Nach unserer Ankündigung zum Release des neuen Materialsystems in der letzten Woche, möchten wir heute ein wenig detaillierter auf einzelne Neuerungen eingehen.

Materialtypen und besondere Eigenschaften

Vor dem Erfassen von Material sollten verschiedene Materialtypen (bspw. Fahrzeuge, Einsatzkleidung, Sonstiges) angelegt werden. Zur besseren Differenzierung stehen acht Sondertypen mit spezifischen Eigenschaften zur Verfügung (Gebäude, Räume, Schlüssel, Kraftfahrzeuge, Bekleidung, Medizin-Geräte, Verbrauchsmaterial, Medikamente). Zusätzlich können auch allgemeine Materialtypen angelegt werden. Wie detailliert man sein Material erfassen möchte, bleibt jedem Admin selbst überlassen.
Zu den spezifischen Eigenschaften gehören beispielsweise bei Fahrzeugen das Kennzeichen, HU-Termin oder auch die benötigte Führerscheinklasse, die später einmal bei der Besetzung des Fahrzeuges überprüft werden soll (nach der Umsetzung von Schritt 2 des Materials). Es kann festgelegt werden, ob das Material nur mit Einweisung bedient werden darf und wer diese erhalten hat, und ob das Material als Lagerort für andere Materialien dienen kann (z.B. Notfallkoffer). Über das Bearbeitungsmenü können Materialien (inklusive Inhalt) dann dupliziert werden.

Umfangreiche Materialübersicht

In der Materialliste sind alle eingetragenen Materialien erfasst und können nach unterschiedlichen Kriterien angezeigt, gefiltert und bearbeitet werden. Für den schnellen Zugriff gibt es im Benutzermenü zusätzlich Links zu den Listen für Fahrzeuge, Verbrauchsmaterial und Medikamente, außerdem für Kleider und anstehende Wartungstermine. Auch verliehene und ausgegebene Materialien lassen sich direkt über das Menü aufrufen.
Über die Liste lassen sich leicht das Gesamtgewicht und der Gesamtpreis (Anschaffungswert) des Materials in einem Lagerort ausrechnen (wichtig bspw. für KFZ-Beladung). Bei größeren Materialbeständen ist auch die Freitextsuche sehr nützlich.

Instanzen

Material mit gleichen Grunddaten kann in Instanzen (Teilmengen) mit unterschiedlichen Zusatzeigenschaften aufgespalten werden. Ein gutes Beispiel sind Einsatzjacken in verschiedenen Größen und mit unterschiedlichen Lagerorten. Weitere Attribute sind Barcodes die erzeugt werden können, unterschiedliche Verantwortliche innerhalb eines Materials oder Chargennummern bei Medikamenten.

Warnmeldungen

Zahlreiche Hinweise helfen den Material-Beauftragten dabei, den Überblick zu behalten. So werden anstehende Wartungstermine innerhalb der frei wählbaren Warnzeiträume, auslaufende Materialeinweisungen und unterschrittene Sollbestände auf der Übersichtsseite angezeigt.

Dokumentenverwaltung

Mit dem neuen Materialsystem können erstmals eigene Dokumente im HiOrg-Server hochgeladen werden. Diese lassen sich einzelnen Materialien zuweisen und können für Helfer freigegeben werden. Mögliche Beispiele sind Materialfotos, Betriebsanleitungen, Checklisten oder auch Merkblätter mit Warnhinweisen. Jeder Server erhält von uns kostenfrei 10 MB Speicherplatz, bei Bedarf kann dieser aufgestockt werden.
Die Dokumentenverwaltung wird im nächsten Jahr noch auf weitere Bereiche (Mitglieder, Einsätze, Termine, Kurse, Aufgaben, allgemein) ausgedehnt.

Adressverwaltung

Adressen von Lieferanten, Dienstleistern, u.a. lassen sich nun übersichtlich erfassen, kategorisieren und einzelnen Materialeinträgen zuordnen. Die Zuordnung erfolgt in der Materialliste über die Bearbeitung der Materialeigenschaften.
Für die Zukunft ist eine allgemeine Adressverwaltung geplant, die sich auf alle Bereiche des HiOrg-Servers erstreckt.

Einige der neuen Funktionen sind erst ab HiOrg-Server PRO verfügbar und daher in der free-Version ausgeblendet. Zusätzliche Erweiterungen (wie bspw. Material Einsätzen zuweisen, Räume buchen, Fahrtenbuch) werden im zweiten Schritt zu einem späteren Zeitpunkt noch ergänzt.

Ausführlichere Beschreibungen zur Anwendung des neuen Materialsystems finden Sie in unserem Handbuch im Bereich Material. Momentan sind noch nicht alle Themenbereiche mit Inhalt gefüllt, Sie haben aber die Möglichkeit, aktiv am Handbuch mitzuwirken. Wir freuen uns sehr über jeden Beitrag von Ihrer Seite und sagen im Voraus schon herzlichen Dank!