Wir sind gerade sehr aufgeregt. Es fühlt sich ein bisschen so an, als wäre Weihnachten dieses Jahr etwas früher. Und wenn Sie diesen Beitrag gelesen haben, sind Sie vielleicht ähnlich aufgeregt. Es geht um unser bisher größtes Update von HiOrg-Server. Kurze Warnung: dieser Beitrag ist lang, hat viele Worte und noch mehr Informationen 🙂

Übersicht – die „Startseite“

Unsere Übersichtsseite hat viel mehr Struktur bekommen, damit Sie schneller und komfortabler alle anstehenden Veranstaltungen überblicken können.
Eine Button-Leiste ermöglicht die Filterung nach unterschiedlichen Gesichtspunkten und erlaubt es dem Admin, HiOrg-Server aus der Mitarbeiter-Perspektive zu nutzen. So kann er sich nun, wie alle anderen auch, selbst zu Veranstaltungen melden.

Der Meldedialog wurde dahingehend optimiert, dass bei zeitlichen Überschneidungen mit anderen Diensten direkt gewarnt wird. Außerdem steht nun grundsätzlich ein Bemerkungsfeld zur Verfügung (bspw. für Positionswünsche).

Eine neue Statusanzeige in der ersten Spalte signalisiert übersichtlich den Stand der persönlichen Meldung. Hier unterscheiden wir nun zwischen angefragt – gemeldet – eingeteilt – abgesagt – versteckt, zusätzlich bleibt die Färbung von voll besetzten Diensten (grün) und zu besetzenden Diensten (rot / dunkelrot bei Zeitdruck) bestehen.

Am rechten Bildschirmrand sind die wichtigsten Bedienelemente nun gruppiert und zeigen mögliche Interaktionen: bearbeiten – Formulare – Dokumente – Einteilung – per SMS anfragen – per E-Mail anfragen.

Nach diesem Schema wurde auch die Darstellung der Übersichtslisten Alle Dienste, Alle Termine und Alle Kurse (in HiOrg-Server KURSE) und die entsprechenden Druckansichten angepasst.

Dienste

Dem aufmerksamen Nutzer wird es sicher bereits aufgefallen sein: Der Menüpunkt „Einsätze“ wurde vor kurzem wird zu „Dienste“ umbenannt.
(Edit: hier hat sich ein kleiner Fehler eingeschlichen. Die Umbenennung erfolgt erst im Zuge des Updates.)

Wird ein neuer Dienst angelegt, kann der Disponent nun zwischen 3 unterschiedlichen Arten wählen:

• ganz klassisch mit Start- und Endzeit wie bisher
• Schichtmodell mit aufeinder folgenden Zeiträumen (ab HiOrg-Server PRO)
  (bspw. Schicht 1 von 06:00 – 14:00 Uhr und Schicht 2 von 14:00 – 22:00 Uhr). So können auch unkompliziert Dienste über mehrere Tage angelegt werden.
• frei wählbare Einsatzabschnitte (ab HiOrg-Server PRO)
  (bspw. Abschnitt Bühne 14:00 – 18:00 Uhr, Abschnitt Zeltplatz 11:00 – 23:00 Uhr)

Die Anforderungen an das Personal sind dabei für jeden Zeitraum individuell konfigurierbar und auf Basis erweiterter Kriterien (bspw. Qualifikation / Ausbildung / Führerschein) und mit Hilfe der 3 neuen Qualifikationslisten – *tata* dazu gleich mehr – möglich. Voraussetzung dafür ist natürlich eine gepflegte Mitarbeiterkartei.

Geplante Dienste oder Termine können mit dem Status versteckt bereits im Voraus angelegt werden. Diese sind in der Übersicht mit einem Schloss gekennzeichnet und bis zur Freischaltung nur für Personen mit dem Recht sandienst oder für Mitglieder des Leitungsteams sichtbar.
Optional kann bei den Diensten oder Terminen nun auch ein Meldeschluss festgelegt werden; nach diesem Zeitpunkt können sich die Mitglieder nicht mehr selbst auf diesen Dienst bewerben.

Personaleinteilung

Auch bei unserer Personaleinteilung hat sich mächtig was getan:

Die Einteilungsansicht wurde aufgewertet und hat nun einige Funktionalitäten erhalten, die zuvor nur in der „komplexen Einteilung“ zu finden waren. Zusätzlich werden jetzt auf den ersten Blick viele Details zu den gemeldeten Mitgliedern angezeigt. Qualifikations-, Termin- und Alterskonflikte werden so direkt vom Disponenten erkannt.
Eingeteilte, gemeldete und Mitarbeiter mit Absagen werden gruppiert, außerdem zeigt ein Abschnitt die Mitarbeiter, die zum fraglichen Zeitpunkt Urlaub eingetragen haben oder bei denen es eine Überschneidung mit einer anderen Veranstaltung gibt.

Die Qualifikationsmatrix rechts oben zeigt eine Übersicht des angeforderten und eingeteilten Personals an. Eine neue Mouseover-Funktion hebt alle Mitarbeiter farblich hervor, die für die überfahrene Position qualifiziert sind. Umgekehrt werden mögliche Einsatzpositionen hervorgehoben, wenn Sie mit der Maus auf den Namen eines Mitarbeiters zeigen.

Die bisherige komplexe Einteilung wird von der neuen Positionszuweisung (ab HiOrg-Server PRO) abgelöst, die nun einfacher benutzbar ist. So werden bspw. nur die bereits (auf der Seite zuvor) eingeteilten Mitarbeiter zur Positionszuordnung angeboten, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Die Auswahl-Liste aller Mitarbeiter wurde neu organisiert. Die Mitarbeiter lassen sich übersichtlich nach auswählbaren Kriterien gruppieren.

Hinweis: Damit alle relevanten Ausbildungen hier aufgeführt werden, muss in der Ausbildungsliste (Mitglieder > Ausbildungen) das entsprechende Häkchen bei zur Einteilung nutzbar gesetzt werden (ab HiOrg-Server PRO).

Die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter können nun mit 3 frei konfigurierbaren Qualifikationslisten erfasst werden, die alle 3 auch zur Anforderung / Einteilung von Diensten nutzbar sind (für HiOrg-Server free nur 1 Liste). Das dürfte vor allem für unsere Nutzer von DLRG und Wasserwacht eine besondere Freude sein.
Neu ist auch die Möglichkeit, die Qualifikationsstufen mit einer wählbaren Zentralliste abzugleichen. Dadurch werden Qualifikationen überregional vergleichbar und ermöglichen später eine serverübergreifende Zusammenarbeit (geplant ab Mitte 2017).

Hinweis: Für die optimale Nutzung der Qualifikationslisten, passen Sie diese bitte unter System > Einstellungen > Qualifikationen entsprechend an.

Apps

Gleichzeitig mit der Umstellung von Datenbank und Webanwendung geben wir am kommenden Wochenende neue Versionen der Apps für iOS und Android zum automatischen Update frei.
Diese können mit den neuen Qualifikationslisten und den komplexeren Anforderungs-Profilen umgehen, sowie mit den Abschnitten / Schichten bei Diensten. Zusätzlich wurde bei der iOS-App auch die Anzeige von Dokumenten implementiert.

  Dieses Mega-Update setzt 79 Vorschläge mit insgesamt 2055 Votes aus unserer Nutzer-Wunschliste um. Wer es ganz genau wissen möchte, kann sich die einzelnen Punkte dort bei „kommende Funktionen“, bzw. ab 14.11. im unteren Bereich „zuletzt umgesetzt“ ansehen.

Wir hoffen, Sie freuen sich genau wie wir auf dieses Feuerwerk von neuen Funktionalitäten. Ein kleines Bonbon zum Abschluss haben wir noch:
unter https://forum.hiorg-server.de haben wir ein neues Forum eingerichtet, das die einfache Kommunikation von HiOrg-Server Nutzern untereinander ermöglicht. Schauen Sie doch mal vorbei, wir freuen uns auf rege Diskussionen.