Schlagwortarchiv für: HiOrg-Server KURSE

Arbeitgeberdaten aus öffentlicher Teilnehmeranmeldung übernehmen

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 3 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Ende letzten Jahres wurde die Darstellung der öffentlichen Kursangebote inklusive Teilnehmeranmeldung grundlegend überarbeitet. Jetzt gibt es ein weiteres Update in diesem Bereich: Die Übernahme der Arbeitergeberdaten ins System.

Bisher wurden extern eingegebene Firmendaten der Einfachheit halber als Kommentar beim Teilnehmer angezeigt. Zukünftig werden diese Daten mit dem Teilnehmer verknüpft. Dazu werden extern angelegte Teilnehmer nach der Anmeldung farbig markiert. So ist für den Kurs-Disponenten leicht erkennbar, wo noch Handlungsbedarf zur Datenübernahme besteht.

Teilnehmerdaten aus öffentlicher Anmeldung übernehmen - Liste

In 3 einfachen Schritten können die Informationen dann mit bestehenden Datensätzen abgeglichen, oder zusätzlich ins System übernommen werden.

Teilnehmerdaten aus öffentlicher Anmeldung übernehmen

Wurden zeitgleich mehrere Teilnehmer aus einem Unternehmen angemeldet, so werden die aktualisierten Informationen für alle Datensätze aus dieser Gruppe verwendet. Die Aktion muss also nur einmal ausgeführt werden. Diese Änderungen werden in der Teilnehmer-Historie protokolliert.

Erinnerung: Jetzt Links zu Ihren Kursangeboten aktualisieren

Nicht nur die Darstellung der öffentlichen Kursangebote wurde im Dezember aktualisert. Auch der Link zur Einbindung unterscheidet sich von dem, der bisher genutzt wurde. ⚠️ Um weiterhin Kursangebote aus HiOrg-Server präsentieren zu können, müssen Sie die Verknüpfung auf Ihrer Webseite zwingend austauschen!

Hier finden Sie Ihren individuellen Link in den Einstellungen

Bitte aktualisieren Sie Ihre Links zeitnah, die alten Angebote werden in Kürze abgeschaltet. Hinweise und eine Beschreibung finden Sie im Blog-Post. Für Nutzer des Typo3-Plugins hat die D&T Internet GmbH ein Update veröffentlicht.
Bitte informieren Sie ggf. Ihren Admin bzw. den Webmaster Ihres Internetauftritts. Bei Fragen helfen wir gerne weiter.

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QR-Code für Veranstaltungen

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.
QR-Code für Formulare

Kürzlich haben wir ein neues Link-Schema vorgestellt, das Veranstaltungen direkt in der HiOrg-Server App öffnen kann. Ohne App wird die Veranstaltung wie bisher im Browser angezeigt.

Passend dazu ist nun eine neue Variable für Formulare verfügbar, die einen QR-Code zu Diensten, Kursen und Terminen erzeugt. In diesem Code ist ein Link hinterlegt. Scannt man den Code mit dem Mobilgerät, wird die entsprechende Veranstaltung aufgerufen.

Die im Server hinterlegten Standardvorlagen für Details zu Diensten, Kursen und Terminen haben wir bereits mit dem QR-Code ausgestattet. Wenn Sie individuellen Vorlagen und Formulare nutzen, können Sie den QR-Code mit der Variable [[$veranst_qrcode]] einbinden.

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Verbesserter Selbstverwaltungslink

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Oft finden Ausbildungskurse firmenintern beim Kunden statt oder es nehmen mehrere Mitarbeiter derselben Firma an einem Kurs teil. HiOrg-Server KURSE bietet dafür die Funktion „Selbstverwaltungslink“, über die im Vorfeld die Daten aller Teilnehmer von der Firma selbst eintragen werden können. So vermeiden Sie unnötige doppelte Arbeit, und gleichzeitig Tippfehler oder Probleme mit unleserlichen Formularen. Außerdem kann auch das BG-Anmeldeformular ausgefüllt vom Kunden heruntergeladen werden.

Wir haben diese Funktion etwas optimiert und den Ablauf vereinfacht. Eine Reservierung von Teilnehmerplätzen vor dem Versenden des Selbstverwaltungslinks ist nun nicht länger notwendig (aber weiterhin möglich). Unterhalb der Teilnehmerliste eines Kurses besteht nun direkt die Möglichkeit, einen Bestandskunden auszuwählen und ihm eine E-Mail mit dem Link zur Teilnehmeranmeldung zu senden.
Übrigens: Der Text der E-Mail kann in den Einstellungen (System > Einstellungen > Vorlagen: Systemmails) bearbeitet werden.

Zuerst den gewünschten Kunden auswählen …
… dann erscheint der hinterlegte Text und der Selbstverwaltungslink kann verschickt werden.

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Kursteilnahme als Ausbildung speichern

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Um die Qualifikationen eines Mitglieds vollständig zu erfassen, können absolvierte Ausbildungen in HiOrg-Server hinterlegt werden (im Bereich „Mitglieder > Ausbildungen“). Diese werden bspw. bei der Einteilung zu Diensten berücksichtigt.

Für alle Nutzer von HiOrg-Server KURSE gibt es seit Kurzem eine interessante Erweiterung in diesem Bereich: Kursteilnahmen können nun bequem als Ausbildung bei dem entsprechenden Mitglied gespeichert werden.

Dazu muss in den Details eines Kurstermins lediglich das neue Häkchen „Dieser Kurs soll als Zusatz-Ausbildung in der Mitglieder-Kartei gespeichert werden“ gesetzt werden. Die Einstellung wird angezeigt, sobald der Kurs zur internen Anmeldung freigegeben wird (Checkbox „Kurs intern ausschreiben“).

Nach Ablauf des Kurstermins erscheint auf der Übersicht ein Hinweis, um die Ausbildung bei den internen Teilnehmern zu übernehmen. Dort können auch weitere Informationen, wie bspw. die Gültigkeit, manuell ergänzt werden.

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KURSE: Teilnehmerdaten und Debitorennummern

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Teilnehmersuche in neuem Design

Sie möchten nachträglich eine Teilnahmebestätigung drucken? Nutzen Sie dazu einfach die Teilnehmersuche unter „Kurse > Teilnehmer“.

Die Ansicht präsentiert sich jetzt in neuer, übersichtlicher Optik. Bei den Suchergebnissen findet sich unterhalb des Namens eine Auflistung der Kurse, an denen die betreffende Person teilgenommen hat. Durch Klick auf den Pfeil lassen sich zusätzliche Details anzeigen.

Im Rahmen der kürzlich veröffentlichten Debitorenverwaltung wurde nun auch die Datenstruktur von Kursteilnehmerdatensätzen überarbeitet. Dabei wurden anhand verschiedener Informationen (Name, Vorname, Geburtsdatum und ggf. Arbeitgeber) einzelne Kursteilnahmen bereits automatisch dem entsprechenden Teilnehmer zugeordnet. Diese werden nach einer Suche gruppiert angezeigt.

Kursteilnehmer suchen

Teilnahmen können auch manuell zusammengefügt werden (bei fehlenden Angaben ist eine Automatisierung nicht möglich). Dazu haken Sie nach einer Suche lediglich die entsprechenden Datensätze an, mit Klick auf den Button »zusammenfassen« erscheint eine Kontrollansicht und nach Bestätigung werden die Daten gruppiert.
Wichtig: Es gehen dabei keine Teilnehmerinformationen verloren, es wird nur eine zusätzliche Verknüpfung erstellt.

Mehrere Suchergebnisse zur gleichen Person können zusammengefasst werden.

Sonderfall: Debitorennummern

Wenn Sie die Debitorenverwaltung aktiviert haben und bei einem der gefundenen Teilnehmer bereits eine Debitorennummer hinterlegt wurde, ist es nötig beim Zusammenfassen den Hauptdatensatz selbst auszuwählen. So haben Sie volle Kontrolle, unter welcher Debitorennummer der Teilnehmer zukünftig geführt werden soll.

Zukünftige Debitorennummer auswählen

Klicken Sie in der Kontrollansicht einfach auf die gewünschten Stammdaten um diese zu übernehmen.

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BG-Anmeldeformular über Selbstverwaltungslink drucken

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 5 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

HiOrg-Server KURSE bietet die Möglichkeit, Teilnehmerdaten über den Selbstverwaltungslink direkt vom entsendenden Betrieb selbst eintragen zu lassen.

Diese Funktion haben wir nun dahingehend erweitert, dass auch das vorausgefüllte BG-Anmeldeformular vom Unternehmen selbst ausgedruckt werden kann. Der Aufruf des vorausgefüllten Formulars erfolgt über einen Link am Ende der Kursteilnehmerliste.

Ein aufwendiges Hin- und Herschicken des Formulars entfällt damit. Das Unternehmen unterschreibt und stempelt das Dokument, und reicht es rechtzeitig zum Kurstermin beim Ausbildungsbetrieb ein.

Zauberstab

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Anpassungen im Sinne der DS-GVO

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 6 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Der erste Monat mit der neuen Datenschutz-Verordnung ist vorüber und es ist allgemein wieder ein bisschen Ruhe eingekehrt. Unsere Entwicklungsabteilung hat sich jedoch weiter mit erhöhtem Aufwand diesem Thema gewidmet, um unsere Nutzer bei der Umsetzung der neuen Anforderungen zu unterstützen.

Vereinfachte Löschung von Mitglieder-Daten

Scheidet ein Mitglied aus einer Gliederung aus, so sollen auch dessen Daten nicht länger als nötig vorgehalten werden. Da die Stärke von HiOrg-Server in der sinnvollen Verknüpfung der hinterlegten Daten liegt, gestaltete sich das Löschen eines stark eingebundenen Mitgliedes manchmal schwierig: Vorgemerkte Dienste müssen umgeplant und offene Aufgaben neu verteilt werden.

Zu diesem Thema haben wir eine neue Oberfläche freigeschaltet, die vorhandene Abhängigkeiten deutlicher anzeigt und dann die Zuständigkeit einfacher an andere Mitglieder übertragen kann.

Seit heute sind außerdem für die Nutzer von HiOrg-Server KURSE verschiedene neue Funktionen verfügbar:

Datenminimierung bei der Teilnehmererfassung

Um den Punkt der Datensparsamkeit noch besser zu erfüllen, kann mittels einer Matrix unter „Einstellungen > Ausbildung / Kurse > Ausbildung allgemein“ in Kürze festgelegt werden, welche Daten vom Selbstzahler bzw. BG-/Firmenteilnehmer bei der Anmeldung abgefragt werden. Alle markierten Daten werden dann automatisch als Pflichtfelder erfasst: Laut Gesetz dürfen nicht zwingend benötigte Daten ohnehin nicht mehr abgefragt werden.
Wird ein gespeicherter Teilnehmer-Datensatz übernommen (bspw. bei Buchung eines Folgekurses), so werden nicht benötigte, aber bereits hinterlegte Daten durch Löschoption gekennzeichnet.

Aktualisierte Formulare und Vorlagen

Der Fachbereich Erste Hilfe der DGUV hat verschiedene Formulare als Muster vorgeschlagen, um die Teilnehmenden datenschutzkonform zu erfassen. Dazu gehört die „Lehrgangsdokumentation gem. Abschnitt 2.4.6 DGUV Grundsatz 304-001“. Diese ist nun als Formularvorlage  im HiOrg-Server verfügbar. Ergänzt wird die Vorlage „Lehrgangsdokumentation“ von den Teilnehmerdatenblättern, die um einige Angaben erweitert wurden.

Zusätzlich wurde auch das Anmeldeformular zur Meldung an den Unfallversicherungsträger (Formular für die Anmeldung bei der BG) auf den neuesten Stand gebracht.

Sie finden die Vorlagen wie immer im Formularcenter.

Sichtbarkeit von Teilnehmerdaten

Nicht immer ist es gewünscht, bzw. nach neuem Recht erlaubt, dass der verantwortliche Ausbilder eines Kurses alle Teilnehmerdaten einsehen kann. Deshalb können unter „Einstellungen > Ausbildung / Kurse > Ausbildung allgemein“ nun differenzierte Anpassungen in diesem Bereich vorgenommen werden.

Zusätzliche Ausbildungsstellen in HiOrg-Server hinterlegen

Verfügt ein Ausbildungsbetrieb über mehrere Standorte oder Zweigstellen, so werden manchmal unterschiedliche QSEH-Kennziffern vergeben. Dieses Szenario lässt sich nun auch in HiOrg-Server abbilden und zur KURSE-Version hinzubuchen. Die einzelnen Ausbildungsstellen können dann unter „Einstellungen > Ausbildung / Kurse > Ausbildung allgemein“ verwaltet werden.
Bitte setzen Sie sich bei Interesse mit uns in Verbindung.

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