Gemeinsame Dienste: Partner-Organisationen informieren

Gemeinsame Dienste sind schnell organisiert aber Änderungen gehören genauso dazu. Verschiebt sich die Treffzeit, ändert sich der Veranstaltungsort oder wird ein anderer Ansprechpartner hinterlegt, müssen alle beteiligten Organisationen informiert werden.

Genau das übernimmt der HiOrg-Server jetzt auf Wunsch automatisch.

Was wird übermittelt?

Ändert ihr bei einem gemeinsam durchgeführten Dienst wichtige Planungsdaten, können die beteiligten Partner-Organisationen automatisch per E-Mail informiert werden.

Berücksichtigt werden dabei folgende Angaben:

• Name der Veranstaltung
• Veranstaltungsort
• Ansprechpartner vor Ort
• Datum und Uhrzeit
• Treffpunkt und Treffzeit

Die E-Mail zeigt jeweils den bisherigen und den neuen Wert an. So sehen die Empfänger sofort, was sich geändert hat und können ihre Planung entsprechend anpassen. Versendet wird die Benachrichtigung an die in der Partner-Organisation hinterlegte Adresse „E-Mail Dienste“.

So funktioniert’s

Bei gemeinsam genutzten Diensten erscheint im Dienstformular die Option „Verknüpfte Organisation(en) informieren“.

Sobald ihr eines der relevanten Felder ändert, wird diese automatisch aktiviert. Vor dem Speichern könnt ihr selbstverständlich jederzeit entscheiden, ob die Benachrichtigung versendet werden soll oder nicht.

Eine E-Mail wird nur verschickt, wenn tatsächlich eine relevante Änderung vorgenommen wurde.

Gut zu wissen

Damit nur sinnvolle Benachrichtigungen versendet werden, berücksichtigt der HiOrg-Server einige Besonderheiten:

• Nur die Organisation, die den Dienst ursprünglich an Partner weitergegeben hat, kann eine Benachrichtigung auslösen. Änderungen durch Partner selbst erzeugen daher keine E-Mails.
• Änderungen an einzelnen Zeiträumen (Datum/Uhrzeit, Treffpunkt oder Treffzeit) erhalten ausschließlich die Partner, die an diesem Zeitraum beteiligt sind.
• Neu hinzugefügte Zeiträume lösen keine Benachrichtigung aus, da sie noch nicht mit Partnern geteilt wurden.
• Beim Veranstaltungsort und Ansprechpartner wird nur informiert, wenn im Dienst eine andere Adresse ausgewählt wird. Wird dagegen ein bereits hinterlegter Adressdatensatz nachträglich im Adressverwaltungs-Bereich bearbeitet (z. B. eine Straße oder Telefonnummer korrigiert), gilt das nicht als Änderung des Dienstes und verschickt keine Info
• Fehlt bei einer Partner-Organisation die Adresse „E-Mail Dienste“, weist euch der HiOrg-Server darauf hin. So könnt ihr die Organisation bei Bedarf auf anderem Weg informieren.

So bleiben alle beteiligten Organisationen auf dem gleichen Stand – ohne dass Änderungen zusätzlich manuell weitergegeben werden müssen.