Schlagwortarchiv für: neue Funktion

Stoppuhr für Helferstunden (beta 5.17.8)

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 3 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Die neue Beta-Version (v5.17.8) der HiOrg-Server Mobilgeräte-App hat eine praktische Timerfunktion im Gepäck. Damit könnt ihr Helferstunden ganz einfach mittels einer Stoppuhr erfassen. Ist die Arbeit beendet, reicht ihr die erfasste Zeit mit Angabe zum Anlass per Knopfdruck ein. Fertig.

Während die Zeiterfassung läuft, könnt ihr die Mobile-App ganz normal weiter nutzen. Eine kleine Grafik am oberen Rand weist auf die aktive Stoppuhr hin. Natürlich könnt ihr eure Stunden auch weiterhin nachträglich mit Start- / Endzeit oder über die Gesamtdauer eingeben.

HiOrg-Server Mobile-App v5.17.8 beta
HiOrg-Server Mobile-App v5.17.8 beta

Teilnahme am Beta-Programm

Ihr seid neugierig und wollt die neue Funktion gerne testen? Dann nehmt doch an unserem Beta-Test teil. Für Android gibt es einen öffentlichen Test bei Google Play, für iOS bieten wir ein öffentliches Beta-Programm über TestFlight an.
Unter http://beta.hiorg-server.de/ findet ihr weitere Informationen und die Links zum Beta-Forum, wo ihr euch über die neuesten Versionen austauschen könnt. Wir wünschen euch viel Freude und freuen uns auf eure Rückmeldungen.

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Neu: Freie Benachrichtigungen versenden

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Anfang des Jahres wurde die Anzeige von Benachrichtigungen neu gestaltet und zwischenzeitlich bereits erweitert.
Um die Kommunikation innerhalb eines HiOrg-Servers zu vereinfachen, gibt es nun eine weitere Ergänzung: Es können jetzt freie Benachrichtigungen mit eigenen Texten verschickt werden – auch per Push auf Mobilgeräte.

Screenshot - neue Benachrichtigung

Eine neue Benachrichtigung lässt sich über den Menüpunkt `Kommunikation > Freie Benachrichtigung` erstellen. Verschiedene Filtermöglichkeiten grenzen den Empfängerkreis ein, für HiOrg-Server KURSE gibt es einen extra Tab mit Lehrkräften (= Personen bei denen ein Lehrschein hinterlegt ist). Alternativ ist auch eine direkte Eingabe von Namen möglich.

Screenshot - Benachrichtigung senden
Screenshot - Benachrichtigung senden mit ausgeklapptem Filterblock

Optional kann der Push-Versand an die Mobilgeräte-App gewählt werden. Ein Icon hinter dem Namen der einzelnen Personen zeigt an, ob die Nachricht hier über Push ausgeliefert werden kann.
Hinweis: Mit Push wird die Benachrichtigung zusätzlich direkt auf dem Sperrbildschirm des Mobilgeräts angezeigt. Die Auslieferung an die App selbst (wenn sie genutzt wird) erfolgt in jedem Fall.

Screenshot - push aktiv / kein Push

Da die Benachrichtigungen nur innerhalb eines HiOrg-Servers angezeigt werden, ist der Empfang auf Personen beschränkt, die sich am Server anmelden können (auch per App). Das bedeutet, es können keine Personen erreicht werden, welche als Externe im Server eingetragen sind. Für diesen Fall kann über die Funktion `Rundmail senden` aber weiterhin eine E-Mail verschickt werden.

Die Funktion `Freie Benachrichtigungen` ist als „Broadcast“-Möglichkeit zum einfachen Erreichen von Vielen gedacht (nicht als Chat). Aus diesem Grund steht sie allen Nutzenden mit dem Recht rundnachrichten (früher rundmail) zur Verfügung.

Mit dem Update erfüllen wir einen Vorschlag von unserer 🧞‍♂️ Wunschliste (102 Votingpunkte).

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Happy Birthday: Benachrichtigungen zu Geburtstagen

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Recht weit oben auf der Wunschliste befand sich sich der Vorschlag, über Geburtstage innerhalb der Organisation besser informiert zu werden. Diesen Wunsch haben wir nun umgesetzt, so dass seit letzter Woche entsprechende Benachrichtigungen im System angezeigt werden. HiOrg-Server mit aktiviertem Push-Versand liefern die Benachrichtigung auch an Mobilgeräte mit HiOrg-Server App aus.

Push-Benachrichtigung ohne Details

Diese Geburtstagsbenachrichtigungen erhalten Personen aus dem Leitungsteam einer Organisation und alle Mitglieder der gleichen Gruppe. Ist das Geburtsdatum in den Mitgliedsdaten als verborgen gekennzeichnet (Schlosssymbol vor dem Eingabefeld), so geht die Benachrichtigung ausschließlich ans Leitungsteam. Die Push-Benachrichtigung wird je nach Servereinstellung mit oder ohne Namensnennung versendet.

🪄✨ Das Geburtstagsupdate erfüllt einen Wunsch mit 795 Votes von unserer Wunschliste, wobei wir den Originalvorschlag etwas an aktuelle Gegebenheiten angepasst haben. 🧞‍♂️

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Kursteilnahme stornieren

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Bei Planung und Durchführung von öffentlichen Kursangeboten kommt es vor, dass eine angemeldete Person doch nicht am Kurs teilnehmen kann oder auch einfach nicht zum vereinbarten Termin erscheint. Das führt dann oft zu erhöhtem Verwaltungsaufwand. Mit der neuen Funktion „Kursteilnahme stornieren“ bietet HiOrg-Server KURSE nun auch eine Lösung für diese Fälle.

Teilnahmestatus

In den Details zum Teilnehmers oder zur Teilnehmerin (Anzeige über Stiftsymbol) gibt es nun einen zusätzlichen Abschnitt „Status“. Bei einer angemeldeten Person ist dieser Bereich grün hinterlegt, die Teilnahme ist aktiviert.

Ist die Teilnahme nicht möglich, kann über den Button eine Stornierung durchgeführt werden. Dabei ist es möglich, eine Bestätigungsmail zur Stornierung zu verschicken. Der Text dafür kann unter System > Einstellungen > Systemmails > Stornierungsbestätigung nach Bedarf angepasst werden. In der Liste eines Kurses werden stornierte Teilnahmen ans Ende der Liste sortiert und mit einem entsprechenden Label versehen. Zusätzlich informiert ein Hinweis über Details zur Stornierung.

Die Daten zu einer stornierte Teilnahme verbleiben im System und können auf einen anderen Kurs umgebucht oder einfach wieder aktiviert werden. Alle Statusänderungen werden in der Teilnahmehistorie erfasst.

Eine Stornierung ist über den Selbstverwaltungslink auch direkt von einem Firmenkunden selbst möglich. Über diesen Link können Teilnahmen auch wieder aktiv gesetzt werden, solange noch Plätze im Kurs frei sind.

Umbuchung

Bei den Systemmails gibt es nun auch eine neue E-Mail-Vorlage zur Bestätigung einer Umbuchung. Diese Vorlage kann auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Dabei beziehen sich die verwendeten Variablen auf den neuen Kurs. Neu sind diefolgenden beiden Variablen, die sich auf den alten Kurs beziehen:

  • [[$kursbezeich_vorher]] => Bezeichnung des ursprünglichen Kurses vor der Umbuchung
  • [[$kursbeginn_vorher]] => Kursbeginn (Datum) des ursprünglichen Kurses vor der Umbuchung

Berechnung

Wird eine Teilnahme storniert, so kann die angemeldete Person von der Zahlung der Kursgebühr befreit werden. Dazu muss nur das entsprechende Häkchen im Dialog gesetzt werden. Zur internen Dokumentation gibt es die Möglichkeit, eine Begründung zu hinterlegen. So kann die Entscheidung über die Berechnung auch im Nachgang von einem anderen Teammitglied getroffen werden.
Wird eine Teilnahme über den Selbstverwaltungslink storniert, kann selbstverständlich keine Entscheidung zur Bezahlung hinterlegt werden.

Zu diesem Thema gibt es auch einen Eintrag in unserem Wiki-Handbuch.

🪄✨ Das Update erfüllt einen Vorschlag mit 142 Votes von unserer Wunschliste. 🧞‍♂️

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Kleine Updates: Überprüfung nur bei hinterlegtem Führerschein und Personalanzeige bei Kleindiensten

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Regelmäßige Überprüfung nur bei hinterlegtem Führerschein

Die Funktion der regelmäßigen Überprüfung wird oft genutzt, um die Gültigkeit von hinterlegten Führerscheinen zu kontrollieren. Aus diesem Grund gibt es hier in den Einstellungen ein kleines Update in Form einer Checkbox. Das System kann nun erkennen, dass die betreffende Überprüfung nur für Mitglieder mit eingetragener Fahrerlaubnis gilt. Damit werden Mitglieder ohne Führerschein (bspw. Jugendliche) nicht mehr in der Liste der zu überprüfenden Personen angezeigt.

Die neue Checkbox finden Sie in den Einstellungen zu den regelmäßigen Überprüfungen.

🧞‍♂️ Diese Erweiterung erfüllt 2 Wünsche mit 57 Votes von der HiOrg-Server Wunschliste.

Personalanzeige bei Kleindiensten

In den beiden Ansichten Alle Dienste und Alle Termine werden bei der Einteilung von bis zu 3 Personen die Namen der Helfenden direkt in der Liste aufgeführt. Das ist besonders praktisch für Organisationen mit vielen Kleindiensten (bspw. auch HvO- / Bereitschaftsdienste, …).

Dienst mit 2 eingeteilten Personen.

Für Veranstaltungen mit mehr als 3 festen Einteilungen stehen die Informationen weiterhin auf der Einteilungsseite bzw. auf dem entsprechenden Formular (Dienst- / Termin-Details).

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Standardisierte Anzeige von Telefonnummern

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Zukünftig werden eingetragene Telefonnummern beim Speichern überprüft und im bekannten Format Ländervorwahl – Ortsvorwahl – Teilnehmernummer im HiOrg-Server hinterlegt. Dies betrifft alle Telefon- und Faxnummern, die im System erfasst werden können.

Die Ländervorwahl wird beim Speichern der Nummer automatisch ergänzt und muss nicht jedes Mal eingetragen werden. Dabei orientiert sich das System am Land, das in den Einstellungen des genutzten HiOrg-Servers hinterlegt ist. Die Anzeige einer hinterlegten Nummer richtet sich nach der länderspezifischen Darstellung. Der Einfachheit halber wird die Ländervorwahl nur bei ausländischen Nummern angezeigt.

Im Zuge dieser Umstellung wurde an verschiedenen Stellen ein zusätzliches (eigenes) Feld zur Eingabe einer Handynummer ergänzt. 🧞‍♂️ Damit erfüllen wir einen Wunsch mit 50 Votes von der Wunschliste.

Eventuell kann es beim Bearbeiten von Datensätzen mit bereits vorhandenen Nummern zu Fehlermeldungen kommen, wenn eine Zahlenfolge (bspw. aufgrund von ungewöhnlichen Trennzeichen) nicht korrekt aufgelöst werden konnte.

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Push-Benachrichtigungen offiziell integriert

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Eine Push-Nachricht ist eine spezielle Meldung, die direkt auf dem Mobilgerät angezeigt wird, ohne dass zuvor die HiOrg-Server App geöffnet werden muss. Zukünftig können diese Benachrichtigungen direkt aus HiOrg-Server auf das Smartphone eines Mitglieds gesendet werden, wenn dort die HiOrg-Server Mobilgeräte-App (ab v5.5.2) installiert ist.

Kommt Ihnen diese Funktion bereits bekannt vor? Sie haben vollkommen Recht, grundsätzlich ist die Möglichkeit für Push-Benachrichtigungen seit mehreren Monaten verfügbar. Bisher musste sie allerdings als Beta-Funktion im Laborbereich aktiviert werden – und das hat sich nun geändert. Mit der Übernahme in den offiziellen Funktionsumfang gibt es zusätzlich ein paar Änderungen und Erweiterungen.

Push für alle aktiviert

Aktuell können Anfragen bei Personalbedarf vom Disponenten per Push versendet werden (HiOrg-Server PRO und KURSE). Dabei kann der Disponent auf einen Dienst, Kurs oder Termin aufmerksam machen, indem er beim Anlegen / Bearbeiten die neue Option „Rückmeldung von qualifizierten Helfern anfragen“ auswählt.

Checkbox Rückmeldung anfragen

Informationen zum Einteilungsstatus, bspw. wenn eine Meldung zur festen Einteilung geändert wird, werden vom System automatisch per Push an die betreffenden Nutzer versendet.

Damit die neue Funktion auch direkt genutzt werden kann, haben wir den Push-Versand für alle Server standardmäßig aktiviert. Nachrichten werden von der App nun prominent auf dem Mobilgerät anzeigt – außer der Nutzer hat diese Möglichkeit bereits in den Einstellungen der App deaktiviert.

Die komplette Push-Funktionalität eines Servers kann vom Admin in den Einstellungen deaktiviert werden (System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren).

Push mit spezifischen Informationen

Als Reaktion auf das Feedback der Beta-Tester sind nun auch Push-Nachrichten möglich, die auf dem Home-Screen detailiertere Informationen enthalten. Bislang hatten wir uns hier für einen allgemeinen Text ohne konkrete Informationen zur Veranstaltung entschieden, da zum Erreichen der Endgeräte eine Anbindung an Apple bzw. Google zwingend notwendig ist.

Beispiel:
Standardnachricht: Personal für eine Veranstaltung benötigt: Bitte Rückmeldung abgeben.

Detaillierte Nachricht: Für den Dienst "TddE" am 03.10.2021 werden noch Helfer benötigt. Bitte prüfen Sie, ob Sie sich für diesen Dienst melden können. (demo)

Die Entscheidung, ob Veranstaltungsdaten und ggf. persönliche Helferdaten über ausländische Server (Amazon, Apple & Google) geleitet werden, liegt damit nun bei Ihnen. Die ausführlicheren Push-Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert und müssen vom Admin in den Einstellungen aktiviert werden.

Einheitliche Benachrichtigungen im System

Zusätzlich zur Übertragung per Push erscheinen Statusinformationen auch in der Benachrichtigungsübersicht der App. Im Benachrichtigungssystem der Web-Version (auf der Übersicht) waren diese Anfragen bisher nicht enthalten.
Durch die Verschmelzung der beiden Systeme werden Benachrichtigungen nun einheitlich ausgeliefert. Das bedeutet, dass Nutzer der Web-Version nun auch Meldungen zum Einteilungsstatus usw. erhalten. Im Gegenzug werden App-Nutzer bspw. auf ablaufende Ausbildungen, anstehende regelmäßige Überprüfungen und Terminabsprachen hingewiesen.

Hinweis: Informationen zum Einteilungsstatus und Personalanforderungen erscheinen unabhängig von Push im Benachrichtigungssystem, also auch wenn die Push-Funktionalität eines Servers deaktiviert ist.

Mit dieser Verschmelzung legen wir auch den Grundstein für weitere Neuerungen, die hier demnächst folgen werden. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Darstellung von Web-Benachrichtigungen, die durch eine Überarbeitung übersichtlicher werden sollen. Zusätzlich werden auch noch weitere Nachrichten integriert, bspw. Info bei neuen und geänderten Veranstaltungen oder Erinnerungen an anstehende Geburtstage, Kontrolle der persönlichen Daten, …

Nicht alle Informationen sollen als Pushnachricht versendet werden, aber wir sind trotzdem sicher, dass der neue Bereich die Arbeit mit HiOrg-Server noch komfortabler gestaltet.

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