Schlagwortarchiv für: HiOrg-Server KURSE

Update der QSEH-Schnittstelle

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Für Organisationen, die eine Ermächtigung zur Aus- und Fortbildung von betrieblichen Ersthelfern haben, besteht die Pflicht, alle geeigneten Kurse bei der Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe (QSEH) zu melden. Dies wird durch die Schnittstelle zwischen HiOrg-Server KURSE und der QSEH erheblich erleichtert.

Was macht die Schnittstelle?

Die Schnittstelle ermöglicht es, alle relevanten Kursdaten direkt aus dem System an die BG-QSEH zu übermitteln. Voraussetzung: Die Kurstermine müssen im HiOrg-Server eingetragen und aktuell gehalten werden. Weitere Infos gibt es hier: FAQ: Hinweise zur QSEH-Schnittstelle.

Wichtiges Update am 15. Januar 2025

Ab 15.01.2025 ändern und erweiterten sich bei der QSEH die Bezeichnungen für die Lehrgangsmeldungen. Diese Änderung bedeutet eine differenziertere Möglichkeit der Lehrgangsmeldung für die Aus- und Fortbildung von Lehrkräften. Insgesamt betrifft die Änderung insbesondere Multiplikatorenstellen. Eine vollständige Information findet ihr auf der Seite der DGUV.

Anpassung der Kurstypen in HiOrg-Server

Aufgrund der geänderten Bezeichnungen bei der QSEH werden wir die Kurstypen in HiOrg-Server anpassen (dies betrifft nur Kurstypen, die zur Meldung bei „meineQSEH“ markiert sind).

  • Automatische Umstellung: Kurstypen werden automatisch ins neue Schema überführt und angelegte Kurse angepasst.
  • Manuelle Nacharbeit: Bei den Aus- und Fortbildungen für Lehrkräfte gibt es neu verschiedene Differenzierungen. Die automatische Umstellung überführt die entsprechenden Kurse ins neue Schema (Nr. 6 zu Nr. 50 / Nr. 7 zu Nr. 53), die Aufsplittung erfordert aber eine Nachbearbeitung der Kurstypen (und ggf. Kurse) durch euch.
    Die Kurstypen können unter System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Kurstypen / Lehrscheine bearbeitet und neu angelegt werden.
    HiOrg-Server KURSE - Meldung an BG-QSEH

⚠️ Anzeige des Meldestatus

Der Datenabgleich mit der QSEH erfolgt nachts. Während der Umstellung am 15.01.2025 kann es daher vorkommen, dass der Meldestatus von Kursen im HiOrg-Server vorübergehend nicht korrekt angezeigt wird. Sollte es am 16. Januar 2025 weiter zu Fehlermeldungen kommen, so meldet euch bitte bei uns.

Ausblick: Nächstes Update im April 2025

Ein weiteres Update wird vor dem 15. April 2025 veröffentlicht. Es bringt eine Änderung in der Verwaltung der Kursdaten: Der Ansprechpartner wird dann nicht mehr beim Kursort, sondern direkt beim Kurs hinterlegt. Wir werden euch dazu gesondert informieren.

Sollten während der Umstellung Fragen oder Probleme auftreten, steht euch unser Support wie gewohnt zur Verfügung.

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Was ihr zur E-Rechnung wissen solltet

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Die E-Rechnung gewinnt immer mehr an Bedeutung und wird in vielen Bereichen zur Pflicht. Aber keine Sorge – wir bringen euch auf den neuesten Stand und unterstützen euch dabei, diese Umstellung zu meistern.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die nicht einfach nur als PDF versendet wird, sondern maschinenlesbar ist. Das bedeutet, dass sie von Buchhaltungsprogrammen oder ERP-Systemen direkt verarbeitet werden kann. Sie ersetzt die herkömmliche Papier- und PDF-Rechnung und macht den Rechnungsprozess einfacher und effizienter.

Wann wird die E-Rechnung verpflichtend?

Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen eingeführt. Für kleinere Unternehmen und Freiberufler gibt es jedoch Übergangsvorschriften, die ihnen mehr Zeit für die Umstellung einräumen. Diese Übergangsfristen sollen sicherstellen, dass auch kleine Unternehmen die notwendige Infrastruktur aufbauen können, ohne übermäßigen Druck. Ihr solltet aber sicherstellen, dass ihr zum Stichtag E-Rechnungen empfangen könnt, also eine funktionierende Mailadresse besitzt. Wie schon bei Papierrechnungen, müssen E-Rechnungen 10 Jahre lang archiviert werden.

Übergangsvorschriften für kleinere Unternehmen

Um kleineren Unternehmen den Einstieg in die E-Rechnung zu erleichtern, wird es spezielle Übergangsfristen geben, die es diesen Unternehmen ermöglichen, nach dem Stichtag noch einige Monate lang Rechnungen in traditionellen Formaten auszustellen. Diese Fristen gelten abhängig von der Unternehmensgröße und werden voraussichtlich nach Branchen und Umsatzhöhe differenziert. Genauere Details hierzu werden voraussichtlich in den kommenden Wochen von den zuständigen Behörden veröffentlicht.

Welche Formate gibt es?

Es gibt zwei gängige Formate für die E-Rechnung:

  • ZugFERD: Dieses Format kombiniert strukturierte Daten und eine visuelle Darstellung der Rechnung in einem PDF-Dokument. So können sowohl Menschen als auch Maschinen die Rechnungsdaten lesen. Es ist besonders nutzerfreundlich, da es sowohl für die elektronische Weiterverarbeitung als auch für die manuelle Prüfung geeignet ist.
  • XRechnung: Dieses Format ist für den Datenaustausch mit der öffentlichen Verwaltung entwickelt worden. Es ist ein rein strukturiertes XML-Format und enthält keine visuelle Darstellung. XRechnung ist das von Behörden bevorzugte Format, da es den Anforderungen des E-Governments entspricht.

🔜 E-Rechnung in HiOrg-Server

Und hier kommt die gute Nachricht: Wir arbeiten bereits intensiv daran, E-Rechnungen in HiOrg-Server zu integrieren.
In Zukunft wird es möglich sein, neben den bisherigen PDF- oder Ausdruck-Rechnungen auch Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format direkt aus HiOrg-Server zu erstellen.
Wir erwarten die Veröffentlichung einer ersten Version im Lauf des Novembers. Davor wird es eine Pilotphase geben, in der einige Test-Accounts die neuen Features exklusiv ausprobieren können.

Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile: Sie spart Zeit, reduziert den Papierverbrauch und verbessert die Effizienz im Rechnungswesen. Wir sind bereit und werden euch bei der Umstellung bestmöglich unterstützen! 👍

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Übersicht Selbstverwaltungslink

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Der Selbstverwaltungslink ist eine hilfreiche Funktion von HiOrg-Server KURSE. Über ihn können die Daten aller Kursteilnehmenden, die von einer Firma zu einem Kurs entsendet werden, einfach bearbeitet werden. Der Ansprechpartner im Unternehmen erhält den Link und kann eigenständig die Teilnahmeliste für den Kurs ausfüllen. Dies reduziert doppelte Arbeit mit unleserlichen Formularen, vermeidet Tippfehler und sorgt für klare, korrekte Einträge.

Zudem kann über den Link auch das vorausgefüllte BG-Abrechnungsformular vom Unternehmen heruntergeladen werden. Ein aufwendiges Hin- und Herschicken des Formulars entfällt damit. Das Unternehmen unterschreibt und stempelt das Dokument, und reicht es rechtzeitig zum Kurstermin beim Ausbildungsbetrieb ein.

Selbstverwaltungslink

Wir haben die beliebte Funktion ein wenig erweitert. Eine neue Anzeige unterhalb der Teilnahmeliste ermöglicht es nun, alle versendeten Selbstverwaltungslinks inklusive des Versanddatums einzusehen. So behältst Du den Überblick darüber, welche Firmen bereits einen Link erhalten haben.

Selbstverwaltungslink versendet

Hinweis: Bitte beachte, dass keine Versandaktionen vor dem 17.09.2024 in der Liste erfasst sind.

Mehrere Kurse öffentlich freischalten

Seit kurzem kannst Du in der Kursliste mehrere Kurse gleichzeitig zur öffentlichen Kursanzeige Deines HiOrg-Servers hinzufügen oder entfernen.
Diese Funktion befindet sich in der Mehrfachauswahl am Ende der Tabelle und erleichtert das Bearbeiten mehrerer Kurse auf einmal. Bisher musste dies mühsam für jeden Kurs einzeln durchgeführt werden.

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Immer gut informiert: Der HiOrg-Server Blog

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Während die neuen Insights in unserem System einen schnellen Überblick über aktuelle Entwicklungen und Neuerungen bieten, gehen wir auf unserem Blog einen Schritt weiter. Hier setzen wir einen breiteren Fokus und Du findest umfassendere und detaillierte Berichte zu Themen, die Dich als Helfenden wirklich interessieren: Neue Features stellen wir im Detail vor und erklären auch, wie Du sie am besten nutzen kannst. Es gibt Tipps und Tricks zu bestehenden Funktionen, aktuelle News zu unseren Kooperationen (bspw. mit der BG-QSEH), allgemein wichtige Informationen aus dem HiOrg-Universum und zwischendurch immer mal wieder das ein oder andere Highlight aus unserem Arbeitsalltag.

Screenshot HiOrg-Server Blog

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Auf dem Laufenden bleiben mit HiOrg-Server Insights

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💡 Wir freuen uns, euch heute eine spannende Neuerung in HiOrg-Server vorzustellen: den Insights-Bereich!
Dieser neue Bereich ist euer zentraler Ort für alle Updates, Produktverbesserungen und Neuigkeiten aus unserem Unternehmen.

Was ist der Insights-Bereich?

Der Insights-Bereich ist eine neue Funktion innerhalb von HiOrg-Server, die euch aktuelle Informationen bietet. HiOrg-Server wird ständig weiterentwickelt und verbessert. Mit dem Insights-Bereich machen wir diesen Prozess für euch transparent und zeigen euch, woran wir gerade arbeiten.

Hier findet ihr alles, was ihr über neue Features, behobene Fehler und wichtige Unternehmensnachrichten wissen müsst. Unser Ziel ist es, euch einen umfassenden Überblick über die Weiterentwicklungen unserer Software zu geben und euch stets auf dem Laufenden zu halten.

  • Einfache Navigation: Vielleicht habt ihr schon die neue Glühbirne oben rechts bemerkt. Wenn sie leuchtet, gibt es Neuigkeiten! Ein Klick auf die Lampe führt euch direkt zur Insights-Seite, wo ihr alle aktuellen Informationen findet.
Absprung zu HiOrg-Server Insights über die Navbar
  • Immer informiert: Bleibt stets auf dem neuesten Stand über neue Funktionen und Bugfixes. So könnt ihr die Vorteile unserer aktuellen Entwicklungen sofort nutzen und eure Arbeitsabläufe effizienter gestalten.
    Anhand der Icons könnt ihr leicht erkennen, worum es bei dem Eintrag geht:
Verschiedene Typen von HiOrg-Server Insights
  • Kontinuierliche Verbesserung: Oft sind Verbesserungen von kleiner Natur und nicht direkt sichtbar. Mit dem Insights-Bereich könnt ihr genau sehen, welche Änderungen und Verbesserungen wir vornehmen. So möchten wir euer Vertrauen in unser Produkt stärken und zeigen, dass wir kontinuierlich daran arbeiten, eure Erfahrung zu verbessern.

Lasst uns starten

Der neue Insights-Bereich ist ein weiterer Schritt in Richtung mehr Transparenz und Nutzerfreundlichkeit. Wir freuen uns darauf, eure Meinung zu hören und gemeinsam mit euch HiOrg-Server weiterzuentwickeln. Schaut regelmäßig vorbei und bleibt immer auf dem Laufenden!

Habt ihr Fragen oder Anmerkungen? Zögert nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind gespannt auf euer Feedback und freuen uns darauf, von euch zu hören! 👍

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Vorlagen und Bescheinigungen für ASB-Accounts

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.
Ausbildungsbeauftragte Petra Kolleechin

Für Gliederungen des Arbeiter Samariter Bundes (ASB) haben wir in HiOrg-Server KURSE spezielle Vorlagen zum Eindruck in die offiziellen Blanko-Teilnahmebescheinigungen hinterlegt. Diese Vorlagen können nur in qualifizierten Servern (ASB) ausgewählt werden. Bei Fragen wendet euch gerne an unseren Support.

Rückmeldebogen mit Teilnehmerdatenblatt

Einige von euch nutzen für Feedback zu durchgeführten Kursen den ASB-Rückmeldebogen mit Teilnehmerdatenblatt. Für euch wird es nun einfacher: Wir haben genau dafür eine Vorlage zum Eindruck erstellt, sodass ihr die Blätter bereits mit den Kurs- und TN-Daten vorausgefüllt an die Teilnehmenden austeilen könnt.

👉 Interessierte Gliederungen können diese Vorlage auf Wunsch in ihrem Server freischalten. Eine kurze Nachricht an unser Support-Team genügt, bitte euer Kürzel nicht vergessen.
Die Vorlage lässt sich danach in den Einstellungen unter System > Einstellungen > Formulare im Bereich  Formulare zu Kursen  auswählen. Der Rückmeldebogen ist in 2 Varianten verfügbar:

  • Einzelseiten: Dabei druckt ihr mit der Vorlage „ASB-Rückmeldebogen / TN-Datenblatt (Seite 1)“ zuerst alle Vorderseiten, legt das Papier zurück in den Drucker und nutzt „ASB-Rückmeldebogen / Kursdaten (Seite 2)“ für die Rückseite.
  • Duplexdruck: Die Vorlage „ASB-Rückmeldebogen / TN-Datenblatt (Duplexdruck)“ kann von geeigneten Druckern in einem Schritt beidseitig ausgedruckt werden.

Allgemeine TN-Bescheinigung mit Freifeld UE

Seit ein paar Wochen ist auch eine Vorlage zum Eindruck in den ASB-Vordruck EHNNEU 2023 (Allgemeine TN-Bescheinigung mit Freifeld für die Unterrichtseinheiten) in HiOrg-Server KURSE hinterlegt.

Das Dokument kann bei den Einstellungen des jeweiligen Kurstyps ausgewählt werden. Dazu ruft ihr System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine auf. Im unteren Teil der Seite findet ihr dann Teilnehmerbescheinigung gestalten – Auswahlfeld: ‚Vorlage TN-Bescheinigung laden‘. 

ASB TN-Bescheinigung EHNNEU 2023 (Stand 11/2023)

Das Template ist unter der Bezeichnung „ASB EHNNEU 2023 – Allgemeine TN-Besch., UE Freifeld (Stand 11/2023)“ hinterlegt. Zur Änderung wird das Recht admin oder kurse benötigt.

Weitere Vorlagen

Zusätzlich zu den neueren Vorlagen sind bereits weitere Templates zum Eindruck in die offiziellen Bescheinigungen verfügbar:

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HiOrg-Server KURSE: QR-Codes auf Teilnahmebestätigung & weitere Updates

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Zeitraum für die SMS-Erinnerung jetzt wählbar

Habt ihr das Update zur Erinnerungsfunktion schon entdeckt? Es gibt nun die Möglichkeit festzulegen, wie viele Tage vor Kursbeginn eure Teilnehmenden eine SMS-Erinnerung erhalten sollen. Der Zeitraum (bis zu 7 Tage) kann in den Einstellungen ( System > Einstellungen > Ausbildung allgemein) angepasst werden.

Zeitraum SM-Erinnerung an TN einstellen

So haltet ihr eure Kursteilnehmer immer auf dem Laufenden und reduziert eure No Show-Rate.

Mustervorlage der DGUV jetzt mit QR-Code

Für ermächtigte Stellen stehen in HiOrg-Server KURSE verschiedene DGUV-Mustervorlagen für Teilnahmebestätigungen zur Verfügung.
Auf der Vorlage „VBG-Standardvorlage EH-Aus-/Fortbildung und EH in Bildungs- und Betreuungseinricht. (Stand 10/2023)“ haben wir nun zwei QR-Codes hinterlegt. Diese Codes führen auf die Webseite der DGUV und öffnen die vorgeschriebene Information zu den Lehrinhalten (DGUV Information 204-007 und DGUV Information 204-008). Diese können die Teilnehmenden sich dann selbst herunterladen.

Die Vorlage kann von ermächtigten BG-Ausbildungsstellen beim Kurstyp ausgewählt werden (System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine – Auswahlfeld: ‚Vorlage TN-Bescheinigung laden‘).

Mustervorlage DGUV

Ihr seid eine ermächtigte Stelle, aber nutzt die komfortable BG-Funktionalität in HiOrg-Server KURSE bisher noch nicht? Startet doch jetzt gleich damit, indem ihr eure BG-Kennziffer in den Einstellungen (System > Einstellungen > Ausbildung allgemein) hinterlegt. Erst danach werden viele Spezialfunktionen freigeschaltet. Bei Fragen helfen wir euch gerne weiter!

Erweiterung der Statistik um Umsätze aus Zusatzleistungen

Statistiken ermöglichen es, wichtige Einblicke zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu treffen, indem sie Daten in verständlicher Form präsentieren und Trends aufzeigen. Bei der Statistik in HiOrg-Server KURSE kann nun auch die Option „Umsatz Zusatzleistungen“ ausgewählt werden. Ihr findet die Optionen im Menü Kurse > Statistik.

Es fließen nur Zusatzleistungen von Teilnahmen in die Summe mit ein, wenn die Kursgebühr für die Teilnahme als bezahlt markiert wurde.

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