Betatest Materialdisposition startet

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 10 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Die von unseren Nutzern schon lange gewünschte Funktion, Einsätzen und Terminen konkrete Materialien und Räume zuordnen zu können, wird in Kürze zu einem Betatest freigegeben.

Bitte senden Sie uns eine kurze E-Mail an support@hiorg-server.de, wenn Sie sich an diesem Test beteiligen wollen. Vergessen Sie dabei bitte nicht, Ihr Organisationskürzel zu nennen, am besten in Klammern gesetzt: (xxx)

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Externes Datenschutz-Audit

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 10 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Die Themen Datenschutz und Datensicherheit spielen bei HiOrg-Server eine große Rolle: Sie als Nutzer speichern und verarbeiten nicht nur die sensiblen Daten Ihrer Mitarbeiter (wie Kontaktdaten, Bankdaten, Fotos, Dokumente), sondern auch unternehmenskritische Daten zu Ihren Kundenbeziehungen oder zu geplanten Einsätzen oder Ausbildungen.

Damit Sie keine Angst vor einem Datenverlust oder Hackerangriff haben müssen, sondern sich jederzeit auf Ihren HiOrg-Server verlassen können, arbeiten wir nach einem sorgfältig erarbeiteten Konzept sowie internen Vorschriften und Richtlinien, welche deutlich über das gesetzlich geforderte Niveau hinaus gehen. Alle von uns genutzten Server werden in Deutschland betrieben, das Produktivsystem ist in einem besonders hochwertigen Rechenzentrum untergebracht.

Obwohl wir viele Infos zu diesen Themen auf unserer Infoseite „Datenschutz und Datensicherheit“ bereitstellen und verständlich erklären, ersetzt dies nicht die Prüfung durch eine externe Stelle. Auf Veranlassung des bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht wurde Ende Juni vor Ort in St. Ingbert ein routinemäßiges Datenschutz-Audit durchgeführt. Die beiden angereisten Landes-Datenschutzbeauftragten des DRK nahmen dabei nicht nur Verträge und Konzepte oder Funktionen der Software, sondern auch die Sicherheitsmaßnahmen des Rechenzentrum ganz genau unter die Lupe.

Inzwischen liegt uns der insgesamt sehr positive Prüfbericht vor, welcher nur einige unkritische Verbesserungsvorschläge enthält. Alle diese Vorschläge haben wir in den letzten drei Wochen umgesetzt, daraus haben sich folgende Änderungen ergeben:

  • Passwort-Richtlinien - Klick zum Vergrößern

    Passwort-Richtlinien können vom Admin im Bereich „System – Einstellungen – Sonstiges“ angepasst werden.

    die Passwörter zum Login müssen zukünftig bestimmten Mindest-Anforderungen entsprechen (Länge 8 Zeichen, mind. 1 Zahl, 1 Groß- und 1 Kleinbuchstabe). Der Admin kann diese Anforderungen weiter noch verfeinern, im Bereich „System – Einstellungen – Sonstiges“: siehe Screenshot.

  • unter dem neuen Punkt „System – Datenpflege – Bereinigen“ können mit nur wenigen Klicks alte Daten gelöscht werden, wenn diese nicht mehr benötigt werden.
  • die Bankdaten aller Mitglieder sind grundsätzlich als „versteckt“ gekennzeichnet und können nur von Mitgliedern des Leitungsteams eingesehen werden. Eine Änderung dieser Einstellung durch das Mitglied oder einen Admin ist nicht möglich.
  • die in der Mitgliederliste angezeigten Fotos der Mitglieder sind mit mehreren Techniken vor einer lokalen Speicherung (und z.B. unerlaubter Nutzung in sozialen Netzwerken) gesichert.
  • in zukünftig abgeschlossenen Nutzungsverträgen wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass 1 Monat nach Kündigung automatisch und ohne Rückfrage alle Kundendaten gelöscht werden.

Wenn Sie eine Frage zu dieser Thematik haben, die auch auf unserer Infoseite Datenschutz und Datensicherheit nicht beantwortet wird, sprechen Sie uns einfach darauf an!

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Nachrichtenarchiv

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nachrichtenarchivAb heute können im neuen Bereich „System – Nachrichtenarchiv“ alle E-Mails und SMS eingesehen werden, die von HiOrg-Server versandt wurden. Dies betrifft nicht nur z.B. Rundmails, sondern auch alle automatisch generierten Nachrichten, wie Erinnerungen an Termine oder Bestätigungen bei endgültiger Einteilung von Einsätzen. Die gespeicherten Nachrichten werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Neben dem Nachrichtentext können Sie auch den exakten Zeitpunkt des Versandes durch den HiOrg-Server, mögliche Anhänge, sowie alle Empfänger samt Statusmeldung einsehen. Der angezeigte Status bezieht sich auf die Rückmeldung bei der Übergabe an den Ziel-Server – ob dieser die Nachricht jedoch verwirft (oder als SPAM einstuft), oder der Empfänger die Nachricht bereits abgerufen oder gar gelesen hat, können wir natürlich nicht nachvollziehen.

Weiterhin ist es über das Nachrichtenarchiv möglich einen in der Zukunft geplanten SMS-Versand einzusehen und den Versand abzubrechen.

Diese Übersicht ist nicht nur für den Administrator nutzbar: auch Mitarbeiter ohne besondere Rechte können hier die Nachrichten einsehen, die auf Ihre Veranlassung (bspw. bei Rückmeldung zu einer Aufgabe oder Meldung zu einem Einsatz) versandt wurden.

Bildungsportal Bayern

Wenn Sie in Bayern Ausbildungen anbieten, steht Ihnen seit einiger Zeit das Bildungsportal Bayern als zentrale Plattform für alle Bildungsangebote zur Verfügung. Um Ihnen hier doppelte Arbeit bei der Pflege der Kurstermine zu ersparen, können Sie unsere neue Schnittstelle zu diesem Portal nutzen. Nachdem Sie einmalig die Schnittstelle anhand unserer Anleitung konfiguriert haben, werden regelmäßig jede Nacht alle Ihre Bildungsangebote mit konkreten Kursterminen und Anmeldelink an das Bildungsportal übertragen.

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Anstehende Neuerungen: E-Mail/SMS, Kursteilnehmer, Pinnwand

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 11 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

In den vergangenen Wochen haben wir hinter den Kulissen so einiges bewegt – nach abschließenden Tests werden wir zum Dienstag, 25.03.2014 gleich mehrere Bereiche mit neuen Funktionen versehen. Hier eine Vorschau:

1. Nachrichtenversand:

Wahrscheinlich kennen Sie bereits den Bereich „System – Einstellungen – Systemmails“: Hier können Sie die Inhalte und Formulierungen der wichtigsten E-Mail-Vorlagen bearbeiten. Jetzt haben wir noch weitere Vorlagen/Anlässe für automatische E-Mails und SMS ergänzt, so dass Sie nun fast alle vom HiOrg-Server versandten Nachrichten dort anpassen können.

In Rundmails/SMS sowie auch allen Systemnachrichten können Sie die Empfänger nun über Variablen persönlich mit Anrede, Vor- und Nachname ganz persönlich ansprechen. Dies gilt auch für Ihre (Firmen-)Kunden und Kursteilnehmer, so dass Sie künftig „Serienbriefe“ ganz einfach als Rundmails über den HiOrg-Server versenden können.

Auch die Bezeichnung des Absenders, seine E-Mail-Adresse sowie der gewünschte Return-Path ist nun für alle Vorlagen einstellbar. Für freie Rundmails können Sie angeben, unter welchem Absender diese versandt werden sollen.

Die SMS-Preise werden wir deutlich senken, und zukünftig folgende Qualitätsstufen anbieten:

  • Prio (14 Ct): Auslieferung als „Alarm-SMS“, Direktanbindung zum Provider
  • Standard (9 Ct): Deutsche „High Quality Route“, eigene Absenderkennung
  • Basic (4 Ct): Deutsche Standardroute, Absenderkennung nicht wählbar

Damit wird im Vergleich zu den vorherigen Konditionen der Preis für die Stufe „Basic“ halbiert, und mit der neuen Stufe „Standard“ eine günstige Alternative für den alltäglichen SMS-Versand (mit Antwortmöglichkeit) eingeführt.

Zur Erinnerung an einen Einsatz können Sie künftig nicht nur eine SMS, sondern auf Wunsch auch mehrere SMS und/oder E-Mails als Erinnerungen planen, und den Versand-Zeitpunkt noch flexibler wählen als bisher.
Auch eine „normale/freie“ SMS muss nicht mehr automatisch sofort versendet werden, sondern der Versandzeitpunkt kann bis zu einer Woche im Voraus geplant werden.

Ausblick:

Im April werden wir den Zugriff auf ein „Nachrichten-Archiv“ freischalten. Dort kann man alle versendeten E-Mails und SMS für die Dauer von 3 Monaten nachverfolgen. Einsehbar sind neben der Nachricht selbst auch der Name von E-Mail-Anhängen und die Empfängerliste jeweils mit Versandstatus (bis zum Verlassen unseres Servers) sowie Gründe, warum eine Nachricht evtl. nicht verschickt werden konnte. Weiterhin sind hier auch die in der Zukunft geplanten SMS zu sehen und können abgebrochen werden.

 

2. Breitenausbildung:

In diesem Bereich werden neue Optionen zur Verwaltung von Kursteilnehmern freigeschaltet, und auch im Zusammenhang mit den Berufsgenossenschaften hat sich einiges getan.

Differenzierte Kursgebühren

Für alle Kurstypen können zukünftig unterschiedliche Gebührenstaffelungen eingetragen werden. Dies ist bspw. bei Kursen sinnvoll, die für interne und externe Teilnehmer zu unterschiedlichen Preisen angeboten werden. Wahlweise kann die entsprechende Gebührenauswahl schon im Teilnehmerformular auf Ihrer Webseite angezeigt werden.

Eine Firma – mehrere BGen

Manchmal sind für ein einzelnes Unternehmen mehrere Berufsgenossenschaften zuständig – dies kann nun auch im HiOrg-Server abgebildet werden. Dazu sind im Datensatz der einzelnen Firmenkunden unterschiedliche BGen inklusive Mitgliedsnummer hinterlegbar. Da die Stammdaten der BGen zukünftig zentral von uns gepflegt werden, sind diese stets aktuell und können einfach per Klick von Ihnen ausgewählt werden.

Zu jedem Kunden/Firma können Sie künftig auch mehrere verschiedene Ansprechpartner, Rechnungsadressen und Kursorte hinterlegen, bzw. verknüpfen. Wenn Sie dazu bislang mehrere komplette Einträge in der Datenbank abgelegt hatten, lassen sich diese nun mit einem praktischen Assistenten kontrolliert zusammenführen.

Erfassen und Bearbeiten von Teilnehmerdaten

Kursteilnehmer hinzufügen

Die Daten jedes einzelnen Kursteilnehmers werden in Zukunft über eine separate Maske erfasst und gepflegt. Bei der Eingabe werden bereits bekannte Teilnehmer (intern / extern) automatisch vorgeschlagen, interne können über einen Button einfach ausgewählt und übernommen werden. Zusätzlich kann dann für jeden Teilnehmer die individuelle Kursgebühr (aus der Vorlage des Kurstyp oder auch als freie Eingabe) hinterlegt werden. Eine wichtige Verbesserung stellt die Erfassung der zuständigen BG bei jedem einzelnen Teilnehmer dar (statt wie bisher nur eine BG pro Kurs).
Über die Teilnehmerliste eines Kurses lassen sich mehrere Teilnehmer gleichzeitig (über die Mehrfachauswahl am Ende der Liste) auf einen anderen Kurs umbuchen. Zusätzliche Übersicht über die Datensätze verschafft die neue Funktion „nach BG filtern“. Und auch die Druckausgabe der Teilnehmerliste wurde verbessert.

Formulare für die Breitenausbildung / Anmeldeformular BG

Zukünftig können (selbst erstellte) Formulare einzelnen Kurstypen zugeordnet werden. Diese Auswahl treffen Sie in Ihrem HiOrg-Server unter „System > Einstellungen > Formulare“.
Hinweis: Sollten Sie bereits eine eigene Vorlage für das Formular „Teilnehmerliste“ erstellt haben, so überprüfen Sie diese bitte, sobald die Änderungen am System wirksam sind.

Auch unser Anmeldeformular für die BG wird dahingehend optimiert, dass für Kurse mit unterschiedlichen Teilnehmer-BGen je eine eigene Seiten pro BG (und / oder Arbeitgeber) mit den entsprechenden Datensätzen ausgegeben wird. Dabei können Teilnehmer ohne BG ausgeschlossen, und die Anzahl der Einträge pro Blatt frei gewählt werden. So führen wir auch hier die Umstellung des Systems konsequent fort.

Ausblick: Schnittstelle zum „Bildungsportal Bayern“

In Kürze wird eine weitere Schnittstelle freigeschaltet, um die im HiOrg-Server angelegten Kurse möglichst einfach (oder sogar vollautomatisch) mit dem Bildungsportal Bayern zu synchronisieren, wenn Sie dort als Anbieter registriert sind.
Sobald diese Funktion verfügbar ist, werden wir im Handbuch eine Anleitung dazu bereitstellen.

Psssst: Sie kennen unsere Spezialfunktionen zur Breitenausbildung noch nicht? Aktivieren Sie doch gleich mal Ihren kostenfreien Test der Vollversion HiOrg-Server KURSE unter „System > Mein HiOrg-Server„.

 

3. Pinnwand:

Bei den Systemeinstellungen können Sie festlegen, dass auch „normale Benutzer“ (ohne das Recht „forum“) selbst neue Themen auf der Pinnwand eröffnen dürfen. Sollten Sie bisher (als „Workaround“ dazu) allen Ihren Benutzern das Recht „forum“ zugewiesen haben entfernen Sie dies bitte umgehend: damit könnte jeder Benutzer alle bestehenden Einträge (auch anderer Benutzer) verändern oder löschen!

Pinnwand-Einträge können einzelnen Gruppen zugeordnet werden, damit sehen alle Mitglieder nur die für sie jeweils relevanten Beiträge.

Inhalte auf der Pinnwand können nun mit einem HTML-Editor erstellt werden. Damit ist nicht nur eine bessere Text-Formatierung und dadurch angenehmere Lesbarkeit gegeben, Sie können auch beliebig vieler Links direkt in den Text einbetten, oder auch externe Bilder oder Dokumente verlinken.

Ganze Unterhaltungen können nun mit allen Antworten gelöscht werden, statt dass man umständlich erst jede einzelne Antwort löschen muss.

Abstimmungen / Umfragen sind über die neue Pinnwand möglich. Dabei können die Nutzer je nach Einstellung der Umfrage auch weitere Auswahlpunkte vorschlagen (z.B. Vorschlagssammlung Vereinsausflug)

 

 4. weitere Neuerungen:

  • bestehende Ausbildungen der Mitglieder können umbenannt werden
  • auf dem externen Anforderungsformular für Einsätze kann das Feld „Verpflegung der Helfer“ ausgeblendet werden
  • neue Felder „Impfstatus“ und „jährliche Reanimationsprüfung“ für Mitglieder mit Warn-Meldungen auf der Übersicht
  • weitere vom Admin definierbare Felder bei den Mitgliederdaten
  • Rückmeldungen nach Einsatz-Ende in der Android-App (3.0 Beta)
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Internet Explorer 8 wird ab Mai nicht mehr unterstützt!

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 11 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Bei der Überarbeitung bestehender, sowie der Entwicklung neuer Funktionen für den HiOrg-Server wollen wir zunehmend moderne Techniken einsetzen, um Ihnen ein aktuelles, stabiles und performantes System anzubieten.

Dies bedeutet jedoch, dass der von Ihnen genutzte Internet-Browser diese Techniken auch verstehen, und korrekt umsetzen muss. Bei der Entwicklung nutzen wir daher nur Techniken, welche mindestens von den beiden letzten Versionen der am weitesten verbreiteten Browser-Modelle vollständig unterstützt werden.

Ie8_1Leider wird der Internet Explorer 8 immer noch von etwa 7% unserer Nutzer eingesetzt, obwohl dieser seit mehr als einem Jahr veraltet ist (im Oktober 2012 wurde bereits die Version 10 veröffentlicht, aktuell ist Version 11). Seit Anfang April 2014 hat Microsoft offiziell die Sicherheitsupdates für den Browser eingestellt und inzwischen wurde auch schon eine große Sicherheitslücke bekannt, die von Kriminellen aktiv ausgenutzt und seitens des Herstellers nicht mehr geschlossen wird. Ab 15. Mai 2014 werden wir diese veraltete Version offiziell nicht mehr unterstützen, es kann dann zu Fehlfunktionen des HiOrg-Server kommen.

Bitte überprüfen Sie hier, ob der von Ihnen eingesetzte Browser aktuell ist und somit den Anforderungen von HiOrg-Server entspricht. Wenn Sie noch (das ebenfalls veraltete) Windows XP einsetzen, müssen Sie vermutlich auf ein anderes Browser-Modell ausweichen, da IE 8 die letzte von diesem Betriebssystem unterstützte Version ist.

Wir empfehlen generell die Nutzung von HiOrg-Server mit Mozilla Firefox oder Google Chrome: diese Browser sind nicht nur sicher und performant, sondern verfügen auch über einen sehr effizienten Mechanismus zur eigenständigen Aktualisierung.

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Server-Umstellungen bei der BG-QSEH

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 11 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Seit heute Vormittag ist die Übertragung von Kursdaten vom HiOrg-Server zur BG-QSEH gestört.

Auf unsere Nachfrage wurde uns soeben von der BG-QSEH mitgeteilt, dass dort heute eine Server-Umstellung durchgeführt wird, und daher die Schnittstelle vorübergehend nicht verfügbar ist. Wie lange diese Umstellung voraussichtlich dauern wird, konnten wir leider nicht in Erfahrung bringen.

Infos zur automatischen Übertragung neuer Kurstermine zur BG-QSEH finden Sie in unserem Handbuch.

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Rückblick 2013

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Unser Jahr 2013 - Infografik - zur größeren Darstellung bitte klickenAuch das Jahr 2013 war wieder sehr ereignisreich für Sie als HiOrg-Server Nutzer, aber auch für uns als Unternehmen. Wir sind stolz, dass wir unsere Roadmap 2013 bis auf wenige Punkte komplett umgesetzt haben.

Die überarbeitete Führerscheinverwaltung und die Hilfeleistungsstatistik konnten wir sogar noch „im alten Jahr 2012“ fertigstellen. 2013 folgten dann zusätzliche Schnittstellen, welche die Anbindung an externe Systeme verbessern, bspw. PowerAlarm oder die BG-QSEH im Bereich der Breitenausbildung.
Als größter Meilenstein in 2013 ist sicherlich die komplett überarbeitete Materialverwaltung zu nennen, in die auch sehr viele Nutzerwünsche eingeflossen sind. Zeitgleich wurde die neue Dokumentenverwaltung eingeführt und später auf verschiedene Bereiche ausgeweitet. Damit ist es nun erstmals möglich, eigene Dateien direkt auf dem HiOrg-Server zu speichern.
Zusätzlich zu diesen angekündigten Erweiterungen wurde die Mitgliederliste überarbeitet und auch die Kalenderübersicht und Ihre Wunschliste präsentieren sich in neuem Gewand.
Die geplanten Weiterentwicklungen im Bereich des E-Mail-Versandes und der Kursverwaltung können voraussichtlich noch diesen Januar abgeschlossen werden, ebenso wie das Release unserer neuen Android-App, zu der es vor Weihnachten schon eine Beta-Version gab.

Ein weiteres Highlight im vergangenen Jahr waren für uns die Anwenderschulungen für Admins und Key-User, bei denen wir einige von Ihnen persönlich kennenlernen durften und viele interessante Diskussionen führen konnten. Wenn auch Sie Interesse am Austausch mit anderen Admins und Insider-Tipps zum HiOrg-Server haben, dann besuchen Sie uns doch im März 2014 in Saarbrücken – wir freuen uns auf Sie!

Wir blicken zuversichtlich ins neue Jahr und freuen uns mit Ihnen gemeinsam auf spannende Projekte, zahlreiche Weiterentwicklungen und viele interessante Anregungen von Ihrer Seite.

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