Was ihr zur E-Rechnung wissen solltet

Die E-Rechnung gewinnt immer mehr an Bedeutung und wird in vielen Bereichen zur Pflicht. Aber keine Sorge – wir bringen euch auf den neuesten Stand und unterstützen euch dabei, diese Umstellung zu meistern.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die nicht einfach nur als PDF versendet wird, sondern maschinenlesbar ist. Das bedeutet, dass sie von Buchhaltungsprogrammen oder ERP-Systemen direkt verarbeitet werden kann. Sie ersetzt die herkömmliche Papier- und PDF-Rechnung und macht den Rechnungsprozess einfacher und effizienter.

Wann wird die E-Rechnung verpflichtend?

Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen eingeführt. Für kleinere Unternehmen und Freiberufler gibt es jedoch Übergangsvorschriften, die ihnen mehr Zeit für die Umstellung einräumen. Diese Übergangsfristen sollen sicherstellen, dass auch kleine Unternehmen die notwendige Infrastruktur aufbauen können, ohne übermäßigen Druck. Ihr solltet aber sicherstellen, dass ihr zum Stichtag E-Rechnungen empfangen könnt, also eine funktionierende Mailadresse besitzt. Wie schon bei Papierrechnungen, müssen E-Rechnungen 10 Jahre lang archiviert werden.

Übergangsvorschriften für kleinere Unternehmen

Um kleineren Unternehmen den Einstieg in die E-Rechnung zu erleichtern, wird es spezielle Übergangsfristen geben, die es diesen Unternehmen ermöglichen, nach dem Stichtag noch einige Monate lang Rechnungen in traditionellen Formaten auszustellen. Diese Fristen gelten abhängig von der Unternehmensgröße und werden voraussichtlich nach Branchen und Umsatzhöhe differenziert. Genauere Details hierzu werden voraussichtlich in den kommenden Wochen von den zuständigen Behörden veröffentlicht.

Welche Formate gibt es?

Es gibt zwei gängige Formate für die E-Rechnung:

• ZugFERD: Dieses Format kombiniert strukturierte Daten und eine visuelle Darstellung der Rechnung in einem PDF-Dokument. So können sowohl Menschen als auch Maschinen die Rechnungsdaten lesen. Es ist besonders nutzerfreundlich, da es sowohl für die elektronische Weiterverarbeitung als auch für die manuelle Prüfung geeignet ist.
• XRechnung: Dieses Format ist für den Datenaustausch mit der öffentlichen Verwaltung entwickelt worden. Es ist ein rein strukturiertes XML-Format und enthält keine visuelle Darstellung. XRechnung ist das von Behörden bevorzugte Format, da es den Anforderungen des E-Governments entspricht.

🔜 E-Rechnung in HiOrg-Server

Und hier kommt die gute Nachricht: Wir arbeiten bereits intensiv daran, E-Rechnungen in HiOrg-Server zu integrieren.
In Zukunft wird es möglich sein, neben den bisherigen PDF- oder Ausdruck-Rechnungen auch Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format direkt aus HiOrg-Server zu erstellen.
Wir erwarten die Veröffentlichung einer ersten Version im Lauf des Novembers. Davor wird es eine Pilotphase geben, in der einige Test-Accounts die neuen Features exklusiv ausprobieren können.

Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile: Sie spart Zeit, reduziert den Papierverbrauch und verbessert die Effizienz im Rechnungswesen. Wir sind bereit und werden euch bei der Umstellung bestmöglich unterstützen! 👍