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Ankündigung: Wartungsfenster E-Rechnung

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Seit Anfang des Jahres ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für viele Unternehmen verpflichtend. Doch was bedeutet das genau?

Die E-Rechnung ist nicht einfach nur eine digitale Rechnung als PDF. Sie enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten, die von Buchhaltungssystemen direkt verarbeitet werden können. Das macht den Rechnungsprozess effizienter, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz.

Wir wissen, dass dieses Thema viele Fragen aufwirft. Die Umstellung auf die E-Rechnung betrifft nicht nur die Technik, sondern auch gesetzliche Anforderungen. Das Bundesfinanzministerium hat dazu Antworten auf häufige Fragen wie bspw. Übergangsfristen in einer FAQ zusammengefasst.

E-Rechnung in HiOrg-Server

Nächste Woche ist es soweit: Die Funktionen zur Erstellung von E-Rechnungen sind in HiOrg-Server verfügbar! 🎉

Dann könnt ihr Rechnungen nicht nur als PDF, sondern auch in den Formaten ZUGFeRD (pdf + xml) und XRechnung (xml) erstellen, verschicken und herunterladen. Diese Umstellung macht eure Rechnungsprozesse zukunftssicher und hilft euch, die gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnungspflicht zu erfüllen.

🔹 Wichtig zu wissen: Der eigentliche Rechnungsprozess bleibt gleich. Ihr erstellt Rechnungen weiterhin wie gewohnt – die Neuerung betrifft vor allem den Versand und die zusätzlichen strukturierten Daten.

Warum hat es so lange gedauert?

Wir wissen, dass viele von euch auf die E-Rechnung gewartet haben. Ein solches Projekt ist komplex, und durch tiefgreifende Änderungen im System war eine gründliche Umsetzung entscheidend. Neben technologischen Herausforderungen gab es viele Abstimmungen, Anpassungen an gesetzliche Anforderungen und ausführliche Testphasen. Gleichzeitig haben uns unerwartete Herausforderungen – inklusive krankheitsbedingter Ausfälle – vor zusätzliche Hürden gestellt. Wir möchten uns für diese Wartezeit entschuldigen, aber wir freuen uns, euch nun eine durchdachte und stabile Lösung bereitzustellen!

Was hat sich geändert?

1. Erweiterte Stammdaten

Für die E-Rechnung sind einige zusätzliche Angaben erforderlich. Daher gibt es neue oder erweiterte Felder, die teilweise auch ohne E-Rechnung nutzbar sind, bspw.:

  • Bankverbindung der Organisation
  • Ansprechpartner für Rechnungsstellung
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Steuerbefreiungsgründe

2. Steuersätze und Umsatzsteuer

  • Bisher war die Umsatzsteuer (und damit Ausweisen von netto / brutto) optional in HiOrg-Server. Nach dem Update ist die Umsatzsteuer nun fester Bestandteil jeder Rechnung.
  • Bisher gab es einen universalen Steuersatz im System. Nun können mehrere Steuersätze hinterlegt werden, die dann bei Rechnungsposten und Gebühren (Vorauswahl und Anzeige z.B. TN-Anmeldung) zur Auswahl angezeigt werden.
  • Falls keine Umsatzsteuer anfällt, muss ein Grund für die Steuerbefreiung angegeben werden.

3. Rechnungen mit mehr strukturierten Daten

  • Die Rechnungsposten enthalten nun zusätzliche Details:
    • Anzahl und Mengeneinheit
    • Beschreibung und Einzelpreis
    • Steuersatz pro Position
  • Weitere neue Angaben für die E-Rechnung:
    • Kundenreferenz (bei ZUGFeRD-Rechnungen)
    • Leitweg-ID (bei XRechnungen, relevant für öffentliche Auftraggeber)
    • Lieferantennummer und Bestellreferenz
    • Zahlungsmethode (z. B. Überweisung, Lastschrift – oder “noch nicht festgelegt”)
  • 💡 Berechnung des Brutto-Preises:
    Die Summe der Netto-Werte je Steuersatz wird berechnet, darauf die Umsatzsteuer aufgeschlagen. Dadurch kann es zu minimalen Rundungsdifferenzen im Cent-Bereich kommen – dies entspricht den Vorgaben der XRechnung.
  • Rechnungsversand mit Auswahl des gewünschten E-Rechnungsformats (pdf / ZUGPFeRD / XRechnung).

4. Standardvorlagen & neue Variablen

Für die Einführung der E-Rechnung wurden die Standardvorlagen angepasst und erweitert. Dazu stehen nun auch euch viele neue Variablen zur Verfügung (alte Rechnungen bleiben aber weiterhin lesbar).

  • Neue Vorlagen für Rechnung Dienst, Rechnung Kursteilnahme (Privatperson / BG / Arbeitgeber)
  • Neue Vorlagen für Mahnungen

Bei den Variablen gibt es nun explizite Variationen für Netto- und Brutto-Ausgaben.

Was müsst ihr tun?

Damit ihr die neuen Rechnungsfunktionen nutzen könnt, bitten wir euch, nach dem Release folgende Schritte durchzuführen:

  1. Einstellungen anpassen:
    • Unter System → Einstellungen → Rechnungen sollten die neuen Felder wie Ansprechpartner, Bankverbindung und Steuernummer /USt-ID ausgefüllt werden.
    • Kontrolliert die Liste mit den Steuersätzen und ergänzt diese bei Bedarf (Um Inkonsistenzen zu vermeiden, wurden alle bisher benutzten Steuersätze in die neue Liste übernommen).
    • Für steuerfreie Rechnungen: Gebt den Grund der Steuerbefreiung (z. B. karitative Zwecke, §4 UStG) an.
  2. Rechnungsvorlagen aktualisieren:
    • Falls ihr eigene Rechnungsvorlagen nutzt, überprüft und aktualisiert diese, damit alle neuen Variablen korrekt dargestellt werden.
    • Ersetzt veraltete Platzhalter wie [[$zeilen_intab]] durch aktuelle Variablen wie [[$zeilen_intab_netto]]. Eine vollständige Liste der neuen Variablen findet ihr nach Release in der Variablenliste im HiOrg-Server.
  3. Vorlagen für Mahnungen aktualisieren:
    • Mahngebühren werden nicht mehr als Teil der Rechnungsposten über [[$zeilen_intab_*]] ausgegeben und sind automatisch steuerfrei.
  4. Vergleich und Test:
    • Überprüft bei euren Preisangaben, ob die richtigen Steuersätze hinterlegt sind.
      • Materialanforderung unter System > Einstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular
      • Kursgebühren / Zusatzleistungen unter System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine
    • Vergleicht bestehende Rechnungen mit den neuen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt übernommen wurden.
    • Um XRechnungen zu prüfen könnt ihr einen Validator (bspw. https://erechnungsvalidator.service-bw.de/) nutzen.

Wartungsfenster

Zur finalen Umstellung ist ein Wartungsfenster erforderlich, in dem HiOrg-Server kurzzeitig nicht verfügbar ist:

⚠️  Wartung: Mittwoch, 09.04.2025 ab 22:00 Uhr

Wir rechnen aktuell mit einer Downtime von etwa 3 Stunden.

Hilfe und Unterstützung

Falls ihr Fragen habt oder Unterstützung benötigt, stehen euch folgende Ressourcen zur Verfügung:

Wir danken euch für euer Verständnis und eure Geduld. Die Einführung der E-Rechnung bringt viele Vorteile mit sich – wir sind gespannt auf euer Feedback! 😊

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Wartung 29.05.2024 – MobileApp für Android

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Am Mittwoch, den 29.05.2024, führen wir ein notwendiges Update der Google-Schnittstelle durch, die für den Versand von Push-Benachrichtigungen benötigt wird. Dadurch kann es vorkommen, dass die Push-Funktionalität der HiOrg-Server Mobilgeräte-App für Android zwischen 14:00 und 16:00 Uhr eingeschränkt ist.

Der HiOrg-Server selbst bleibt durchgehend verfügbar und auch die Nutzung der Mobilgeräte-Apps für iOS wird voraussichtlich nicht beeinträchtigt.

Vielen Dank für euer Verständnis. Wir entschuldigen uns für eventuelle Unannehmlichkeiten.

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Willkommen in Falkenstein

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Nach einer arbeitsintensiven Vorbereitung konnte HiOrg-Server letzte Woche erfolgreich in eine neue Serverumgebung umziehen. Mit der Umstellung auf eine Kubernetes-Umgebung sind wir dabei einen großen Schritt in Richtung Modularität gegangen, was in Zukunft deutliche Vorteile mit sich bringt: Einzelne Systeme können wir nun sehr einfach warten und austauschen, ohne den laufenden Serverbetrieb zu stören.

Alle Systeme laufen nun in den Hochverfügbarkeits-Rechenzentren der Hetzner Online GmbH. Wer sich für Hintergrundinfos zu diesem Anbieter interessiert, dem können wir diesen interessanten Artikel von golem.de ans Herz legen. Dort wird ausführlich über den Besuch des Hetzner Rechenzentrums in Falkenstein berichtet.

Die neue Umgebung wirkt sich auch positiv auf die Performance und Reaktion unseres Systems aus, was zu spürbar verbesserter Geschwindigkeit von HiOrg-Server beiträgt.

Hinzu kamen eine ganze Reihe an technischen Verbesserungen, die dem Team die Arbeit in Zukunft klar erleichtern. So wird der komplette Mailversand nun über die Infrastruktur von Rapidmail erledigt. Dieser professionelle Mailgateway mit Sitz in Freiburg ist Mitglied in der CSA sowie bei 60 weiteren Diensten zertifiziert. Dies sorgt für eine bessere Bewertung der E-Mails, wodurch die Gefahr einer eventuellen Spameinstufung wesentlich niedriger ist.
Durch den Einsatz von cloud-nativen Technologien werden Betrieb und Wartung von HiOrg-Server nachhaltig vereinfacht und abgesichert, aber auch durch entsprechende Software und Automatismen proaktiv überwacht, so dass eine besonders hohe Resilienz gegen Ausfälle und Schwachstellen gewährleistet werden kann.

Unser Dank gilt hier vor allem Fabian Peter von der Ayedo Cloud Solutions GmbH, der uns mit stets raschen und guten Lösungsideen beim Umzug zur Seite gestanden hat und uns auch zukünftig auf diesem Gebiet unterstützen wird.

Leider ist uns der perfekte Umzug nicht ganz gelungen. Vereinzelt gab es Probleme beim Erstellen von Formularen und Bescheinigungen. Wir möchten uns bei allen Betroffenen nochmals ausdrücklich für die Unanehmlichkeiten entschuldigen. Inzwischen sind die Nacharbeiten erfolgreich abgeschlossen und alle Systeme stehen wieder wie gewohnt in vollem Umfang zur Verfügung.

Wir sind erleichtert, dass wir aus der Not eine Tugend machen konnten, und HiOrg-Server nun auf neuen, zukunftssicheren Beinen steht. Die Veränderungen helfen uns, effizienter zu arbeiten, Qualität zu sichern und uns ständig weiter zu verbessern. Wir freuen uns.

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Wartungsfenster verschiebt sich

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Edit 24.11.2022: Nacharbeiten abgeschlossen.
Die nach dem Serverumzug erforderlichen Nacharbeiten wurden nun erfolgreich abgeschlossen. Alle Systeme sollten wieder wie gewohnt im vollen Umfang zur Verfügung stehen. Sollte es bei Ihnen dennoch zu Problemen oder Einschränkungen kommen, melden Sie sich bitte bei unserem Support-Team. Wir unterstützen Sie gerne!

Edit 22.11.2022: Serverumzug abgeschlossen.
Alle HiOrg-Server Systeme wurden erfolgreich zu unseren neuen Partnern Ayedo Cloud Solutions GmbH | Hetzner Online GmbH umgezogen. Wir führen aktuell noch kleinere Nacharbeiten durch, teilweise kann es bei hinterlegten Formularen zu Beeinträchtigungen kommen. Wir bitten diese Unanehmlichkeiten zu entschuldigen! Falls Sie betroffen sind, melden Sie sich bitte bei unserem Support-Team. Wir kümmern uns dann schnellstmöglich um eine Lösung. Vielen Dank.

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Aufgrund weiterer notwendiger Vorbereitungen verschieben sich die für heute angekündigten Wartungsarbeiten um eine Woche auf den 21. November 2022. Gleichzeitig rechnen wir dadurch mit einer deutlichen Verkürzung des Wartungsfensters.

Wartungsarbeiten am 21.11.2022 ab 21 Uhr 🔧

Am 21.11.2022 werden wir alle Systeme auf eine neue Plattform umziehen. Zwischen 21:00 Uhr und 0:00 Uhr wird HiOrg-Server vorübergehend nicht, oder nur im Lesezugriff, erreichbar sein. Konkret heißt das, dass Daten abgerufen, aber nicht verändert werden können. Die Mobilgeräte-Apps haben in dieser Zeit voraussichtlich keinen Zugriff.
Bitte informieren Sie auch Ihr Team und die Kollegenschaft. Vielen Dank.

Für Sie als Nutzenden und auch für alle Admins ändert sich nichts, wir übernehmen den gesamten Umzug, so dass Sie im Anschluss wieder wie gewohnt mit Ihrem HiOrg-Server arbeiten können.

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Wartungsfenster für Serverumzug

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Edit 14.11.2022: Aufgrund weiterer notwendiger Vorbereitungen verschieben sich die für heute angekündigten Wartungsarbeiten um eine Woche auf den 21. November 2022. Gleichzeitig rechnen wir dadurch mit einer deutlichen Verkürzung des Wartungsfensters.

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In den vergangenen Wochen kam es mehrfach zu Störungen in der Erreichbarkeit von HiOrg-Server. Über die Hintergründe haben wir hier vor kurzem informiert. Als Konsequenz stellen wir HiOrg-Server auf neue, technologisch moderne Beine, um zukünftig auf eventuelle Störungen der Infrastruktur flexibler reagieren zu können. Zum Abschluss der Umstellung wird das Produktivsystem nun auf eine Kubernetes-Umgebung der Ayedo Cloud Solutions GmbH umziehen, die im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH betrieben wird.

Wartungsarbeiten am 14.11.2022 ab 21 Uhr 🔧

Am 14.11.2022 werden wir alle Systeme auf die neue Plattform umziehen. Zwischen 21 Uhr und 3 Uhr wird HiOrg-Server vorübergehend nicht, oder nur im Lesezugriff, erreichbar sein. Konkret heißt das, dass Daten abgerufen, aber nicht verändert werden können. Die Mobilgeräte-Apps haben in dieser Zeit voraussichtlich keinen Zugriff.
Bitte informieren Sie auch Ihr Team und die Kollegenschaft. Vielen Dank.

Für Sie als Nutzenden und auch für alle Admins ändert sich nichts, wir übernehmen den gesamten Umzug, so dass Sie im Anschluss wieder wie gewohnt mit Ihrem HiOrg-Server arbeiten können.

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Wartung wegen Serverumzug

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 6 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

In den letzten Jahren sind nicht nur die Anforderungen an die Software HiOrg-Server gewachsen, sondern auch an Datenspeicherung und Serververfügbarkeit.

Wartung

Aus diesem Grund haben wir uns zu einer Umstrukturierung in diesem Bereich entschieden. Mit der Firma Inexio Informationstechnologie und Telekommunikation GmbH haben wir einen kompetenten Partner gefunden, der zukünftig nicht nur die Serverumgebung für unser System zur Verfügung stellt, sondern uns auch bei Arbeiten an der Infrastruktur unterstützt. So können wir uns wieder voll uns ganz auf die Weiterentwicklung von HiOrg-Server konzentrieren.

Wartungsarbeiten am 12.01.2021 ab 19 Uhr

Am 12.01.2021 werden wir alle Systeme auf den neuen Server umziehen. Zwischen 19 Uhr und 3 Uhr wird HiOrg-Server voraussichtlich nur im Lesezugriff erreichbar sein. Das bedeutet, dass Daten abgerufen, aber nicht verändert werden können. Die Apps haben in dieser Zeit keinen Zugriff. Bitte informieren Sie auch Ihre Mitarbeiter und Kollegen. Vielen Dank.

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Ankündigung: Update und Wartung

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 10 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Wartung HiOrg-ServerAm Sonntag, 13.11.2016 werden wir ab 21 Uhr ein sehr umfangreiches Update ins Produktivsystem einspielen. Die dazu notwendigen Wartungsarbeiten werden mindestens bis Montag, 14.11.2016 gegen 13 Uhr dauern – in dieser Zeit werden Sie teilweise nur lesend auf HiOrg-Server zugreifen können, für einige Arbeitsschritte muss der Zugriff auch komplett unterbrochen werden.

Wenn Sie auch während des Wartungsfensters auf die wichtigsten Daten aus Ihrem HiOrg-Server zugreifen müssen, empfehlen wir Ihnen die vorherige Synchronisation der Daten mit der Mobilgeräte-App für Android.

Sie dürfen gespannt sein, wir haben einige grundlegende Änderungen und Erweiterungen vorgenommen, mit denen Sie dann im Laufe des Montag Vormittag in die neue Woche starten können. Näheres dazu erzählen wir nächste Woche hier im Blog.
Aber weil Vorfreude die schönste Freude ist, hier schon ein kleines Bildchen für Sie:

Preview Update Übersicht

Update 14.11.2016, 7:40 Uhr: Vorr. Verfügbarkeit ab 13 Uhr konkretisiert.

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