnummer / Versicherungsnummer“ wurde in „Unternehmensnummer (UNR.S, 15 Ziffern)“ umbenannt. Wir werden diese Benennung in HiOrg-Server KURSE übernehmen.
Nach Rücksprache mit der DGUV haben wir erfahren, dass (übergangsweise) Kurse weiterhin mit der Mitgliedsnummer abgerechnet werden können, da noch nicht alle Unternehmen über die neue Unternehmensnummer verfügen.
Eigenes Abrechnungsformular anpassen
Wenn ihr eine eigene, abgeänderte Version des Abrechnungsformulars nutzt, muss diese von euch selbst angepasst werden. Wir empfehlen wir die eigene Vorlage zu löschen (um zunächst unsere aktualisierte Standardvorlage zu übernehmen) und dann eure gewünschten Änderungen nochmals durchzuführen:
Eigene Vorlage aufrufen (System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare > Systemformulare bearbeiten – Formulare zu Kursen). Eigene Änderungen merken / Vorlage extern kopieren.
Vorlage löschen (‚Diese eigene Vorlage löschen‚ am Ende der Seite) und so die Standardvorlage aktivieren.
Ein neues Formular mit der Vorlage ‚Formular für die Abrechnung bei der BG‘ anlegen und die gewünschten Änderungen durchführen. Speichern.
Das Abrechnungsformular ist auch als Mailanhang (unausgefüllt) beim E-Mailtyp ‚autom. Bestätigungsmail an Kursteilnehmer nach Anmeldung über das Internet wenn er über BG teilnimmt‚ hinterlegt und muss ggfs. gegen die eigene Version getauscht werden (unter System > Einstellungen > Systemmails > E-Mail-Vorlagen für Standard-Mails bearbeiten).
In der letzten Woche wurden für HiOrg-Server KURSE mehrere kleinere Updates veröffentlicht.
Kurstyp nur für Selbstzahler
Für bestimmte Kurse macht es keinen Sinn, in der öffentlichen Teilnehmeranmeldung eine Kostenübernahme durch den Arbeitgeber anzubieten (z.B. Erste Hilfe am Kind, EH am Hund, Abendkurs für Eltern o.ä.).
Daher gibt es neben „öffentlich / BG“ und „interne Ausbildung“ nun noch die dritte Option „öffentlich / nur für Selbstzahler“. Die Auswahl befindet sich in der Ansicht zum Bearbeiten eines Kurstyps (System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine) und dort unter Gebühr und Zusatzleistung > Art des Kurses.
Wurde die Option „öffentlich / nur für Selbstzahler“ gewählt, so kann der Teilnehmer selbst im Rahmen der öffentlichen Teilnehmeranmeldung keinen Arbeitgeber als Kostenträger auswählen. Über die interne Ansicht können den Kursen jedoch weiterhin Teilnehmer, die über die BG / UVT oder den Arbeitgeber abgerechnet werden, hinzugefügt werden.
Löschen von Kursteilnehmern
Durch das Feature „Teilnahme stornieren“, sollte es im Tagesgeschäft eigentlich nicht mehr vorkommen, dass man einen Kursteilnehmer komplett löschen muss. Stattdessen wird i.d.R. eine Umbuchung oder Stornierung durchgeführt. Bei diesen Aktionen bleibt – im Gegensatz zum Löschen – die Historie zum Datensatz erhalten.
Um zu verhindern, dass Teilnehmer versehentlich gelöscht werden, kann die Möglichkeit zum Löschen nun in den Einstellungen (System > Einstellungen > Ausbildung allgemein) deaktiviert werden. Durch ein kurzzeitiges Aktivieren der Funktion kann bei Bedarf weiterhin das Löschen eines Teilnehmers vorgenommen werden.
Das Löschen von Teilnehmern über die Funktion „Alte Daten löschen“ unter System > Datenpflege > Bereinigen bleibt davon unberührt, d.h. über diese Funktion können weiterhin alte Teilnehmer-Datensätze komplett aus dem System gelöscht werden, auch wenn die Funktion zum Löschen von TN deaktiviert wurde.
Externe Kursanfrage
Über die öffentlichen Kursansicht besteht für interessierte Firmen die einfache Möglichkeit, einen individuellen Kurs direkt beim Veranstalter anzufragen (sofern der Button nicht deaktiviert wurde). Der Kurs wird dann bequem mit allen Daten zur Freigabe in den HiOrg-Server übernommen. Hier haben wir die E-Mail-Adresse des anfragenden Unternehmens nun als Pflichtfeld gesetzt. Bisher war die Eingabe optional, so dass diese Angabe oft nicht gemacht wurde und man dann die E-Mail-Adresse erst nochmal erfragen musste.
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Bei Planung und Durchführung von öffentlichen Kursangeboten kommt es vor, dass eine angemeldete Person doch nicht am Kurs teilnehmen kann oder auch einfach nicht zum vereinbarten Termin erscheint. Das führt dann oft zu erhöhtem Verwaltungsaufwand. Mit der neuen Funktion „Kursteilnahme stornieren“ bietet HiOrg-Server KURSE nun auch eine Lösung für diese Fälle.
Teilnahmestatus
In den Details zum Teilnehmers oder zur Teilnehmerin (Anzeige über Stiftsymbol) gibt es nun einen zusätzlichen Abschnitt „Status“. Bei einer angemeldeten Person ist dieser Bereich grün hinterlegt, die Teilnahme ist aktiviert.
Ist die Teilnahme nicht möglich, kann über den Button eine Stornierung durchgeführt werden. Dabei ist es möglich, eine Bestätigungsmail zur Stornierung zu verschicken. Der Text dafür kann unter System > Einstellungen > Systemmails > Stornierungsbestätigung nach Bedarf angepasst werden. In der Liste eines Kurses werden stornierte Teilnahmen ans Ende der Liste sortiert und mit einem entsprechenden Label versehen. Zusätzlich informiert ein Hinweis über Details zur Stornierung.
Die Daten zu einer stornierte Teilnahme verbleiben im System und können auf einen anderen Kurs umgebucht oder einfach wieder aktiviert werden. Alle Statusänderungen werden in der Teilnahmehistorie erfasst.
Eine Stornierung ist über den Selbstverwaltungslink auch direkt von einem Firmenkunden selbst möglich. Über diesen Link können Teilnahmen auch wieder aktiv gesetzt werden, solange noch Plätze im Kurs frei sind.
Umbuchung
Bei den Systemmails gibt es nun auch eine neue E-Mail-Vorlage zur Bestätigung einer Umbuchung. Diese Vorlage kann auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Dabei beziehen sich die verwendeten Variablen auf den neuen Kurs. Neu sind diefolgenden beiden Variablen, die sich auf den alten Kurs beziehen:
[[$kursbezeich_vorher]] => Bezeichnung des ursprünglichen Kurses vor der Umbuchung
[[$kursbeginn_vorher]] => Kursbeginn (Datum) des ursprünglichen Kurses vor der Umbuchung
Berechnung
Wird eine Teilnahme storniert, so kann die angemeldete Person von der Zahlung der Kursgebühr befreit werden. Dazu muss nur das entsprechende Häkchen im Dialog gesetzt werden. Zur internen Dokumentation gibt es die Möglichkeit, eine Begründung zu hinterlegen. So kann die Entscheidung über die Berechnung auch im Nachgang von einem anderen Teammitglied getroffen werden. Wird eine Teilnahme über den Selbstverwaltungslink storniert, kann selbstverständlich keine Entscheidung zur Bezahlung hinterlegt werden.
Zu diesem Thema gibt es auch einen Eintrag in unserem Wiki-Handbuch.
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In den letzten Wochen haben wir mehrere sicherheitsrelevante Updates durchgeführt. Diese passieren meist im Hintergrund, manchmal wirken sie sich aber auch auf das bestehende System aus. Aus diesem Grund gibt es hier eine kurze Zusammenfassung der Änderungen:
Update PDF-Wandler
Um PDF-Dateien für Formulare oder bspw. Teilnahmebescheinigungen zu erzeugen, bietet HiOrg-Server unterschiedliche Versionen des PDF-Wandlers „dompdf“ an. Wie bereits vor längerem angekündigt, wurden die veralteten Versionen dompdf 0.5.1 oder dompdf 0.6.1 aufgrund von regelmäßigen Sicherheitsupdates nun endgültig abgeschaltet. Weitere Hinweise finden Sie in unserem vorigen Beitrag, zusätzlich haben wir in unserem Handbuch einen Leitfaden zur Migration von Vorlagen bereitgestellt. Bitte kontrollieren Sie Ihren Vorlagen und aktualisieren Sie diese bei Bedarf.
Abschaltung der öffentlichen Kursangebote (alte Version)
Mit HiOrg-Server KURSE können Ausbildungsangebote nicht nur verwaltet, sondern auch direkt auf der eigenen Webseite eingebunden werden. So können sich potentielle Teilnehmer bequem informieren, zum gewählten Kurstermin anmelden und auf Wunsch direkt per PayPal bezahlen.
Ende 2020 haben wir die neue Oberfläche für öffentliche Kursangebote und Teilnehmeranmeldung vorgestellt, die mittels neuem Link eingebunden werden kann. Im Zuge der laufenden Updates wurde die alte Darstellung nun komplett entfernt und ist nicht länger verfügbar. Sollten Sie es noch nicht getan haben, so müssen Sie die Verknüpfung auf Ihrer Webseite JETZT zwingend austauschen, um weiterhin Kursangebote aus HiOrg-Server präsentieren zu können.
Nachtrag zu Log4J
Im Dezember sorgte eine kritische Sicherheitslücke in der Java-Bibliothek Log4J für Aufregung. Zu diesem Thema haben uns mehrere Nachfragen erreicht. Die Anwendung HiOrg-Server benötigt zur Ausführung kein Java. Auch auf den Servern, die unmittelbar der Bereitstellung der HiOrg-Server-Anwendung dienen, wird kein Paket eingesetzt welches das betroffene Modul nutzt. Somit ist die HiOrg-Server Kernanwendung von der Lücke nicht betroffen. Von den Anbietern unserer internen Entwicklungsumgebung, Kommunikations- und Projektsoftware gibt es öffentliche Statements, dass die jeweils von uns eingesetzte Software nicht betroffen ist.
Darüber hinaus betreiben wir auf getrennten Servern weitere Dienste, z.B. ein Ticketsystem zur Beantwortung von Supportanfragen und Qualitätsanalyse von Sourcecode. Diese Systeme waren grundsätzlich theoretisch angreifbar, sind jedoch überwiegend nur aus unserem internen Netzwerk erreichbar. Wir haben trotzdem unmittelbar nach Bekanntwerden der Log4J-Lücke die jeweils von den Herstellern empfohlenen Sofort-Absicherungsmaßnahmen getroffen und nach Verfügbarkeit die entsprechenden Updates eingespielt, so dass wir auch hier keiner Gefahr mehr ausgesetzt sind.
Die Priorität unseres Unternehmens ist die zuverlässige Bereitstellung eines stabilen und fehlerfreien Systems, welches dauerhaft erreichbar und nutzbar ist. Bei Fragen zu diesem oder anderen Themen kontaktieren Sie uns bitte einfach.
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Viele Menschen greifen immer stärker auf Online-Bezahlservices zurück. Aus diesem Grund bietet HiOrg-Server KURSE Ihren Kursteilnehmern nun die Möglichkeit, eine Kursbuchung direkt mit einer Zahlung per PayPal abzuschließen. Aber das ist noch nicht alles, es gibt noch weitere kleine Updates.
Zahlungsarten für Selbstzahler
Meldet sich zukünftig ein Teilnehmer über die öffentlichen Kursangebote an, so hat er nun die Auswahl zwischen unterschiedlichen Zahlungsarten. Diese können vorher vom Disponenten im jeweiligen Kurstyp festgelegt werden.
Hinweis: Bisher sind im System fünf Zahlungsarten hinterlegt, die nur für Selbstzahler angeboten werden können. Wird im Kurstyp keine Vorauswahl getroffen, so fehlt die Auswahlmöglichkeit bei der Anmeldung und alles bleibt wie bisher.
Öffentliche Teilnehmeranmeldung
Zahlungsarten im Kurstyp einstellen
Liste aller Kurstypen mit Übersicht Zahlungsarten
Auf der Teilnehmerliste eines Kurses zeigt nun ein Icon an, welche Zahlungsart der Teilnehmer bei der Anmeldung gewählt hat. In den Details kann diese Auswahl bearbeitet werden. Teilnehmer, die über eine BG oder ein Unternehmen abgerechnet werden, sind wie bisher für Zahlung auf Rechnung vorgesehen.
Teilnehmerliste mit Darstellung unterschiedlicher Zahlungsarten
Teilnehmerdetails mit gewählter Zahlungsart
Zahlung per PayPal
Vier der neu hinterlegten Zahlungsarten (Barzahlung vor Ort, Kartenzahlung vor Ort, Zahlung auf Rechnung, Gutschein) dienen lediglich der besseren Übersicht. Wird allerdings die Bezahlart PayPal im Server aktiviert, so ist eine direkte Zahlung bei Anmeldung zur Teilnahme möglich.
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:
Sie (als Kursanbieter und Zahlungsempfänger) benötigen ein Konto beim Onlinedienst PayPal.
PayPal muss im HiOrg-Server aktiviert sein (unter System > Einstellungen > PayPal). Hier muss eine Client-ID und ein Passwort hinterlegt werden, welche Sie bei PayPal erzeugen können. Keine Sorge, Sie finden auf der Seite auch eine kleine Anleitung dazu.
Im jeweiligen Kurstyp muss die Checkbox „Zahlung per PayPal“ aktiviert sein, damit die Zahlungsart bei der Anmeldung ausgewählt werden kann.
Nach der Anmeldung wird der Teilnehmer zu PayPal weitergeleitet. Wurde eine Zahlung erfolgreich abgeschlossen, so wird dies durch ein blaues PayPal-Icon auf der Teilnehmerliste angezeigt. Hat der Teilnehmer die Zahlung abgebrochen, so wird in der Liste das PayPal-Icon gesetzt, bleibt aber farblos. So sehen Sie, dass hier Klärungsbedarf besteht.
Hinweis: Alle Informationen zum Zahlungsvorgang werden in der Teilnehmerhistorie gespeichert und können dort überprüft werden.
Dieses Update erfüllt zwei Vorschläge mit 304 Votes von der HiOrg-Server Wunschliste.
Wichtig: Haben Sie Ihre Kursseiten bereits aktualisiert?
Nicht nur die Darstellung der öffentlichen Kursangebote wurde im Dezember 2020 aktualisert. Auch der Link zur Einbindung unterscheidet sich von dem, der bisher genutzt wurde. ⚠️ Um weiterhin Kursangebote aus HiOrg-Server präsentieren zu können, müssen Sie die Verknüpfung auf Ihrer Webseite zwingend austauschen!
Bitte aktualisieren Sie Ihre Links zeitnah, die alten Angebote werden in Kürze abgeschaltet. Hinweise und eine Beschreibung finden Sie in diesem Blog-Post. Für Nutzer des DRK-Typo3-Plugins hat die D&T Internet GmbH ein Update veröffentlicht. Bitte informieren Sie ggf. Ihren Admin bzw. den Webmaster Ihres Internetauftritts. Bei Fragen helfen wir gerne weiter.
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In der vergangenen Woche hat der Dachverband Deutsche gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) ein neues Abrechnungsformular für Erste Hilfe-Kurse veröffentlicht, welches ab sofort genutzt werden soll. Dieses Formular haben wir bereits umgesetzt und heute in den HiOrg-Server integriert. Sollten Sie keine eigene, veränderte Vorlage für dieses Formular konfiguriert haben, ist das neue Formular damit in Ihrem HiOrg-Server schon aktiv, und Sie müssen nichts weiter unternehmen.
Wenn Sie jedoch eine eigene, veränderte Vorlage dieses Formulars nutzen, empfehlen wir Ihre eigene Vorlage zu löschen (um zunächst unsere Standardvorlage zu übernehmen) und dann ggf. notwendige Änderungen nach Ihren Wünschen wieder nachzuvollziehen.
Sie finden das Formular in den Einstellungen zu folgenden Bereichen:
„Formulare“ : „Formulare für Kurse“
„Systemmails“ : als Blanko-Mailanhang für den E-Mail-Typ „autom. Bestätigungsmail an Kursteilnehmer …“
Hinweis: In diesem Zuge wurde das Formular durch die DGUV von „BG-Anmeldeformular“ in „BG-Abrechnungsformular“ unbenannt. Wir werden diese Benennung im HiOrg-Server übernehmen.
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